机关档案修复与劳动保护：受损档案怎么修、劳保用品怎么配（第41/42条）

档案修复在《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）里只有第 41 条一句话，但这句话把该做的事说全了：及时处置、修复原则、修复前的准备动作。现实中的问题往往不是「不知道要修」，而是不知道什么时候该修、修之前要留什么凭据、修到什么程度算合格，以及修完之后拿什么向检查人员说明。第 42 条则常被忽略——它管的是干活的人：机关应当为档案工作人员配备劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

这两条放在第四章第四节「保管与保护」的末尾，逻辑上是兜底条款：前面第 37 到 40 条讲怎么防，第 41 条讲防不住时怎么救，第 42 条讲救的人怎么保护自己。

本文按条文顺序拆成四问：什么算受损易损、修复前必须做完哪四件事、三种处置方式怎么选、劳保用品该配什么；并给出修复登记表字段、修复说明要素和两张自查表。环境控制部分（温湿度、消防、安防、九防）另见档案库房温湿度与消防安防，清点检查与台账部分另见档案应急预案与清点台账。

一、第 41 条｜三句话拆成三层要求

第四十一条 档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。 档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。

这三句话分别对应三层要求：

层次	条文表述	落到动作
及时处置	应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理	发现即处置，不等年度整理；对象是「已受损」和「易损」两类
两条原则	保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌	不因修复丢信息；不因「修得好看」改变原件形态
修复前动作	登记和检查；必要时复制备份；做出修复说明	三步留下凭据，可追溯、可复核

需要提示的是，条文给的是三选一的处置方式——修复、复制、其他技术处理。也就是说，并不是所有破损档案都要动手修：载体已经整体劣化、修了也保不住的，正确做法是做复制件并妥善安置原件。这一点在第四节展开。

二、哪些档案属于「受损」和「易损」

条文只给了两个词，实际判定时可以按载体分。受损指已经发生可见的损坏；易损指目前虽完好，但载体或记录方式本身决定了它保存不了多久。

载体	典型受损表现	先天易损类型
纸质	虫蛀、鼠咬、霉斑、粘连（档案砖）、脆化断裂、撕裂缺损、酸化发黄、水渍	热敏纸传真件、复写纸（无碳复写）、蓝晒图、油印件
照片	银盐析出、褪色泛黄、乳剂层脱落、底片粘连	早期彩色照片、醋酸纤维素片基（醋综合征）
音像磁带	磁粉脱落、带基变形、粘连、卡顿	开盘带、盒式带（一般 10–20 年）
光盘	划伤、染料层衰减、盘基开裂	CD-R/DVD-R 可刻录盘（染料型寿命短）
实物	霉变、锈蚀、织物脆断	织品类、含橡胶或塑料部件的复合材质

判断口径可以简化为两条：

一是看记录层还能不能读。 纸质看字迹是否清晰可辨，音像与光盘看能否正常读取，看不清读不出的就属于必须处置的范围。

二是看载体会不会继续坏下去。 霉变、酸化、醋综合征、磁粉脱落都是进行性的，放着不管只会更糟，这类即使目前还能读，也应列入处置清单。各载体的保管特点可对照机关档案13门类代码对照表，照片类还可参考数码照片档案管理。

三、修复前必须做完的四件事

条文对档案修复前的动作写得最具体：登记、检查、必要时复制备份、做出修复说明。这四件事既是技术要求，也是事后能说清「我做过什么」的凭据。

1. 登记：建一张修复登记表

登记表建议至少含以下字段，逐件（或逐卷）登记：

字段	填写要点
档号 / 目录号	与档号编制规则一致，便于回库定位
题名与形成时间	逐件填写，组件不全的注明缺件
数量	页数、张数或盘数
破损类型与程度	虫蛀 / 霉变 / 脆化 / 撕裂 / 字迹褪变等，程度分轻、中、重
处置方式	修复 / 复制 / 其他技术处理，并写明具体做法
责任人	修复人、复核人
日期	登记日期、完成日期
复制备份情况	是否已扫描或复印，备份件存放位置
备注	与原件差异、遗留问题

2. 检查：拍照留证 + 逐页清点 + 霉变隔离

• 修复前拍照：对破损部位拍一张修复前照片，与修复后照片一并留存，这是「尽量维持原貌」最直观的证据。
• 逐页清点：破损件常伴随缺页、错序，清点结果要记录；清点即是档案应急预案与清点台账所引第 40 条要求的保管状况检查的一部分。
• 霉变先隔离：有活霉的档案不能直接上架、也不能和正常档案混放处理，应先单独封装隔离，避免孢子扩散——这既是保护其他档案，也是保护处理人员（见第七节）。

3. 必要时复制备份：先有副本，再动原件

「必要时」在实操中通常理解为：原件破损较重、修复过程存在风险，或该件为孤本、利用率高。这几种情况都应当先做数字化扫描或静电复印，形成复制件，再对原件动手；条件允许时，优先以复制件提供利用，减少原件取用次数。

