档案收集类材料怎么写：接收办法、交接文据与来源说明

一、这一类材料是什么：标准里的四样东西

全宗卷的第二大类「档案收集类」，记的是一个全宗的档案是怎么进来的。机关每年接收、征集、移交档案，都会在过程中产生一批材料——办法、文据、目录、来源说明。收档时把它们按全宗归到一起，就成了这一类。

档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

把这一条拆开，是四组材料：

组	材料	解决什么问题	谁来写
一	档案接收和征集工作的办法、标准	凭什么收、按什么程序收	档案馆（接收办法与标准）＋ 档案室（本单位实施细则）
二	档案（资料）交接文据及相关目录	交了什么、接了多少、谁签字	交接双方共同填写
三	档案来源说明	这批档案从哪来、原本是什么	档案室写，档案馆补充
四	档案历史转移过程说明材料	档案经历过哪些转移、变化	档案室写，档案馆补充

二、整理与编号：按 6.2、6.3、6.4 归位

写好的材料要按 DA/T 12—2012 第 6 章整理入卷。这一章的规则对收集类同样适用：

条号	标准要求	对收集类材料怎么用
6.2 文件材料分类	属于同一全宗卷的文件材料，按第 5 章中 5.1～5.8 进行分类	收集类材料归入类号 2
6.3 文件材料排序	分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列	接收记录、征集记录、交接文据按时间先后排；新增批次向后接续，不要插到中间
6.4 文件材料编号	在文件材料首页上方的空白处进行编号，由全宗号—类号—件号三部分组成	收集类材料的编号是「全宗号-2-件号」
6.4.2 类号	填写 5.1～5.8 的序号	收集类是第 2 类，类号写 2
6.4.3 件号	填写文件材料在相关类目中的流水排列序号	同一类目内按时间顺序编流水号
6.5 编制文件材料目录	分类别、以件为单位、按排列顺序编制文件目录	收集类材料单独编一段目录，不要与其它类混编
6.5 新旧版本	相同材料出现新旧几种版本时，在目录备注栏注明新版本替代旧版本文件的名称和时间	办法修订后要留旧版，并在备注里写清新版替代了哪一版、何时起施行

标准给的编号示例是「SZ1-1-2（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第 2 件）」，照这个格式往下推就是收集类材料的编号，例如同一个全宗的第一件交接文据编号为「SZ1-2-1」。

三、办法与标准类：两份都要备

这一组材料有两个来源，缺一不可：

来源	内容	要点
档案馆的接收办法与标准	本馆对进馆档案的具体要求：接收范围、门类、质量标准、时限、交接手续等	多数档案馆在官网或年度接收计划里公布，写方案前先查本馆现行版本
档案室的实施细则	本单位为执行接收办法制定的内部规定：本单位档案由谁移交、哪个科室负责、提前多久报计划、怎么自检	要写到可执行到人：谁编、谁核、谁签、几时报

这两份写好之后，接收工作才有依据可查。缺了档案馆的接收办法，档案室按老规矩办，接了才发现不符合本馆要求；缺了本单位实施细则，办法要求的动作没人落地。

四、交接文据类：写什么、怎么签、留几份

交接文据是这一类里最核心的材料——它证明档案是什么时候、由谁、经手人清点着交过去的。

汉源县人民政府在档案收集工作问答里写得很直接：

档案馆接收档案时，应与档案移交机构办理交接手续。档案移交机构应建立档案移交目录，由交接双方按移交目录清单核对无误，填写《档案交接文据》，签字盖章后方可接收进馆，不得未见档案就办理交接手续。交接文据一式三份，档案馆保存两份，机关留存一份。

各地档案馆对交接文据的具体要求略有差异，常见的有这几条：

要求项	常见做法
填写内容	全宗名称、档案数量（案卷数／件数／页数）、数据总量、起止年度；电子档案还要写载体形式与容量
清点方式	逐卷（件）清点；绝密或贵重案卷逐页点收（武汉市东西湖区档案馆要求）
签署人	交接双方经手人签字，并由分管领导签字后盖单位公章
份数	一式二份至三份，双方各留存；其中一份存全宗卷（赣州市规定）
归还与留存	一份加盖公章后返还移交单位，电子档案科一份、保管利用科两份（赣州市规定）
数字副本与电子版	清册与登记表需同时准备纸质版（至少两份）与电子版，确保凭证与档案实物一一对应

