机关档案工作机构与人员怎么配：协调机制·八项任务·离岗交接（第7–13条）

Q: 我们单位规模小，必须专门设一个档案工作机构吗？

不必一刀切。第 8 条给了三种形态：具备条件的按规定设立档案工作机构；不具备条件的指定档案工作负责部门（名称应当反映档案工作属性）；县级或档案数量较少的多个机关，经同级档案行政管理部门同意，可以成立联合档案工作机构集中管理。关键是要有一种形态落地，不能两头落空。

Q: 档案工作可以用外包人员来做吗？

要分环节。第 12 条要求档案工作人员为机关正式在编人员；第 11 条允许通过政府购买服务辅助实现基本任务，但范围限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作，并须符合 DA/T 68。责任主体在编、辅助环节可外包，这条边界不能混。

Q: 兼任档案工作的人员，算不算符合第 9 条？

第 9 条要求档案部门配备与工作量相匹配的专职人员；同时规定县级或形成档案数量较少的机关，可以配备适当数量的专（兼）职人员。规模较大的机关以专职为主；规模小的机关可以兼，但仍要与实际工作量匹配。

档案工作机构与人员的配备，不是“挂个牌子、找个人兼着”就能交代过去的。《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第二章用七条（第七条至第十三条）专门讲这件事：从协调机制怎么建、机构可以设成哪几种形态，到配几个人、这些人要做什么、必须是哪种身份、离岗时怎么交接，逐项都有要求。

之所以要写得这么细，是因为档案工作的特殊性——它不产生即时可见的业务成果，却承担着保存机关历史与凭证的责任。如果机构虚设、人员临时凑、职责不落地，档案工作就会退化成“年底突击收一收”。真到了检查、移交、查档的关键时刻，问题集中暴露。

本文按第 7 至 13 条的顺序，把七条要求逐条讲清，并附一份可以直接参照的“机构 + 人员 + 分工”制度骨架。

一、第二章七条：先看清各自管什么

条款	主题	一句话要点
第 7 条	档案工作协调机制	由分管负责人、办公厅（室）及相关部门负责人组成，协调重大事务和重要事项
第 8 条	机构三种形态	设立机构 / 指定负责部门 / 成立联合档案工作机构
第 9 条	人员与工作网络	配专职人员、各部门指定人员、建立以档案部门为中心的工作网络
第 10 条	八项基本任务	机关档案工作的职责清单
第 11 条	社会化服务边界	政府购买服务只能用于辅助性工作，且有范围限定
第 12 条	人员要求	正式在编、政治可靠、具备知识背景、定期参加培训
第 13 条	离岗与退休交接	离岗前办好交接手续；涉密人员按保密法规执行

七条构成一个完整闭环：有机制（第 7 条）、有机构（第 8 条）、有人（第 9、12 条）、有事做（第 10 条）、有边界（第 11 条）、有交接（第 13 条）。

二、第 7 条｜档案工作协调机制：不是“成立个小组”就算

第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

三个关键点：

一是组成人员有明确范围。 由分管档案工作的单位负责人牵头，加上办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构）和相关部门负责人。这决定了协调机制的层级——它是机关层面的议事机制，不是档案部门内部的碰头会。

二是协调的是“重大事务和重要事项”。 日常事务由档案部门按制度办，需要协调机制出面的是跨部门、有争议或需要决策的事项。例如档案鉴定处置（第 43 条要求在档案工作协调机制下进行）、档案销毁的审核批准（第 44 条要求按档案工作协调机制报请审核批准）——这两项法定动作都必须经协调机制，不能由档案部门独自决定。

三是运转要留痕。 协调机制的会议应当有记录，明确议定事项与责任分工。没有记录，机制就等于“建了没建”；将来要证明某项重大事项经过协商决定，也拿不出依据。

三、第 8 条｜三种机构形态，总有一种适合你

第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。

条文给了三种形态，机关按自身条件选择：

形态	适用情形	要求
① 设立档案工作机构	具备条件、按规定应当设立的机关	按有关规定设立专门机构
② 指定档案工作负责部门	不具备设立机构条件的机关	必须指定一个负责部门；名称应当反映档案工作属性
③ 联合档案工作机构	办公地点相对集中、条件成熟的县级或档案数量较少的多个机关	须经同级档案行政管理部门同意，对相应机关的档案集中管理