电子形态的备份要求与电子档案存储一致：副本存放在与原件不同的物理位置，避免同一次灾害同时损失。

4. 做出修复说明：写七项，随档案留存

修复说明是档案修复这一步最容易被跳过、也最容易被检查问住的环节。建议至少写清：

1. 档案的档号、题名、数量
2. 修复前状况（破损类型、程度、页数）
3. 修复时间、地点与责任人
4. 采用的材料（补纸、粘合剂、加固材料等）与工艺
5. 修复部位与修复后形态变化
6. 与原件存在差异之处（如补配的缺页、托裱后厚度变化）
7. 复制备份件的存放位置

修复说明可以附在备考表之后，也可归入全宗卷，与全宗卷怎么编的做法一致。凡做过技术处理的，应在备考表或相关目录中标注，避免后人把复制件误认为原件。

四、修复 / 复制 / 其他技术处理：怎么选

条文给了并列的三种处置，选择的核心判据是原件还有没有修复价值与修复可能。

情形	建议处置	理由
局部破损，载体整体尚好（撕裂、折痕、边缘缺损）	修复	修补后可继续作为原件保存
载体整体劣化，修了也维持不久（严重酸化脆化、档案砖、磁粉脱落）	复制（数字化 / 复印）	优先抢救信息内容，原件单独封装保存
字迹褪变但载体尚可	其他技术处理（数字化增强、照相复制）	不改动原件，用技术手段恢复可读性
孤本、珍贵或利用率高	先复制、后修复，以复制件提供利用	降低原件风险
破损极重且已无信息可读	记录现状、标明处置过程，按鉴定程序处理	处置过程仍须登记与说明

一条实用原则：能不修就不修，必须先复制再修。修复本身是对原件的干预，只有在「不修就会继续损失」时才动手；凡动手，都要留下第三节那四件凭据。

五、常见修复方式与适用边界

方式	适用	提示
除尘、除霉（物理清除）	表面浮尘、霉斑	在独立区域进行，佩戴口罩手套，避免孢子扩散
展平	褶皱、卷曲	控制温湿度，避免强行拉扯
修补	撕裂、边缘缺损、孔洞	补纸应颜色、厚度、纤维接近，用可逆粘合剂
托裱加固	脆化、强度不足	单面托裱优先，双面托裱会改变厚度与装订方式
去酸	酸化发黄纸质	量大时建议委托专业机构批量处理
照相复制 / 数字化复制	字迹褪变、无法直接阅读	属于「其他技术处理」，不改动原件

应当送专业机构处理的情形：珍贵档案与特藏档案；大幅面图纸、地图；照片底片与音像磁带（需要专用设备与材料）；需要批量去酸或真空充氮的档案。机关档案室的常规能力通常只覆盖除尘、展平、修补这几项，超出能力范围时不该硬做——修坏是不可逆的。

六、档案修复的红线

• 不得改变档案内容：修复是补载体，不是改文字。补配缺页必须注明是补配。
• 不得擅自销毁：即便原件破损严重、已完成复制，原件的处置也要走鉴定与销毁程序，不得自行丢弃。销毁清册与监销要求见站内鉴定与销毁流程。
• 材料必须耐久：补纸应为无酸纸，粘合剂应为可逆、耐久的中性材料；普通透明胶带、办公胶水、订书钉、回形针一律不可用——这与整理装订的禁则同源，详见整理技术。
• 不得在库房内使用明火与水电热媒设备：库房内禁止明火设施，除消防外不得设给水点（第 17 条），修复作业应当在整理用房内进行。
• 修复说明不能省：做完不留说明，等于无法证明「保持内容完整、维持原貌」。

七、第 42 条｜劳动保护用品怎么配

第四十二条 机关应当为档案工作人员配备劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

这一条常常被当成「软要求」，但它写的是应当，而且有明确的指向——有毒有害物质。库房、整理用房和修复作业中的有害来源大致有八类，对应的用品与设施如下：

有害来源	场景	应配用品 / 设施
霉菌孢子	翻查霉变档案、除霉作业	防颗粒物口罩（KN95/N95 及以上）、手套、作业后洗手
灰尘与酸性粉尘	清扫、翻查老旧档案	口罩、工作服、库房定期清扫除尘
熏蒸剂、杀虫剂残留	防治鼠虫霉之后	作业期间避免进入，通风后进入；操作时防护手套与口罩
清洁剂、溶剂	去污、除霉、设备清洁	防护手套、防护眼镜、通风
设备产生的臭氧与粉尘	复印、打印、扫描作业区	独立放置、通风换气
霉变与潮湿环境	长期在库房作业	控制作业时长，库房温湿度按库房温湿度与消防安防执行
搬运与密集架操作	整箱搬运、摇动密集架	防砸手套、防夹手提示、两人以上搬运
清洗与除霉废水、废弃物	作业收尾	专用容器收集，按机关规定处置

