电子档案长期保存格式怎么选？OFD、PDF/A、TIFF 一次讲清
库房里最怕的是虫蛀霉变，硬盘里最怕的是另一件事：十年后双击那个文件，系统弹出一行字——「没有找到能打开此文件的应用程序」。
纸质档案的「能不能读」写在纸面上，电子档案的「能不能读」写在格式里。格式选错，不是当天出事，而是十年二十年后集中爆发：文件打不开、打开后跑版、能打开但签章验不出来、能看但检索不到字。这些后果都有一个共同的名字——格式失效。而档案工作的底线恰恰是「长期保存」，新《档案法》第三十五条明确要求保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，格式就是这句话在技术上的落点。而电子档案长期保存格式怎么定，决定的是二十年后这份档案还读不读得出来。
这篇文章把电子档案和数字化副本的存储格式放在一张桌子上讲清：格式为什么会失效、用什么标准去判、OFD 和 PDF/A 到底怎么选、各类文件分别用什么格式归档、迁移什么时候做、做完留什么证据。读完你应该能给自己单位写一份两页纸的「格式策略」。
一、先说结论：三句话记住格式怎么选
如果只带走三句话，带走这三句：
- 版式文件（公文、凭证、证照类）用 OFD 或 PDF/A 作为电子档案长期保存格式，编辑格式（DOCX、XLSX）可以随归档，但不能当保存格式。
- 扫描图像的长期保存用 TIFF、JPEG 等通用图像格式，利用环节再出 PDF、PDF/A 或 OFD 版本；同一批档案用同一种格式。
- 所有格式决策写进制度、写进移交清单——格式不是技术员随手一存的事，是要对档案馆、对审计、对后人交代的事。
二、格式为什么会「失效」：四种最常见的死法
「格式失效」不是文件坏了，而是「读不出来了」或「读出来不对」。实务里它有四种表现形式：
| 失效形式 | 典型表现 | 根源 |
|---|---|---|
| 打不开 | 双击报错，找不到可用的应用；或依赖的软件已停产 | 用了专有格式或小众格式，阅读环境消失 |
| 跑版 | 字体变成方框、表格错位、印章位置漂移 | 字体未嵌入文件、格式不固化显示效果 |
| 验不了 | 电子签章、数字签名无法验证或根本不显示 | 格式不支持签名自包含，或文件被加密分段 |
| 搜不到 | 能看图，但全文检索永远查不到关键词 | 纯图像没有文本层，或文本顺序被打乱 |
这四种失效有一个共同特征：归档当天看不出来，移交或利用那天集中爆发。所以格式问题必须在归档入口处解决，而不是在出口处补救。
三、判定的一把尺：DA/T 47—2009 的 11 项需求
怎么判断一个格式「能不能长期保存」？不用凭感觉。《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47—2009）给出了 11 项需求，这也是国内所有版式保存格式论证的出发点：
| 需求项 | 标准要求（通俗版） | 不满足会怎样 |
|---|---|---|
| 格式开放 | 格式规范公开可得，任何人都能按规范实现读写 | 厂商一倒，文件成天书 |
| 不绑定软硬件 | 不依赖特定操作系统、软件版本或硬件环境 | 换台机器、升个系统就读不了 |
| 文件自包含 | 字体、图像等资源全部内嵌在文件里 | 换环境打开就跑版、缺字 |
| 格式自描述 | 内置元数据，声明遵循的标准与版本，字符声明编码 | 后人不知道这文件按什么规则解析 |
| 显示一致性 | 页面、字体、色彩固定呈现，各平台长得一样；禁用条件触发内容、多媒体、可执行代码 | 今天看到一份样，明天看到另一份样 |
| 持续可解释 | 不允许设口令、禁止加密、算法公开、引用字体和算法不受知识产权限制 | 有口令的文件，若干年后可能彻底打不开 |
| 稳健 | 版本升级前后兼容、有容错机制、不做有损压缩等降低质量的操作 | 小损坏引发整文件报废 |
| 可转换 | 支持与其他格式互转，支持旧长期保存格式转新长期保存格式 | 被格式锁死，无法跟随技术演进 |
