档案寄存服务怎么外包？DA/T 68.5—2026 十二环节、八个必问与合同条款清单
库房满了、装具没了、明年还要再接收一批——很多单位走到这一步，第一个念头就是找家公司把档案寄存出去。但档案搬走以后，出了事找谁？2026 年 9 月 1 日起，档案寄存服务有了专门的行业标准：DA/T 68.5—2026《档案服务外包工作规范 第 5 部分：档案寄存服务》，全部代替实施近十年的 DA/T 67—2017《档案保管外包服务管理规范》。新标准第一次把寄存服务从选定承包方到服务终止画成了完整的 12 个环节流程图，第一次写清承包方“经营不下去”时档案怎么处置，也第一次给发包方定下了“库房检查间隔不超过半年”这类硬动作。本文把标准正文逐条拆开，给你一份能直接拿去用的外包前核对清单。
一、先把责任说清：档案寄出去了，责任没寄出去
DA/T 68.5—2026 第 3.1 条给出的定义是全文的定盘星：档案寄存服务是指“在不改变档案所有权和处置权的前提下，发包方将档案委托给承包方保管，承包方为发包方提供档案保管的库房、设备，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程”。
这句话里有两个关键词。
一是“不改变所有权和处置权”。档案寄存只是保管地点变了，档案还是你的，要销毁、要移交、要开放、要调阅，决定权都在你手里，承包方只有保管和按约定提供利用的义务。反过来说，承包方也不能替你决定任何一件档案的去留。
二是“委托保管”而不是“转移责任”。标准第 4.1 条要求发包方“坚持合法、安全、可控原则开展档案寄存服务并接受有关主管部门的监督管理”。其中“可控”是全部外包条款的落脚点——你对承包方的人员、场所、设施、管理和业务操作要能看得见、查得到、管得住。
第 4.2 条则给承包方划了两条底线：以满足发包方需求为核心提供服务，并履行安全保密义务，不传播、不泄露所保管档案的信息，确保档案实体和信息安全。
二、新标准管谁、代替了谁
标准第 1 章明确，本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展档案寄存服务工作。也就是说，不管你是机关档案室、国企档案部，还是民营企业的档案岗，只要涉及把档案寄存在外部库房，这份标准都适用。
它不是凭空冒出来的：2026 年 6 月 22 日，国家档案局发布《档案开放审核工作规范》等 7 项行业标准，DA/T 68.5—2026 是其中一项，2026 年 9 月 1 日起实施，全部代替 DA/T 67—2017《档案保管外包服务管理规范》。发布信息可在国家档案局关于发布 7 项行业标准的通知查到，标准著录信息见全国标准信息公共服务平台（起草单位为江苏省档案馆、国家档案局经济科技档案业务指导司、苏州市档案馆等）。
名称从“保管外包服务”变成“寄存服务”，不是换了个说法。旧标准的术语是“档案保管外包服务”“保管外包机构”“委托方”，概念之间边界模糊、权责容易扯皮；新标准删掉了这批术语，只留一个定义清晰的“档案寄存服务”，把发包方与承包方的责任分了开来。核心变化可以对照下面这张表。
| 维度 | 旧版 DA/T 67—2017 | 新版 DA/T 68.5—2026 |
|---|---|---|
| 术语 | “档案保管外包服务”“保管外包机构”“委托方” | 统一为“档案寄存服务”，明确不改变所有权和处置权 |
| 总体要求 | 独立“服务原则”章节，只讲承包方一侧 | 第 4 章分别规定发包方、承包方要求，确立合法、安全、可控 |
| 工作流程 | 无流程章节，实操缺统一依据 | 新增第 5 章与流程图，覆盖 12 个环节 |
