写作技术：档案室要写的东西，一次讲清

档案室每年要落笔的东西，其实就七类：制度办法、三合一制度、说明材料、报请文书、编研成果、记录表单、工作文书。本页把这七类“写什么、给谁看、依据什么”一次讲清，每类另有专页详解结构与模板——本页提要点，专页给骨架，解决档案员“提笔不知道写什么”的问题。

档案室的写作可以分成三大块：制度类是给本单位立规矩；报请类是要主管部门或档案馆给出答复；编研类是把已有的档案变成能用的成果。难的不是打字，是三件事没底：不知道结构该长什么样、不知道哪条标准说了算、不知道写给谁看才算合格。

一、档案室要提笔的活，一共七类

类别（点击看专页详解）	典型材料	写给谁	关键依据
制度办法	档案工作管理办法、归档制度、保管与借阅制度、保密制度、库房管理制度、数字化与电子档案管理制度	本机关内部执行	档案法第十二条、13号令
三合一制度	档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三份合一	各科室执行，报同级档案主管部门审查	13号令第二十八条、8号令
说明材料	全宗卷、全宗介绍、组织沿革、整理说明、备考说明	随档案移交档案馆	DA/T 12—2012、DA/T 14—2012
报请文书	档案移交申请、全宗号申请、延期移交请示、销毁请示、开放审核请示、工作检查请示	上级主管部门、同级国家档案馆	档案法第十五条、公文处理工作条例
编研成果	专题文件汇编、基础数字汇编、大事记、组织沿革、利用效果实例	本机关与利用者	13号令、DA/T 14—2012
记录表单	归档登记簿、借阅登记簿、库房温湿度记录、销毁清册、交接文据	留痕备查	13号令、79号令
工作文书	年度档案工作计划与总结、档案统计年报、检查整改报告	主管部门、本单位领导	13号令、档案统计制度

一句话分清文体：要发出去求得答复的，用请示；报情况不需要批复的，用报告；本单位长期执行的，用制度；随档案一起走的，编进全宗卷。文体选错，写得再好也要退回。

二、通用五步成稿法

第一步　盘家底：先把事实列全

动笔前先出一张事实清单：机构名称与隶属关系、成立时间与历次变更、内设机构与职能（三定方案）、现有档案门类与年度跨度、数量（卷数、件数、册数、容量）、库房与装具情况、近三年检查提出的问题。

第二步　定框架：先写提纲不写正文

每类文件都有固定骨架：制度类六段、请示类四段、说明类五要素。先把标题层级列出来给业务科室和分管领导过一遍，框架认了再填空，避免整篇推倒重来。

第三步　取数核实：注明统计时点

卷数、件数、册数、页数、容量一律以现有目录与统计台账为准，并写明“截至20××年××月××日”。引用数据必须能追溯到原始记录。

第四步　填空成稿：按骨架写，不发挥

一段只说一件事，用陈述句。流程类内容统一用“谁—在什么时限—做什么—留什么记录”的句式，不写形容词、不写套话。

第五步　复核签发：口径、一致、附件三查

一查标准口径（标准号、条号、门类代码、期限代码）；二查正文数字与附表是否一致；三查附件（清单、清册、证照复印件、联系人）是否齐全并盖章。通过后按公文流程编号签发、留存底稿。

三、三合一制度怎么编

三合一制度＝档案分类方案＋文件材料归档范围＋档案保管期限表，三份合一，规范和指导档案的形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁。它是档案室所有制度里最核心、也最容易被退回的一份。三个组成部分各有要求：分类方案要科学规范（门类齐全、分类项统一、档号结构清楚）；归档范围要系统完整（对着三定方案逐科室过职责）；保管期限要合理准确（文书档案分永久、定期30年、定期10年三档，档号代码 Y、D30、D10 要与附表一致）。

依据：《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第二十八条——归档范围和保管期限表经同级档案主管部门审查同意后施行，内部机构或职能变化时及时修订并重新报审。编制顺序、13个门类代码表、正文骨架与常见坑，见专页：三合一制度怎么编。

四、其他管理制度怎么编

除三合一制度外，档案室常备制度一般八项：档案工作管理办法、归档制度、保管与库房管理制度、借阅利用制度、鉴定与销毁制度、数字化与电子档案管理制度、统计与移交制度、保密与解密制度。八项共用一套六段式骨架：适用范围 → 职责分工 → 办理流程 → 时限与表单 → 监督与责任 → 附则。

写法核心一条：制度里凡是“应当”“不得”的句子，都要能落到一张表单或一个岗位上，否则检查时会被认定为无操作性条款。八项制度的必写要素、最易漏项与流程，见专页：档案制度办法怎么编。