| 利于存储 | 结构紧凑、体积小，一个文件可容纳大量对象，支持聚合 | 存储成本失控 |
| 支持技术认证机制 | 支持数字签名且签名必须可视觉呈现、签名信息完全自包含 | 电子签章验不出来，凭证效力存疑 |
| 易于利用 | 支持全文检索、提取文本、分割页面等增值服务 | 能看不能用，检索永远空结果 |
四、版式文件三选一：OFD、PDF、PDF/A 怎么定
公文、通知、批复、凭证、证照这类「定稿即终稿」的文件，归档时都应转成版式文件。版式文件有三个候选，先看对照：
| 格式 | 依据 | 特点 | 适用场景 |
|---|---|---|---|
| OFD | GB/T 33190—2016《电子文件存储与交换格式 版式文档》 | 我国自主制定的开放版式格式，基于 XML 描述，支持国产密码算法与电子印章；党政机关电子公文系统普遍采用 | 新产生的电子公文、电子证照、电子票据的归档保存；对自主可控有要求的单位 |
| PDF/A | ISO 19005 系列（PDF 的归档专用子集） | 在 PDF 基础上禁用加密、外部依赖、可执行内容，强制字体嵌入；国际通行的归档格式 | 存量为 PDF 的单位做归档转换；涉外或行业系统已约定 PDF/A 的场景 |
| ISO 32000（通用 PDF） | 通用性最好、生态最成熟，但普通 PDF 可能带口令、外链字体、动态内容 | 日常利用与交换；用于长期保存时应检查并去掉不合规特性 |
4.1 OFD：数字纸张的国产方案
OFD（Open Fixed-layout Document，开放版式文档）由国家标准化管理委员会于 2016 年 10 月发布为 GB/T 33190—2016，是我国自主知识产权的版式文档标准，基于 XML 描述版面，原生适配中文排版，支持符合国家密码管理要求的电子印章与数字签名。在党政机关电子公文、电子证照、电子发票等领域，OFD 已经是事实上的归档主流格式；国家档案局在数字档案室建设评价导向上也推荐电子档案领域应用 OFD 作为归档格式（可参见湖南省档案局官网《档案部门应积极推进 OFD 应用》一文的梳理）。
对档案室来说，OFD 的实际意义有两层：一是「数字纸张」——版面固化，谁打开都长一个样；二是自主可控——格式规范、密码算法在国内技术体系内闭环，与信创环境的适配天然顺畅。如果本单位已经在信创轨道上（可对照信创计算机配置怎么选、信创档案一体机），归档格式选 OFD 是顺理成章的组合。
4.2 PDF/A：把 PDF 关进归档的笼子
PDF/A 不是又一个新格式，而是 PDF 的「归档专用子集」：它保留 PDF 的通用性，同时强制去掉所有不利于长期保存的特性——禁止加密与口令、禁止外部字体引用、禁止可执行内容、强制内嵌全部资源。所以「手里的 PDF 是不是 PDF/A」不是看扩展名，而是看文件是否符合对应层级的规范（PDF/A-1b、2b、3b 是常见选择，b 级保证视觉呈现，a 级额外保证文本可提取）。
4.3 怎么选：不看谁先进，看三件事
- 看来源：新产生的电子公文走机关公文系统的，来源格式就是 OFD，归档顺着来源走，不做无谓转换；来源是 PDF 系统的存量，继续用 PDF/A 或合规 PDF 保存。
- 看移交对象：向同级综合档案馆移交前，先要一份进馆格式要求清单，按馆方要求准备。馆方要求 OFD 就转 OFD，接受 PDF/A 就不必折腾。
- 不必一刀切强转：江苏省档案馆在官网答疑中给出的口径很务实——OFD 会成为版式类电子档案保存的主流格式，但已有 PDF 格式电子文件是否转换，由单位自行决定；转换会同时产生 OFD 与原 PDF 两份文件，会加大管理成本。转换不是免费的，决策要算账。
五、不止版式：各类电子文件的归档格式清单
版式文件只是电子档案的一部分。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）对各类电子文件的归档格式给出了成体系的清单，这也是编制归档格式策略时最该抄进制度的一张表：
