重大科技基础设施档案怎么管：DA/T 111 四阶段与归档时限

一台大科学装置，从一纸设想、到立项批复、到建成出束、再到几十年后退役拆除，中间会留下立项论证、工艺设备研制、施工监理、运行记录、科学数据、实物样机等成百上千份材料。过去这些材料怎么归、归给谁、什么时候归，各家依托单位做法不一。DA/T 111—2026《国家重大科技基础设施档案管理规范》把这件事第一次统一了起来：2026 年 6 月 22 日发布、2026 年 9 月 1 日实施，确立了全生命周期、全过程协同、法人负责制三条原则，并把”什么时候必须归完”写成了可考核的时限。本文按标准条款顺序，把能直接落到岗位上的部分拆开讲。

一、先确认：你的设施算不算”重大设施”

标准 3.1 给的定义是：为提升探索未知世界、发现自然规律、实现科技变革的能力，由国家统筹布局，依托高水平创新主体建设，面向社会开放共享的大型复杂科学研究装置或系统，长期为高水平研究活动提供服务、具有较大国际影响力的国家公共设施。这个定义与《国家重大科技基础设施管理办法》（发改高技〔2014〕2545 号）第二条一致。

标准 1 章”范围”里还有一句容易被忽略的话：“本文件适用于重大设施档案管理活动，其他重大科技基础设施档案管理参照使用。”也就是说，省级布局的重大科技基础设施、高校与科研院所自建的大型科研装置、企业投资建设的大型试验设施，虽然不在强制适用范围，但可以参照执行。对多数档案员来说，这才是这篇标准真正的价值——它给的是一套成熟的框架，不必等文件点名才用。

二、全生命周期四阶段：档案工作从前期研究就开始了

标准 3.1 的注把重大设施全生命周期分为前期研究、规划建设、运行、退役四个阶段，4.1 要求档案工作”贯穿各阶段”。这句话的实际含义是：不能等装置建成、要验收了才想起收档案。

阶段	主要文件材料	档案工作由谁负总责	归档时限（6.4.2）
前期研究	立项论证、预先研究、方案论证、样机研制与测试记录	重大设施建设依托单位	原则上按年度归档；以项目形式开展的，项目通过验收后 3 个月内
规划建设	专项报审、征地拆迁、基建管理、工艺设备、施工、监理（监造）、竣工验收	重大设施建设依托单位	重大设施通过验收后 3 个月内
运行	运行管理、开放利用、升级改造项目、依托设施自主部署的科研项目、运行数据	重大设施运行依托单位	运行文件原则上按年度归档；升级改造与自主科研项目通过验收或结题后 3 个月内
退役	退役论证、资产清算、档案归属与流向方案、处置与销毁审批	重大设施运行依托单位	处置完毕后 3 个月内

注意责任主体是分家的：建设依托单位对前期研究、规划建设两个阶段负总责，运行依托单位对运行、退役两个阶段负总责（5.1.1.2）。两家不是同一单位时，第 9.2 条要求”依据重大设施资产划拨要求完成重大设施建设项目档案交接”——这条是交接纠纷时最常被引用的依据。

三、三类主体怎么分工：别把共建单位漏在合同外

第 5 章把责任摊到了四类机构身上：依托单位（含档案管理机构、建设项目管理机构、运行管理机构、相关部门和团队）、建设项目共建与参建单位、共同运行单位。落地时最容易出问题的两处：

• 共建、参建单位的档案义务靠合同落地。5.1.1.3 要求通过合同或协议协商确定档案的归属、流向、利用、处置和违约责任；5.2.4 要求共建参建单位按合同提交档案或档案数字化副本。也就是说，合同里没写，后面就没有抓手。
• 监理单位有独立的档案审查职责。5.2.5 规定监理单位除一般职责外，还要监督和检查监理范围内的文件材料归档工作，并审查其完整性、准确性、系统性、有效性和规范性。

5.1.2.6 还要求档案管理机构建立重大设施档案管理卷——把设施概况、档案分类方案、制度规范、各阶段归档情况说明、交接清册、保管与利用情况攒成一个专门案卷。这相当于给每一个设施建了一份”档案的档案”，上级检查、验收、交接时首先查的就是它。做法上可参考 全宗卷规范怎么执行：DA/T 12—2012。

