全宗卷与说明材料怎么编：全宗卷、全宗介绍、组织沿革、大事记

档案室的“说明材料”是记录和说明全宗立档单位及档案历史与现状的一组文件，核心是全宗卷，以及卷内的全宗介绍、组织沿革、大事记和整理说明、备考说明等。它们随档案一起接受检查、随全宗一起移交，写得好坏直接反映档案室的管理水平。本页讲清全宗卷的构成、三件核心材料的写法和常见退改点。

一、先分清：全宗卷不是档案

全宗卷不是全宗内的档案，而是管理全宗档案的工具——记录立档单位与档案管理过程的专门案卷。依据《全宗卷管理规范》（DA/T 12—2012），全宗卷单独装盒（卷）管理，不编入档案目录、不纳入档案数量统计，随全宗一并移交，并在机构变动、整理变动时及时补充。其中收存的材料（交接文据、鉴定报告、销毁清册等）本身仍应按件整理、保持完整。

二、全宗卷的内容构成：九类

类别	主要材料
全宗（馆藏）介绍类	全宗指南（全宗介绍）、组织沿革、大事记
档案收集类	接收与征集办法和标准，档案（资料）交接文据及目录，档案来源与历史转移过程说明（档案收集类材料怎么写）
档案整理类	分类、保管期限与归档范围的规定，整理工作方案，整理工作说明与小结
档案鉴定类	鉴定制度与组织领导文件，涉密档案解密审核、开放与控制情况，鉴定报告与请示批复，销毁清册
档案保管类	保管制度，安全检查记录，破损调查与修复、重点档案保护记录
档案统计类	基础统计台账、档案工作基本情况统计报表、统计分析材料
档案利用类	利用制度，检索工具编制情况，编研与出版、展览与公布情况，利用效果典型事例
新技术应用类	信息化与数字化工作情况，电子档案创建与应用环境、数据格式说明
综合全宗卷	涉及多个全宗的综合性业务工作规范与管理制度

实务做法：按九类分盒（夹）存放，每类内按时间顺序排列，卷内编制页号并附卷内目录。检查时常看的两件事：一是该入卷的材料有没有入卷（比如做了数字化却没存数据格式说明），二是卷内材料是否与实际情况一致（整理方案改了、旧方案是否注明废止）。

三、三件核心材料怎么写

1. 全宗介绍

立档单位自己写的通常称全宗介绍，档案馆在此基础上补充后称全宗指南（编制要求见《全宗指南编制规范》DA/T 14—2012，逐条写法与可套用示例见全宗指南怎么编）。写三段：

立档单位概况：性质、职能、隶属关系、内设机构及其历次变化；
档案情况：全宗内档案的门类、数量（卷／件／册／容量）、起止年度、整理方式与检索工具；
利用说明：开放审核情况、控制使用范围、利用方式与联系方式。

数据一律注明统计时点（“截至20××年××月××日”），并与统计台账一致——全宗介绍里的数量对不上台账，是退改的头号原因。

2. 组织沿革

以成立、更名、合并、撤销、职能调整、负责人更替为节点逐年记，每个节点注明依据文件（批复、编办文件）的文号与出处。机构、职能、人员编制三条线都要写，体例可用“内容—年度”或“年度—内容”，一经选定全篇统一。只记事实不作评述。逐条写法、可套用示例与十一个退改点见组织沿革怎么编。

3. 大事记

一条一事，含时间、地点、事项、责任者、结果五要素，按时间顺序排列，语言客观、只记不评。收记范围事先定好（本机关重大活动、重要决策、上级重要来文来人、机构与人事变动等），避免记流水账或漏记大事。选事三角度、五要素细则、体例排法与示例见大事记怎么编。

四、整理说明与备考说明

全宗卷内还有两类常被忽略的小材料：整理说明写本全宗（或某批次）整理的方案、分工、完成情况与遗留问题，整完一批写一份；备考说明（备考表）写卷内文件的情况——页数、破损、字迹、缺件等，立在卷（盒）尾。两者都是“给下一个接手的人看的”，写得越具体越有价值。

五、移交时的要求

向档案馆移交档案时，应同时提供全宗介绍、大事记、组织沿革等说明全宗背景与档案状况的基础性材料；全宗卷随全宗一并移交。移交前逐件核对：说明材料里的数量、年度、门类口径与移交目录一致，避免“介绍说有十年档案、目录只有八年”这类硬伤。

六、常见问题

全宗卷要不要编档号？

全宗卷是管理工具，不编入档案目录、不纳入档案数量统计，单独装盒（卷）保管并随全宗移交。卷内材料按件整理、编页号、附卷内目录即可，不必套用档案档号结构。

机构改革后全宗怎么处理？

机构撤销并入新单位的，原全宗号不变，档案按原全宗继续管理或按规定移交；新单位若属新设立全宗，先按程序申请全宗号。全宗卷要在机构变动时及时补充合并、撤销、职能划转的依据文件。