目录建库与数据挂接：目录录得再准，挂错了也是白干

目录建库和数据挂接是数字化成果「能不能被检索到」的两道关口。目录数据回答 这批档案是什么，档案数据挂接回答这条目录对应哪几张图。 前者错了，检索不到；后者错了，检索到的是别人的档案——后者的后果严重得多。

DA/T 31—2017 用第 8 章（目录数据库建立）和第 11 章（数据挂接）规范这两件事， 一共七条要求。本页逐条展开，并给出挂接环节四类常见错的排查办法。

阅读路径：先看 第一节建库五步总图；定字段规则看 第二节，录入与校对看 第五节，档案数据挂接的做法看 第六节，逐条检查看 第七节，排查错挂看 第八节。图像命名规则见档案扫描参数与图像处理，验收指标见数字化成果验收与数据备份，出库与还原见档案出库拆卷整理还原，全流程单据见数字化全流程可追溯管理。

一、先建库，再扫描：标准给的顺序别颠倒

很多人以为数字化就是「先扫完再说」。标准 4.2 给出的基本环节是： 数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交； 附录 A 的流程示例则展开为八环节：档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、 数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库。

二、制定数据规则：字段长度、类型、内容要求都要写死

DA/T 31—2017 第 8.1 条：应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合 DA/T 18 对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

规则要素	要定什么	依据
字段长度	每个著录项目的最大长度	8.1
字段类型	字符型、数值型、日期型等	8.1
字段内容要求	取值规范、必填与否、填写格式	8.1
著录依据	规则的制定应符合 DA/T 18《档案著录规则》	8.1
执行范围	目录准备与数据库建立两个环节都要遵守	8.1

实务上最容易漏的是日期与档号的取值格式。DA/T 18 对著录项目的著录方法有明确要求， 数据规则应当把这些要求翻译成字段层面的约束：日期统一到某一种格式，档号按 档案实体排列与档号规则确定的结构生成，责任者字段按规范名称填写。 规则一旦定下，目录数据准备（7.3）与目录数据库建立（8.1）两个环节都要严格遵守，不能各写一套。

三、通用格式与内在联系

DA/T 31—2017 第 8.2 条：数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。
第 8.3 条：数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

要求	落地含义	依据
可转换为通用格式	不要锁死在私有格式里，将来能导出交换	8.2
保持档案内在联系	全宗—门类—年度—保管期限—件（卷）的层级要体现在结构中	8.3
便于管理与利用	结构设计要服务于检索与统计，不只是存下来	8.3

四、目录数据准备：在拆卷阶段就要开始

7.3 把目录数据准备放在数字化前处理里，而不是建库环节：对照档案原件内容规范目录内容， 并对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。这一节做得扎实，录入时就不用来回翻原件。

五、录入与校对：自动加人工，不合格即改

DA/T 31—2017 第 8.4 条：将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。
第 8.5 条：可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

环节	做什么	依据
录入	把前处理中修改、补充的结果录入数据库，形成准确完整的目录数据	8.4
自动校对	用软件检查必填项、格式、长度等机器可判的项目	8.5
人工校对	检查著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性	8.5
纠错	发现不合格数据应及时修改	8.5

六、数据挂接：把目录和图像绑在一起

DA/T 31—2017 第 11.1 条：应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

七、逐条检查：三项必查，一项都不能省

DA/T 31—2017 第 11.2 条：逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

检查项	查什么	依据
对应准确性	目录数据与其对应的数字图像是否对得上	11.2
数量一致性	已挂接数字图像数量与实际扫描数量是否一致	11.2
可打开性	数字图像是否能正常打开	11.2
纠错	发现错误及时进行纠正	11.2

八、四类常见错：现象、原因、改法

现象	原因	改法
目录对不上图像	图像命名与档号脱钩（违反 9.6.1）	回到命名规则，按档号重新命名后再挂接
顺序错位	扫描或图像处理后排列顺序与原件不一致（10.5.3）	逐条复核顺序并调整排列
少页或多页	漏扫、重扫、多扫（10.5.2）	补扫或删除重页后重新挂接
挂接后打不开	存储路径变更或文件损坏	重新关联路径并全量复检，必要时重扫

九、命名、路径与挂接的关系

把 9.6 与第 11 章放在一起看，档案数据挂接的可靠性完全建立在命名之上： 以档号为基础命名（9.6.1）、建议单页文件并按档号与流水号组合命名（9.6.2）、 确需多页文件时用该档案的档号命名（9.6.3）、科学建立存储路径（9.6.4）。

十、验收时，挂接是怎么被查的

DA/T 31—2017 第 12.2.5 条：应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。
第 12.3 条：……对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。

十一、自查清单：挂接前后逐条过

#	自查项	依据
1	目录数据库数据规则已制定并符合 DA/T 18	8.1
2	数据库可转换为通用数据格式	8.2
3	数据库结构保持了档案的内在联系	8.3
4	前处理中修改、补充的目录结果已录入	8.4
5	已做自动校对 + 人工校对，不合格数据已修改	8.5
6	图像以档号为基础命名且唯一	9.6.1
7	存储路径科学、未中途变更	9.6.4
8	挂接已用软件完成，目录与图像一一对应	11.1
9	已逐条检查对应准确性、数量一致性、可打开性	11.2
10	挂接准确性抽检合格率 100%	12.3

十二、元泰怎么帮你把挂接做对

档案数据挂接的难点在量：一批几万条目录对几十万张图，人工逐条核对不现实。 元泰魔方用于数字化成果的批量命名、建目录与数据挂接，按档号规则统一生成文件名与存储路径， 并在挂接后做对应准确性、数量一致性、可打开性的批量复核；启典可用于辅助判别哪些业务数据 宜纳入归档范围；数字方舟承担电子档案接收、四性检测、长期保存与在线利用。

常见问题（FAQ）

目录数据库的数据规则必须自己定吗？

是。8.1 要求制定数据规则（字段长度、类型、内容要求），且规则的制定应符合 DA/T 18《档案著录规则》对档案著录的要求。

先扫描还是先建目录？

标准 4.2 的基本环节顺序是：数字化前处理 → 目录数据库建立 → 档案扫描 → 图像处理 → 数据挂接 → 验收与移交。目录规则要先定，才能对照原件规范目录内容（7.3）。

挂接后必须逐条检查吗？

是。11.2 要求逐条检查：目录与图像对应的准确性、已挂接图像数量与实际扫描数量的一致性、图像能否正常打开。

挂接准确率的验收标准是多少？

12.3 规定：数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%；其他内容的抽检合格率不低于 95%。

挂错了怎么补救？

先定位原因：命名与档号脱钩就按 9.6 重新命名；顺序错位就调整排列；缺页重页就补扫或删除后重新挂接；路径变更就重新关联并全量复检。

目录数据可以用机器自动校对代替人工吗？

不能。8.5 明确采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，人工负责著录项目的完整性、内容的规范性和准确性。

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参考来源

1. DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》全文 —— 第 6、7、8、9、10、11、12、13 章与附录 A、附录 B 登记表格式
2. DA/T 99—2024《档案数字资源备份实施规范》 —— 备份形式、备份周期、备份载体、检测与恢复演练
3. GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》 —— 在线存储与电子档案备份（9.1、9.2）