档号结构怎么定：DA/T 13—2022 的按卷与按件

很多单位编档号时的争论，其实是档号结构没定清楚：要不要加年度、保管期限写不写进去、案卷号和件号能不能同时出现。《档号编制规则》（DA/T 13—2022）把这件事收敛成两种档号结构——按卷整理一套、按件整理一套，每种都标了必选元素和可选元素。本页把这两套结构、元素取舍和符号用法一次讲清。

同条相关：本页拆自《企业档案管理规定》第三十一条所参照的《档号编制规则》（DA/T 13—2022）。
同一条还拆出档号怎么编、
档号编制方法、
档号指代单一怎么查、
档案实体怎么排列；
结构依据见档案分类方法怎么选，
门类代码见档案门类划分怎么做，
整套体系见企业档案业务全景。

先立一句话：档号结构是分类方案的代码化。
类目有几层、每层用什么区分，档号结构就长什么样；两者应当逐层对得上。

一、两种基本结构

整理方式	结构	写法
按卷整理	全宗号 – 类别号 – 案卷号或组号或册号 – 件号或页号	全宗号 – 类别号 – 案卷号 – 件号
按件整理	全宗号 – 类别号 – 件号	全宗号 – 类别号 – 件号

两种结构的差别只有一处：按卷多了一层案卷号或组号或册号。
原因很直接——按卷整理时，件是卷内的下一级，必须靠案卷号定位。

对应：档号结构应当与整理分类体系一致，这是 DA/T 13—2022 的一致性原则。分类方案里类目有几层，档号的类别号就应当有几段；分类方案改了而档号结构没跟着评估，检索必然出现两套口径。

标准把每个元素标成必选或可选，编制时按整理方式对照即可。
必选元素不能省，可选元素按实际需要取舍。

档号里只有两种符号，用错了会让别人读不懂层级关系。

符号	名称	用在哪	举例
–	连接号（短横线）	上位代码与下位代码之间	A001 – WS·2025·Y – 0001
·	间隔号	类别号内部同级代码之间	WS·2025·Y

标准里还有一条容易被忽略的细节：连接号和间隔号各占半个字位置、上下居中。
落到系统里，建议直接用半角短横线与中文间隔号，避免用全角破折号或英文句点替代。
这一点看着琐碎，实际影响很大：符号一旦混用，系统按字符串排序时会出现乱序，
导出目录后其他单位也无法按同一规则解析档号。

还有一处需要在方案里提前约定：档号是否允许出现空格。
实践中建议全程不留空格，因为空格在纸质标签上不可见，
在复制粘贴和条码识别环节又极易丢失或被替换，是隐蔽性最高的错误来源。

可以。按件整理时类别号的可选元素包含二级及三级类别号、机构或问题代码，
加上必选的门类代码、年度、保管期限代码，层级顺序由单位按实际需要在分类方案中约定。
约定的顺序应当写进方案，不要逐批变动。

按需要。件号或页号在按卷整理时是可选元素。
卷内文件需要单件定位的应当写件号，只按卷提供利用的可以不写，
但同一门类内应当统一，不要有的卷写有的卷不写。

机构或问题代码允许采用汉字标识，例如用办公室标识办公室。
其余元素建议使用字母或数字，便于系统校验与排序。
混用时应当在分类方案中写明哪些位置允许出现汉字。

一级门类代码建议直接采用标准给出的两位字母，不要自造；
二级及三级类别号可以用字母、阿拉伯数字或二者组合，由单位自定且不重号即可。
自造一级代码的代价在移交与统计时才会显现。

不建议。档号强调稳定性，结构一改，此前所有档号的含义都变了。
确因标准换版或系统改造需要调整的，应当履行变更程序并保留新旧对照，
已赋予的档号原则上不重编。

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