| 发包方监管 | 无承包方筛选细则、无库房检查硬指标 | 新增背景核查清单 + 库房检查间隔不超过半年 |
| 库房准入 | 只提基础保管条件 | 新建、租赁、改建库房须有完整报建与年检合格资料，承重达标，专房专用，不同载体分库 |
| 应急管理 | 未成体系 | 新增第 7.4 条，按 DA/T 84 编制预案、备案、演练、先期处置与报告 |
| 终止处置 | 无 | 新增 7.2.10：企业破产、发包方注销等情形下的档案处置路径 |
| 信用监督 | 以“能力评估”为主 | 第 8 章信用评价与质量监督，含第三方评价与投诉机制 |
三、12 个环节：整条链子上谁该做什么
标准第 5.1 条列出了寄存服务的完整工作流程：选定承包方、签订合同、清点检查、下架装箱、封箱交接、装车搬运、档案消毒、清点上架、环境检查、保管状况检查、档案调阅、服务终止，共 12 个环节，并配套流程图。标准同时明确：其中“选定承包方”是发包方的职责，其余环节是发包方与承包方共同职责。
这句“共同职责”很关键。它意味着交接这件事不是把档案交出去就结束，而是每一次档案移动都要双方在场、双方签字。第 5.2 条进一步点出重点管控的五个节点：档案清点检查、装车搬运、消毒入库、保管检查、调阅利用。
| 环节 | 标准要求的关键动作 | 要留下来的东西 |
|---|---|---|
| 1 选定承包方 | 核查股权、法定代表人、实际控制人、高级管理人员背景；评估库房、财务、经验、技术、制度、风控；考察资质信用与不良记录；依法定采购方式择优 | 评估表（附录 A）、核查记录、采购过程文件 |
| 2 签订合同 | 签订寄存服务合同及保密协议，并对责任事故和赔偿作出约定 | 合同、保密协议 |
| 3 清点检查 | 发包方派专人清点交接，监督装箱 | 交接清单（附录 B） |
| 4 下架装箱 | 发包方指定人员全程陪同；承包方人员进入发包方库区应全程视频监控并派专人陪同 | 陪同与监控记录 |
| 5 封箱交接 | 封箱后填写交接清单，履行入库登记，双方指定人员签字盖章确认 | 交接清单（附录 B） |
| 6 装车搬运 | 发包方确认专车运输、人员、时间和路线；承包方配备安保人员，专人专车，全流程安全监控 | 运输安排确认单 |
| 7 档案消毒 | 档案进入库房前进行安全检查和消毒；消毒室内外分设控制开关，排气管不穿越其他用房 | 消毒记录 |
| 8 清点上架 | 记录每一批档案的保管位置信息 | 上架位置台账 |
| 9 环境检查 | 定期库房巡查，发现隐患及时处理 | 库房日常巡查记录（附录 E） |
| 10 保管状况检查 | 定期检查档案保管状况，发现霉变、虫害及时通报发包方并按合同处理 | 检查通报与处理记录 |
| 11 档案调阅 | 凭书面授权办理，逐项登记日期、单位、人员、内容和方式，调阅者签字 | 调阅服务登记表（附录 F），按年度归档备查并向发包方移交 |
| 12 服务终止 | 承包方提前发送完整档案清单，双方确认后下架，协助办理出库与运输 | 期满出库登记表（附录 D） |
实操上记住一句话就够：凡是档案从一个地方挪到另一个地方，都必须有双方签字的交接记录。出库有台账、交接有单据、入库有清点，寄存几年之后回迁时才对得上数。
四、发包前要问清的八件事
标准第 6 章是“发包方工作规范”，把发包前期准备拆成了明确要求的工作要求、选定承包方、签订合同和保密协议三块。把条文翻译成你可以直接拿去问承包方的问题，就是下面这八件事。
| # | 问什么 | 依据 | 要拿到什么 |
|---|---|---|---|
| 1 | 谁是这家公司：股权结构、法定代表人、实际控制人、高级管理人员背景 | 6.1.2.1 | 工商登记与股权穿透资料 |
