档号编制方法：每个代码怎么取值与三个示例
结构定了，下一步是给每一段取值。《企业档案管理规定》第三十一条把档号编制方法指向《档号编制规则》（DA/T 13—2022），标准对每个元素都给出了具体写法。本页按元素逐个讲档号编制方法：全宗号怎么定、门类代码怎么取、年度和保管期限怎么写、件号从哪开始流水，并给出三个可照抄的示例。
同条相关：本页拆自《企业档案管理规定》第三十一条所参照的《档号编制规则》（DA/T 13—2022）第 8 章。
同一条还拆出 档号怎么编、
档号结构怎么定、
档号指代单一怎么查、
档案实体怎么排列；
期限侧见 企业档案八项制度，
门类侧见 档案门类划分怎么做，
整套体系见 企业档案业务全景。
先立一句话：档号编制方法的核心只有两个字——不重。
每一段代码在自己的层级内不重号，串起来才可能指代单一。
一、逐元素的写法
| 元素 | 写法 | 举例 | 注意 |
|---|---|---|---|
| 全宗号 | 一般 4 位：第 1 位大写汉语拼音字母标识全宗属性，后 3 位阿拉伯数字标识顺序号 | A001、R123 | 同一馆（室）内全宗属性代码不重复 |
| 门类代码 | 2 位大写汉语拼音字母 | WS、KJ、KU、RS、ZY | 同一馆（室）或同一全宗内不重复 |
| 二级及三级类别号 | 大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者组合 | KY、01 | 设置应科学简洁，可扩展至四级 |
| 项目号 | 项目、课题、设备仪器等的代号或型号 | 01 | 沿用业务系统编号便于对齐 |
| 年度 | 4 位阿拉伯数字 | 2025 | 用文件形成年度，不用归档年度 |
| 保管期限代码 | Y 标识永久；D 加年限标识定期 | Y、D30、D10 | 与保管期限表使用同一套代码 |
| 机构或问题代码 | 字母、阿拉伯数字或汉字 | 办公室、003 | 机构更名时保留沿革说明 |
| 案卷号或组号或册号 | 阿拉伯数字，位数按实际数量确定 | 001 | 在最低一级类别号下流水，不重号 |
| 件号 | 阿拉伯数字，位数按实际数量确定 | 0001 | 在最低一级类别号下流水，不重号 |
| 页号 | 阿拉伯数字，从卷内首页起流水 | 001 | 空白页不编页号 |
二、流水号从哪里开始
流水号的起点和范围，是档号编制方法里最容易出错的一段。
规则只有一句：在最低一级档号构成元素下按排列次序流水编制。
也就是说，换了一层类目，流水号就要重新从 1 开始。
把这条规则理解成「全馆一个流水号」是最常见的偏差——这样编出来的号虽然不重复，
却丢掉了门类与年度信息，也不反映排列顺序，等于把档号退化成了登记号。
位数确定后还要考虑预留。位数定得太短，两三年后就要扩位，
而扩位意味着同一门类内出现长度不一致的档号，排序与校验都要重新处理；
位数定得太长，日常书写与标签打印又浪费。经验做法是按未来五到十年的预计增量取位数。
| 情形 | 流水范围 | 举例 |
|---|---|---|
| 同一门类同一年度同一期限 | 件号在该范围内连续流水 | A001 – WS·2025·Y – 0001 起 |
| 换年度 | 件号重新从 1 开始 | A001 – WS·2026·Y – 0001 起 |
| 换保管期限 | 件号重新从 1 开始 | A001 – WS·2025·D30 – 0001 起 |
| 按卷整理换案卷 | 件号或页号在卷内重新从 1 开始 | 001 卷内 0001 起 |
三、三个完整示例
| 示例 | 分解 |
|---|---|
| A001 – WS·2025·Y – 0001 | 全宗号 A001；门类代码 WS 文书档案；年度 2025；保管期限代码 Y 永久；件号 0001 |
| A001 – KU·01·2025 – 001 – 001 | 全宗号 A001；门类代码 KU 会计档案；二级类别号 01 会计凭证；年度 2025；案卷号 001；件号 001 |
| A001 – KJ·KY·01 – 003 | 全宗号 A001；门类代码 KJ 科技档案；二级类别号 KY 科研档案；项目号 01；案卷号 003 |
四、常见问题
全宗号一定要 4 位吗？
标准的表述是一般采用 4 位代码。企业可以在此框架内自定规则，
关键是同一馆（室）内全宗属性代码不重复、同一属性内顺序号不重号。
定下来之后写进分类方案，不要在赋号时临时决定位数。
件号位数定几位合适？
按实际数量确定。年增量在千件以内的门类，4 位足够；
年增量较大的可以适当加长。位数一旦确定不要频繁调整，
因为位数变化会让排序规则发生变化。
保管期限代码能不能用汉字写永久？
不建议。标准给的是字母与数字组合的代码，用汉字会让档号变长且不便排序。
目录中可以用汉字显示期限，档号里应当用代码。
机构代码用部门简称还是编号？
两种都可以，标准允许用字母、阿拉伯数字或汉字。
用编号的好处是机构更名时代码不变，只改对照表；
用简称的好处是直观。选定了就全门类统一，不要混用。
档号编制方法要不要写进制度？
要。档号规则属于业务标准规范，第 10 条把它列为档案部门职责之一。
写进制度或作为附件印发，才能保证换人后规则不变；
只靠口头传承，两三年后必然出现两种写法并存。
五、相关阅读
- 企业档案业务全景——10 号令与 21 号令的对照体系
- 档号结构怎么定——先定结构再取值
- 档号怎么编——逐卷与逐件的选择
- 档号指代单一怎么查——取值之后的校验
- 档案门类划分怎么做——门类代码的来源
- 企业档案八项制度——规则写进制度
- 档案实体怎么排列——流水号与排架一致
- 启典知识库辅助判定——批量赋号与校验
- 档案业务咨询——赋号规则可协助设计
六、参考来源
- 《档号编制规则》（DA/T 13—2022）编制方法 · 国家档案局
- 《企业档案管理规定》（国家档案局令第 21 号）第三十一条 · 中国政府网
- 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10 号令）贯彻实施通知 · 国家档案局
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