会计档案编目怎么做：案卷目录、卷内目录与备考表填写详解

凭证装进盒、账簿排上架，不等于这批会计档案能用了——查一笔 2021 年的差旅费凭证，得有人答得上来它在第几盒、第几卷，这就是会计档案编目要解决的事。编目做不实，移交清册抄不准、销毁清点核不对，前面六步的功夫等于白费。本页按《会计档案案卷格式》DA/T 39—2008 与《档案著录规则》DA/T 18—2022，把会计档案编目的目录种类、填写口径和易混点一次讲清。

本文把会计档案编目一次讲清：①编目在 9 步流程里排第几、管什么；②案卷目录 7 个项目怎么填；③哪些档案要做卷内目录与备考表；④编目的目录与销毁清册为什么不是一种目录。

本文位置：本页是会计档案整理及技术应用（母页）中第 7 步 · 编目的详情页。上一步是排列与装盒，下一步是移交进室；全部表单格式见会计档案表单库。

一、编目在会计档案整理中的定位

会计档案整理共 9 步：分类、归档范围与保管期限判定、装订成册、编页与编件号、编档号、排列与装盒、编目、移交进室、鉴定销毁。会计档案编目排第 7 步，管的是把已经装盒的实体变成能检索的目录：一卷一条登记进案卷目录，卷内有文件的再编卷内目录，卷末放备考表。

这一步排在移交进室之前，道理很直接：移交清册的卷号、册数、题名、张数，就是从案卷目录上抄出来的；先编目录、再抄清册、后办交接，顺序顺了账才对得上。反过来先移交后补目录，交接时双方手里都没有依据，出了差错扯不清。

会计档案编目还有一个与文书档案不同的特点：凭证册和账簿册一般不另做卷内目录——凭证册靠记账凭证顺序号定位，账簿册靠账簿启用及接交表和科目目录定位；只有财务报告类和其他类才逐份编卷内目录。这一点常被新手照搬文书档案的口径做错，多编了一层没有用的目录，反而增加维护负担。

二、标准依据：三份文件管一本目录

会计档案编目的依据集中在三份文件里，分工很清楚：

• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》：规定案卷目录（第 7 章）、卷内目录（第 8 章）、卷内备考表（第 9 章）的项目设置与格式，是填写口径的直接来源。
• DA/T 18—2022《档案著录规则》：规定案卷级与文件级著录的项目、格式与标识符号，做数字化目录库时按它录元数据。
• 《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第 79 号）：第十条要求整理立卷时编制会计档案保管清册，第十二条与第二十四条规范移交清册的编制与交接，这些清册的数据都来自编目成果。

79 号令全文见中国政府网《会计档案管理办法》；DA/T 39—2008 原文含附录 A 全套表式，见海口市档案馆公布的标准文本。引用条文前请以最新版本为准。

三、案卷目录：7 个项目怎么填

会计档案案卷目录一卷一条，设 7 个项目。逐项填法如下：

项目	填写要求
案卷号	按凭证盒或会计档案盒盒面、盒脊上的案卷号填写，与第 5 步编的档号尾段一致
类别	按 79 号令第六条写四类——会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类，不写自创名目
题名	即案卷题名，与盒面一致：形成单位、时间、内容、类别；没有题名或题名不规范的可以自拟并加方括号
起止时间	该卷档案启用和终止的时间，年月日用 8 位阿拉伯数字分两行填写，不足 2 位补 0（如 20250101）
保管期限	与盒面、档号一致：永久、30 年或 10 年（第 2 步判定的结果）
卷内张数	会计凭证总数、账页总数或财务报告总张数，与第 4 步编页的结果一致
备注	记账凭证起止号或其他需说明事项

编完的案卷目录按年度—类别—保管期限排列装订成册，作为会计档案检索台账与档案实体同步保管；数字化的单位同时录入目录库，但纸质台账不因有系统而取消。

四、卷内目录与备考表：财务报告类和其他类要做

四类会计档案对卷内目录的要求不同。凭证册、账簿册不做，财务报告类和其他类要做——各类册子的内容结构决定了用哪一种定位方式：

对象	要不要做卷内目录	靠什么定位卷内内容
会计凭证册	不做	记账凭证顺序号＋凭证封面起止号；案卷目录备注栏写记账凭证起止号
会计账簿册	不做	账簿启用及接交表＋科目目录；案卷目录题名写账簿名称与年度
财务报告类	要做	卷内目录逐份登记月报、季报、年报及附表
其他类	要做	卷内目录逐份登记银行对账单、纳税申报表、银行存款余额调节表等

