档案什么时候移交进馆？10 年还是 20 年、要交哪些东西、电子档案怎么交，一次讲清

「档案室的档案什么时候该交给档案馆？」「听说满 10 年就要进馆，是所有档案吗？」「数字化扫描出来的复制件要不要一起交？」——每到档案馆下达年度接收计划的时候，这三个问题就会集中冒出来。先把结论放在前面：归档、移交、进馆是三件不同的事，时限各有一套口径：文书或业务部门整理完毕后第二年 6 月底前向本机关档案部门归档；向国家综合档案馆移交进馆，中央级和省级、设区的市级馆接收范围的档案自形成之日起满 20 年，县级馆接收范围的满 10 年；电子档案一般自形成之日起 5 年内移交。本文把《档案法实施条例》、《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）、《电子档案管理办法》（国家档案局令第 22 号）和 DA/T 93—2022《电子档案移交接收操作规程》放在一起拆开讲：什么时候交、交哪些东西、交接文据怎么填、电子档案怎么交，条款全部引自原文，可直接对照本单位执行。

阅读路径：分不清归档、移交、进馆 → 看 第一节；关心移交时限 → 看 第二节 一张表；准备移交材料 → 看 第三、四节；填交接文据 → 看 第五节；电子档案移交 → 看 第六节；撤销合并、没列入接收计划等特殊情形 → 看 第七节。

一、先分清三件事：归档、移交、进馆不是一回事

很多单位把「归档」和「移交进馆」混为一谈，结果要么是年年把档案捂在档案室不动，要么是刚归档就急着往档案馆送。三个概念其实对应三个不同的环节：

归档，是文件在机关内部「从部门到档案部门」的交接。《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号，2019 年 1 月 1 日施行）第三十五条明确：「机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年 6 月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。」归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。这一步的整理方法，按按件整理走 DA/T 22—2015，按卷整理走 GB/T 9705—2008，具体流程可对照本站的文书档案整理 8 步全流程。

移交进馆，是档案「从机关到国家综合档案馆」的交接，对象是永久和长期（30 年）保存的档案，时限见第二节。进馆则是移交动作完成、档案馆接收登记入库之后的状态。日常口语里「移交」「进馆」经常连用，但要注意：移交不只是把档案实体送过去，还包括检索工具、编研成果、数字复制件等一整套内容（第四节细讲）。

三个环节串成一条时间轴就是：文件办结 →（最迟次年 6 月底）归档进档案室 →（满 10 年或 20 年）移交进档案馆 → 档案馆接收入库、向社会开放。归档环节没做规范的单位，到移交环节会连本带利地补课——目录不全、档号混乱、数字化复制件缺失，都会在档案馆的接收检测里被打回来。

二、移交时限：10 年、20 年、5 年，三套口径一张表看清

移交进馆的时限，现行的总依据是《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第 772 号，2024 年 3 月 1 日施行）第二十条：「属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，移交单位应当自档案形成之日起满二十年即向有关的国家档案馆移交。属于县级国家档案馆接收范围的档案，移交单位应当自档案形成之日起满十年即向有关的县级国家档案馆移交。」

注意这里的起算点是「档案形成之日」，不是归档之日，更不是档案室开始保管之日——口径按年度对齐即可，例如 2016 年形成的档案，属县级馆接收范围的，2026 年即满 10 年，应纳入本轮移交准备。

对象	时限	依据	备注
文书/业务部门 → 机关档案部门（归档）	第二年 6 月底前；随办随归	13 号令第三十五条	交接双方按归档目录清点核对、履行交接手续
机关 → 县级国家综合档案馆	形成之日起满 10 年	实施条例第二十条	县级馆接收范围的档案
机关 → 中央级和省级、设区的市级国家综合档案馆	形成之日起满 20 年	实施条例第二十条	专业性较强或需保密的，经同级档案主管部门检查和同意可延长
电子档案 → 国家综合档案馆	一般自形成之日起 5 年内	13 号令第五十三条	也可与相应纸质文件或缩微胶片同步移交

三件容易忽略的事：

①可以延长。实施条例第二十条同时规定：经同级档案主管部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关国家档案馆移交的期限——延长不是自动生效，要走「检查 + 同意」的程序，并留好书面凭证。

