机关档案库房怎么建：用房设置·选址禁则·装具配置（第14/16/18条）

档案库房不是在办公楼里腾一间空房、摆几组柜子就算建成了。《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第三章「基础设施」用第 14 到第 22 条共九条，把用房怎么分、库房选在哪、里面能放什么不能放什么、用什么装具、装具和楼面荷载怎么匹配，都写成了硬要求。这些要求不是建议性表述，而是验收时逐条对照的条款。

实际工作中，库房这一块最容易出的问题，往往发生在房子已经定下来之后：办公室改库房、顶楼腾一间、图好看买了玻璃门柜、为省空间上了密集架——等到验收或者安全检查时被指出，返工成本极高。而第 14、16、17、18 条恰好把这几类问题的判断口径都写清楚了。

本文按条文顺序，把机关档案库房从「用房怎么分」到「装具怎么配」拆成四个问题逐条说明，并给出一张选址自查表和一张常见误区表。环境控制（温湿度、消防、安防）属于建成之后怎么守住的问题，另见档案库房温湿度与消防安防。

一、第 14 条｜档案用房怎么分：四类必设 + 三类按需

第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。 档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。 县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

第一句给出的是必设清单：办公、整理、阅览、库房四类，应当分别设置。第二句给出的是按需清单：展览用房、档案数字化用房、服务器机房，根据工作需要设置。第三句是对前两句的补充——库房要按载体类型分，条件不够的至少要在库房内分区。

类别	用房	设置要求	主要用途
四类必设	档案办公用房	应当分别设置	档案工作人员日常办公
	整理用房	应当分别设置	归档文件材料的整理、装订、装盒
	阅览用房	应当分别设置	提供档案查阅利用
	档案库房	应当分别设置，按载体类型分别设置或分区	档案实体存放
三类按需	展览用房	根据工作需要设置	陈列展览
	档案数字化用房	根据工作需要设置	传统载体档案数字化加工
	服务器机房	根据工作需要设置	电子档案管理系统硬件与存储

需要特别提示两点：

一是「分别设置」不等于「各占一间房」。 条文说的是功能上的分别，第 14 条第三款给了小机关的弹性口径——县级或形成档案数量较少的机关，库房以外的用房可以按办公、整理、阅览等基本功能分区设置。但库房本身不在弹性范围内，库房必须独立成间，且要按载体类型分别设置或分区。

二是「按载体类型分别设置」是库房专用的要求。 纸质档案与照片、录音录像、实物档案的保管条件并不相同：照片与音像对温湿度更敏感，实物档案形态不规则、装具也不同。同一间库房里混放不同载体时，至少要做到分区，并在装具上区分。各载体的门类代码与保管特点，可对照站内的机关档案13门类代码对照表。

二、第 16 条｜库房选址禁则：先看能不能放，再看放多少

第十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。 档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。 档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

这一条是本页最实用的一块，因为它给出的都是一票否决式的判断：库房位置选错，后面投入多少设备都补不回来。条文分三层：

• 整体布局：档案用房宜集中布置、自成一区；办公用房选址要便于库房管理（管库的人要近着库房）。
• 正向要求：库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。
• 反向禁则：不应设在地下或顶层；湿润地区不宜设在首层；不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库。

为什么是这几种？看它们各自带来的风险就清楚了：水房与卫生间带来渗漏和潮气，食堂（厨房）带来油烟、虫害与明火，变配电室带来电磁与火灾隐患，车库带来尾气与震动。地下与顶层则分别是积水倒灌与漏水、日晒、温差大的高风险位置。

下面这张表可以直接作为选址自查用：

#	自查项	依据	判定
1	是否设在地下层？	第 16 条	不应设置（积水倒灌风险）
2	是否设在顶层？	第 16 条	不应设置（漏水、日晒、温差）
3	地处湿润地区且设在首层？	第 16 条	不宜设置
4	是否毗邻水房、卫生间？	第 16 条	不得毗邻（渗漏、潮气）
5	是否毗邻食堂（厨房）？	第 16 条	不得毗邻（油烟、虫害、明火）
6	是否毗邻变配电室？	第 16 条	不得毗邻（电磁、火灾隐患）
7	是否毗邻车库？	第 16 条	不得毗邻（尾气、震动）
8	是否有西晒、长时间阳光直射？	第 16 条	应避免阳光直射
9	档案用房是否集中布置、自成一区？	第 16 条	宜集中布置
10	办公用房是否便于库房管理？	第 16 条	应当便于管理

