高校档案归档范围：27 号令十一类怎么归（附对照表与建档清单）

高校做档案，第一道关口是定范围：什么该归、什么不必归。不少学校起步时直接照搬机关的十三个门类，结果把学籍材料、学报原稿、外事协议这些高校特有的东西漏在外面。《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第 27 号）第十五条给出的是高校自己的答案——高校档案归档范围分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十一类。本页按条号把这十一类逐条讲清归什么、由谁立卷、什么时候交，以及哪些地方最容易漏归。

同一依据相关：本页按《高等学校档案管理办法》第十五条展开，
整体节奏见高校档案工作：对照 27 号令讲清十一类归档范围与学年制节奏；
对照机关口径见机关档案13个门类代码对照表；
收集环节见归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解。

先立一句话：归档范围不是档案部门自己定的，是在源头由业务部门决定的。
27 号令第十六条确立了「档案材料形成单位、课题组立卷」的制度，
所以十一类能不能落到实处，取决于每个学院、每个部门有没有把归档写进岗位流程，
而不是取决于档案馆年底催得紧不紧。

一、十一类的法定出处：27 号令第十五条

《高等学校档案管理办法》由教育部、国家档案局于 2008 年 8 月 20 日
以教育部令第 27 号公布，2008 年 9 月 1 日起施行；
第四十三条同时废止 1989 年国家教育委员会令第 6 号《普通高等学校档案管理办法》。
它至今仍是界定高校档案归档范围的第一依据。

第十五条开篇就定调：高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
也就是说，高校在这一点上没有「先纸后电」的过渡期——双轨同步是默认要求，
这一思路与后来的单套制、电子文件单轨管理是前后衔接的。

随后第十五条以列举方式给出十一个一级类目。措辞是「主要包括」，属于开放式列举：
学校可以在此基础上细化、增设二级类目，但不能把条文已经列出的内容剔出归档范围。

三条口径边界：① 这是高校自己的实体分类口径，与 DA/T 13—2022《档号编制规则》给出的 WS、KJ、KU 等十三个一级门类不是同一套体系；档号怎么编可以参照 DA/T 13，归档范围却必须以第十五条为准；② 十一个类目中有五类在机关口径里根本不存在——学生类、教学类、产品生产类、出版物类、外事类；仪器设备类在 DA/T 13 中也不是独立的一级门类（通常归入 KJ 科技档案），所以不能直接拿机关口径倒推高校；③ 第十五条末尾写明，归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式——载体形态不构成一个独立类目。

条文原文可对照教育部发布的全文查看：
《高等学校档案管理办法》（教育部令第 27 号）。

二、十一类归档范围对照表

下表把第十五条的十一项逐条拆开，左边是原文口径，右边是实际执行时要一并盯上的配套规定。
这张对照表就是高校档案归档范围的完整展开，
建议直接作为学校制定实施细则时的核对底稿使用。

序号	类目	主要归什么	执行依据
1	党群类	党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料	第十五条（一）
2	行政类	行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料	第十五条（二）
3	学生类	学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等	第十五条（三）
4	教学类	反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料	第十五条（四）＋《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）
5	科研类	科学技术研究活动中形成的文件材料	《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）
6	基本建设类	基本建设项目从立项到竣工验收形成的全套档案资料	《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）
7	仪器设备类	各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件，以及接收、使用、维修和改进中产生的文件材料	第十五条（七）
8	产品生产类	产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等	第十五条（八）
9	出版物类	自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等	第十五条（九）
10	外事类	派出人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；聘请的境外专家、教师在教学科研活动中形成的材料；校际交流、中外合作办学、境外办学，以及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生的材料；授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料	第十五条（十）
11	财会类	会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料	第十五条（十一）＋《会计档案管理办法》

三、党群类、行政类、学生类怎么归

前两类最容易混，判断标准其实只有一句话：看材料由谁主办。

类目	归谁主办的材料	常见来源部门	易漏材料
党群类	党委、工会、团委、民主党派等组织的会议文件与纪要，党群部门的工作计划与总结，上级与学校关于党群管理的文件	党委办公室、组织部、宣传部、统战部、纪委、工会、团委	民主党派与统战类活动材料；上级来文中的党群专件
行政类	行政工作的会议文件与纪要；上级与学校关于人事管理、行政管理的材料	校长办公室、人事处、监察审计处、保卫处、后勤与资产管理部门	涉及人事议题的会议纪要；网上办公形成的电子文件
学生类	学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等	招生就业部门、院系、团委、校医院	结业、肄业、转专业学生的材料；交换生材料