先看总要求：归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向国家综合档案馆的长期保存格式转换；电子文件形成、收集时应为通用格式，不是通用格式的应在归档前转换。
| 文件类型 | 归档格式（GB/T 18894—2016） |
|---|---|
| 文书类·公文 | 电子公文正本、定稿、公文处理单以版式文件格式归档；其他电子文件及组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG 等通用格式归档；电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件 |
| 科技类·二维矢量 | SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF 等格式归档 |
| 科技类·三维矢量 | 需永久保存的转换为 STEP 格式归档；其他的按二维矢量要求转归档 |
| 数据库类 | 以 ET、XLS、DBF、XML 等任一格式归档；或参照纸质表单版面，将应归档数据转换为版式文件归档 |
| 照片类 | JPG、TIF 等格式归档 |
| 录音类 | WAV、MP3 等格式归档 |
| 录像类 | MPG、MP4、FLV、AVI 等格式归档；珍贵且需永久保存的可收集、归档一套 MXF 格式文件 |
| 公务电子邮件 | EML 格式归档 |
| 网页、社交媒体类 | HTML 等格式归档 |
六、数字化副本：DA/T 31—2017 的格式要求
纸质档案扫描产生的数字化副本，格式要求在《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）里，规则比电子文件简单：
- 长期保存格式：TIFF、JPEG 等通用图像格式。
- 利用格式：PDF、PDF/A、OFD 等版式格式——也就是说，保存一份、利用一份，两条线各管一段。
- 一致性要求：同一批档案应采用相同的存储格式。同一个项目、同一门类、同一全宗、同一期限、同一年度，格式必须统一。
扫描参数与格式的配合是数字化的另一条主线：分辨率下限、色彩模式、压缩方式怎么定，见档案扫描参数与图像处理；两本标准怎么分工配合，见档案数字化标准解读。数字化成果最终要过验收，指标怎么定、备份怎么落，见数字化成果验收与数据备份。
七、动手写一份「格式策略」：四步落地
格式问题不能靠口头约定，要落成一份本单位的「归档格式策略」，通常两页纸就够。四步：
| 步骤 | 做什么 | 产出物 |
|---|---|---|
| 1. 分场景定格式 | 把本单位档案分成四类场景：电子公文（版式）、扫描副本（图像+利用版式）、业务系统数据（数据库导出+版式化）、音视频照片（对应格式清单），逐一写入格式 | 格式策略表（一张表） |
| 2. 定命名与版本规则 | 每份文件登记格式名称、版本号、生成软件；同一批统一格式版本，禁止混用新旧版本 | 格式登记字段（并入目录或管理元数据） |
| 3. 定入口转换规则 | 写明哪些专有格式必须在归档前转换、由谁转、用什么工具转、转换后怎么抽检 | 归档入口格式检查点（并入归档流程） |
| 4. 对齐移交要求 | 向档案馆要进馆格式要求，逐条对照调整；移交前做一次全量格式核对 | 移交前格式核对清单 |
八、迁移：什么时候必须转，转完留什么证据
电子档案长期保存格式不是终身制。DA/T 47—2009 在「可转换」一项里明确要求：支持旧版长期保存格式向新版长期保存格式转换。迁移不是日常操作，但触发条件出现时必须做：
| 触发条件 | 判断依据 | 应对动作 |
|---|---|---|
| 格式被淘汰 | 主流阅读环境已无法打开，或格式规范停止维护 | 整批转换为新长期保存格式 |