四、归档范围：附录 A 的四大板块

6.2.1 要求全生命周期内形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料以及实物均应收集归档；6.2.2 明确归档范围应结合设施建设、运行内容、学科特色、管理模式等实际确定，附录 A 给出的范围是”参考但不仅限于”。附录 A 按四大板块组织，实际操作时按板块往下拆：

板块	典型材料（示例）	最容易漏的三类
前期研究	立项建议与批复、预先研究结题材料、方案论证与评审意见、样机设计与测试记录、用户需求分析	样机测试原始数据、未通过的方案版本、专家评审原始意见
规划建设	项目建议书、可行性研究报告、初步设计与概算、征地拆迁、招投标文件与合同、勘察设计、工艺设备研制与购置、施工与监理（监造）、竣工验收	工艺设备随机文件、设计变更与洽商、设备开箱与调试记录
运行	运行管理文件、开放共享与用户申请、运行数据、升级改造项目、依托设施自主部署的科研项目、科普与宣传	用户机时申请与实验记录、升级改造的过程记录、科普影像
退役	退役论证与批复、资产清算、档案归属与流向方案、处置与销毁审批、移交清册	处置前的清册与鉴定意见、销毁的审批与监销记录

关于归档范围的编制思路，站内另有两篇可直接对照：划定归档范围 · 科技档案整理 讲科技门类的划法，档案业务哪些能外包、哪些不能 讲哪些环节不能交给外部单位。

五、保管期限：永久、30 年、10 年，以及”不少于运行周期”

6.2.3 只有两句话，但信息量很大：

1. 保管期限分为永久和定期，定期一般分为 30 年和 10 年；
2. 划定期限时应结合建设与运行需求从长确定；前期研究、规划建设文件材料的保管期限应不少于重大设施运行周期。

保管期限从哪一天起算、到期是否必须销毁，可对照 档案保管期限从哪一天起算？到期了必须销毁吗？；真要走销毁，流程与监销签字见 档案保管期满就能销毁吗？鉴定小组、销毁清册、监销签字。

六、整理：哪些按”件”、哪些按”卷”，四类怎么分

6.3.1 定了总原则——系统性、成套性，并且要求同一内容的纸质档案和电子档案档号一致。这一句是纸电双套管理的硬约束：纸质的档号和电子的档号必须能一一对应，否则后续检索与利用必然打架。

6.3.2 的整理方式很好记：照片、录音、录像、实物以”件”为单位整理，其他文件材料宜以”卷”为单位整理。

环节	标准要求	条款
分类	一般分为前期研究、规划建设、运行、退役四类；前期研究、运行、退役文件按内容结合时间分类；规划建设文件按项目做二级分类，再按形成阶段、专业、内容分类	6.3.3
组件	件的构成与件内排序执行 DA/T 2—2023 中 7.3；科学数据按科学数据集组件，一个数据集为一件；照片原则上一张一件，场景或人物相同的若干张可为一个照片组（执行 DA/T 50）；录音、录像原则各一个为一件；实物一般一个为一件	6.3.4
组卷排列	前期研究：不按项目开展的按事由结合时间组卷，按项目开展的按阶段或重要程度组卷；规划建设：以项目为单位，工艺设备按专业、系统、台套组卷且独立成册、成套的不应拆散；施工文件按单项工程组卷，招投标、合同、勘察设计、监理文件的组卷执行 DA/T 28—2018 中 7.3.2.5	6.3.5
装订与卷盒	案卷装订及卷盒、表格规格与制成材料应符合 GB/T 11822	6.3.5.4

其中”科学数据一个数据集为一件”是这份标准里最有行业特色的一条。它把科学数据从”附属于科研项目的材料”提升为独立的整理对象，并配套了专门的元数据要求（见下一节与第 6.2.5 条）。

七、档号怎么编：全宗号-类别号-案卷号，四个门类代码

6.3.6 规定档号编制遵循唯一性、一致性、稳定性、扩充性、简单性、适用性六原则，结构为：

全宗号 – 类别号 – 案卷号（件号）

元素	规则	常见错误
全宗号	所属全宗代码，一般 4 位；重大设施档案在立档单位保管阶段可不编全宗号	保管阶段编了全宗号，进馆后又要重编
类别号	构成元素一般包括重大设施代码、阶段代码、分类代码、年度代码、项目顺序号等；各元素为同级代码，之间用间隔号”·”相隔	把同级代码误用连接号”-“
案卷号	4 位阿拉伯数字，不足补”0″，各分类最低层级均从”0001″依次标注	跨类连续编号
件号	4 位阿拉伯数字，不足补”0″，不同案卷分别从”0001″开始	件号跨卷连续

