全宗卷规范怎么执行：DA/T 12—2012 的九类内容与整理方法
《档案馆工作通则》第 11 条后半句要求：每个全宗都要建立全宗卷。这句话在 2012 年有了可执行的国家标准——《全宗卷规范》（DA/T 12—2012，2012 年 11 月 15 日发布、2013 年 1 月 1 日实施，代替 DA/T 12—1994），把全宗卷规范落到了九类内容、一套编号规则和统一的卷盒目录格式上。本页按这份标准讲清：全宗卷里到底装什么、怎么分类排序编号、盒子和目录用什么规格、谁来管、档案室向档案馆移交时全宗卷怎么走。
同条相关：本页拆自《档案馆工作通则》第 11 条「科学管理：以全宗为单位，每宗一卷」。
同一条还拆出 全宗与全宗卷怎么建、
全宗分类、排列与编号怎么做、
一个立档单位一个全宗怎么判、
全宗历史演变怎么记、
全宗能不能调整；
组织沿革等三件套见 组织沿革与全宗介绍随同接收，
清点核对见 移交目录清点核对。
先立一句话：全宗卷不是档案的副本，是管理全宗档案的工具。
DA/T 12—2012 第 3.1 条把全宗卷定义为「由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷」。
它装的是关于档案的文件，不是档案本身——接收文据、整理方案、鉴定报告、温湿度记录、利用效果事例，
都属于全宗卷；档案原件本身不属于全宗卷。
一、范围与编制原则
| 项目 | DA/T 12—2012 的规定 | 落到馆里的动作 |
|---|---|---|
| 适用范围 | 各级各类档案馆和档案室 | 馆和室都要建，不是档案馆的专利 |
| 编制单位 | 以全宗为单位编制（第 4.1 条） | 一个全宗一卷（或数卷），不得多个全宗共用 |
| 材料要求 | 齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌（第 4.2 条） | 重在做全，不追求做厚 |
| 整理要求 | 分类合理、方法科学、格式规范（第 4.3 条） | 按九类分，类内按时间排 |
| 综合全宗卷 | 可按馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗编制（第 4.4 条） | 涉及多个全宗的综合性制度文件放这里，单独编盒号 |
二、九类内容：全宗卷里到底装什么
标准第 5 章把全宗卷的内容分成九类，这是填卷时的唯一依据。
| 类号 | 类目 | 典型材料 | 最容易缺的是 |
|---|---|---|---|
| 5.1 | 全宗（馆藏）介绍类 | 全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的材料 | 全宗指南长期不更新 |
| 5.2 | 档案收集类 | 接收和征集的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和历史转移过程说明 | 来源与转移过程说明 |
| 5.3 | 档案整理类 | 分类、保管期限和归档范围的规定，整理工作方案、整理说明和小结 | 方案变更的衔接说明 |
| 5.4 | 档案鉴定类 | 保管期限、开放、分级、销毁、珍贵档案考证等鉴定的制度、组织、方案、标准，鉴定报告、请示及批复，处置清册 | 销毁清册与批复 |
| 5.5 | 档案保管类 | 保管制度，安全检查记录，破损调查与修复（抢救）记录，重点档案保护、仿真复制件制作记录，保管状况分析与总结 | 安全检查与修复记录 |
| 5.6 | 档案统计类 | 基础统计台账，基本情况统计报表，统计分析材料 | 统计分析（只报数不分析） |
| 5.7 | 档案利用类 | 利用制度，检索工具编制情况，开放与控制情况，编研与出版情况，展览与公布情况，珍贵档案介绍，利用效果典型事例 | 利用效果典型事例 |
| 5.8 | 新技术应用类 | 现代技术管理档案的记录、工作报告，档案信息化与数字化情况，电子档案（文件）创建和应用环境及数据格式说明 | 软硬件与数据格式说明 |
| 5.9 | 综合全宗卷 | 管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务规范和管理制度，5.1—5.8 中涉及多个全宗的材料 | 综合类与单全宗类的界限 |
三、整理：装订、分类、排序、编号四步
标准第 6 章给了固定流程，顺序不能颠倒。
| 步骤 | 规定 | 要点 |
|---|---|---|
| 6.1 装订 | 文件材料以件为单位装订 | 与档案实体按卷整理不同，全宗卷材料一律按件 |