| 2 | 库房是自有、租赁还是改建：产权性质、地理位置、建筑标准、使用年限或租赁期限、库房面积、设施设备 | 6.1.2.2 | 产权或租赁合同、库房图纸与设备清单 |
| 3 | 这家公司撑不撑得住：财务状况、同类项目经验、员工背景、技术能力、管理制度、风险控制 | 6.1.2.3 | 评估结论（附录 A 承包方评估表） |
| 4 | 有没有“不良记录”：资质、信用、市场评价 | 6.1.2.4 | 资质证照、信用查询结果 |
| 5 | 是不是按法定采购方式择优确定的 | 6.1.2.5 | 采购过程材料 |
| 6 | 合同和保密协议里，责任事故和赔偿怎么约定 | 6.1.3 | 合同正本 + 保密协议 |
| 7 | 出库和运输怎么监督：谁清点、谁陪同、专车运输的人员时间和路线怎么确认 | 6.2.1、6.2.2 | 交接清单、运输确认单 |
| 8 | 半年一次库房检查怎么落实，调阅谁批准 | 6.2.3、6.2.4 | 检查记录表（附录 C）、书面授权流程 |
第 1 件｜先查“这家公司是谁”，不要只看报价
档案一放就是几年甚至几十年。承包方中途换股东、被列异、实际控制人跑路，你的档案就悬在半空。标准 6.1.2.1 要求发包方对承包方的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、高级管理人员背景进行核实，掌握承包方情况——注意是“核实”而不是“了解”，意思是你要拿到能对得上的材料。
第 2 件｜库房要看“手续”，不能只看“架子”
标准 6.1.2.2 要求重点考察评估承包方档案库房的产权性质、地理位置、建筑标准、使用年限（或租赁期限）、库房面积、设施设备是否满足档案安全保管要求。为什么把“使用年限或租赁期限”单列出来？因为档案寄存通常是长期行为，如果库房剩余租期只剩三年，而你的档案要放十年，中途搬家本身就是一次风险。
第 3 件｜把评估做成一张表，而不是一场聊天
6.1.2.3 要求对财务状况、项目经验、员工背景、技术能力、管理制度、风险控制逐项评估，并明确“评估表见附录 A”。附录 A 是标准的资料性附录，也就是说标准给了一个现成的评估框架——建议照抄成本单位的工作表，评估过程留档，这既是尽职证据，也是将来续约或更换承包方时的对照基线。
第 4 件｜查信用、查资质、查不良记录
6.1.2.4 要求对承包方的资质、信用、市场评价等进行考察，了解其是否存在不良记录。落地建议：把企业信用信息公示系统中的行政处罚、经营异常、严重违法失信记录逐条截图存档，并留好查询日期。
第 5 件｜采购方式也要合规
6.1.2.5 要求按 DA/T 68.1 的要求筛选承包方，并依据相关法规采用法定采购方式择优确定。列入政府采购范围的寄存服务项目，就要按政府采购的规定走，不能因为“金额不大”就随便定一家。
第 6 件｜合同和保密协议，必须写清责任事故和赔偿
6.1.3 明确：确定承包方后应签订合同及保密协议，合同的签订应符合 DA/T 68.1，并且“对责任事故和赔偿做出约定”。最后这半句是很多单位签合同时最容易略过的：档案损毁、丢失、泄密怎么认责、怎么赔、按什么标准赔，条款里不写，事后只能打官司。
第 7 件｜出库和运输，全程要有人盯着
这是档案第一次离开你的库房，也是最容易出事的环节之一。标准给了三个动作：
- 6.2.1.1：出库时发包方应派专人清点交接，监督承包方装箱，与承包方共同填写交接清单，履行出库登记手续，签字、盖章确认。
- 6.2.1.2：承包方人员进入发包方库区时，发包方应全程视频监控并派专人陪同。
