让计算机自动完成档案开放审核
开放审核不必一目十行地翻目录。用 Excel、WPS 自带的搜索和函数，让软件按关键词把题名比对一遍，自动标出「开放」还是「延期开放」，人只做复核和定夺。
开放审核到底累在哪
开放审核，是判断一份档案能不能向利用者开放浏览目录或全文的操作。它严肃、劳动强度大，尤其是初审环节：要对照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》里的 20 条要求，逐条判断一份档案是开放、提前开放，还是延期开放。
纯手工的做法是这样的：先熟读那 20 条要求，结合本机关的档案情况在脑子里形成一批关键词；再一条一条读目录，题名里出现了关键词，就标「延期开放」，没出现就标「开放」。几十条、几百条目录读下来，靠的全是眼力和记性。
能不能让计算机替人干一部分？能——而且不用买新东西，本机上的 Excel 或 WPS 就够。下面讲的三种做法，都是把「题名里有没有关键词」这件事交给软件。页内示例按「开放 / 延期开放」两档演示，实际工作中还有提前开放等情形，仍按 20 条要求和本单位细则判定。
三种做法，怎么选
| 做法 | 怎么做的 | 关键词放哪 | 适合什么情况 |
|---|---|---|---|
| 搜索法 | Ctrl+F 逐个关键词搜索，搜到后手动改标识 | 记在脑子里或纸上 | 关键词是个位数、目录量小 |
| 函数法 | COUNTIF + IF / OR，由公式自动出结果 | 直接写在公式里 | 关键词 3～5 个，偶尔用一次 |
| 关键词表法 | SUMPRODUCT + SEARCH + ISNUMBER，整表比对 | 单独的「关键词汇总表」 | 关键词几十上百条，要长期维护 |
做法一 · 搜索法
不编公式，用 Ctrl+F 逐个关键词搜
关键词少时最快先在「开放标识」那一列全部录入「开放」，然后在题名那一列按 Ctrl+F 打开搜索框，依次搜索「会议记录」「处分」「技术诀窍」等关键词（依各机关实际情况来定）。搜到哪个关键词，就把对应行的「开放」改成「延期开放」，再换下一个词重搜，直到所有关键词都搜完。
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 题名 | 文号 | 开放标识 | 公式 |
| 2 | 关于对刘某处分的通知 | 厅字〔2025〕2号 | ||
| 3 | 关于加强档案工作的通知 | 档字〔2025〕5号 |
做法二 · 函数法（也称替换法）
把关键词写进公式，标识自动生成
COUNTIF + IF / OR上表中，第一份档案题名里有关键词「处分」，按规定这类涉及个人隐私的档案要延期开放；第二份题名里没有关键词，标开放。用函数可以这样自动得出结果：
- 先把「公式」列（D 列）的单元格格式改成常规；
- 在 D2 单元格输入下面的公式；
- 回车后 D2 自动出现「延期开放」，拖动单元格右下角的填充柄（实心十字），D3 自动出现「开放」；
- 把 D 列以数值形式复制粘贴到 C 列，再删除 D 列，就得到纯字符的开放标识。
COUNTIF(范围, 条件) 统计满足条件的单元格数量，OR 判断是否命中任一条件，IF 根据判断结果返回不同内容。关键词写在 "*处分*" 里，星号是通配符，表示「只要题名里含有这个词就算命中」。
关键词多了，就把几个 COUNTIF 加起来。例如要把含「会议记录」「处分」「技术诀窍」的题名都标成延期开放：
做法三 · 关键词表法
关键词单独成表，加词减词不用改公式
推荐 · 长期使用把关键词单独放进一张「关键词汇总表」，公式从这张表里逐个取词去比对题名。工作簿里有两个数据表：第一个叫「归档文件目录」，第二个叫「关键词汇总表」。
| A（关键词汇总表） | |
|---|---|
| 1 | 会议记录 |
| 2 | 处分 |
| 3 | 技术诀窍 |
| 4 | …… |
然后在「归档文件目录」表的 D2 单元格输入：
- SEARCH(关键词汇总表!$A$2:$A$4, A2)：在 A2 的题名里逐个搜索关键词表 A2 到 A4 的内容。
$表示绝对引用，有 100 个关键词就把范围改成$A$2:$A$99。 - ISNUMBER()：检查搜索结果是不是数字，也就是有没有搜到。
- SUMPRODUCT(–…)：把「真 / 假」转成 1 / 0 再求和，统计命中次数。
- IF(…>0, “延期开放”, “开放”)：命中次数大于 0 就延期开放，否则开放。
使用提示：① 一定要限制搜索范围（如
关键词汇总表!$A$2:$A$4），范围太大会拖慢速度；② 公式对大小写不敏感；③ 可下载上面的开放审核搜索法练习.xlsx照着练一遍。实操：在移交目录上一次做完
27 项移交目录上的完整流程
DB15/T 2459-2021开放审核一般在移交前、在移交目录表格上进行。下面这份示例移交目录由元泰数字档案室软件生成，格式符合内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15/T 2459-2021），有标准规定的 27 个移交项目。
- 下载示例表，把本机关要做开放审核的题名复制粘贴到 M 列；
- 在 AD2 单元格（第 28 列第 2 行）粘贴公式，把比对对象从 A2 换成 M2：
- 新增了关键词，就把公式里 $4 的 4 改成关键词表的实际行数；
- 拖动 AD2 单元格右下角的填充柄向下拖拽，整列结果瞬间生成；
- 最后把 AD 列的结果复制到开放标识所在的 H 列，开放审核就完成了。
示例表格可下载参考：移交目录开放审核示例.xlsx。
接着看什么
开放审核相关的下一步
开放审核之外，鉴定、排列、整理技术也都有免费练习和方法页，不用注册、打开就用。
关键词表怎么列、某份文件该不该延期开放，可以先在元泰档案知识库（启典）里查一查；过程中遇到问题，也可通过技术支持反馈。
还有问题想问？
扫码加入元泰售前服务群，顾问 1 对 1 解答档案整理规范、软件功能与部署方案。
企业微信扫码入群，长期有效；群内提供整理模板与操作答疑。
微信扫码入群