档案馆利用服务：开放、阅览室、检索工具与第 21 条的六项规定
档案馆利用服务是《档案馆工作通则》第四章整章的内容，从第 18 条到第 24 条共七条，既有「要做什么」（积极开展利用、开放历史档案、设阅览室、编检索工具与开放目录、印发档案馆指南），也有「不能怎么做」——第 21 条一口气给了六项规定：介绍信、未开放档案的审批、复制由馆方办理、复制件的去向与公布限制、涉外利用、以及尽量以复制件代替原件、原件一般不得借出馆外。本页按「开放 — 场所 — 工具 — 规则 — 效果」五层拆开，可直接照做。
利用工作和开放审核是两件事：开放解决的是「这批档案能不能向社会提供」，
按《国家档案馆档案开放办法》（19 号令）走计划、组织、审核、确认、公布五步程序；
利用解决的是「已经开放的档案怎么提供服务、未开放的怎么审批」。
本页讲的是后者，即档案馆利用服务的组织与规则。
一、第 18—20 条：四件必须做的事
| 条文 | 要求 | 落地动作 |
|---|---|---|
| 第 18 条 | 积极主动地开展利用工作，并根据党和国家有关规定开放历史档案 | 主动服务与依法开放并行；开放按 19 号令程序执行 |
| 第 19 条 | 设立阅览室，积极改善阅览条件，为利用者提供方便 | 有固定场所、有阅览规则、有检索与复制服务 |
| 第 20 条 | 编制必要的检索工具和开放档案目录，印发档案馆指南 | 检索工具、开放档案目录、档案馆指南三件配套 |
| 第 24 条 | 及时准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作 | 建立利用效果登记与反馈机制 |
二、第 21 条六项规定，逐条拆开
| 项 | 规定 | 实操要点 |
|---|---|---|
| 1 | 利用者查阅、摘录或复制档案，必须持本单位的正式介绍信，注明利用者的身份和利用档案的目的与范围；大量利用档案进行专题研究，必须事先将上级批准的研究计划抄送有关档案馆 | 介绍信是硬凭证，缺项不受理；专题研究要预送研究计划 |
| 2 | 查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经馆长同意，必要时报请上级主管领导机关审查批准 | 未开放档案不是「不给用」，但要走审批，审批层级要留痕 |
| 3 | 利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费 | 复制由馆方办理，不交由利用者自行操作 |
| 4 | 利用者所复制的档案（证明性材料除外），一律由馆方寄往利用者所在机关档案室保存；除经档案馆请示上级领导机关特许者外，均不得以任何形式全文公布、陈列、展出或再行复制；绝密档案复制件应于使用后交回 | 复制件去向、公布权限、绝密件回收三条都要管 |
| 5 | 港澳同胞、海外华侨和外国学者（包括外国留学生）利用档案，应按照国家的有关规定办理 | 按国家专门规定办理，不套用境内单位流程 |
| 6 | 为利用者提供档案，应尽量以复制件代替原件；档案原件一般均不得借出馆外，如有特殊需要，须经主管领导人批准方可定期外借 | 复制件优先；原件外借是例外，须批准且限期 |
三、开放档案的利用：渠道与凭证
按 19 号令，单位和个人持合法证明可以利用已开放的档案；档案馆设置专门的档案利用场所提供现场利用服务，
同时可通过信函、电话、网站、电子邮件和互联网政务媒体等多种方式提供利用。
与通则第 19 条「设立阅览室」是同一件事的新旧表述：场所是基础，远程渠道是补充。
- 现场利用：阅览室查档，凭合法证明登记，提供检索工具与开放目录；
- 远程利用：信函、电话、网站、电子邮件与政务新媒体受理，
答复方式与时限要写进本馆利用制度； - 复制与证明：复制由馆方办理并按规定收费（通则第 21 条第 3 项）；
载有档案保管单位签章标识的复制件，具有与原件同等的效力。
四、检索工具与开放目录：利用的前提
第 20 条把检索工具、开放档案目录、档案馆指南并列提出，三者作用不同：
| 工具 | 作用 | 服务对象 |
|---|---|---|
| 检索工具 | 按全宗、案卷、文件三级定位档案 | 馆内与到馆利用者 |
| 开放档案目录 | 标明哪些档案已开放、可向社会提供 | 社会利用者 |
| 档案馆指南 | 介绍馆藏范围、机构与利用规则 | 首次利用者与社会公众 |
19 号令还要求档案馆通过网站或者其他方式定期公布开放电子档案目录
（22 号令第 31 条同样要求定期公布开放电子档案目录），
因此开放目录的维护是常态化工作，不能做成一次性发布。
五、第 24 条：利用效果要闭环
第 24 条要求及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。
落地做法是建立利用效果登记：查档目的、利用结果、出具的证明或复制件数量、
利用者反馈、典型案例。这些记录有三个用处：一是改进服务，二是支撑年报中的利用服务情况，
三是作为全宗卷利用类的「利用效果典型事例」。
六、常见问题
利用已开放档案还要介绍信吗？
按 19 号令，单位和个人持合法证明可以利用已经开放的档案；
通则第 21 条第 1 项要求的是「本单位的正式介绍信」并注明身份、目的与范围。
实务上建议两句话一起看：开放档案凭合法证明即可利用，
涉及摘录、复制、批量调阅的，按第 21 条要求提供介绍信并注明用途。
未开放的档案一律不能查吗？
不是。第 21 条第 2 项给了通道：查阅、摘录、复制尚未开放的档案，
须经馆长同意，必要时报请上级主管领导机关审查批准。关键是审批留痕，不能口头同意。
原件能不能借走办展览？
原则是不能。第 21 条第 6 项：原件一般不得借出馆外，特殊需要须经主管领导人批准方可定期外借；
举办展览一般使用复制件。确需原件的，按批准权限报批并限期归还。
利用者自己带来的复制件能全文公布吗？
不能。第 21 条第 4 项明确：除经档案馆请示上级领导机关特许外，
均不得以任何形式全文公布、陈列、展出或再行复制。档案的公布权限另有规定，
属于国家所有的档案由国家授权的档案馆或者有关机关公布。
七、参考来源
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