档案整理常见问题 30 问:一句话结论 + 依据条号 + 站内深读

一问一答带条号依据10 个业务环节持续增补

档案整理常见问题 30 问:一句话结论 + 依据条号 + 站内深读

档案员卡住的往往不是大原则,而是「归档章到底填什么」「页码编错了怎么补」这类具体问题。这一页把机关档案工作 10 个环节里最常被问到的 30 个问题列成清单,每条先给结论、再给依据、最后指向站内能深读的那一页。

30 问先答最高频的
10 组按业务环节排
逐条标注依据条号
2026-09-30本页最近更新

本站这份档案整理常见问题清单,回答的是实际干活时最卡人的那一步:不是「档案工作重要不重要」,而是「这一盒能不能混装」「这个章盖在哪」「移交被退回来是为什么」。每条的格式固定——一句话结论 → 依据(条号或标准号)→ 常见易错点 → 站内深读链接,看完就能照着改。

清单按机关档案工作的 10 个环节分组:搭班子定规矩 → 库房与硬件 → 门类与全宗 → 形成与收集 → 整理与归档 → 保管与保护 → 鉴定与销毁 → 利用开放编研 → 统计与移交 → 信息化建设。每条专项短文正按 800–1,500 字陆续发布。短文发布前,点每条末尾的「深读」即可看本站现有的详解页。

怎么用最快:先在机关档案业务全景页顶部搜索框里直接搜关键词(如「归档章」「DA/T 22」「第 15 条」);不确定出处时就在这个清单里按环节找;两处都没有,到咨询支持提交问题。

一、搭班子、定规矩(3 问)

1
机关档案工作必须设专门机构吗?几个人算够?不一定要独立机构,但必须明确负责部门并配足人员;人数按档案数量、业务量与信息化程度确定,规模小的单位可指定专人负责。依据:第 8、9 条 | 深读:机构与人员配备
2
八项制度到底是哪八项?每项写什么?制度体系要覆盖归档、保管、利用、保密、统计、移交、信息化与责任追究等方面,按本单位实际成文发布并定期修订,不能只有一份空泛的办法。依据:第 10 条 | 深读:八项制度怎么编
3
档案员调岗离任,档案怎么交接才算清?离岗前必须办理档案交接:逐项清点、编制交接清单、双方签字确认,交接不清不得离岗。依据:第 13 条 | 深读:机构与人员配备

二、库房与硬件(3 问)

4
库房面积怎么算?不到 2500 卷按多少?使用面积=(档案存量+年增长量×存放年限)×60㎡/万卷(或 10 万件);少于 2500 卷(25000 件)的按 15㎡ 计。依据:第 15 条 | 深读:库房面积测算(含计算器)
5
密集架对楼板承重有什么要求?密集架区域楼面均布活荷载不低于 8kN/㎡;装具应为密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜,禁用木质柜与玻璃门柜。依据:第 18 条 | 深读:库房怎么建
6
纸质档案库温湿度到底多少才达标?温度 14~24℃、相对湿度 45%~60%;每昼夜温度波动不大于 ±2℃、湿度波动不大于 ±5%。依据:JGJ 25—2010 | 深读:温湿度与消防安防

三、门类与全宗(2 问)

7
13 个门类代码是什么?我们单位要设几个?一级门类 13 个:WS 文书、KJ 科技、RS 人事、KU 会计、ZY 专业、ZP 照片、LY 录音、LX 录像、SJ 业务数据、YJ 公务电子邮件、WY 网页信息、MT 社交媒体、SW 实物;按本单位实际形成的档案类型设置,不必全设。依据:DA/T 13—2022 | 深读:13 门类代码对照表
8
全宗卷里究竟装哪些东西?装的是说明全宗情况的材料——全宗介绍、档案数量与整理说明、交接凭证、鉴定销毁记录等,不是档案正文。依据:DA/T 12—2012 | 深读:门类与全宗

四、形成与收集(3 问)

9
什么样的文件才算「应归档」?怎么划范围?反映本单位主要职能活动、有查考利用价值的文件材料应归档;用「三合一制度」把归档范围与保管期限落到具体条款,避免凭经验判断。依据:8 号令 | 深读:归档范围 · 三合一制度
10
传真件、热敏纸能不能归档?不宜直接归档——字迹耐久性差、易褪色;应复制或扫描后与原件一并归档,并注明原件情况。依据:第 26 条 | 深读:归档范围与载体
11
电子文件的元数据要不要一起收?收哪些?要收。元数据与电子文件一并归档,至少包括题名、责任者、日期、格式、来源系统等必要项。依据:GB/T 18894—2016、DA/T 46—2009 | 深读:档案元数据

五、整理与归档(6 问 · 最厚)