照片、录音、录像、实物这四类特殊载体，档号结构为“全宗号-类别号-件号”，类别号里的档案门类代码用拼音首字母缩写：

载体	门类代码	档号结构
照片	ZP	全宗号-类别号-件号
录音	LY	全宗号-类别号-件号
录像	LX	全宗号-类别号-件号
实物	SW	全宗号-类别号-件号

档号这一块的通用规则站内已经讲得很细，可直接对照：档号结构怎么定：DA/T 13—2022 的按卷与按件、档号编制方法：每个代码怎么取值与三个示例、档号指代单一：唯一性检查与四类常见错误。

八、编目：卷内目录 14 项与实物档案目录 10 项

6.3.7.2 给出了卷内目录式样（附录 D）与 14 项著录要求：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数/页次、密级、保密期限、载体形式、计算机文件个数、计算机文件大小、格式名称、文档创建程序、备注。其中几条特别容易填错：

• 责任者：著录全称或规范简称；多个责任者时著录两个主要责任者，中间用”；”隔开，被省略的用”[等]”代替。
• 文件题名：没有标题或标题不规范的，由立卷人依据内容自拟，拟写的标题外应加”[ ]”；外文文件材料应有翻译的相应中文题名。
• 日期：以国际标准日期表示法标注年月日，如 20220609；日期无法考证的，以归档年度为文件材料年度，月、日用”01″补足（如 20230101），并在备注写”日期自拟”。
• 页数/页次：载体形式为”纸质和电子”的填纸质文件页数；已整卷装订的（如施工文件）填页次，最后一份填起止号。

6.3.7.4 要求实物档案单独形成目录，注明 10 项：档号、实物档案名称、责任者、保管者、数量、保管期限、参见号、存放地点、文字说明、备注。其中”参见号”是关键——研制样机要填与其关联的合同或任务书、说明书、图纸、样机正侧面照的档号；样品、标本要填相关采集或分析文件、照片的档号。这让一件躺在库房角落里的样机，能被目录牵引回它全部的文书与图像证据。

纸质照片编目执行 GB/T 11821，数码照片编目执行 DA/T 50，录音录像编目执行 DA/T 78。卷内目录的通用填法可参照 填写卷内文件目录（软卷皮封二 7 项） 与 编制案卷目录（编目移交）。

九、归档时限：三个”3 个月”与两条”按年度”

6.4.2 把”什么时候归完”写成了硬条款，汇总起来就是三个”3 个月” + 两条”按年度”：

文件类别	时限	起算点
前期研究（项目形式）	验收后 3 个月内	项目通过验收之日
前期研究（非项目形式）	按年度归档	自然年度
重大设施建设项目文件	通过验收后 3 个月内	重大设施通过验收之日
运行管理、开放利用文件	按年度归档；运行数据可定期归档	自然年度
升级改造项目、自主科研项目	验收或结题后 3 个月内	通过项目验收或结题之日
退役文件	处置完毕后 3 个月内	处置完毕之日

配套的还有两条质量门槛：6.4.1.2 要求归档前检查电子文件内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与相同内容的归档纸质文件内容是否一致，并按形成阶段组成多层级文件信息包（含电子文件及过程信息、版本信息、背景信息元数据）；6.4.4 要求填写档案交接清单、履行清点签字手续，电子文件检验合格后填《电子文件归档登记表》，式样执行 GB/T 18894—2016 中 A.1。

