乡镇档案、村级档案怎么整理：18号令与12号令逐条对照

镇里的档案员多半是兼职，村里的档案常常就锁在文书家的柜子里。换届一过，新文书接手上任，上一届的会议记录、承包合同、征地补偿协议就找不全了——这是基层档案最常见的失血方式，而且一旦失血，几乎补不回来。

规范其实早就给了答案，只是分成了两份文件：乡镇这一层看《乡镇档案工作办法》（2021 年 9 月 22 日国家档案局令第 18 号公布，2022 年 1 月 1 日施行），村这一层看《村级档案管理办法》（2017 年 11 月 23 日国家档案局、民政部、农业部令第 12 号公布，2018 年 1 月 1 日施行）。两部规章都在施行中，但条款并不对齐：归档截止时间不同、保管期限档位不同、引用的整理标准号有一处已经换代、档案交接的写法更是差了一个数量级的约束力。

本文把两部规章一条一条摊开对照，把差异点、过时点和最容易踩的坑标出来，并给出乡镇档案室可以直接照抄的年度节点清单。

一、先分清：两部规章各管谁

第一步不是学条款，是确认你手上的材料归哪部规章管。两部规章的调整对象完全不同，混用会直接导致归档范围和保管期限填错。

二、归档截止时间：两部规章写的是两套说法

这是实务中最容易出错的一处。两部规章对”什么时候必须归进去”的规定，字面不同，其中两类差别是实质性的。

三、会计档案：乡镇多写了”保管 1 年”这一句

乡镇办法第 21 条对会计类写的是”可由会计部门在会计年度终了后保管 1 年，于次年 3 月底前归档”。这句话要拆开读，否则会计和档案室两边会互相等。

• “可保管 1 年”衔接的是《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）当年形成会计档案可由会计管理机构临时保管的安排；
• “次年 3 月底前归档”是本办法给出的具体时点，与村级办法对会计类的表述一致。

也就是说：会计部门可以留用，但档案室应当在次年 3 月底这个节点主动催交、清点、办交接，而不是默认”反正还能再放一年”。会计档案的期限档位照 79 号令填，只有永久、30 年、10 年三档，具体对照见 会计档案归档范围与保管期限判定；目录与备考表怎么填见 会计档案编目。

四、保管期限：村级附件里还留着”长期”这个旧档

这是对照两部规章附件时最需要动手改的一处。

五、归档范围：乡镇六块二级类目，村级三块

两份附件期限表的骨架不一样，整理时二级类目不能互相套。

乡镇文书类里的”5 财政经济农业”是最贴近基层实际的一块，承包合同、土地经营权流转合同、宅基地确权、征地补偿都在这里，且多数标永久。这类材料一旦缺失，直接关系群众权益，是村级档案失血的后果最严重的一类。乡镇办法第 9 条第九项把”对村级组织的档案工作进行监督、指导”列为乡镇档案部门法定职责，重点就在这块。

六、整理标准号：村级引用的 DA/T 28—2002 已经换代

两部规章都要求按标准整理，但引用的标准号和版本不同，其中一处已经过时。

按件还是按卷，是基层最常问的问题。文书类两部规章都允许在 GB/T 9705（按卷）与 DA/T 22—2015（按件）之间选择，多数乡镇和村建议直接走按件整理：件是自然形成的最小单位，不需要组卷，兼职人员上手快，也便于后续数字化挂接。档号结构与编制方法见 归档文件怎么编档号 与 档号编制方法；门类代码怎么填见 机关档案 13 个门类代码对照表。

七、库房：乡镇和村级都是”八防”，不是”十防”

防的要求在不同层级文件里数量不同，乡镇和村级这两部规章写的是八项，口径一致。

库房选址上，乡镇办法第 14 条要求更具体：远离自然灾害易发地段和易燃易爆等场所，不得毗邻可能危及档案安全的用房，不宜设置在地下。第 16 条还提到使用密集架的库房楼面均布活荷载标准值应当符合要求——密集架承重怎么核，见 密集架对楼板承重有什么要求；库房面积怎么算，见 档案库房面积怎么算。

乡镇办法第 17 条要求”定期检查档案设施设备运行状况”，村级办法第 10 条要求”定期检查档案的保管状况”，并特别点出对音像档案和电子档案要定期检查信息记录的安全性，确保档案可读可用。这一条在村里最容易被跳过去，而光盘、U 盘、旧移动硬盘恰恰是最先失效的载体。秋冬换季的温湿度控制要点见 档案库房温湿度怎么控。