- 6.2.2：发包方应对运输全过程进行监督，对专车运输、人员、时间和路线等安排进行确认，确保档案安全进入合同约定库房。
第 8 件｜半年一次的库房检查，和写在纸上的调阅授权
6.2.3 是全文对发包方最“硬”的一条：应定期检查库房，查阅承包方的安全检查、值班、巡查等记录，抽查库房实时监控，确保温湿度调控设备、消防、安防设施完备并运行正常，检查间隔时间不超过半年，检查记录使用附录 C 的表格。6.2.4 则要求：其他相关单位和个人调阅档案资料时，应征得发包方书面同意。
另外两条容易被忽略的发包方职责：6.3 要求对承包方的项目人员配备、持证上岗情况进行监督；6.4 要求承包方提供营业执照、财务状况、高级管理人员变化、寄存场所变更、股权结构变化的文件或证件——这是把“企业自身变化”纳入了持续监督。
五、承包方的硬指标：可以拿着这张表去现场核
标准第 7 章是“承包方工作规范”，其中 7.1 条把库房与设施设备的要求写得相当具体，很多是量化指标。这些指标不需要懂建筑也能核：要资料、看设备、查记录。
| 项目 | 硬性要求 | 依据 |
|---|---|---|
| 库房手续 | 新建或租赁（改建、扩建）的库房应具备完整、真实的报建（设计审图、合格检测、竣工验收）和年检合格资料；承重符合 JGJ 25 要求 | 7.1.1.1 |
| 专房专用 | 库房内不应设置其他用房 | 7.1.1.2 |
| 分库保管 | 不同载体的档案应分库房保管（纸质、照片、音像、缩微等不混放） | 7.1.1.3 |
| 面积余量 | 库房面积应能满足发包方在承包期内的寄存服务要求 | 7.1.1.4 |
| 防护设施 | 配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控设施设备 | 7.1.2.1 |
| 灭火介质 | 按 GB 50140 和 DA/T 45 配置消防灭火设施，灭火介质不应对档案产生二次损害且不应污染环境 | 7.1.2.2 |
| 照明 | 按 DA/T 91 设置应急、值班和警卫照明，应急照明灯具应通过国家消防认证 | 7.1.2.3 |
| 温湿度 | 纸质档案库房温度 14℃~24℃，相对湿度 45%~60%；每昼夜温度波动 ±2℃ 之内，湿度波动 ±5% 之内 | 7.1.2.4 |
| 温湿度记录 | 配温湿度记录设备与手动或自动控制设施，实现实时测控，相关记录保留不少于 2 年 | 7.1.2.5 |
| 装具 | 按 DA/T 6 配置档案装具，满足载体安全存贮及使用功能 | 7.1.3 |
| 消防系统 | 符合 GB 50370、GB 50140、DA/T 45 并验收合格；按库房面积采用高压细水雾灭火系统或洁净气体灭火系统；火灾报警设施宜与 119 联网 | 7.1.4.1 |
| 安防系统 | 库房周边、所有出入口、档案交接室、调阅室、消毒室、存储区域和电梯均设实时视频监控，监控录像保留 6 个月以上；出入口和电梯装门禁与入侵报警并与 110 联网；人员出入库区应通过身份识别和授权 | 7.1.4.2 |
| 供电 | 库房宜有两路供电线路或配置应急电源，应急电源供电系统与库房保持安全距离 | 7.1.4.3 |
| 续约提醒 | 保管期满 3 个月前应提醒发包方办理期满续约手续 | 7.1.5 |
| 消防培训与演练 | 每年对消防、安全监控设备和供电线路检测一次；每年组织一次消防培训，每半年组织一次消防演练 | 7.3.1 |
| 值班与巡检 | 配备安保力量，24h 值班并定时巡检 | 7.3.2 |
| 记录保存期 | 设施设备检查、安全值班、消防安全巡查、安全培训记录保存期不少于合同保管期满后 2 年；监控系统录音录像保存不少于 3 个月 | 7.3.3 |