判定栏里的措辞值得留意：「不应」是原则性禁止，「不宜」是强烈不建议，「不得」是硬性禁止。写自查记录或整改说明时，按条文原措辞写，别把「不应」写成「不宜」，也别把「不宜」写成「不得」——这三档在检查中的分量并不相同。

三、第 17 条｜库房里面：什么不能设，什么不能穿

第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》（JGJ 67）规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。 档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。

第一款是设计规范的指向：办公用房走 JGJ 67，整理用房与阅览用房走 JGJ 25。第二款是库房内的三条禁则：

1. 不得设置其他用房——库房就是库房，不能兼作办公室、值班室或杂物间。这一条与第 38 条「档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品」是同一条底线，一个管空间，一个管物品。
2. 不得设置明火设施——库房内不允许有任何明火源。
3. 不应设置除消防以外的给水点；其他给水排水管道不应穿越库房——这一条最容易被忽略。许多办公楼改造的库房，头顶或隔壁就走着一趟给排水管；一旦渗漏，受损的就是档案。消防给水是例外（见第 20 条），但其他给排水管道不应穿越。

门窗与装具布置同样要符合 JGJ 25，这与下一节的装具要求和后续的档案库房温湿度与消防安防直接相关——门窗不只是采光问题，还关系到密闭、遮光与安防。

四、第 18 条｜装具怎么配：四类装具 + 两种禁用 + 一个荷载数

第十八条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。 档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/㎡或按档案装载情况相应增加。

这一条是本页的第二个价值点，因为它给了一个可以直接拿去和基建、后勤部门对话的数字。条文分三部分：

（一）四类装具，按需配备。 密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜——注意它们的分工：密闭五节柜用于纸质档案的常规存放，密集架用于提高单位面积存量，光盘柜用于光盘等光学载体，底图柜用于图纸类大幅面档案（底图不宜折叠）。

（二）两种装具禁用。 不得采用木质柜、玻璃门柜。原因很实在：木质柜易燃，与消防要求冲突；玻璃门柜不利于避光、防尘，也难以满足安防要求。办公楼家具目录里常见的那类木质文件柜、带玻璃门的展示柜，都不符合这一条。

（三）装具与楼面荷载必须匹配。 装具本身的重量加上满载档案的重量，最终都压在楼面上。条文给出的底线是：采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于 8kN/㎡，或按档案装载情况相应增加。

装具类型	适用对象	条文态度	关键提示
密闭五节柜	纸质档案常规存放	应当根据需要配备	密闭，利于防尘防光
密集架	提高单位面积存量	应当根据需要配备	楼面均布活荷载 ≥8kN/㎡
光盘柜	光盘等光学载体	应当根据需要配备	配合载体分区设置
底图柜	图纸类大幅面档案	应当根据需要配备	底图不宜折叠存放
木质柜	—	不得采用	易燃，与消防要求冲突
玻璃门柜	—	不得采用	不利于避光、防尘，安防难满足
整理台、档案梯、移动置物架	整理与取放	配备应当满足工作需要	属辅助设施

这里有一个跨部门沟通的实务要点：上密集架之前，必须拿到该楼层的设计楼面活荷载值，确认不低于 8kN/㎡。办公楼按普通办公室荷载设计的情况并不少见，直接上密集架存在结构安全隐患。若原设计荷载不足，要么减少密集架列数与满载率，要么做结构加固——这件事必须在采购之前完成，而不是安装之后。

五、面积要多大：一句公式，详见专文

库房需要多大面积，第 15 条给了算法：使用面积按（档案存量 + 年增长量 × 存放年限）× 60㎡/万卷（或 10 万件）测算；档案数量少于 2500 卷（或 2.5 万件）的，按 15㎡ 测算。同一个条文还规定了其他用房的面积口径：办公用房按《党政机关办公用房建设标准》执行，阅览用房要满足不同类型档案阅览、适应涉密与非涉密分区阅览的需要。

面积测算涉及存量盘点、增长量预估与存放年限取值，本文不展开。站内的档案库房面积测算已有专文并配有在线计算器，可直接按本单位数据代入计算。

六、第 22 条｜智能库房：五套系统要能集成管理

第二十二条 机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。

这一条常被读成「买设备」，但它真正的要求是系统集成管理——温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控这五套，不是各买各的、各看各的屏，而是应当能集成管理。这也解释了为什么库房建设要在设计阶段就预留管线与网络条件：设备可以后补，布线与集成条件后补成本极高。

第二款还有一个小机关的弹性口径：县级或形成档案数量较少的机关按第 19 至 22 条配备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