| 软件断供 | 生成或阅读该格式的软件停产、停止授权 | 转换，并保留最后可用环境做比对基准 |
| 馆方要求变化 | 进馆格式要求更新（如从 PDF 收紧为 OFD 或新版本） | 按新要求批量转换后再移交 |
| 载体寿命到期 | 存储介质临近设计寿命 | 换介质与格式转换一并做，减少两次全量操作 |
迁移的正确做法可以概括为「一校二留三登记」：
- 一校：转换后逐批抽检——页数一致、文本可提取、签章可验证、关键页截图比对。
- 二留：原格式文件保留一份原始副本，与新格式并行保存一个周期，不做「转换即删除」；一旦发现转换丢信息，还有回头路。
- 三登记：把迁移写成记录——什么时间、什么原因、用什么工具、从什么格式到什么格式、涉及多少件、抽检结果——放进全宗卷或电子档案管理元数据。迁移记录本身就是「档案管理过程可追溯」的证据，与四性检测中的真实性保障是一条线，详见电子档案接收与四性检测。
九、10 个最常见的格式错误
| # | 错误做法 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 1 | 把 DOCX、XLSX 等编辑格式直接当长期保存格式 | 编辑格式随归档留存备查，长期保存以版式文件为准 |
| 2 | 版式文件带口令、加密后归档 | 归档文件必须去口令、去加密（DA/T 47 持续可解释项） |
| 3 | 扫描件只出一版 JPEG 就收工 | 长期保存与利用两条线：图像长期保存版 + PDF/PDF/A/OFD 利用版 |
| 4 | 同一批档案混用多种格式或多种压缩参数 | 同批同格式（DA/T 31—2017），一个项目一个门类一种格式 |
| 5 | CAD 三维模型用专有格式直接归档 | 永久保存的转 STEP，其余按二维矢量清单转换 |
| 6 | 数据库 .bak 备份文件当档案保存 | 导出为 ET/XLS/DBF/XML 通用格式，或转版式文件 |
| 7 | 字体不嵌入，靠本机字体撑着显示 | 归档前确认字体已内嵌，抽查换机打开效果 |
| 8 | 格式转换后不校验直接替换原件 | 先抽检后替换，原格式副本并行保留一个周期 |
| 9 | 电子公文只归 DOCX 正文，没有版式正本 | 正本、定稿、公文处理单以版式文件归档（GB/T 18894） |
| 10 | 格式策略没写进制度，移交时才对馆方要求 | 格式策略与三合一制度同步建立，移交前做全量格式核对 |
十、归档前的格式自查清单
| # | 自查项 | 合格标准 |
|---|---|---|
| 1 | 版式归档格式已定 | OFD 或 PDF/A 二选一并全单位统一，写入制度 |
| 2 | 保存与利用两条线分工明确 | 长期保存格式与利用格式分别指定，不混用 |
| 3 | 扫描图像格式达标 | TIFF/JPEG 长期保存，分辨率不低于标准下限，压缩不过度 |
| 4 | 同批同格式 | 同项目、同门类、同年度格式与参数一致 |
| 5 | 无口令无加密 | 抽开 5 份版式文件，属性里无安全口令、无权限限制 |
| 6 | 字体内嵌 | 换一台没装特殊字体的机器打开，无缺字跑版 |
| 7 | 公文有版式正本 | 正本、定稿、公文处理单均为版式文件 |
| 8 | 特殊格式已转换 | CAD、数据库类按 GB/T 18894 清单转换，无裸专有格式 |
| 9 | 音视频格式在清单内 | 录音 WAV/MP3，录像 MPG/MP4 等；珍贵的另有 MXF 一套 |
| 10 | 格式信息已登记 | 格式名称、版本、生成软件逐件可查（目录或管理元数据） |
| 11 | 迁移有记录 | 触发条件、工具、范围、抽检结果成文归档 |
| 12 | 移交前格式核对完成 | 对照进馆格式要求逐条核对并留核对记录 |
十一、格式这件事，哪些环节能交给工具