| 用火与危险源 | 库房区域不应使用明火，应远离有毒有害气体、易燃易爆物品、放射性物体 | 7.3.4 |
| 人员培训 | 中层及以上管理人员、专业技术人员每年专业培训不少于 90 学时 | 7.5.2 |
| 持证与背审 | 档案业务人员应持档案专业岗位培训证书；重要岗位工作人员应背景审查、签保密承诺书；电工、消防值班人员持证上岗 | 7.5.3、7.5.4 |
六、日常监督：半年一查，到底查什么、留什么
标准 6.2.3 把检查间隔定在“不超过半年”，把检查内容也列清楚了：查阅承包方的安全检查、值班、巡查等记录，抽查库房实时监控，确认温区各类温湿度调控设备、消防、安防设施完备且运行正常。检查用附录 C 的记录表。
把这条落成一张可以带进库房的检查表，大致是下面八项。建议把“每半年一次库房现场检查并填写检查记录表”直接写进本单位的档案管理制度，而不是靠经办人记性。
| # | 现场查什么 | 看什么凭据 |
|---|---|---|
| 1 | 库房现状与合同约定是否一致（位置、面积、分区） | 现场核对 + 库房平面图 |
| 2 | 温湿度是否在 14℃~24℃ / 45%~60% 区间，昼夜波动是否达标 | 温湿度自动记录曲线 + 人工记录 |
| 3 | 温湿度调控设备、除湿设备是否正常运行 | 设备运行记录 |
| 4 | 消防设施、气体灭火或细水雾系统是否完好，是否验收合格 | 消防验收与年检资料、现场抽查 |
| 5 | 视频监控是否全覆盖、录像能否回放、留存是否达标 | 当场抽查实时与历史录像 |
| 6 | 门禁、入侵报警与 110 联网是否有效，出入是否授权 | 出入库登记、报警测试记录 |
| 7 | 值班与巡查是否落实到人，24h 值班记录是否连续 | 值班表、巡查记录（附录 E） |
| 8 | 档案保管状况：是否有霉变、虫害、水渍、错架 | 保管状况检查通报记录 |
检查发现问题怎么办？标准 8.2.2 有条明确的闭环要求：发包方应定期对承包方档案保管保护工作质量进行监督，发现问题及时要求承包方整改，并跟踪整改情况——注意“跟踪”两个字，整改不能只提要求不回头验。8.2.1 还规定，发生档案遗失、损毁或泄密及其他重大事件时，发包方和承包方应及时向所在地县级以上档案主管部门报告，这条是双方的共同义务，不是单方责任。
七、两件最容易漏的事
第一件：承包方经营不下去了，档案归谁
标准 7.2.10 是整份文件里最有分量的一条，因为它直面了旧标准时代最糟糕的场景——寄存企业人去楼空，档案下落不明。条文写得很清楚：
- 合同期满不再续约的，承包方应提前将完整的档案清单发送至发包方，双方确认无误后将档案下架，并协助发包方办理期满出库、运输手续。
- 发包方已注销或机构发生变动的，应及时报告所在地县级以上档案主管部门申请处置；
- 承包方由于破产等原因无法继续保管档案的，由发包方与承包方共同协商处理。
三点提醒：一是“提前”要有具体天数，标准没有给数字，建议在合同里约定不少于 60 天；二是“发包方注销或机构变动”这条，说明标准考虑到了发包方一侧也会消失，所以要求主动报档案主管部门申请处置；三是“共同协商处理”在承包方已经破产时往往无从协商，因此真正的保险是在签约时就把兜底方案写进合同——包括档案移交给谁、由谁承担搬迁费用、多长时间内完成、争议怎么解决。
第二件：库房出事，先期处置和报告路径
