元泰数据 | 档案软件 档案整理 数字化解决方案

归档必须等到次年 6 月底吗？能不能随办随归？

归档必须等到次年 6 月底吗？能不能随办随归？

一句话结论：不一定。档案归档时限在《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第三十五条里分两种情形：一般情形是「经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年 6 月底前向机关档案部门归档」；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。也就是说，有系统的单位「随办随归」是义务而不是选项；没有系统的单位，第二年 6 月底是最后期限，不是开始归档的时间。

一、结论与依据

第三十五条原文三款，逐款对应一个动作：
  • 第一款·时限：机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年 6 月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。
  • 第二款·手续：归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。机关档案实现随办随归的，还应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。
  • 第三款·禁止：任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。
「特殊规定从其规定」最常见的三类：
门类归档或移交时限依据
会计档案当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管；因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）第十一条
建设项目档案按项目管理与竣工验收的专门要求执行，不适用「次年 6 月底」这一统一时限DA/T 28《建设项目档案管理规范》
照片、音像档案按各自专门规范规定的收集与归档要求执行GB/T 11821、DA/T 50
配套两条：第二十八条要求机关编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行，内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订；第三十六条要求归档文件材料应当为原件。这两条决定了「归什么」和「归的是什么」，谈档案归档时限之前必须先落定。

二、随办随归怎么落地：四步

步骤做什么留痕
① 系统嵌入按第六十二条，办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档系统配置说明与预归档规则
② 触发归档文件办结即触发预归档，不等年底集中整理归档时间戳
③ 登记手续按第三十五条第二款，履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据过程元数据记录
④ 清点交接交接双方根据归档目录清点核对并履行交接手续交接单与目录
没有业务系统的单位怎么办：第三十五条给的是「整理完毕后第二年 6 月底前」这一最后期限，实务上应当按季度或按批次滚动整理归档，不要压到 5、6 月集中突击——年末突击整理最典型的后果是齐全率失守、分类与档号返工，还会连带影响第五十条的九类统计台账取数。

三、最容易错的三处

把档案归档时限用错，通常错在下面三处：

  • 把「第二年 6 月底前」当成「到那时才开始归档」。它是最后期限。卡着线做，一旦遇到人员变动、系统迁移或整改检查，整批档案的齐全率与整理质量都保不住。
  • 有 OA 系统却仍按年度集中归档。第三十五条对采用办公自动化或其他业务系统的机关用的是「应当随办随归」，属于强制要求，不是鼓励性表述。
  • 随办随归只做了电子文件流转。第二款要求同时做到两件事：履行登记手续，以及记录电子文件归档过程元数据。只做前者，等于归档过程无据可查。

相关阅读

参考来源

  • 《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）全文，国家档案局
  • 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）全文，中国政府网

引用与转载说明

本文《归档必须等到次年 6 月底吗？能不能随办随归？》为元泰数据（ytshuju.cn）原创整理。文中引用的国家标准、行业标准条文，著作权归原发布机构所有，可自由引用。

本站编写的整理说明、判定口径、对照表格、示例档号与逐条拆解，著作权归元泰数据所有。转载、引用或摘编请注明出处「元泰数据（ytshuju.cn）」并保留原文链接，不得删除本声明或整段搬运。批量转载、接口调用、课程与出版物采用等商业用途，请通过售前售后咨询取得书面授权。

原文链接：https://www.ytshuju.cn/qa-archiving-deadline/
本站内容仅供参考，档案业务的具体执行以现行标准原文及本单位三合一制度为准。

还有问题想问？

扫码加入元泰售前服务群，顾问 1 对 1 解答档案整理规范、软件功能与部署方案。

企业微信扫码入群，长期有效；群内提供整理模板与操作答疑。

元泰售前服务群活码（企业微信扫码入群咨询）微信扫码入群