三合一制度怎么编：分类方案、归档范围与保管期限表

三合一制度＝档案分类方案＋文件材料归档范围＋档案保管期限表，三份合一，规范和指导档案的形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁。它是档案室所有制度里最核心、也最容易被审查退回的一份。本页按“划门类—编范围—定期限—成正文”的顺序，把编制要点和可直接改写的骨架讲全。

一、编制依据与审查要求

依据《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第二十八条：机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审查同意后施行；内部机构或职能发生变化时应当及时修订，重新审查同意后施行。人事、会计档案从其专门规定。文书档案的归档范围与保管期限，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）执行。

三个组成部分各有要求：分类方案要科学规范（门类齐全、分类项统一、档号结构清楚）；归档范围要系统完整（穷尽本机关全部职责）；保管期限要合理准确（简繁得当、与附表一致）。审查时三块分开看，哪块不合格整份退回。

二、划门类：13 个一级门类先列全

门类划分依据13号令，一级门类13个：文书 WS、科技 KJ、会计 KU、人事 RS、专业 ZY、照片 ZP、录音 LY、录像 LX、业务数据 SJ、公务电子邮件 YJ、网页信息 WY、社交媒体 MT、实物 SW。科技档案常设二级：科研 KJ·KY、基建 KJ·JJ、设备 KJ·SB；会计档案二级：报表 KU·1、账簿 KU·2、凭证 KU·3、其他 KU·4。

一级门类	代码	说明与常见二级门类
文书	WS	按件整理为主，档号：全宗号-WS·年度-保管期限-件号
科技	KJ	科研 KJ·KY、基建 KJ·JJ、设备 KJ·SB
会计	KU	报表 KU·1、账簿 KU·2、凭证 KU·3、其他 KU·4，按会计档案管理规定单独管理
人事	RS	按干部人事档案管理规定单独管理
专业	ZY	按行业特有职责形成，如婚姻登记、社保、不动产等
照片 / 录音 / 录像	ZP / LY / LX	数码照片参见 DA/T 50—2014，期限可简化划永久
业务数据 / 公务电子邮件 / 网页信息 / 社交媒体 / 实物	SJ / YJ / WY / MT / SW	有则必设；实物含印章、奖牌、证书、公务礼品等

常见坑：一级门类漏设（有业务数据、社交媒体却不设）；二级门类随意（把信息化项目档案硬塞进科技二级）。正确做法是先按本机关实际产生的档案列全门类，再套代码，而不是拿着别人的目录照抄。

三、编归档范围：对着三定方案逐条过

以三定方案为底，逐个科室（处室）梳理职责，再对应到会产生哪些文件材料；
核心业务必须覆盖：重大活动、突发事件、重大建设项目与科研课题、临时机构、征集材料；
同时写明不归档范围：重份文件，无查考价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿与校对稿等；
每一条范围条款写明责任科室，审查时逐条能对上“谁形成、谁来归”。

四、定期限：三档，代码要统一

文书档案保管期限分永久、定期30年、定期10年三档，档号中分别用代码 Y、D30、D10。具体条目的期限划定按8号令附表口径逐条对号；其他门类有专门规定的从其规定（会计按《会计档案管理办法》，即财政部、国家档案局令第79号），无专门规定的参照文书档案执行。

常见坑：同一类文件前表永久、后表30年；期限与档号里的期限代码不一致；照片、音像、实物仍按文书那套细分（这几类可简化，一般划永久）。

五、正文骨架（可直接改写）

一、编制依据：逐条列出标准全称与文号（13号令、8号令、DA/T 13—2022、DA/T 22—2015、DA/T 50—2014、79号令等）；
二、档案分类方案：(一) 门类划分；(二) 分类方法及档号结构；(三) 编号规范（全宗号、门类代码、年度、期限代码、案卷号、件号的位数与补零规则）；
三、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表：逐门类写“归档范围／不归档范围／保管期限”，与附表一一对应；
四、附则：解释权属、施行日期、修订条件（机构或职能变化时及时修订并重新报审）；
附表：文书、科技、会计、照片、音像、实物、专业档案保管期限表。

六、审查与修订

报审前先做三查：查覆盖（逐科室过三定方案，看归档范围有没有漏职责）；查一致（正文、附表、档号规则三处的期限与代码是否一致）；查操作性（每条范围能否对上实际文件）。审查同意后施行，机构改革、职能划转、新增业务系统产生新门类档案后，都应启动修订并重新报审；机构稳定的，也建议每三至五年复核一次附表与期限。

七、常见问题

直接套用外单位的模板行不行？

结构可以套，内容必须换成自己的。审查时最容易发现三类“抄”的痕迹：归档范围与本机关三定方案对不上；期限表里出现本机关根本不会产生的文件；全宗号、门类代码与本单位档号规则不一致。套模板后至少要做一次“逐科室过职能”的核对。

人事和会计档案要不要编进三合一？

门类划分里要列出人事 RS、会计 KU，体现门类齐全；但具体归档范围与期限从其专门规定（干部人事档案工作规定、79号令），正文附表可写“按××规定执行”，不必重复抄录专门规定的附表。