库房建成之后，环境的日常控制与九防的具体做法，见档案库房温湿度与消防安防；设施失效时的处置顺序与演练要求，见档案应急预案与清点台账。

七、五个常见误区自查

#	常见做法	问题在哪	依据
1	拿一间办公室当库房，里面还留着办公桌	库房内不得设置其他用房	第 17 条
2	库房设在顶层或地下层	不应设置在地下或顶层	第 16 条
3	库房隔壁是卫生间、水房或食堂	不得毗邻可能危及档案安全的用房	第 16 条
4	图好看选用玻璃门柜、木质柜	不得采用木质柜、玻璃门柜	第 18 条
5	为提高存量直接上密集架，未核楼面荷载	采用密集架时楼面均布活荷载不应小于 8kN/㎡	第 18 条

补充一条同样高频、但不在上表的：给排水管道从库房上方或隔壁穿过。按第 17 条，除消防以外的给水点不应设置，其他给水排水管道不应穿越库房。

八、怎么落地

第一步，先定位置再定装修。 按第 16 条把选址禁则过一遍，位置一票否决项先排除干净；再按第 17 条确认库房内不设其他用房、无明火、无消防以外的给水点、无给排水管道穿越。位置与管线这两件事，越早介入越省力。

第二步，按载体类型定分区与装具。 参照机关档案13门类代码对照表盘清本单位有哪些载体，库房按载体分别设置或分区；装具按第 18 条选型，木质柜与玻璃门柜排除，密集架先核楼面荷载。

第三步，按面积公式倒排空间。 用档案库房面积测算算出需要的使用面积，再结合第 15 条其他用房的面积口径一并纳入改造方案。

第四步，把智能库房的基础条件一次做到位。 温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控五套系统的管线与网络条件在设计阶段预留，避免后期明线明管。

在工具与交付层面，信创一体机可用于智能库房基础设施的集成交付，把温湿度、漏水、消防、安防、视频监控纳入统一管理界面；日常形成的温湿度记录、设施检查与库房检查情况，可按档案应急预案与清点台账所引第 40 条的要求建立检查和处理情况台账。库房选址与装具选型拿不准时，也可以通过业务咨询交流具体方案。

相关问题

问：第 14 条到底要求设几类用房？ 四类必设 + 三类按需。必设的是档案办公用房、整理用房、阅览用房、档案库房；按需设置的是展览用房、档案数字化用房、服务器机房。日常听到的「五类用房」说法与条文原文不符。此外，档案库房还应当按载体类型分别设置，不具备条件的按载体类型分区设置。

问：小单位没有条件分别设四间房，怎么办？ 第 14 条第三款给了弹性：县级或形成档案数量较少的机关，设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。注意这个弹性只适用于库房以外的用房，库房本身仍需独立成间并按载体分别设置或分区。

问：密集架到底能不能上？ 能上，但先核荷载。第 18 条要求库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于 8kN/㎡，或按档案装载情况相应增加。应当在采购前向基建或设计单位索取该楼层的设计活荷载值；原设计按普通办公室荷载取值时，需要减少密集架列数、控制满载率或做结构加固。

问：为什么不能用木质柜和玻璃门柜？ 第 18 条明确不得采用。木质柜易燃，与库房消防要求冲突；玻璃门柜不利于避光、防尘，也难以满足安防要求。办公楼常用的木质文件柜、玻璃门展示柜都不符合该条要求。

问：库房里能不能放一台除湿机、一把电暖器？ 除湿机属于温湿度调控设备，是第 19 条要求的方向；但电暖器、电热油汀、电阻丝加热明确禁止（第 19 条），以水、汽为热媒的采暖系统也在禁止之列。库房不得设置明火设施（第 17 条）。具体要求见档案库房温湿度与消防安防。

问：库房面积最少要多少？ 档案数量少于 2500 卷（或 2.5 万件）的，按 15㎡ 测算；达到或超过的，按（档案存量 + 年增长量 × 存放年限）× 60㎡/万卷（或 10 万件）测算（第 15 条）。测算细节见档案库房面积测算。

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参考来源

• 《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第 14 条、第 15 条、第 16 条、第 17 条、第 18 条、第 19 条、第 20 条、第 21 条、第 22 条、第 38 条、第 40 条
• 《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）、《办公建筑设计规范》（JGJ 67）
• 中国政府网：《机关档案管理规定》（国务院公报 2019 年第 9 号）
• 国家档案局：《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）全文
• 顺德区人民政府：《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）全文