十一个一级类目下面还怎么再分，27 号令没有统一规定。实务中通行的是参照
《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》设置二级类目，
下列代号是常见示例，各校可结合校情增删：

一级类目	一级代号	常见二级类目示例
党群类	DQ	DQ11 综合、DQ12 纪检、DQ13 组织、DQ14 宣传教育、DQ15 统战、DQ16 工会、DQ17 团委
行政类	XZ	XZ11 综合、XZ12 人事、XZ13 监察审计、XZ14 保卫、XZ15 总务后勤、XZ16 档案图书文博

学生类一般不细分二级类目：因为它的组卷单元是「人」而不是「事」。常见做法是按入学年级、学院（专业）、学号顺序排列，一个学生一卷（袋），整套材料跟着人走——这与按课题、项目、年度组卷的其他十类完全不同，不能套用同一种排架规则。另外，二级类目的代号不属于 27 号令的强制要求，学校可以在实施细则里自定，但一经确定就应保持稳定。

学生类还有一处边界要写死：在校期间形成的学籍类材料由高校档案机构按学生类管理；
毕业派遣时随转出去的人事档案材料，则按《干部人事档案工作条例》的十大类执行。
两条线在毕业季交汇，如果不在实施细则里规定清楚，最常见的后果是
同一件材料两边都留（重复建档），或者两边都不留（材料脱手）。

四、教学类、科研类怎么归

教学类是高校区别于其他单位最明显的类目。第十五条（四）把它界定为
「反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料」，
具体清单按《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）执行。

材料板块	常见内容	易漏提醒
教学管理	专业设置与调整、培养方案、教学大纲、课程建设材料、教学运行文件、教学质量与评估材料	在线课程的资源包与版本更新记录
教学实践	实验、实习实训、社会调查、毕业论文（设计）	优秀论文之外的抽查样本常被漏掉
教学研究	教改项目立项与验收、教学成果奖申报材料	校级教改项目往往没有移交到学校档案机构
学籍与学位（管理侧）	注册管理、成绩管理、学位评定等管理性文件	学籍卡、成绩单等个人材料归入学生类，注意不要两头重复

科研类按《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行，
核心要求是按课题成套，而不是按处室或年度。一个课题从立项到成果，
形成的材料要能还原完整过程：

阶段	归什么	说明
立项	申报书、批复、任务书或合同、经费预算	未获立项的申报材料也建议留存
过程	试验记录、原始数据、阶段报告、中期检查、重要往来文书	原始记录是成果查证的凭据，事后无法补记
结题	验收或结题报告、评价意见、鉴定结论	未经验收的不能视为完成归档
成果	论文著作、专利证书、获奖证书、成果登记材料	知识产权归属文件一并归档

两个时限与一条协作规则：① 第十八条（三）规定，科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；② 第二十三条规定，与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构至少保存一整套档案，协作单位除保存与自身承担任务有关的档案正本外，应当将复制件送交高校档案机构；③ 第二十四条规定，个人从事教学、科研、管理等职务活动形成的各种载体形式的档案材料应当及时归档，任何个人不得据为己有——教师手上留着的那套方便自己用的版本，不属于个人。

五、基本建设类、仪器设备类怎么归

基建类按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行，
最大特点是按项目成套、跨年限归档——一个工程往往跨三五年，材料不能按年度切开。

阶段	主要材料	注意
立项决策	项目建议书、可行性研究、批复文件、用地与选址文件	批复是最关键的一份
勘察设计	地质勘察、初步设计、施工图设计、设计变更	设计变更必须与竣工图对应
招投标与合同	招标文件、投标文件、评标记录、合同与补充协议	补充协议最容易漏
施工与监理	施工组织设计、隐蔽工程验收记录、材料检验、监理日志与月报	隐蔽工程记录事后无法补做
竣工验收	竣工图、竣工验收文件，以及消防、环保、规划等专项验收文件	竣工图必须反映最终状态，不是施工图
财务	竣工财务决算、审计报告	结算决算完成后才算完整