②可以提前。已撤销单位的档案可以提前移交；由于单位保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，经协商可以提前交有关档案馆保管。

③电子档案是独立的 5 年口径。13 号令第五十三条：「电子档案一般自形成之日起 5 年内向国家综合档案馆移交，也可按本规定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。」也就是说，本单位 2021 年归档的电子档案，现在就已经到了移交窗口期。电子档案与单套制、四性检测的衔接，可对照本站电子档案单套制归档一文。

三、移交前必须完成的四项准备

13 号令第五十二条：「机关向国家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。」把这句话展开，移交前有四件事要做完：

第一，密级变更或解除。按《保守国家秘密法实施条例》《国家秘密定密管理暂行规定》等规定，对移交档案逐一核对：仍在保密期内的，符合解密条件的，由承办人提出意见、定密责任人审核签署，解密的同时在原国家秘密标志附近作出解密标志。移交时还涉密的，要在移交说明中写明利用限制范围。

第二，提出划控与开放意见。哪些档案到期应向社会开放、哪些属于控制使用范围，要在进馆前给出意见。组织形式可以参照档案存毁鉴定：在档案工作协调机制下，由办公厅（室）负责人主持，档案部门会同相关业务部门人员组成鉴定小组共同开展，必要时邀请专家参与；划控可参照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》（国档发〔1991〕28 号）执行。开放审核的具体规则，可对照本站档案开放审核技术页。

第三，备齐数字复制件。13 号令第五十二条要求「传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交」——目的很直接：避免档案馆接收后再重复扫描一遍。如果机关尚未开展数字化，且同级档案行政管理部门也未作要求，可以只移交传统载体档案；但只要扫过，复制件就要随原件一起走。数字化怎么做才合规，可对照本站 DA/T 31 纸质档案数字化规范解读。

第四，更新检索工具、整理编研成果与全宗卷。密级变更和划控的结果，要同步更新到案卷目录、归档目录等检索工具里；组织沿革、大事记、全宗介绍等编研成果随档案一并移交；按要求设立全宗卷的机关，还应把管理进馆档案的全宗卷一并移交。编研材料不会写的，可对照本站档案编研服务页和档案写作技术页。

四、移交时到底交哪些东西？一张清单核对

按 13 号令第五十二条和国家档案局档案馆业务指导司的解读，移交进馆要做到三个「一并」：档案与检索工具、编研成果一并移交；传统载体档案与相应数字复制件一并移交；电子档案与相应纸质文件或缩微胶片一并移交。核对清单如下：

移交内容	具体指什么	常见缺漏
档案原件	永久、定期（30 年）保管期限届满进馆的文书、科技、专业等各类传统载体档案，按全宗、年度、机构整理装盒	装盒混年度、混机构、混期限；缺备考表
检索工具	案卷目录、归档目录、专题目录等，纸质的按馆里要求份数提供，电子的随目录数据移交	划控、解密后目录未同步更新标注
数字复制件	已开展数字化的传统载体档案扫描件（存储格式、命名按 DA/T 31 及馆里要求组织），与原件一一对应	图像与目录挂接错位；只在档案室留存一份
编研成果	组织沿革、大事记、全宗介绍、专题文件汇集等	只交档案不交编研成果
全宗卷	全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等（编制要求按 DA/T 12《全宗卷规范》）	全宗卷长期不更新，移交前临时补
电子档案移交信息包	电子档案目录数据、内容数据、元数据，四性检测合格后提交（第六节细讲）	元数据缺失；走了不安全的互联网渠道

整理环节的底子决定了移交环节的效率：目录九项齐不齐、档号规不规范、备考表在不在文件之后、装盒有没有混装，这些在归档时就要做对，相关要点可对照本站档案分类与整理、编档号、编目与移交几篇文章。

五、清点核对与档案交接文据怎么填

实体移交的核心动作是三步：清点核对 → 填写档案交接文据 → 双方签字盖章交接。

第一步，清点核对。机关与档案馆指派专人，对拟移交的档案逐卷（件）清点，对照移交清册等移交文件核对数量、档号、题名，双方共同确认无误。这一步最忌讳「按箱数点」，档案馆验收是按目录对实体，目录不实的会被整批退回。