赣州市的制度写得最细，可作为参照：

《档案资料移交清单》由档案接收人员签字加盖公章，返还移交单位（一份）、电子档案科（一份）、保管利用科（两份），其中一份存全宗卷。

五、档案来源说明：写清来路

档案来源说明回答的是「这批档案当初是怎么来的」。它和交接文据不同：交接文据记录这一次交割动作，来源说明记录的是档案形成与流转的历史脉络。

这类说明通常要写清以下内容：

项	写什么	示例写法
立档单位基本情况	单位名称、成立时间、性质、职能范围、隶属关系、职能任务、主要领导人变化情况	本单位于 ×× 年 × 月成立，为市政府直属机构，职能为……，×× 年 × 月机构改革后职能并入……
内部机构与人员	内部机构设置、人员编制情况	设办公室、综合科两个一级机构，行政编制 ×× 名
与本单位相关的重大事件	与单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等	×× 年 × 月被列为全国×× 改革试点单位
归档文件情况	归档文件数量；文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠情况；归档文件质量与齐全完整程度	×× 年度归档文件 ×× 件，均为原件，齐全完整
整理情况	整理组织形式与分工；选择的分类方案、排列、编号方法；重要档案文件的状况、归档人、检查人、归档时间	按机构分类、按保管期限排列；整理人 ××、检查人 ××，×年×月×日归档

特殊情况要单独交代：捐赠、征集、接收的非本单位形成的档案，来源说明里要写明捐赠者或征集对象的名称、时间、范围与数量，以及是否经过鉴定。这部分内容在介绍类材料里也要呼应，见全宗指南怎么编第 6 章 d）项「全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量」。

六、历史转移过程说明：档案经历过什么

这一类是记档案「流动史」的。机关档案室自己成立时，历史档案往往来自上级划拨、原机构移交、兄弟单位并入等渠道，一路上可能换过几次保管单位。

写这一类说明时按时间顺序逐段写，每段交代三个要素：

要素	写什么
转移时间	从哪个单位转到哪个单位的年月
转移方式	划拨／移交／并入／接收／征集／捐赠，并注明依据文件
档案范围与数量	本次转移涉及的卷数、件数、起止年度、门类

七、电子档案的移交：另有一整套规矩

电子档案的移交与接收有专门规章，纸质那一套不适用。

第五条　属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。第六条　档案移交单位一般自电子档案形成之日起 5 年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。第七条　电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于 XML 的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存 5 年。

第七条里的几项要求最容易漏：加密的要解密后交、压缩的要解压缩后交、特殊格式要连读取平台一起交——这三条没做到，档案馆打不开，等于没交。另外「已移交的电子档案在本单位至少保存 5 年」也是硬要求，移交完就把数据删掉是违规的。

环节	要求	对应材料
时限	一般自形成之日起 5 年内移交；涉密另行规定	移交时间记录
元数据	与电子档案一起移交，一般用 XML 封装组织档案数据	元数据文件
载体一致性	有相应纸质或缩微制品的，在元数据中著录相关信息	元数据中的载体信息项
解密与解压缩	加密的解密后移交，压缩的解压缩后移交	解密／解压情况说明
特殊格式	与其读取平台一起移交	读取平台说明或软件
方式	可采用离线或在线方式；离线一般以光盘移交、单个装盒并标注标签	交接文据与载体标签
四性检测	交接双方都要进行准确性、完整性、可用性、安全性检测	四性检测报告
登记表	检验合格后填写《电子档案移交与接收登记表》，双方签字盖章，各留一份	登记表（属交接文据类）
后续保存	移交单位在本单位至少保存 5 年	本单位保存记录

八、接收前要准备哪些文件

接收档案不是只交卷宗。移交单位要准备的文件各地略有差异，参照档案馆的接收要求，通常包括这几类：

序号	文件	备注
1	全宗介绍 / 全宗指南	按 DA/T 14—2012 编写；全宗指南电子版及纸质各一式二份（赣州市规定）
2	立档单位大事记	依编年法对移交进馆档案所针对年度内的大事编写（东西湖区规定）
3	档案分类方案	涵盖所有进馆档案的门类、每一门类的类目设置、整理方法、编号排架方式
4	档案保管期限表	包括所有档案的归档范围和保管期限设置
5	涉密档案变更密级意见	涉密档案的《涉密档案（文件）级目录》《保密期限变更通知》一式两份，签字并加盖公章
6	档案进馆申请表	接到年度接收计划后填报，内容准确完整，签字并加盖公章
7	案卷目录 / 全引目录	一式二套；目录的内容、数量应与档案实体一致
8	交接凭据与质量检查意见	交接凭据、移交档案情况说明、质量检查意见、涉密解密说明等应齐全完整