| 6.2 分类 | 按 5.1—5.8 条分类 | 综合全宗卷的材料单独走 5.9 |
| 6.3 排序 | 分类后按形成时间顺序排列，新增材料插入相关类目向后接续 | 接续排列，不重排 |
| 6.4 编号 | 在首页上方空白处编号，编号由全宗号—类号—件号三部分组成 | 例：SZ1—1—2（某全宗、全宗介绍类、第 2 件） |
| 6.5 编目 | 分类别、以件为单位按排列顺序编制文件目录 | 新旧版本并存时，在备注栏注明新版本替代旧版本的名称和时间 |
| 6.6 装盒 | 按分类编号顺序装盒，一盒装不下可装数盒，填写卷盒封面和脊背 | 盒脊标签与目录一致 |
| 6.7 盒号 | 卷盒区分全宗，按排列顺序编流水号；综合全宗卷单独编盒号 | 两套盒号并行，不要混编 |
编号里的类号就是 5.1—5.8 的序号。也就是说，类号只有 1—8 这八个数（综合全宗卷走另一套体系），
件号是该类内的流水序号。
四、卷盒与目录的规格
标准第 8 章把装具和目录格式统一了，采购和印刷时按这个规格走。
| 项目 | 规格 | 填写项目 |
|---|---|---|
| 卷盒 | 无酸纸翻盖式卷盒，外形尺寸 310mm × 220mm（长×宽），盒脊厚度有 30mm、40mm 两种 | 封面与脊背设「全宗号」「全宗名称」「盒号」 |
| 文件目录 | A4 纸张（297mm × 210mm）表格形式 | 类目名称、件号、责任者、题名、日期、备注 |
卷盒必须用无酸纸——全宗卷是要长期甚至永久保存的，普通纸板酸性迁移会让材料发黄脆化。
这一点在《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24—2026，2026 年 9 月 1 日实施）中另有专门规定。
五、管理与移交
| 场景 | 规定 | 实务提示 |
|---|---|---|
| 档案馆 / 全宗较多的档案室 | 宜将全部馆藏档案的全宗卷集中保管，按全宗编号顺序排列（7.1、7.2） | 设专柜，不与档案实体混架 |
| 保管单一全宗的档案室 | 全宗卷宜与档案一并保管，置于该全宗档案卷首（7.3） | 也可与书本式检索工具放在一起管理 |
| 档案室建卷 | 宜采用双套制（7.4） | 一套自用、一套备移交 |
| 向档案馆移交档案时 | 应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料（7.4） | 列入移交清单，不能只交档案不交卷 |
把这条记牢：档案走到哪，全宗卷就跟到哪。档案室向档案馆移交时漏了全宗卷，
馆方在接收手续里就应当提出，并参照组织沿革、全宗介绍与检索工具随同接收
的口径一并催交。
六、常见问题
全宗卷和全宗指南是一回事吗？
不是。全宗指南是全宗卷里的一类材料（5.1 全宗介绍类）；全宗卷是装着九类材料的专门案卷，
范围比全宗指南大得多。日常说「把全宗指南给我」，指的是一份材料；说「查全宗卷」，指的是一盒或几盒文件。
全宗卷可以用电子形式吗？
可以并行，但建议保留纸质。DA/T 12—2012 规定了卷盒与目录的实物规格，说明标准本身以纸质为基准；
实践中常见做法是纸质卷与电子目录并行，电子版本便于检索，纸质版本作为凭证。
采用电子方式的，要在 5.8 新技术应用类里记录软硬件环境与数据格式。
一个全宗材料很多，能不能按类分卷？
能。标准第 6.6 条明确「文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒」，
盒号按排列顺序编流水。但全宗这个层级不能拆——不能按类另立「整理卷」「鉴定卷」两个全宗卷体系。
综合全宗卷和全宗卷的区别在哪？
对象不同：全宗卷以单个全宗为对象，综合全宗卷以馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗
等多个全宗为对象。凡是一份材料同时涉及多个全宗（例如馆级保管制度），就放综合全宗卷，不要复印八份塞进各全宗。
七、相关阅读
- 档案馆工作业务全景——十一张卡看懂档案馆工作
- 全宗与全宗卷怎么建——第 11 条的总纲页
- 全宗分类、排列与编号怎么做——第 11 条前半句
- 一个立档单位一个全宗怎么判——全宗的边界
- 全宗历史演变怎么记——全宗卷 5.1 类怎么写
- 全宗能不能调整——调整记录归入哪一类
- 组织沿革与全宗介绍随同接收——第 8 条第 2 项
- 档案馆统计——全宗卷 5.6 类的台账来源
- 档案修复与鉴定销毁——5.4、5.5 类材料的产生环节
八、参考来源
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