十、电子文件：四性检测合格率 100%，一式三套

这一章是整份标准里”最硬”的部分，几乎每条都能直接查。

• 单套制有前提。6.1.6：符合 DA/T 92—2022 中 8.1 要求的重大设施电子文件，可仅以电子形式归档保存。条件边界见 电子档案单套制：DA/T 92—2022 要求与边界。
• 四性检测合格率 100%。6.4.1.3：接收电子文件时按 DA/T 70 做真实性、完整性、可用性、安全性检测，检测合格率应达到 100%；通过后由责任人确认归档并赋予归档标识，标识中应含归档责任人、归档时间、文件信息包名称。
• 科学数据有专门元数据。6.2.5：归档科学数据的元数据宜包括档号、责任者、数据集编号、题名、关键词、摘要、日期、保管期限、密级、保密期限、格式、数据容量、载体形式、学科分类、保护期限、共享范围、共享方式、归档人、归档部门等。
• 已汇交的科学数据可以简化归档。6.4.3.2：已汇交至科学数据管理机构的，可仅汇交证明、数据集清单、说明文件、数据分发和利用情况归档；未汇交的，应向档案管理机构归档。
• 存储一式三套。8.1.3：在线与离线结合，存储一式三套，至少一套为离线存储；离线载体按优先顺序依次为一次性写光盘、磁带、硬磁盘。
• 备份与迁移。8.1.4 按 DA/T 99 备份，有条件的做异地备份；8.1.6 系统升级更新威胁四性时应实施迁移；8.1.7 当前格式将被淘汰或失去技术支持时应实施格式转换。

十一、验收与审查：专家组不少于 3 人单数

第 7 章把”验收”和”审查”分成了两条线，别混用：

事项	谁组织	怎么查
前期研究档案（项目形式）	按项目主管部门要求执行	主管部门规定
前期研究档案（非项目形式）	建设依托单位档案管理机构组织审查	—
建设项目档案验收	国家档案主管部门或委托项目主管单位档案管理机构组织	一般采用会议方式；组织验收专家组，专家人数按项目规模与档案数量确定，但应为不少于 3 人的单数；通过听取报告、现场质询、抽查档案、出具验收意见进行
运行档案审查	运行依托单位档案管理机构定期组织	至少 1 名档案专家审查，必要时邀请有关专业人员参加

7.1.1 列了验收（审查）的内容：档案工作组织管理情况，档案的完整性、准确性、系统性、规范性，以及档案安全。7.2.3 建议专家一般宜为副高级及以上专业技术职称或相当职务的人员。

建设项目这一侧的验收实操，可与 建设项目档案怎么过竣工联合验收 对照看——重大设施建设项目档案验收走的仍是国家验收体系，但档案验收是独立的、专门的会议评审，不能混同于工程竣工验收。

十二、保管：库房九防与系统九项功能

8.1.1 列出的库房要求是九项：防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染。库房十防怎么落 讲的是档案馆口径，做重大设施档案时以本标准这九项为准；库房建筑与装具的量化指标见 档案装具与库房建筑：JGJ 25—2010。

8.1.2 对电子档案管理信息系统提了九项功能要求：接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理，并要求与重大设施管理信息系统等业务系统相互衔接。等级保护方面：非涉密系统按 GB/T 22240，涉密系统的分级保护等级应与重大设施电子档案密级上限相适应。

十三、移交与退役处置：两条不能碰的红线

第 9 章处理的是”档案跟谁走”：

• 9.1：停、缓建的重大设施，已形成的项目档案由建设依托单位负责保存；建设依托单位撤销的，应向上级主管部门或有关档案机构移交。
• 9.2：运行依托单位与建设依托单位不是同一单位时，依资产划拨要求完成项目档案交接。
• 9.3：有共建单位的，按建设依托单位与共建单位的合同或协议确定保管主体。
• 9.4：电子档案移交执行 DA/T 93 与 22 号令 的相关规定。
• 9.5：列入城建档案机构接收范围的，按国家有关规定向城建档案机构移交。

换句话说：装置可以退役，档案不能”跟着拆”。退役前先出方案、先报批，处置与销毁还要单独取得主管部门同意——这是本标准里唯一使用了”不应”这种强否定表述的两处之一。

十四、五个最常见的踩坑点

坑	表现	对照条款
期限一刀切	前期研究、建设文件按 10 年/30 年划，短于设施运行周期	6.2.3″应不少于重大设施运行周期”
纸电档号不一致	纸质按卷编一套号，电子目录另起一套，检索对不上	6.3.1″同一内容的纸质档案和电子档案的档号一致”
科学数据没当”件”	数据集散在科研团队个人手里，未进归档范围	6.3.4″一个科学数据集为一件”；6.2.5 元数据
合同里没写档案条款	共建、参建单位交不出档案，也没有违约责任	5.1.1.3、5.2.1—5.2.4
验收前突击补档	装置验收在即才集中收文件，竣工图与变更记录对不上	6.4.2 时限；5.1.3.3 开工前制定档案工作方案并交底