第二步，填写档案交接文据。档案交接文据是在变更档案保管者或所有者过程中形成的、具有法律凭证效力的文件，由三部分构成：①确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围；②交接档案、资料及有关材料的种类、数量；③移出说明及接收意见。交接性质分移交、寄存、征购或收购、捐赠四种，机关向档案馆进馆属于「移交」。原《档案交接文据格式》（GB/T 13968—92）已经失效，实操中按接收档案馆提供的样式或参考样式制作即可，一式二份，移出单位和接收单位各执一份，文据编号由接收单位统一填写。

第三步，写好两栏内容。「移交说明」由移交单位填写：档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况；档案中有无涉及国家秘密、在利用中需要限制使用或禁止使用的范围与内容；其他需要说明的事项。「接收意见」由档案馆填写：交接过程有无需要记录的事项、移交方填写各栏是否属实、依据《档案法》《机关档案管理规定》对所接收档案作出的评价。双方再次核对无误后签字、加盖单位印章，交接才算完成。

六、电子档案怎么移交：在线为主、离线为辅，四性检测先行

电子档案的移交，规则集中在三份文件里：国家档案局令第 22 号《电子档案管理办法》（第四章「电子档案移交与接收」）、13 号令第五十三条、DA/T 93—2022《电子档案移交接收操作规程》。先看硬要求，再看流程。

移交单位的 4 项硬要求（《电子档案管理办法》第二十一条）：

①按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；②电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；③采用技术手段加密的电子档案应当去除加密措施后移交；④移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。

操作流程（按 DA/T 93—2022，六步）：

步骤	环节	做什么
1	确定移交范围	按移交范围和时间要求确定待移交电子档案，对应移交的传统载体档案确保与电子档案相一致
2	生成移交清单	按 DA/T 93 附录 A 样式编制《电子档案移交清单》：序号、档号、题名、文件数量、密级、保管期限、备注；并编制说明文件（移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取所需的软硬件环境等）
3	组织移交信息包	核对移交清单与待移交电子档案的一致性，导出目录数据、内容数据和元数据，形成电子档案移交信息包
4	四性检测	对信息包做真实性、完整性、可用性、安全性检测，检测方案可按 DA/T 70—2018 执行，合格后方可提交；提交前填写《电子档案移交接收登记表》
5	提交与签收	在线移交通过符合安全管理要求的网络、使用相关应用系统提交（13 号令明确不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交）；离线移交把信息包存入离线存储载体，载体和载体盒标注可反映其内容的标签。档案馆签收后再次四性检测，不合格整包退回
6	交接与入库	检测合格后双方办理交接手续，填写完成《电子档案移交接收登记表》并各自留存（可电子签名确认）；档案馆将电子档案纳入档案数字资源库管理

三个实务提醒：①离线移交的载体有讲究——一般采用符合归档要求的光盘、单个装盒，刻录数据要检测，档案馆对离线存储载体保存 5 年以上；②移交后还能留吗？——13 号令明确电子档案移交后机关继续留存的，应当按照档案管理的要求进行管理，不是「交完就不管」；③在线是主渠道——DA/T 93 确立了以在线为主、离线为辅的基本方式，不具备在线条件的单位要提前和档案馆约定离线载体的规格与检测要求。

七、这些特殊情形怎么办

撤销与合并。13 号令第五十四条分四种情形：撤销机关的档案，由有关主管机关代管或按规定向同级国家综合档案馆移交；撤销机关的业务分别划归几个机关的，档案不得分散，可由其中一个机关代管或向档案馆移交；一个机关并入另一个机关或几个机关合并为新机关的，档案移交给合并后的机关代管或向档案馆移交；机关所属机构撤销的，其档案由主管机关代管，属于国家综合档案馆接收范围的可按规定向档案馆移交。关键词是「档案不得分散」——机构改革最容易出现的就是档案跟着人走、跟着章走，散落在各个承接部门。