配置上建议把握三条：一是按作业配，不是按人头发——做过除霉作业的人必须有口罩和手套；二是随用随换，口罩、手套属于耗材，不是一次性配齐就完事；三是写进制度与台账，把劳保用品的配备、更换、使用情况记入年度设施设备与人员台账，与机关档案九类统计台账中的「设施设备」「工作人员」两类台账衔接。

八、把修复与劳保写进制度和台账

第一步，在制度里定触发条件。 依据第 41、42 条写明：发现受损易损档案的处置时限与责任人；修复前必须登记、检查、必要时复制备份并做出修复说明；劳保用品的配配备目录与更换周期。

第二步，与清点检查联动。 第 40 条要求定期清点、检查保管状况并建立检查和处理情况台账，修复需求最常在清点中被发现；把「清点—登记—处置—复核」串成一条线，比临时发现临时修省力得多。

第三步，与应急预案联动。 水浸、霉变往往成批发生，档案应急预案与清点台账所引第 37 条要求预案纳入机关总体应急预案并定期演练；预案里应写明受损档案的抢救顺序与复制备份的优先次序。

第四步，把凭据归位。 修复登记表、修复前后照片、修复说明按档号归到备考表或全宗卷；劳保用品的领用与更换记录并入设施设备台账。

九、五个常见误区

1. 拿透明胶带直接粘。 普通胶带会酸化、渗胶、变色，是典型的「越修越坏」。修补应使用无酸补纸与可逆粘合剂。
2. 先修后补登记。 顺序反了。条文明确要求修复前做好登记和检查；事后补记往往已经无法还原修复前状况。
3. 只数字化、不做修复说明。 扫描形成复制件属于「其他技术处理」，同样需要说明处置过程与复制件位置。
4. 在库房里就地修复。 库房不得设置其他用房与明火设施，除消防外不得设给水点，修复作业应在整理用房内完成。
5. 劳保用品只配一次。 口罩、手套是耗材；除霉、清扫、翻查老旧档案每次作业都要用。第 42 条防的是过程中的损害，不是一次性配置。

十、怎么落地

第一步，盘清家底。 结合档案库房温湿度与消防安防的九防要求，先查霉变、虫蛀、酸化、粘连，把受损与易损分成两份清单。

第二步，按优先级处置。 进行性损坏（霉变、酸化、磁粉脱落）优先；孤本与利用率高的优先；先复制后修复。

第三步，把凭据一次做齐。 登记表、修复前照片、复制备份、修复说明，四件一次做完，不要留到年底补。

第四步，配齐劳保并建台账。 按第七节的清单配，写入制度与台账，与九类统计台账衔接。

在工具层面，元泰档案·免费实训平台可用于整理与著录规范的日常训练；修复处置与劳保配备的台账可按机关档案九类统计台账的口径建立；库房环境与设施条件不达标的，可参考机关档案库房怎么建与档案库房面积测算一并改造。具体方案拿不准时，也可以通过业务咨询交流。

相关问题

问：第 41 条说的「及时」有没有具体期限？ 条文没有给天数，但要求是「及时」，即发现后应当立即处置而不拖延到年度整理或检查前。实操中可在本单位制度里写明触发期限（如发现后 5 个工作日内完成登记、30 日内完成处置），便于考核。进行性损坏（霉变、酸化）应当立即隔离并优先处置。

问：破损档案是不是都要修？ 不是。条文给的是修复、复制、其他技术处理三选一。载体整体劣化、修了也维持不久的（严重酸化的脆化纸、磁粉脱落的磁带），正确做法是做复制件抢救信息内容，原件单独封装保存。

问：修复说明写什么、放在哪？ 至少写档号题名、修复前状况、时间地点责任人、材料与工艺、修复部位与形态变化、与原件差异、复制备份件存放位置七项。可附在备考表之后或归入全宗卷，并在目录中标注该件做过技术处理。

问：能不能用胶带、胶水、订书钉做修补？ 不能。普通胶带会酸化渗胶变色，办公胶水不耐久，订书钉会锈蚀并损伤纸张——这与整理装订禁用回形针、大头针的口径一致。应使用无酸补纸与可逆、耐久的中性粘合剂。

问：第 42 条的劳保用品具体该配哪些？ 条文只写「劳动保护用品」，按作业场景对应：防颗粒物口罩（KN95/N95 及以上）、一次性或防化手套、防护眼镜、工作服或围裙、洗手设施与通风换气；搬运与密集架操作还需防砸手套与防夹手提示。原则是按作业配、随用随换，并写入制度与台账。

问：霉变档案能不能直接拿到办公室处理？ 不建议。活霉会扩散孢子，既污染其他档案也危害人员。应先单独封装隔离，在独立区域、佩戴口罩手套处理，作业后清洁；量大或珍贵档案应委托专业机构。

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参考来源

• 《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第 17 条、第 37 条、第 40 条、第 41 条、第 42 条
• 中国政府网：《机关档案管理规定》（国务院公报 2019 年第 9 号）
• 国家档案局：《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）全文
• 河南省档案局：《机关档案管理规定》解读之九·机关档案的保管与保护