卷内目录设 7 个项目：顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注；卷内备考表设 5 项：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。备考表是案卷质量的「自白书」——缺页、补件、移出、销毁等情况都写在这里，案卷立好之后发生或发现的问题由管理人员填写并签名、标注时间。两种表格的格式与填写示例见会计档案表单库；按卷整理的目录编制通则另见案卷目录与卷内文件目录怎么编。

五、编目的目录与销毁清册不是一回事

要特别提醒：第 7 步会计档案编目做出的案卷目录，与第 9 步鉴定销毁时编制的会计档案销毁清册，不是一种目录。两者项目不同、用途不同、保管要求不同，不能互相替代：

比较项	案卷目录（第 7 步 · 编目）	销毁清册（第 9 步 · 鉴定销毁）
解决什么	「查得到」——检索台账	「销得掉」——销账凭证
项目	案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注（7 项）	名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间（8 项）
依据	DA/T 39—2008 第 7 章	79 号令第十八条
保管期限	与档案实体同步（10 年／30 年／永久）	一律永久
谁来用	日常检索、移交时随案卷清点交接	五方签署意见，监销人销毁前按清册逐项清点核对

三点区分记牢：①案卷目录解决「查得到」，销毁清册解决「销得掉」；②案卷目录随实体按期限保管，销毁清册本身一律永久保存；③监销人现场清点核对依据的是销毁清册，不是案卷目录。销毁程序的全部要求见会计档案鉴定销毁：鉴定意见书、销毁清册与监销。

六、怎么落地：元泰三件套在这一步能省什么

会计档案编目是典型的「数据都在手上，就差一个出口」的活——盒面、盒脊、档号在第 5、6 步都已写好，目录只是把它们汇成册。用魔方（数字档案整理软件）可以直接从盒内案卷数据生成案卷目录，7 个项目自动带出；数字方舟（数字档案室平台）把目录库与电子档案挂接，检索、移交、鉴定都用同一套数据；拿不准口径时查启典（档案知识库），DA/T 39 的逐项填法都有对照。下表是手工与系统的差异：

环节	传统手工做法	用元泰软件后
编案卷目录	装完盒回头补录，条目与盒面易不一致	从盒内案卷数据直接生成，7 项自动填
编卷内目录	逐份手抄，页号与编页结果常对不上	调取编页数据自动生成，页号自动核对
目录更新	抽卷、补件后手工改台账，容易漏改	变动即更新，备考表与目录联动留痕

七、常见问题（FAQ）

问：凭证册要不要编卷内目录？

不要。凭证册靠记账凭证本身的顺序号定位，案卷目录的备注栏写清起止号即可检索；硬套一层卷内目录既增加工作量，又会因为与凭证顺序号重复而失去意义。这是会计档案编目与文书档案按件整理最容易被混用的一点——两套标准的目录口径是并列关系，不能互相套用。

问：案卷目录编好后交给谁、怎么用？

目录随档案实体走：移交进室时（第 8 步）作为编制移交清册的基础数据随卷交接；档案馆接收进馆时同样要附目录。目录纸质台账与实体同步保管，电子目录库则要保证可导出、可打印，格式按 DA/T 18—2022 的著录规范录，便于将来与进馆数据对接。

问：电子会计档案编目怎么做？

电子会计档案的「目录」主要是元数据。按 DA/T 18—2022 录入案卷级与文件级元数据，保证与系统里的电子会计资料一一挂接；同时满足 79 号令第八条条件的电子档案可不打印纸质件，但目录数据要纳入四性检测范围——准确性、完整性、可用性、安全性有一项不过关，目录就不能作为唯一检索依据。

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参考来源

• 《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第 79 号，2016 年 1 月 1 日施行）第十条、第十二条、第二十四条
• 《会计档案案卷格式》（DA/T 39—2008）第 7 章、第 8 章、第 9 章
• 《档案著录规则》（DA/T 18—2022）
• 国家档案局口径：《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第三十二条（会计档案以卷为单位整理）
• 原文：中国政府网《会计档案管理办法》全文｜海口市档案馆 DA/T 39—2008 标准文本｜财政部令第 79 号发布页