标准 7.4 条把应急管理完整地纳了进来，要求承包方按 DA/T 84《档案馆应急管理规范》执行五项动作：制定应急预案并按规定备案；建立应急管理领导小组，从资金、人员、物资、通信、技术等方面提供应急保障；定期对应急管理人员进行知识培训并组织演练；突发事件发生时启动预案进行先期处置，并向所在地县级以上档案主管部门和发包方报告事件情况；事件发生后与发包方协同完成受损档案抢救保护、事故调查评估等恢复重建工作。
这条与 2026 年 9 月国家档案局印发的《档案安全事故应急预案》是同一套思路：先期处置要快，报告路径要清，恢复重建要与发包方协同。发包方在签合同时可以要求承包方提供：已备案的应急预案文本、应急领导小组名单与联系方式、最近一次演练的签到与记录。相关分级口径可参考档案安全事故分四级：3 万卷、1 万卷、1000 卷怎么定级一文。
八、合同与保密协议：建议写进去的十二项
标准对合同的直接要求是“符合 DA/T 68.1、对责任事故和赔偿做出约定”。把 68.5 的条文倒推回合同，建议逐条过下面这张清单。
| # | 建议条款 | 对应条文 |
|---|---|---|
| 1 | 寄存档案的范围、数量、载体、起止年度与密级界定（明确不属外包范围的部分） | 3.1、6.1.1 |
| 2 | 寄存库房的产权性质、位置、面积、分区与使用期限 | 6.1.2.2 |
| 3 | 12 个环节各自的交接手续与单据样式（交接清单、出库登记表等） | 第 5 章、6.2、7.2 |
| 4 | 库房环境指标（温湿度区间与波动、照明、消防、安防）及检查配合义务 | 7.1.2、7.1.4 |
| 5 | 发包方每半年一次现场检查的安排、检查表与记录留存 | 6.2.3 |
| 6 | 调阅利用的书面授权流程、登记要求与保密义务 | 6.2.4、7.2.9 |
| 7 | 档案损毁、丢失、泄密的责任认定与赔付方式 | 6.1.3、7.1.5 |
| 8 | 应急预案备案、演练频次、事件报告路径与双方配合义务 | 7.4 |
| 9 | 承包方经营异常、破产、场所变更时的档案移交与兜底处置方案 | 7.2.10、6.4 |
| 10 | 服务期满（或终止）时档案回迁、清点、移交程序与费用承担；提前通知期限 | 6.2.5、7.2.10 |
| 11 | 服务终止时数据移交、权限清除与信息删除的确认手续 | 7.6.2、7.6.3 |
| 12 | 服务质量争议的协商、调解、仲裁或诉讼约定 | 8.2.6 |
九、十个自查动作，发包前逐项打勾
| # | 自查项 | 对应条文 |
|---|---|---|
| 1 | 已完成档案密级与价值界定，不属外包范围的部分未纳入寄存 | DA/T 68.1 合法原则 |
| 2 | 已核实承包方股权结构、法定代表人、实际控制人、高级管理人员背景 | 6.1.2.1 |
| 3 | 已实地评估库房：产权或租期、建筑标准、承重、专房专用、分库、面积余量 | 6.1.2.2、7.1.1 |
| 4 | 已按评估表完成财务、经验、人员、技术、制度、风控六项评估并留档 | 6.1.2.3 |
| 5 | 已查资质、信用与不良记录，采购方式合法 | 6.1.2.4、6.1.2.5 |
| 6 | 合同与保密协议已签署，责任事故与赔偿条款已明确 | 6.1.3 |
| 7 | 出库、装箱、封箱、运输的交接手续与单据已备好，专车运输安排已确认 | 6.2.1、6.2.2 |
| 8 | 温湿度、消防、安防、值班、监控记录的核查口径已明确 | 7.1.2、7.1.4、7.3 |
| 9 | 已把“每半年一次现场检查 + 检查记录表存档”写进本单位制度 | 6.2.3 |
| 10 | 已约定承包方经营异常或破产时的档案移交与兜底方案，以及期满回迁程序 | 7.2.10 |
十、五个常见误区
| 误区 | 实际情况 | 依据 |
|---|---|---|
