DA/T 31 纸质档案数字化技术规范解读：从扫描到挂接一次做对
纸质档案数字化是数字档案室建设的”地基工程”。DA/T 31-2017《纸质档案数字化技术规范》是国家标准，今天把这本规范里最容易踩坑的 4 大要点（扫描分辨率、色彩模式、命名规则、目录挂接）拆开讲，让你一次做对、不返工。
📖 这篇属于”档案数字化系列“，与本文相关的还有：《档案数字化验收标准解读》（验收篇）、《开放审核 24 例实战与技术解析》（数字化副本审核篇），建议一并收藏。
一、DA/T 31 在档案标准体系中的位置
DA/T 31-2017 与 DA/T 22（按件整理）、DA/T 13（数码照片）、DA/T 50（数码照片归档与管理）共同构成档案整理与数字化的”四件套”。
其中 DA/T 31 专门管”怎么把纸质档案变成规范的电子文件“——从扫描设备选型、扫描参数设定，到图像处理、命名、目录挂接、质检，全流程可对照。
它不是”建议性参考”，而是国家档案行业标准——验收时检查人员会按 DA/T 31 的条款对照扫描成果，参数不对或目录挂不上，就判整改。提前按规范做，省得返工。
二、扫描分辨率：200/300/400 DPI 怎么选
DA/T 31 第 7.3 条给出 3 档参考分辨率：
- 200 DPI：一般性文书档案（纯文字无印章、签字的普通公文）
- 300 DPI（推荐）：含有印章、签字、表格线的重要文书档案；以及会计凭证、合同、干部任免材料
- 400 DPI 及以上：档案字迹模糊、年代久远需保留细节的档案；以及图纸、地形图等大幅面材料
💡 实操建议：单位没特殊要求时统一用 300 DPI——既能清晰呈现印章签字，又不过度占用存储空间（300 DPI 单页 A4 约 500KB，200 DPI 约 200KB，400 DPI 约 1MB）。
三、色彩模式：彩色/灰度/黑白的判定逻辑
DA/T 31 第 7.4 条把扫描色彩模式分为 3 类：
- 彩色扫描：含红头公章、彩色照片、重要签名笔迹的档案，必须彩色扫描
- 灰度扫描：纯文字、无重要图章印鉴的文书档案，灰度即可
- 黑白二值扫描：年代久远、字迹已严重褪色的档案，可用黑白二值增强对比度
判断口诀：有红头/印章/签字 → 彩色；纯文字表格 → 灰度；褪色严重 → 黑白二值。
⚠️ 常见返工：把红头文件按灰度扫描，结果验收时红头看不清，必须重扫。这是最容易踩的坑——红头文件必须彩色。
四、命名规则：4 段结构与 8 要素命名
DA/T 31 第 9 章规定扫描图像文件的命名规则。推荐使用”档号 + 件号 + 序号“的命名结构，例如：
全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号-页序.jpg
示例：Z109-WS·2023-Y-BGS-0001-001.jpg（全宗号 Z109 / 文书档案 / 2023 年 / 永久 / 办公室 / 第 1 件 / 第 1 页）
对于页数较多的文件（如干部任免表、会议记录），按页序递增 001、002、003……命名。命名规范的好处：
- 扫描件与目录条目一一对应，避免挂错；
- 后续批量迁移到新系统时，文件名可保留；
- 移交进馆时按命名规律可直接核验。
五、目录挂接：档号 → 电子文件的核心一步
DA/T 31 第 10 章规定目录数据库与图像文件的挂接。一句话：
📌 目录数据库里每条档案条目，要通过档号 + 件号，准确对应到对应的扫描图像文件。打开任一条目录，能直接看到该件档案的所有扫描页。
挂接方式有两种：
- 文件名挂接（推荐）：目录条目字段里填入”档号-件号”，系统按文件名匹配挂接
- 路径挂接：目录条目字段里填入相对路径，如
/2023/Y/BGS/0001/001.jpg
挂接准确率是数字化验收的硬指标（一般要求 ≥ 99%）——挂错了就查不到档案，对验收是一票否决。
六、常见错误：4 类返工最多的情形
- 红头文件按灰度扫描：红头看不清，必须彩色扫描。补救只能重扫。
- 分辨率不足导致签字模糊：合同、协议、签字文件用 200 DPI，签字细节看不清。补救只能换 300 DPI 重扫。
- 命名混乱无法挂接：命名不规则（如用”扫描001″”新建文件”），系统挂不上。补救需按命名规则批量改名。
- 目录条目与图像不对应：目录录错档号或件号，导致挂错文件。补救需逐条核验目录与图像。
七、一张表——数字化质检自查清单
- ☐ 扫描分辨率：红头/印章/签字 → 300 DPI，纯文字 → 200 DPI
- ☐ 色彩模式：含红头/彩照 → 彩色，纯文字 → 灰度
- ☐ 命名规范：全宗号-WS·年度-保管期限-机构-件号-页序.jpg
- ☐ 目录挂接：档号 +件号 +文件名 100% 对应
- ☐ 图像质量：无黑边/无歪斜/无污渍/无漏扫
- ☐ 完整性：每件档案逐页扫描，无漏页
结语
DA/T 31 是档案数字化的”硬规范”，不是”可参考可不参考”。按规范做，验收时一次过；不按规范做，验收反复打回、浪费人力。
批量数字化最怕”每个工作人员各扫各的、各命各的“——标准不一导致验收通不过。使用 数字方舟·数字档案室软件 内置的 DA/T 31 扫描参数模板与目录挂接工具，可统一全单位扫描规范、自动生成命名、批量挂接目录。需要单机版快速整理文书档案的，数字档案整理软件（魔方） 也支持一键扫描挂接。详细验收标准见 《档案数字化验收标准解读》。
觉得有用，转给一起做档案的同事 👋
常见问题（FAQ）
Q1：DA/T 31-2017 的扫描分辨率选多少？
A：DA/T 31 第 7.3 条给出 3 档参考：一般文书 200 DPI，重要文书（印章/签字/合同/会计凭证）300 DPI，褪色档案或图纸 400 DPI 及以上。单位无特殊要求时推荐统一用 300 DPI。
Q2：红头文件用什么色彩模式扫描？
A：必须用彩色模式扫描。DA/T 31 第 7.4 条规定含红头公章、彩色印章、重要签名的档案必须彩色扫描，灰度会导致红头和签名模糊，验收不通过。
Q3：扫描文件怎么命名才规范？
A：DA/T 31 第 9 章推荐”全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号-页序“命名结构，例如 Z109-WS·2023-Y-BGS-0001-001.jpg。命名规范便于目录挂接、批量迁移和移交进馆。
Q4：目录挂接准确率要求是多少？
A：一般数字化验收要求目录挂接准确率 ≥ 99%。挂错会导致档案查不到，影响使用。验收时检查人员会按档号+件号抽查目录与图像对应情况，挂错超过 1% 即判整改。