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档案保管期限从哪一天起算？到期了必须销毁吗？

档案保管期限从哪一天起算？到期了必须销毁吗？

一句话结论：档案保管期限起算不是从归档那天算，也不是从装盒那天算。文书档案的通行口径是从文件所属年度的次年 1 月 1 日起算；长期计划、协议、协定、合同等文件，按其有效期满后的次年 1 月 1 日起算；会计档案则从会计年度终了后的第一天起算。期满不等于必须销毁——《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第四十三条要求先鉴定，仍需继续保存的应当重新划定保管期限并做出标注。

一、结论与依据

先把三层口径分清楚：
档案类型期限起算日说明
文书档案文件所属年度的次年 1 月 1 日通行口径，见多省机关档案管理办法；同一年度形成的文件统一从次年 1 月 1 日起算，不逐件按形成日期算
长期计划、协议、协定、合同有效期满后的次年 1 月 1 日这类文件的价值延续到有效期结束之后，起算点随之顺延
声像、实物档案材料形成年度部分单位制度规定从形成年度起算，与文书档案不同，注意不要混用
会计档案会计年度终了后的第一天按《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号），定期保管期限 10 年、30 年从会计年度终了后的第一天算起
口径提示：文书档案「次年 1 月 1 日」这一条，在国家层面的统一规定中并未以单一法条表述，而是普遍写入各机关、各地方的档案管理办法，实务上按本单位经审查同意的制度执行。跨年度文件的所属年度判定，按 DA/T 22—2015 第 5.2.2 条 a）以文件签发日期为准；计划、总结、预算、统计报表、表彰先进及法规性文件统一按签发日期判定所属年度，跨年度会议文件归入闭幕年，跨年度办理的文件归入办结年。

二、到期之后怎么办：先鉴定，不是先销毁

《机关档案管理规定》第四十三条给出完整流程：
  1. 定期触发：机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。
  2. 鉴定小组：在档案工作协调机制下进行，由办公厅（室）负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成，必要时可邀请相关领域专家参与。
  3. 两种结论：仍需继续保存的，重新划定保管期限并做出标注；确无保存价值的，按规定予以销毁。
  4. 留痕：鉴定结束后应当形成鉴定工作报告。
所以「到期」是一个启动条件，不是一个必然结果。档案保管期限起算算出来的到期年份，作用是帮档案部门排出该做鉴定的批次，而不是给出一张销毁清单。

三、最容易错的三处

档案保管期限起算这一步看着简单，错的人却最多——因为起算点选错一年，整批档案的到期年份就跟着错一年，鉴定计划、销毁清册、移交批次全都要重排。
  • 按归档日期起算。文书档案按所属年度的次年 1 月 1 日，与 13 号令第三十五条规定的「第二年 6 月底前归档」是两个不同节点，不能把归档年当年份起点。
  • 合同类文件也按所属年度算。有效期跨越多年的合同，起算点顺延至有效期满后的次年 1 月 1 日，提前算会误判为到期。
  • 到期即销毁。必须先走第四十三条的鉴定程序；对仍需保存的档案要重新划定期限并标注，直接销毁属于程序缺失。

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