赣州市对质量的要求也值得对照：

进馆档案质量应当符合归档文件整理规范要求；交接凭据和移交档案情况说明、质量检查意见、涉密档案解密说明等相关材料应齐全完整。以「卷」为单位的档案要案卷装订整齐美观、排列有序，案卷题名书写整洁标准，卷面卷脊内容填写准确，卷内填写备考表，没有金属物；以「件」为单位的要档号填写准确清晰，档号章盖于文件上端空白处，若上端已无空白应附白纸，使用线绳装订。

九、七步写成完整的一套收集类材料

步骤	做什么	产出物	类号
第一步 查依据	查本馆现行的接收办法与标准（含电子档案的移交要求），确认本年度接收计划与时限	接收办法与标准（含旧版）	2
第二步 拟细则	据接收办法拟本单位实施细则，写明谁编、谁核、谁签、几时报	本单位实施细则	2
第三条 编目录	建立移交目录，逐卷逐件登记；电子档案另编案卷级与文件级目录	移交目录、案卷级与文件级目录	2
第四条 办交接	双方逐卷逐件核对实物（绝密或贵重案卷逐页点收），填写交接文据并签字盖章	档案（资料）交接文据	2
第五条 写来源	整理归档文件情况说明，写清来源、数量、可靠情况、整理方法与归档人检查人	档案来源说明	2
第六步 写转移史	按时间顺序写清档案历次划拨、移交、并入的范围与数量	历史转移过程说明	2
第七步 归卷入卷	按第 6.2/6.3/6.4 条归入类号 2、按形成时间排序、编「全宗号-2-件号」并编制目录；新旧版本在备注栏注明替代关系	全宗卷内的收集类材料卷	2

做电子档案移交时，还要补齐四性检测报告与《电子档案移交与接收登记表》，这两份同样归入类号 2。

十、编写与审核的六个硬性要求

要求	依据	说明
类号 2、按时间排序	DA/T 12—2012 第 6.2/6.3/6.4 条	类号填 2；分入类目后按形成时间顺序排列；编号为全宗号-2-件号。
新增接续、不重排	第 6.5 条	新增材料在相关类目中接续编制目录；相同材料出现新旧版本，在备注栏注明新版本替代旧版本的名称和时间。
不得未见档案就办交接	汉源县政府问答等	交接双方按移交目录清单核对实物无误后填写交接文据，签字盖章后方可接收进馆。
交接文据的份数与签署	各地档案馆接收要求	逐卷逐件清点，绝密或贵重案卷逐页点收；经手人与分管领导签字后盖公章；一式二至三份，双方各留，其中一份存全宗卷。
电子档案 5 年内移交	档发〔2012〕7 号第六、七条	元数据一并移交；加密解密、压缩解压缩、特殊格式连平台；已移交的在本单位至少保存 5 年。
随档案一起移交	第 7.4 条	档案室向档案馆移交档案时应同时移交相关全宗卷文件材料。

十一、常见退改点自查清单

• 全宗卷里没有本馆现行的接收办法与标准，只有往年的旧版。
• 有接收办法，没有本单位实施细则，动作没人落地。
• 交接文据只有签字没有盖章，或只有经手人签字没有分管领导签字。
• 交接文据签了字但没实际清点实物，属于「未见档案就办交接」。
• 交接文据份数不对，或没有一份存进全宗卷。
• 绝密或贵重案卷没有逐页点收，只按卷清点。
• 案卷里有订书钉、回形针等金属物。
• 移交目录的内容与数量跟档案实体对不上。
• 接收第二批档案时重排了件号，把新件插到目录中间。
• 办法修订后只留新版，旧版没有归档，也没有在备注里注明替代关系。
• 档案来源说明只写「本单位形成的文书档案」，没写部门、年度、口径与可靠情况。
• 缺卷缺件、破损没有书面说明，也没有在目录和案卷备注处注明。
• 历史转移过程说明整类缺失，档案汇集渠道说不清。
• 电子档案只交了内容数据没交元数据。
• 加密的没解密就交、压缩的没解压就交、特殊格式没带读取平台，档案馆打不开。
• 移交完就把电子档案数据删了，没按要求在本单位至少保存 5 年。
• 缺四性检测报告，或缺《电子档案移交与接收登记表》。
• 该填的接收计划、申请表、质量检查意见不齐。