仪器设备类的判定口径写在第十五条（七）里：国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备，
价值在 10 万元以上。抓住「精密、贵重、稀缺」和「10 万元以上」两个条件即可。

环节	材料	提醒
随机技术文件	使用说明书、图纸、合格证、装箱单、配套软件介质	开箱时就要收，散了基本补不回来
接收	开箱验收记录、安装调试记录、资产入账凭证	与国有资产台账互相印证
使用	操作规程、使用登记、运行日志	大型共享设备的使用记录更有保存价值
维修与改进	维修记录、改造图纸、报废鉴定材料	改造后的图纸要替换原图，不能两张并存

10 万元门槛宜往下调，不宜往上提：学校可以在实施细则里把阈值下调，把 10 万元以下但属于稀缺、成套引进的设备一并纳入；但不宜把门槛往上抬，否则院（系）自行采购的贵重仪器设备档案会整建制缺失。另外，基建类的归档时限是项目完成后三个月内（第十八条（三）），比科研类多一个月，原因是要等竣工财务决算。

六、产品生产类、出版物类怎么归

产品生产类对应的是产学研这条线。第十五条（八）的表述是
「高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等」——
注意它明确允许以照片、录像的形式承担实物样机的归档职责。

材料形式	内容	注意
文件材料	技术方案、设计图纸、工艺文件、检测报告、标准文件	横向课题的技术文件最容易留在教师个人手里
样品与实物	不便入库的样机、样品	用照片、录像留存，并注明编号与实际存放位置
权属文件	成果转化协议、知识产权归属文件	与第二十四条「不得据为己有」呼应

出版物类写在第十五条（九）：学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物，
以及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录。

材料	内容	注意
审稿单	组稿记录、审稿意见、编辑加工记录	体现学术把关过程
原稿	作者修改稿、定稿	电子出版物要连同最终排版稿与元数据归档
样书	创刊号、改版号、正式出版样本	期刊一般按年度为单元归档
发行记录	出版合同、发行数据、获奖与社会评价材料	出版合同涉及版权，注意借阅权限

出版社材料建议单列：设有大学出版社的学校，通常把出版社出版物单列为一个二级类目管理，避免与学报、校内自编讲义混在一起——三者责任人不同，混排之后很难追责。

七、外事类、财会类怎么归

外事类在第十五条（十）里列了四块内容，基本覆盖「走出去、请进来、合作办学、管理与荣誉」四条线。

板块	材料范围
派出	出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料
引进	聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料
办学与合作	校际交流、中外合作办学、境外办学的材料
管理与荣誉	管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料

外事材料要单独控制利用口径：外事类材料的涉外性较强，查阅利用要同时服从第二十九条关于未开放档案审批的规定，以及现行保密与涉外管理规定。不要把涉密接待方案与公开交流材料装订在同一个卷里，否则整卷都会被降为控制使用。

财会类这里有一个必须说清的版本陷阱。第十五条（十一）把财会类指向《会计档案管理办法》，
但 27 号令发布时引用的是 1998 年的版本（财会字〔1998〕32 号），而这个版本已经废止。

现行执行的是财政部、国家档案局令第 79 号《会计档案管理办法》，
2015 年 12 月 11 日公布、2016 年 1 月 1 日施行，其第三十一条同时废止财会字〔1998〕32 号。
高校属于事业单位，适用附表 2「财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表」。

档案名称	事业单位保管期限
各种会计凭证（原始凭证、记账凭证、传票汇总表）	30 年
日记账	30 年
总账、明细分类账、分户账或登记簿	30 年
固定资产卡片	固定资产报废清理后 5 年
会计月报、季报	10 年
部门决算	永久
会计档案移交清册	30 年
会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书	永久

两个硬约束：① 在会计管理机构临时保管期间，出纳人员不得兼管会计档案（79 号令第十一条）；② 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止（79 号令第十九条）。

79 号令全文见
国务院公报：财政部国家档案局令第 79 号《会计档案管理办法》。

八、谁立卷、什么时候交

第十六条确立的是档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度——
不是档案部门替各部门整理，而是谁形成谁立卷。这条链条上有六个环节，每一环的责任人都不一样。