格式管理里真正耗人的不是判断，而是判断之后的批量动作：成千上万份文件逐份转格式、逐份查口令、逐份验字体、逐件登记格式版本。这些动作规则固定、结果可校验，正适合交给工具做批量处理和一致性校验；而「本单位格式策略怎么定、向哪个格式收敛」这类决策，仍然要档案员拍板。
元泰的三条产品线正好覆盖这条链路：数字方舟在归档环节提供格式检测、格式转换与四性检测的辅助能力，把「入口检查」做成流程里的固定站点；数字档案整理软件（魔方）负责扫描与整理环节——扫描输出双层 PDF（图像层保真、文本层可检索），并按同一批同格式的口径批量输出长期保存与利用两个版本；元泰档案知识库（启典）把 DA/T 47、GB/T 18894 这类标准的条款做成可检索的知识库，遇到「这种格式能不能归、要转成什么」直接按条号查依据，AI 回答均以标准原文条号作支撑、供人工核对。想先动手练一遍，免费实训平台里的鉴定练习和排列练习可以先把判断力练扎实。本单位格式策略和迁移方案怎么落，可以走业务咨询，按实际情况给建议。
十二、常见问题
问：电子档案归档一定要用 OFD 吗？
不是「一定要」，而是「首选之一」。新产生的电子公文多数来源就是 OFD，顺着来源归档最省事；存量 PDF 可以继续用 PDF/A 或合规 PDF 保存。判定标准不是格式名字，而是能不能过 DA/T 47—2009 的 11 项需求、能不能满足馆方进馆要求。
问：已经存了大量 PDF，要不要全部转成 OFD？
不必一刀切。转换会同时产生 OFD 与原 PDF 两份文件，加大管理成本；是否转换由单位根据移交要求、信创进度和管理成本自行决定。建议只在「触发条件出现」（馆方要求变化、批量迁移节点）时统一转换，不做零星转换。
问：扫描件存 TIFF 还是 JPEG？
两本标准都把 TIFF、JPEG 列为长期保存的通用图像格式，关键不在二选一，而在三件事：分辨率不低于标准下限、压缩不过度失真、同一批格式一致。稳妥的做法是长期保存一版图像格式，利用环节再合成 PDF/PDF/A/OFD 版本。
问：怎么确认手里的 PDF 是不是 PDF/A？
看扩展名没用，要看文件属性或用工具做合规检测。常见分层是 PDF/A-1b/2b/3b（b 级保视觉呈现，a 级保文本可提取）。验收时抽查几份文件属性，是最便宜的一步质检。
问：CAD 图纸和数据库备份怎么归档？
CAD 二维矢量转 SVG、DXF 等通用矢量格式，三维模型需永久保存的转 STEP；数据库不存 .bak 备份，应导出为 ET/XLS/DBF/XML 等通用格式，或参照纸质表单版面转成版式文件。专有格式直接归档是十年后读不出来的最大隐患。
问：格式迁移多久做一次？旧格式还留吗？
迁移按触发条件做，不按年限做：格式被淘汰、软件断供、馆方要求变化、载体寿命到期，四条中任何一条出现才启动。迁移后原格式副本应保留一份并行保存一个周期，转换记录（原因、工具、范围、抽检结果）写进全宗卷，不做「转换即删除」。
参考来源
- DA/T 47—2009《版式电子文件长期保存格式需求》（标准原文见国家档案局官网行业标准栏目）
- GB/T 33190—2016《电子文件存储与交换格式 版式文档》（OFD）
- GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》
- DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》；DA/T 48—2009《基于 XML 的电子文件封装规范》
- 《中华人民共和国档案法》（2020 年修订）第三十五条
- 江苏省档案馆官网互动答疑《目前电子档案的长久保存要用 OFD 格式还是 PDF 格式？》（2020-09）；湖南省档案局官网《档案部门应积极推进 OFD 应用》（2020-08）
- 标准原文与解读入口：档案标准规范索引；电子档案全景见数字档案（电子档案）工作；实务问答见档案整理常见问题；单套制落地专文见电子档案只留电子版行不行。
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