12
归档章填什么内容、盖在文件哪个位置?归档章包含全宗号、年度、保管期限、件号等要素,一般盖在文件首页上端的空白处。依据:DA/T 22—2015 5.4.5 | 深读:整理技术
13
页码漏编、编错了怎么补救?空白页要不要编号?逐页编号,空白页不编号;漏编或编错应重新编页并注明,不得在原件上随意涂改掩盖。依据:DA/T 22—2015 | 深读:整理技术
14
件内排序:正本在前还是定稿在前?批复在前还是请示在前?正本在前、定稿在后;复文(批复)在前、来文(请示)在后。依据:DA/T 22—2015 5.1.1 | 深读:排列练习
15
备考表放在盒内什么位置?必须写哪几项?备考表置于盒内文件之后,填写盒内档案情况、整理人、检查人、日期等要素。依据:DA/T 22—2015 6.4.2 | 深读:排列与装盒
16
一个盒能不能混装不同年度 / 机构 / 保管期限?不能。同一盒内不得混装不同年度、不同机构(问题)、不同保管期限的档案。依据:DA/T 22—2015 6.4 | 深读:排列与装盒
17
归档必须等到次年 6 月底吗?能不能随办随归?机关档案应于次年 6 月底前完成归档;鼓励随办随归、前端控制,早于期限完成不影响合规。依据:第 35 条 | 深读:归档范围

六、保管与保护(3 问)

18
九防是哪九防?平时要做什么记录?防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染;温湿度要监测记录,设施设备要定期检查维护,并定期清扫除尘、防治鼠虫霉。依据:第 38、39 条 | 深读:温湿度与消防安防
19
发现档案霉变、虫蛀,能不能自己处理?日常防治可自行开展;霉变虫蛀的修复治理涉及技术边界,超出自身能力应请专业机构,涉密档案不得外包。依据:第 41 条、DA/T 68—2017 | 深读:档案修复与劳动保护
20
底图、磁带、光盘这些特殊载体怎么单独保管?按载体类型分别设置库房或分区保管,配对应的底图柜、光盘柜、防磁柜,并各自控制温湿度。依据:第 14 条 | 深读:库房保管 · 数码照片档案

七、鉴定与销毁(2 问)

21
保管期限从哪一天起算?从文件材料形成后的次年 1 月 1 日起算,不是从归档日或销毁日起算。依据:8 号令保管期限口径 | 深读:鉴定练习
22
销毁要几个人监销?销毁清册必须写哪些要素?经鉴定、审批后指定两人以上监销;销毁清册永久保存,载明题名、数量、批准文号、销毁方式与监销人等。依据:第 44 条 | 深读:鉴定与销毁

八、利用 · 开放 · 编研(2 问)

23
借阅登记表至少要登记哪几项?至少登记借阅人、借阅日期、档案档号与题名、用途、批准人、归还日期与签收,做到可追溯。依据:第 46 条 | 深读:档案利用与借阅
24
开放审核的「延期开放」和「控制使用」有什么区别?延期开放是延后向社会开放的时间;控制使用是对已开放档案在使用范围与方式上作限制,两者适用情形与审批口径不同。依据:第 48 条 | 深读:开放审核技术

九、统计与移交(3 问)

25
九类统计台账是哪九类?有没有可直接用的模板?所保管档案、年度出入库、设施设备、利用、移交进馆、鉴定销毁、信息化、工作人员、业务社会化服务共九类;要求真实准确完整并支持可视化。依据:第 50 条 | 深读:九类统计台账(含模板)
26
移交进馆被档案馆退回,最常见的 5 个原因是什么?档号断号或重号、目录与实体不符、件内顺序或页码错误、数字化件缺页或清晰度不达标、移交清单与目录不一致。依据:DA/T 22—2015、DA/T 31—2017 及各地接收细则 | 深读:统计与移交 · 数据移交
27
单位撤销、合并后档案归谁?按情形处置:撤销的按规定移交或由指定单位保管;合并的由合并后单位保管;分立的按协议与职能归属;职能划转的随职能走。依据:第 54 条 | 深读:机构撤销与合并

十、信息化建设(3 问)

28
电子档案能不能存公有云 / 网盘?不得使用电子政务云之外的其他公有云;应使用独立专业服务器与专用存储,具备冗余与可扩展能力,并做离线备份。依据:第 61 条 | 深读:服务器与存储
29
单套制归档要满足哪几个前置条件?需通过单套制评估(前置条件与指标体系全部通过)并定期复评;归档须通过接口在线完成,不得用离线介质替代。依据:DA/T 92—2022 | 深读:信息化规划
30
档案系统要不要做等保?做到几级?要做,网络安全等级保护不低于二级。依据:第 62 条 | 深读:服务器与存储

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