第②种里“名称应当反映档案工作属性”这句话值得注意。它针对的是把档案工作挂在某个名称与档案毫无关系的部门下的做法——比如挂到一个听起来跟档案完全无关的名目下，结果谁都找不到“档案工作归谁管”。名称承载的是责任归属，不是形式主义。

第③种“联合档案工作机构”是给条件有限的机关留的路径：几家单位合起来设一个机构，集中管理各自的档案。但前提是办公地点相对集中、条件成熟，并且要经同级档案行政管理部门同意——不是自己商量着办就行。

四、第 9 条｜人员配备与工作网络

第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称机关档案部门）应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专（兼）职档案工作人员。

这一条画出了机关档案工作的人员结构：

中心层：机关档案部门配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，承担档案业务工作。“与工作量相匹配”是硬要求——配一个人却管着几万卷档案，实际上就是无法履职。
外围层：文书或业务部门应当指定人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档。这对应第 27 条的收集责任——收集靠的是各部门的指定人员，不是档案部门一家。
网络：以上两者组成以机关档案部门为中心的机关档案工作网络。
弹性安排：县级或形成档案数量较少的机关，可以配备适当数量的专（兼）职人员。

“工作网络”这个概念很关键。档案工作天然是全员参与、集中管理的：每个部门都产生文件，但档案集中到档案部门统一管理（第 5 条“机关的全部档案应当集中、统一管理”）。没有这张网络，档案部门就成了“孤岛”——文件在各部门手里沉淀，档案部门收不到，也管不着。

五、第 10 条｜机关档案工作的八项基本任务

这是本页最有实操价值的一块。第 10 条把机关档案工作的职责一次性列全，可以直接当作档案部门的岗位职责说明书：

第十条 机关档案工作的基本任务是：（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案。（二）制定并组织实施档案工作发展规划或计划。（三）对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导。（四）负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作。（五）负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理。（六）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案。（七）负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动。（八）对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

八项任务可以归成四组来理解：

组别	任务	落点
建章立制	（一）（二）	制度与规划，基本制度还要报备案
指导与收集	（三）	把网络里的各部门带动起来
管理与利用	（四）（五）	统一管理全部档案、推进信息化
对外协同	（六）（七）（八）	接受监督、报年度报告、组织培训与奖惩建议

其中三项容易被忽略：（一）的基本制度报备案、（六）的年度报告制度、（八）的建议权。这三项都是“动作明确、有据可查”的义务，做了要留痕，没做也是可以被检查出来的。

六、第 11 条｜社会化服务的边界，与“在编”是一体两面

第 12 条要求档案工作人员必须是正式在编，第 11 条则同时划出了可以买服务的地方：

第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）规定。

两条合起来看，边界很清楚：档案工作的“责任主体”必须在编，可以外包的只是辅助性环节。哪些能外包、哪些不能、发包要走哪几个环节，可以对照站内档案服务外包边界与 DA/T 68的逐条梳理。

七、第 12 条｜人员要求：正式在编 + 定期培训

第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。

三层要求：

身份——必须是正式在编人员。这一条与第 11 条直接呼应：档案工作的责任不能落在编制外的人身上。
素质——政治可靠、遵纪守法、忠于职守、具备胜任岗位的能力。
专业——具备档案管理、信息管理知识背景，并定期参加培训；不具备背景的，必须经过专业培训。

对实操的启示是：档案岗位不能“谁有空谁上”。新进人员（尤其是转岗而来的）在正式承担档案工作前，应当先完成相应培训。

八、第 13 条｜离岗与退休：交接手续必须在离岗前办完

第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

这一条只有两句，但拎住了档案工作最容易出现空档的时点。档案工作是连续性极强的工作：在办事项、待归档材料、钥匙与密码、系统账号、台账状态，都只存在于具体经办人手里。一个人走了没交接，接手的人往往要从头摸一遍，甚至出现“档案在哪、办到哪一步了”都说不清的局面。