| 档案寄出去了，责任也寄出去了 | 寄存不改变所有权和处置权，档案安全的最终责任仍由档案所有权人承担 | 3.1、4.1 |
| 涉密档案也能找公司寄存 | 法律法规明确禁止外包的业务不得外包，发包前必须先完成密级界定 | DA/T 68.1 合法原则 |
| 签约前看过一次库房就够了 | 库房条件是“动态达标”，检查间隔不超过半年，可抽查实时监控与值班、巡查记录 | 6.2.3 |
| 合同只写保管费、期限和数量 | 交接手续、应急处理、终止移交、争议解决这些“不出事用不上”的条款，恰恰是出事时唯一有用的 | 6.1.3、7.2、7.4、8.2 |
| 温湿度有设备就行，记录不用看 | 标准要求实时测控且记录保留不少于 2 年，检查时看的就是记录曲线 | 7.1.2.5 |
十一、常见问题（FAQ）
问 旧标准 DA/T 67—2017 还有效吗？
答 DA/T 68.5—2026 自 2026 年 9 月 1 日起实施，全部代替 DA/T 67—2017。2026 年 9 月 1 日之后开展的档案寄存服务，应执行新标准。合同如果签订在标准实施之前，建议在续约或修订时对照新标准补齐条款。
问 寄存服务的档案，所有权真的还是我们的吗？
答 是。标准 3.1 条的定义明确，服务是在“不改变档案所有权和处置权”的前提下进行的。承包方只承担保管、安全防护和按需要提供利用，不能自主处置档案。
问 发包方必须每半年检查一次库房吗？
答 标准 6.2.3 的表述是“检查间隔时间不超过半年”，也就是最长半年一次，频次可以更高但不能更低。检查要查阅安全检查、值班、巡查记录，抽查库房实时监控，并填写检查记录表（附录 C）。
问 承包方破产了，档案还能要回来吗？
答 标准 7.2.10 规定，承包方由于破产等原因无法继续保管档案的，由发包方与承包方共同协商处理。由于破产清算阶段承包方往往已不具备正常履约能力，最稳妥的做法是签约时就把兜底条款写进合同：档案移交给谁、由谁承担搬迁费用、多长时间内完成、争议如何解决。承包方终止经营的常规路径是提前发完整清单、双方确认后下架并协助出库运输。
问 调阅寄存档案要走什么手续？
答 按 6.2.4 和 7.2.9，发包方应要求承包方按合同约定提供调阅服务，其他相关单位和个人调阅应征得发包方书面同意；承包方要逐项登记利用日期、单位、人员、内容和方式，调阅者签字确认（附录 F），调阅记录按年度集中保管并向发包方移交。
问 不同载体的档案能放在同一个库房吗？
答 不能。7.1.1.3 明确“不同载体的档案应分库房保管”。纸质、照片、录音录像、缩微等载体对温湿度和防护的要求不同，混放会顾此失彼。另外 7.1.1.2 规定库房内不应设置其他用房，专房专用。
问 温湿度记录要保留多久？
答 按 7.1.2.5，温湿度应实时测控，相关记录保留不少于 2 年。发包方半年一次检查时，要看的就是这段时间的记录曲线，所以记录的连续性和真实性比格式更重要。
问 发生档案损毁或泄密，向谁报告？
答 按 8.2.1，发生档案遗失、损毁或泄密及其他重大事件时，发包方和承包方应及时向所在地县级以上档案主管部门报告。事发时承包方还应按 7.4.4 启动应急预案进行先期处置，并向所在地县级以上档案主管部门和发包方报告事件情况。
问 标准里的八个附录都是什么？
答 附录 A 承包方评估表、B 档案交接清单、C 发包方库房检查记录表、D 档案寄存服务期满出库登记表、E 库房巡查记录表、F 档案调阅服务登记表、G 档案寄存服务评价意见表、H 受理投诉登记表。这八张表基本覆盖了寄存服务的全流程留痕，建议直接改成本单位的工作表使用。
十二、把“可控”落到三件事上