十二、元泰能帮上忙的地方

收集类材料看着零碎，实际是全宗卷里最需要「一次做对」的一类——它记录的是不可逆的历史动作，补救成本高。我们做的是这几件事：

• 办法与标准梳理：把本馆现行接收办法、本馆接收计划、本单位细则汇成一份对照执行表，标明差异与本单位的落实动作。
• 交接材料包准备：按接收清单逐项备齐（介绍类、目录、交接文据、检测报告、申请表等），做成可勾对的清单。
• 目录与清册生成：按档号规则生成移交清册与案卷级、文件级目录，做到与实体一一对应。
• 来源与转移史代写：据单位沿革与整理情况起草档案来源说明与历史转移过程说明。
• 电子档案支持：元数据整理、四性检测报告准备、登记表填写与入卷编号。

配套服务入口：全宗卷与说明材料怎么编讲九类划分与本类的位置，档案馆接收范围怎么定讲接收侧的口径，全宗分类、排列与编号怎么做讲全宗号与本类件号的衔接，数字档案（电子档案）工作讲电子档案移交的配套要求，机关档案业务全景讲机关档案工作的整体框架，档案报请文书怎么写讲移交申请与进馆申请表的写法。

十三、常见问题（FAQ）

收集类材料包括哪些？　四组：档案接收和征集工作的办法与标准、档案（资料）交接文据及相关目录、档案来源说明、档案历史转移过程说明材料（DA/T 12—2012 第 5.2 条）。

类号和件号怎么编？　收集类是 5.1～5.8 中的第 2 类，类号写 2；编号为「全宗号-类号-件号」，即「××-2-×」。件号在同一类目内按形成时间顺序流水编排。

接收第二批档案时件号怎么接着编？　按第 6.5 条接续——新件号排在原有件号之后，不能重排已用过的号，也不能把新件插到目录中间。

交接文据要一式几份？　各地要求不同，常见二至三份。赣州市的规定是可作参照：返还移交单位一份、电子档案科一份、保管利用科两份，其中一份存全宗卷。关键是要有一份存进全宗卷，否则这一类的核心材料就丢了。

电子档案什么时候必须移交？　档发〔2012〕7 号第六条规定，一般自电子档案形成之日起 5 年内向同级国家综合档案馆移交；有特殊要求的可适当延长；涉密电子档案的移交时间另行规定。

电子档案交了内容数据就够了吗？　不够。第七条明确元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于 XML 的封装方式组织档案数据；加密的解密后交、压缩的解压缩后交、特殊格式的连读取平台一起交；已移交的电子档案在本单位至少保存 5 年。

历史转移过程说明和档案来源说明是一回事吗？　不是。来源说明回答「这批档案原本是谁、在什么范围内形成的」；历史转移过程说明回答「这些档案后来经历过哪些划拨、移交、并入」。前者讲形成来源，后者讲流动过程。

办法修订后旧版还要留吗？　要留。第 6.5 条要求相同材料出现新旧几种版本时，在目录备注栏注明新版本替代旧版本文件的名称和时间。旧版单独归档保留，新旧版本对照着才能还原当时的接收依据。

缺卷缺件或破损怎么办？　由移交单位负责补救；无法补救的应有书面说明，由经手人和部门负责人签字并加盖公章，同时在有关目录、案卷的备注处加以说明（汉源县政府问答）。

十四、相关阅读

• 全宗卷与说明材料怎么编——九类划分与收集类的位置。
• 档案馆接收范围怎么定——接收侧口径与必收机构。
• 全宗分类、排列与编号怎么做——全宗号与本类件号的衔接。
• 数字档案（电子档案）工作——电子档案移交的配套要求。
• 全宗指南怎么编——介绍类材料与本类的配合。
• 组织沿革怎么编——介绍类材料与本类的配合。
• 大事记怎么编——介绍类材料与本类的配合。
• 档案报请文书怎么写——移交申请与进馆申请表。
• 机关档案业务全景——机关档案工作的整体框架。
• 档案整理编目服务——目录编制环节。
• 档案实体排列怎么排——上架与排架的衔接。

参考来源

1. 国家档案局：档案行业标准 DA/T 12—2012《全宗卷规范》全文 —— 2012-11-15 发布、2013-01-01 实施，代替 DA/T 12—1994；起草单位湖北省档案局（馆）。第 5.2 条列出档案收集类的四类材料，第 6 章规定整理与编号规则。
2. 国家档案局：《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7 号）全文 —— 2012-08-29 印发。第五至七条规定移交范围、时限（一般自形成之日起 5 年内）与基本要求，第八条定移交流程。
3. 武汉市东西湖区档案馆：档案接收标准 —— 给出接收前置审核、七类移交文件的编制要求、交接文据的填写与份数（绝密或贵重案卷逐页点收）。
4. 汉源县人民政府：档案收集整理工作问答 —— 明确交接文据的份数与签署要求，以及缺卷缺件、破损情况的补救与书面说明要求。