交接应当做到：清点档案与在办事项、移交台账与检索工具、交还钥匙与系统权限、签署交接记录，全部在离岗前完成。涉密档案工作人员的调离，还要按保密法规办理脱密或相应的手续。

九、做对了有奖、做错了有罚

第二章的要求不是软约束，第六十七条、第六十八条分别规定了奖励与处罚的情形：

表彰奖励的六种情形（第 67 条）：①档案收集、整理、移交做出显著成绩；②档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩；③档案利用、开发取得突出效果；④档案学理论研究、档案科研做出重要贡献；⑤同违反档案法律法规的行为作斗争表现突出；⑥从事专（兼）职档案工作满 15 年。

责令限期改正的六种情形（第 68 条）：①未统一管理机关档案或未按规定形成、收集档案；②未按规定设置档案工作机构或未指定档案工作负责部门，未按要求配备专（兼）职档案工作人员；③将应归档文件材料据为己有、拒绝移交；④档案管理不符合档案安全保护要求；⑤拒不按规定向国家综合档案馆移交档案；⑥明知档案面临危险而不采取措施造成损失，或相关人员玩忽职守造成档案损失。

其中第 68 条第（二）项直接把“机构设置与人员配备”列为可被责令改正的事项——这一条说明第二章的机构人员要求是有牙齿的，不是写在纸上就算。

十、可参照的“机构 + 人员 + 分工”制度骨架

综合第 7 至 13 条，一份可落地的制度骨架大致包含五块：

1. 组织领导——明确分管档案工作的单位负责人；成立档案工作协调机制，写明组成人员、议事范围与会议记录要求（第 7 条）。

2. 机构设置——写明本单位采用第 8 条的哪种形态；若为指定负责部门，写明部门名称；若为联合档案工作机构，注明经同级档案行政管理部门同意的批复情况。

3. 人员配备——档案部门专职人员数量与分工；各部门指定人员名单与其收集、整理、归档职责；形成工作网络图（第 9 条）。

4. 职责清单——把第 10 条八项任务逐条分解到岗到人，特别注明基本制度报备案、年度报告制度的执行要求。

5. 交接管理——离岗、退休、转岗的交接流程、交接内容清单、交接记录格式；涉密人员另附保密手续要求（第 13 条）。

十一、怎么落地

第一步，先把“有没有机构、有多少人、谁在干”摸清楚。 对照第 8 条的三种形态确认本单位属于哪一种，对照第 9 条确认专职人员数量与各部门指定人员名单是否落实。这一步往往会发现缺口——例如有的部门根本没有指定收集人员。

第二步，把第 10 条的八项任务转成本单位的岗位职责文档，明确每项任务的承担人、协作方与留痕要求。八项任务不是抽象口号，每一项都能对应到具体动作和可查的记录。

第三步，把协调机制运转起来并留痕。鉴定处置（第 43 条）、销毁审批（第 44 条）都要经协调机制，这些场合是机制“真的在运转”的证明。

第四步，把交接做成流程而不是口头承诺。交接清单化、记录化，涉密岗位单独规定，避免人员变动造成工作断档。

在人员培训与业务支持层面，新进档案人员可以先用元泰档案·免费实训平台里的免费工具与实务练习熟悉基本流程；制度文本的编写可参照站内档案工作制度怎么编的思路；日常需要查条款、查标准时，启典档案知识库可以把 13 号令、行业标准与实务问答集中在一处检索，减少翻找时间。人员流动性较大的机关，把“机构 + 人员 + 分工”做成一份可快速交接的文档，往往比反复培训更管用。

一条底线：机构与人员的配备，标准不是“看起来有人管”，而是每一项基本任务都有人负责、每一个环节都能查到人。第 68 条第（二）项已经把话说得很明白——该设的机构要设，该配的人要配。

参考来源

《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第 5 条、第 7 条至第 13 条、第 27 条、第 43 条、第 44 条、第 67 条、第 68 条
《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）
中国政府网：《机关档案管理规定》（国务院公报 2019 年第 9 号）
国家档案局：《机关档案管理规定》全文

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