五、全宗卷与说明材料怎么编

全宗卷不是全宗内的档案，而是记录和说明全宗立档单位及档案历史与现状的专门案卷，单独装盒（卷）管理、不编入档案目录、随全宗移交。依据《全宗卷管理规范》（DA/T 12—2012），其内容构成九类：全宗介绍类、收集类、整理类、鉴定类、保管类、统计类、利用类、新技术应用类、综合全宗卷。

其中三件核心材料各有写法：全宗介绍写立档单位概况、档案情况、利用说明三段；组织沿革以机构变动为节点逐年记并注明依据文件；大事记一条一事、五要素齐全、只记不评。九类构成表与逐件写法，见专页：全宗卷与说明材料怎么编。

六、报请文书怎么写：移交申请与全宗号申请

移交申请的要点：写清移交依据与范围（门类、年度、数量）、质量自检结论、分批安排与随附材料（移交目录、全宗介绍、大事记、组织沿革、交接文据）。依据《档案法》第十五条与《档案法实施办法》第十三条：中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的满20年移交，县级接收范围的满10年。

全宗号由档案馆统一赋配，申请需备申请函、成立批准文件、证照复印件与归档范围和保管期限表。文种规矩（请示与报告的区别、一文一事、单头主送）与三个可套用模板，见专页：档案报请文书怎么写。

七、编研与汇编材料怎么编

编研是“把档案变成成果”的活。通用流程固定五步：选题 → 定体例 → 选材 → 编排 → 编写辅文，选材时每条注明出处（全宗号-目录号-案卷号／件号）。成果主要有六类：专题文件汇编、基础数字汇编、大事记、组织沿革、利用效果实例、专题概要。

两条硬规矩：① 凡引用档案原文必须注明档号；② 涉及未开放或涉密档案的，不得编入对外发布的汇编，内部使用也要履行审批。六类成果的体例表与选题来源，见专页：档案编研成果怎么编。

八、表单与工作文书的口径

记录表单（归档登记、借阅登记、温湿度记录、销毁清册、交接文据）是管理动作的留痕，填写规矩五条：谁经手谁填写、栏目不留空、数量与目录一致、永久表单用黑笔、不得涂改（错处划改并签名注明日期）。

工作文书（年度计划总结、统计年报、整改报告）写给主管部门和本单位领导，核心是口径一致：计划写可考核的“量”，总结与计划逐条对应，统计年报与台账对得上，整改报告逐条销号。两者的必备栏目与结构，见专页：档案记录表单怎么填、档案工作文书怎么写。

九、常见问题

三合一制度多久修订一次？能不能一直用？

没有固定的周期限制，但按13号令第二十八条，内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。实务口径：机构改革、职能划转、新增业务系统产生新门类档案后，都应启动修订；即便机构稳定，也建议每3—5年复核一次附表与期限。

直接套用网上的模板行不行？

结构可以套，内容必须换成自己的。审查时最容易发现三类“抄”的痕迹：归档范围与本机关三定方案对不上；期限表里出现本机关根本不会产生的文件；全宗号、门类代码与本单位档号规则不一致。套模板后至少要做一次“逐科室过职能”的核对。

全宗卷算不算档案？要不要编档号？

全宗卷是管理全宗档案的工具，不是全宗内的档案，一般不编入档案目录、不纳入档案数量统计，单独装盒（卷）保管并随全宗移交。其中的材料（如交接文据、鉴定报告、销毁清册）本身仍应按件整理、保持完整。

请示、报告、函怎么选？

要上级批准或指示用请示（必须有批复）；向上级汇报情况、提供建议不要求批复的用报告；不相隶属机关之间商洽工作、询问答复用函。档案室对外最常见的是“向档案馆申请移交／延期”用函或请示（视隶属关系与档案馆要求），“向上级主管部门申请检查”用请示。

制度里要不要写处罚条款？

可以写“责任追究”，但不要自设行政处罚。制度是内部管理文件，责任条款只能落在内部管理措施上（责令整改、通报、纳入考核、按档案法及有关规定处理）。涉及法律责任的表述一律引法律原文，不自行创设。

十、元泰能提供什么

元泰提供协助编写与审核服务：三合一制度（分类方案＋归档范围＋保管期限表）编制与修订、全宗卷与全宗介绍／组织沿革／大事记编写、移交申请与全宗号申请材料整理、各类请示与制度的框架设计与成稿校对、编研汇编的选题与选材。

工作方式：提供本机关三定方案、现有目录与台账后，由元泰出框架与初稿，本单位确认后定稿并履行签发程序；成果口径对齐现行标准，可配合规范化测评与检查整改。

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