新标准把该问什么、该查什么、该留什么写得很清楚，但对档案员来说，真正的难点往往不在标准，而在三件具体的事：条款记不住、目录对不上、条款判不准。元泰的三条产品线正好覆盖这三个环节。
启典（元泰档案知识库）把档案法规、标准条款与本单位的制度口径做成可检索的知识库，寄存合同里引用的标准号、条文含义、以及“这份档案能不能外包”这类判定问题，可以按关键词当场查依据，不必翻纸质标准。入口见档案业务工作总览与档案整理常见问题 30 问，按标准号检索见档案标准规范索引。
魔方（数字档案整理软件）面向准备寄存、需要先把实体理顺的单位，做批量编目、档号生成、目录与备考表输出，让交接清单能跟档案实体一件件对上。做法可参考按件整理档案（归档文件）整理技术、归档文件怎么编目与移交、归档文件怎么装盒，五大门类的整理口径见档案整理技术。
数字方舟（数字档案室软件）把寄存档案的台账、调阅申请与交接记录放进系统管理：谁在什么时候调了哪一卷、出库入库是否对得上、半年检查有没有做，系统里都有痕迹，不必靠纸质台账回忆。产品综述见元泰数字档案室软件（数字方舟）综述，价格口径见档案软件价格总览。
如果单位本身就需要先把积压档案整理规范，再考虑寄存，可以参考档案整理案例与应用场景里政府机关、企事业单位、学校医院三类实录，需要按 DA/T 22 的口径把整理、编目、交接理顺的，可到咨询支持沟通。另外，元泰把内部培训用的教具做成了免费实训平台，包含档案鉴定技术练习、档案排列技术练习、归档文件整理小游戏、开放审核函数与五大门类整理技术，档案员可以先用它自测一遍，再回头核自己的寄存清单。
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十四、参考来源
- 《档案服务外包工作规范 第 5 部分：档案寄存服务》（DA/T 68.5—2026，2026 年 6 月 22 日发布，2026 年 9 月 1 日实施，全部代替 DA/T 67—2017）——条文编号与内容依据标准正式文本整理，标准全文可参见西藏档案网发布的全文
- 《国家档案局关于发布〈档案开放审核工作规范〉等 7 项行业标准的通知》（国家档案局，2026 年 6 月 22 日）——国家档案局官网
- 行业标准 DA/T 68.5—2026 标准著录信息与适用范围的页面由全国标准信息公共服务平台公布（发布 2026-06-22，实施 2026-09-01，归口国家档案局）
- 《赋能档案标准体系 贡献江苏实践成果——国家档案局发布江苏省档案馆制修订 2 项行业标准》（江苏省档案馆）——江苏档案信息网
- 《档案服务外包工作规范 第 1 部分：总则》（DA/T 68.1—2020）；《档案馆应急管理规范》（DA/T 84）；《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）；《建筑灭火器配置设计规范》（GB 50140）；《气体灭火系统设计规范》（GB 50370）；《档案装具》（DA/T 6）；《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》（DA/T 45）；《档案馆照明系统设计规范》（DA/T 91）；《档案馆空调系统设计规范》（DA/T 87）
本文条款口径依据上述公开文件与标准正式文本整理，仅供档案实务参考；具体执行以本单位经批准的档案管理制度与已签订的寄存服务合同为准，涉及涉密档案的，从其专门规定。需要按本单位情况梳理寄存外包方案、或把寄存台账与调阅记录放进系统的，可到咨询支持了解。
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