没被列入接收计划。档案馆一般年初下达本年度档案接收计划。列入计划的单位按计划节点递交移交申请、按流程移交；没有列入计划但档案已到应移交年限的，应当主动征求档案馆意见，并保留书面凭证，明确是立即移交还是暂缓移交——这样既履行了义务，也留了痕。

未到移交期限想提前交。《电子档案管理办法》第二十条：经档案馆同意，对于未到国家规定移交期限的电子档案，明确划分在移交期限届满前该电子档案所涉及的利用、转换、迁移等权责后，可以提前交档案馆保管。

八、不按期移交，后果是什么

《档案法》明确：不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。《档案管理违法违纪行为处分规定》进一步量化：拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。

实务里更常见的代价其实不是处分，而是返工：目录不实整批退回、数字复制件格式不合要求重新组织、全宗卷缺失临时补建，一轮移交准备数月的工作量，往往就耗在这些「移交前本来该做对」的环节上。

九、常见问题

档案满 10 年就一定要移交吗？

不一定。满 10 年对应的是县级国家综合档案馆接收范围的档案；属中央级和省级、设区的市级馆接收范围的，满 20 年移交。而且移交通常以档案馆年度接收计划为节点组织，未列入计划的单位应主动征求档案馆意见并保留书面凭证。

数字化复制件必须一起交吗？

13 号令第五十二条要求传统载体档案的数字复制件与档案原件一并移交；但机关未开展数字化、且同级档案行政管理部门也未作要求的，可以只交传统载体档案。反过来，只要做了数字化，复制件就应随原件移交，避免档案馆重复扫描。

保密档案能不能不移交？

专业性较强或者需要保密的档案，经同级档案主管部门检查和同意，可以延长移交期限；仍在保密期内的档案移交时，应做好密级变更或解除工作，并在移交说明中写明利用限制范围，而不是自行扣着不交。

电子档案移交后，本单位还能继续用吗？

可以。13 号令明确电子档案移交后机关继续留存的，应当按照档案管理的要求进行管理——该备份备份、该检测检测，不能因为「已经交了」就降低管理标准。

交接文据有统一格式吗？

原《档案交接文据格式》（GB/T 13968—92）已失效，现行做法按接收档案馆提供的样式制作，内容上覆盖三部分：交接双方法定身份与交接性质、交接档案种类与数量、移交说明与接收意见；一式二份，双方各执一份。电子档案交接另有《电子档案移交接收登记表》（DA/T 93—2022 附录 C），检测合格后填写、双方确认留存。

十、把移交准备变成日常：工具能帮的部分

移交进馆考验的其实是日常积累——目录、档号、数字化复制件、电子档案元数据，哪一样平时没做对，移交前都要加倍补。三件事可以交给工具：

把整理和复制件做规范。数字档案整理软件（魔方）面向整理环节：以件/卷为单位整理、编页、编档号、目录批量生成，档号规则按标准固化；电子文件按档号自动重命名、逐级建文件夹，数字化成果与目录挂接一一对应，正好对上移交前「数字复制件与原件一致」的要求。

把全流程管起来。数字方舟覆盖档案接收、整理、保管、利用与处置全过程，档案目录与原文一一对应、元数据随文件统一存放，保管期限到期自动提示，为移交前的鉴定、划控、开放意见提供台账基础；需要从 OA 或业务系统自动归集文件的，走 OA 数据对接；信创环境下需要软硬件一体部署的，参考信创档案一体机。

把标准自查放在手边。移交时限、交接文据、四性检测这类「临时抱佛脚」的问题，可以随时问元泰档案知识库（启典）——标准条款按门类整理成可问答的知识库，先查依据再动手。方案与报价见报价与方案，同类单位的落地场景见场景案例库，动手练习可进免费实训平台。

说明：本文标准依据为《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第 772 号）、《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）、《电子档案管理办法》（国家档案局令第 22 号）、DA/T 93—2022《电子档案移交接收操作规程》及 DA/T 12《全宗卷规范》相关条款。各单位具体移交时间、份数与载体要求，以同级档案主管部门和接收档案馆的年度接收计划与通知为准。文中所述软件功能为产品一般性介绍，实际效果因单位基础条件、数据规模与配置方式而异，不构成承诺。图片为原创配图。