其中第 5 条最值得提前半年动手：5.1.3.3 要求建设项目管理机构在开工前就制定重大设施档案工作方案，并对相关单位和部门做归档交底。等到验收前再补，工艺设备随机文件、设计变更与洽商记录这类材料往往已经找不回来了。

十五、这套要求怎么落地：三款工具各接一段

条款读完了，落到日常工作量上，实际是三件事：整理与档号、电子档案系统、口径随时可查。元泰的三款产品分别对应其中一段。

工具	接住的标准要求	具体能力
数字档案整理软件（魔方）	6.3 整理、6.3.6 档号编制、6.3.7 编目	扫描件批量按自然数重命名、按规则生成档号、批量输出卷内目录与案卷目录，减少人工逐件录入；一机一码，提供免费试用 15 天
数字档案室软件（数字方舟）	8.1.2 系统九项功能、8.1.3 一式三套、6.4.1.3 四性检测	接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理，与业务系统衔接
档案知识库（启典）	5.1.2.2 档案培训与检查、8.3 档案利用	本地或局域网部署、数据不出内网；把标准条款与本单位制度做成可检索的问答，供档案员自查口径（AI 结论为辅助建议，正式判定以标准原文与主管部门意见为准）

如果单位没有专职档案员、或面临验收节点人手不足，也可以把整理环节整体交给我们做——归档范围表、分类方案、组卷与编目按标准一次做齐，交付时同时给出交接清册与管理卷所需的说明材料。具体承接范围与限制见 档案业务哪些能外包、哪些不能；软件价格与授权方式见 档案软件价格总览。

魔方的当前版本功能与更新记录见 版本管理与更新记录，安装步骤见 魔方软件下载与安装，操作细节见 魔方操作手册。

十六、常见问题

DA/T 111—2026 是强制标准吗？

不是。它是档案行业推荐性标准（DA/T），适用于国家重大科技基础设施档案管理活动，其他重大科技基础设施参照使用。但重大设施建设项目档案验收由国家档案主管部门或其委托单位组织，验收依据会落到本标准，实践中具备很强的约束力。

我们的装置不在国家布局名单里，需要照着做吗？

标准 1 章明确”其他重大科技基础设施档案管理参照使用”。建议至少参照四阶段分类框架、保管期限从长原则、一式三套存储与退役处置审批这四条，成本不高但能避免后面补档与交接纠纷。

前期研究与建设文件的保管期限到底怎么定？

先估设施运行周期（含升级改造后的延长），建设类文件期限不低于该周期，并结合运行需求从长确定；能判永久的判永久。定期只有 30 年、10 年两档，没有”20 年”这种中间值。

科学数据一定要进档案部门吗？已汇交到科学数据中心的呢？

6.4.3.2 分两种情况：已汇交至科学数据管理机构的，可仅将汇交证明、汇交数据集清单、说明文件、数据分发和利用情况归档；未汇交的，应向档案管理机构归档。元数据按 6.2.5 补齐。

建设项目档案验收的专家人数有硬性要求吗？

有。7.2.1 规定一般采用会议方式，专家组人数可按项目规模和档案数量确定，但应为不少于 3 人的单数；7.2.3 建议专家一般宜具有副高级及以上专业技术职称或相当职务。运行档案审查则至少 1 名档案专家（7.2.2）。

设施退役时，档案可以直接随资产一起处置吗？

不可以。10.1 要求先制定档案归属与流向方案并报上级主管部门审批；10.2 明确处置与销毁应经重大设施主管部门同意。退役文件材料还要在处置完毕后 3 个月内完成归档（6.4.2.4）。

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参考来源

1. 国家档案局《关于发布〈档案开放审核工作规范〉等 7 项行业标准的通知》（2026 年 6 月 22 日，7 项标准自 2026 年 9 月 1 日起实施）——saac.gov.cn
2. 《国家重大科技基础设施管理办法》（发改高技〔2014〕2545 号）——国家发展改革委
3. 本文条款编号与文字依据 DA/T 111—2026《国家重大科技基础设施档案管理规范》，具体数值与表述以国家档案局正式标准出版物为准。

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