环节	责任人	做什么
组织	各部门负责档案工作的人员	组织本部门教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷
组卷	立卷人	按纸质与电子文件材料的自然形成规律系统整理组卷
编号	立卷人	编制页号或者件号
编目	立卷人	制作卷内目录
检查	本部门负责档案工作的人员	检查合格后进入移交环节
移交	形成单位交、高校档案机构接	向高校档案机构移交

第十七条对归档材料本身提了要求：质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准。
这一条同时写明电子文件的归档按《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

引用标准已被替代：27 号令第十七条原文引用的是 GB/T 18894—2002，该标准已由GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》替代。制定实施细则时直接写现行版本，不要照抄条文里的旧标号。

归档时间规定在第十八条，注意它的节奏是学年制：

形成单位	归档时限	出处
学校各部门	次学年 6 月底前归档	第十八条（一）
各院系等	次学年寒假前归档	第十八条（二）
科研类	项目完成后 2 个月内归档	第十八条（三）
基建类	项目完成后 3 个月内归档	第十八条（三）

排时间比写条款更要紧：高校的归档节奏按学年走，制定实施细则时要把「学年」的起止算清楚，并跟教务处、科研院的项目结题周期与毕业季排衔接。不衔接的直接后果就是每年 6 月底前集中积压，院系临时补做，质量无从保证。

九、保管期限怎么定、到期能不能销毁

第十九条规定高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号——
这四个动作是高校档案机构的法定职责，不是可选动作。

第二十条解决两个问题。保管期限怎么定：按照国家档案局
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定。
到期怎么处理：保管期限已满、确已失去保存价值的档案，
经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，方可销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

高校档案不移交，长期能力更要自己扛：第二十二条明确高校档案由高校档案机构保管，在国家需要时提供所需的档案原件或者复制件。这与机关档案按规定向国家综合档案馆移交的路径不同——高校是「自留自管」，因此长期压力落在库房条件、数字化与格式迁移上，而不是落在移交交接上。细化收集口径可对照归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解。

第四十条还列了追责情形，其中第（五）项直接与归档有关：
不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。

十、常见误区

能不能直接照搬 DA/T 13 的十三个门类？

不建议。十一个一级类目是 27 号令专门为高校设置的，
与 DA/T 13—2022 那套 WS、KJ、KU 的门类命名和颗粒度都不一致。
合理的做法是：归档范围按第十五条，档号结构参照 DA/T 13，两者分工不同，不要搅在一起。
具体怎么分可对照档案门类划分怎么做。

十一类之外还能增设一级类目吗？

第十五条允许「高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围」，所以增设是有依据的。
实务中最常增的是声像类与实物类——请注意，
27 号令的十一类里本来就没有这两个单独类目，
声像、实物在各校通常是靠实施细则单列，或并入有关类目。
增设之后一定要写进实施细则并长期保持，否则排架体系会逐年错乱。

10 万元以下仪器设备要不要归？

第十五条（七）的门槛就是 10 万元，未达标的设备没有按仪器设备类归档的强制要求。
但如果属于稀缺、成套引进，或者含有无法复制的随机技术文件，
建议在实施细则里下调阈值单独留位——门槛是下限，不是上限。

学生类要不要分二级类目？

一般不细分。学生类的组卷单元是「人」而不是「事」，按入学年级、学院、学号排顺即可。
若确有需要，可用学院代码做二级区分，
但不建议照搬党群类、行政类那种按业务条线细分的方式。

附属医院、校办企业的档案归不归？

第四十二条给了答案：附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，
由学校根据实际情况自主确定。常见做法是附属单位自行建档、自行保管，
学校档案机构接收档案目录或按约定接收成套副本；
涉及学校出资、以学校名义承担的项目，建议参照第二十三条协作项目的原则，
由学校档案机构至少留存一整套。

高校档案要不要向国家综合档案馆移交？

按第二十二条，高校档案由高校档案机构保管，在国家需要时提供原件或复制件，
这与机关档案走移交的路径不同。所以高校不必按移交来设计流程，
但要把长期保存能力（库房、数字化、格式迁移）当作头号任务来管理。

把上面十一节倒过来读，就是一份可执行的自检清单：
高校档案归档范围有没有写进实施细则、十一个类目有没有各自的责任部门、
下一学年的归档截止时间有没有排进校历。
这三件事做到了，归档范围才真正从条文落到库房里。

十一、相关阅读

十二、参考来源

引用与转载说明

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