八、档案交接：村级换届后 10 日内，是基层最硬的一条

两部规章都写了交接，但约束力差别很大。

九、代管链条：村不自存 → 镇代管 → 进馆

两部规章都设了代管安排，合起来构成一条完整的三级链。

十、鉴定销毁：鉴定小组怎么组，两部规章不一样

差异有两处值得注意：一是乡镇要求分管负责人牵头，村级允许村民代表参与——村集体资产、承包、征地类档案的鉴定，有村民代表在场，事后争议会少很多；二是村级把”禁止擅自销毁”写成了明文。完整的销毁流程与监销签字做法见 档案保管期满就能销毁吗，会计档案的鉴定销毁见 会计档案鉴定销毁。

十一、”三合一”制度：乡镇自己编、县级审；村级是县级定

归档范围和保管期限表怎么来，两部规章的写法正好相反。

• 乡镇（第 19 条）：乡镇应当根据本办法编制本乡镇文件材料归档范围和档案保管期限表，报县级档案主管部门审核同意后执行。机构或职能发生重大变化时应当及时修订并重新报审。
• 村级（第 7 条）：县级档案行政管理部门可以依据《村级文件材料归档范围和档案保管期限表》的规定，制定符合本地实际的村级文件材料归档范围和档案保管期限表。

十二、信息化：乡镇要监督受托方，村要建目录库

第 32 条”鼓励有条件的地区统一部署区域性的电子档案管理信息系统”对乡镇是个好消息——县里统一建，乡镇直接用，比各自采购划算，也便于日后向县级馆移交。乡镇自己不具备条件时，走第 31 条的委托路线要记得对受托方进行监督，这一步在实务中最常被省略。数字化验收与数据备份指标见 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范解读；目录建库与挂接见 目录建库与数据挂接；外包边界见 哪些能外包、哪些不能。

十三、乡镇档案室的年度节点清单

把两部规章的时点要求合到一张表里，乡镇档案室可以直接照着排全年工作。

年末归档的整体节奏，另见 年末归档倒计时清单；整理全流程的 8 个步骤见 档案整理全流程：从收集到入库。

十四、村级档案最常见的 8 个错

十五、一个乡镇档案室的最小可行配置

乡镇档案员和村文书绝大多数是兼职，要求他们按专业馆的标准做全套不现实。按两部规章的硬性要求，最小可行的配置只需要盯住五件事：

在这一套配置里，整理软件能替兼职人员扛下最耗时也最易错的三件事：按 DA/T 22—2015 自动编档号并查重、一键生成归档文件目录与备考表、按门类预置保管期限档位。元泰数字档案整理软件（魔方）就是按这套逻辑做的——文书按件整理、会计按 79 号令三档期限、照片按 DA/T 50 著录，乡镇档案员录入一次，目录、备考表、档号章位置同步出，不必在 Excel 里反复手抄。村级那张表如果是县级统一版本，也可以直接预置进去，村文书只需选类目。

遇到”这份土地承包经营权流转合同该不该归、归多久””村委换届材料哪些算永久”这类拿不准的问题，元泰档案知识库（启典）可以按条款给答案并附出处，适合兼职人员随时自查；不过它给出的判读仅供辅助参考，正式口径仍以本级档案主管部门审核同意的版本为准。整理工作量集中、或村级档案需要集中抢救时，元泰也提供档案整理服务，按乡镇统一标准做完再交付，避免各村各做一套。

十六、常见问题

十七、可以直接用的深读链接

• 三合一制度怎么编：分类方案、归档范围与保管期限表
• 机关档案 13 个门类代码对照表
• 归档文件怎么编档号
• 会计档案归档范围与保管期限判定
• 数码照片哪些该归档 · 数码照片著录 13 项怎么填
• 库房十防怎么落 · 机关库房温湿度与消防安防
• 档案整理五大门类怎么整理
• 秋冬换季库房温湿度与防霉防虫
• 档案整理技术：用计算机和人工智能轻松搞定五大门类
• 档案实务问答库 · 档案实务支持中心

本文依据：《乡镇档案工作办法》（2021 年 9 月 22 日国家档案局令第 18 号公布，自 2022 年 1 月 1 日起施行，1998 年《乡镇档案工作试行办法》同时废止）、《村级档案管理办法》（2017 年 11 月 23 日国家档案局、民政部、农业部令第 12 号公布，自 2018 年 1 月 1 日起施行）、DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》（2018 年 4 月 8 日发布、2018 年 10 月 1 日实施，代替 DA/T 28—2002）、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）。各地有实施细则或县级制定的村级期限表的，以本地版本为准。

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