一、科技档案整理 8 步流程

科技档案门类代码 KJ，按《国家档案局令第13号》第三十三条下设三个二级门类：科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）。科技档案一般以卷为单位进行整理（13号令第三十二条），核心依据是 GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》、《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局令第15号）。

第 1 步：确定类别（二级门类）

做什么：先把项目归到 KJ·KY（科研）、KJ·JJ（基建）、KJ·SB（设备）三类之一。同一全宗内三类分开整理、分别编档号。

依据：国家档案局令第 13 号第三十三条。

常见错：三类混编一套档号，导致后期检索、移交、销毁都分不开。

第 2 步：划定归档范围

做什么：科研项目归档任务书、申报书、方案、实验记录、数据、论文、结题验收等全过程文件；基建项目归档立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、决算等全过程文件（DA/T 28-2018）；设备项目归档购置、安装、调试、运行、维修、报废全过程随机文件。

依据：DA/T 28-2018、国家档案局令第 15 号。

常见错：只收最终报告，漏掉过程文件；竣工图未与施工图同步反映实际变更；设备随机文件散在各部门。

第 3 步：组卷

做什么：按 GB/T 11822-2008 组卷：基建按单位工程，科研按课题，设备按台套或同类设备组卷；卷内文件按形成时间或重要程度排列。

依据：GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

常见错：组卷过厚（单卷超过规定页数）；把多个单位工程混装一卷。

第 4 步：卷内文件排列与编页

做什么：卷内文件按形成时间或重要程度排列，正面朝下、装订线在左侧；逐件编号并填写卷内目录；装订成卷后在卷末放卷内备考表，说明卷内文件件数、页数、缺损、补充、销毁等情况。

依据：GB/T 11822-2008。

常见错：备考表漏签字、卷内目录与实物不符；卷内文件未统一编号。

第 5 步：编档号

做什么：按 DA/T 13《档号编制规则》编写：全宗号-KJ·二级门类代码·年度-保管期限-目录号/项目号-案卷号。科技档案保管期限分为永久与定期（30 年/10 年），二级门类与目录/项目号由本单位「三合一」制度确定。

依据：DA/T 13-2022、国家档案局令第 13 号第三十三条。

常见错：档号简化成「项目号-卷号」两段，丢失门类、年度、保管期限等要素；二级门类（KY/JJ/SB）缺位。

第 6 步：编案卷封面

做什么：按 GB/T 11822-2008 编制案卷封面：包括立卷单位、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、档号等。案卷题名应能准确揭示卷内文件内容（如「XX 工程主体结构施工图（2022 年）」）。

依据：GB/T 11822-2008。

常见错：案卷题名过短（如仅写「施工图」）；密级与实际不符；编制日期与组卷时间不一致。

第 7 步：归档时间

做什么：按国家档案局令第 13 号第三十五条，机关档案应在第二年 6 月底前归档；基建项目档案应在竣工验收后 3 个月内归档（DA/T 28-2018），科研项目在结题验收后及时归档。

依据：国家档案局令第 13 号、DA/T 28-2018。

常见错：基建竣工后一两年才归档，期间图纸散落；科研档案归课题组保管而非档案部门。

第 8 步：著录与移交

做什么：按 DA/T 18-2022《档案著录规则》对每卷进行著录；编制移交清册向机关档案部门或专业档案馆移交；涉密科技档案按保密规定办理。

依据：DA/T 18-2022。

常见错：涉密档案与普通档案混移交；移交清册项目不全；电子科技档案未做四性检测。

二、3 个科技档案最常栽的高频错误

• 竣工图与施工图脱节：DA/T 28-2018 要求竣工图必须反映施工变更实际，未改未注会被认定失真，影响工程结算与审计。
• 科研档案留在课题组：按 13 号令应在第二年 6 月底前归档到档案部门，长期由课题组或项目负责人保管易发生散失。
• 设备随机文件散在各使用部门：设备开箱验收时的说明书、合格证、装箱单、随机光盘等应同步归档，常被遗漏。

三、传统做法 vs 用元泰软件后

环节	传统做法	用元泰软件后
二级门类划分	人工判断 KJ·KY/KJ·JJ/KJ·SB	系统按项目类型自动归类
归档范围与收集	按 DA/T 28/15 号令逐条核对	启典按项目类型给出归档清单模板，逐条勾选
组卷	人工按单位工程/课题/台套组卷	系统按预置规则自动组卷，提示卷厚、卷数
卷内目录/备考表	手填或 Excel	自动生成卷内目录、备考表，导出后签字即可
案卷封面	Word 模板手填	系统按字段自动生成 GB/T 11822 案卷封面
编档号	手工拼 6 段位，易错	按 DA/T 13 自动生成，二级门类按「三合一」制度
图纸数字化	扫描后人工挂接	魔方按目录/项目号批量挂接，CAD 直接挂源文件
移交	手填移交清册	自动生成移交清册，纸质+电子同步

四、整理技术 · 知识文章（按上面的流程顺序读）

每篇先讲清标准做法（这是大家来搜的），文末用几句话点出这些活用元泰软件能更快、更省、更不出错：

• 机关档案分哪几类？新入职档案员必知 4 大门类——门类代码与分类基础
• 档案整理全流程 8 步：元泰三件套实战——全流程总览
• 按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点——科技档案按卷整理格式
• 归档章上填什么？档号从哪来？一文讲清——归档章与档号填法
• 纸质档案数字化怎么做？DA/T 31 从扫描到挂接一次做对——图纸扫描与挂接
• 档案室验收需要什么材料？规范化/数字档案室测评准备清单——验收·测评

常见问题

Q1：基建项目竣工后多久必须归档？

按 DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》，应在项目竣工验收后 3 个月内完成向建设单位档案部门的归档。整体机关档案的常规归档时限则按 13 号令第三十五条规定，应在第二年 6 月底前归档，两者并行适用。

Q2：科研档案可以一直放在课题组吗？

不可以。按国家档案局令第 13 号第三十五条，机关档案应在第二年 6 月底前向机关档案部门归档；《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局令第 15 号）也强调科研档案应集中统一管理。课题组或项目负责人临时保管是过渡状态，验收后应及时归档到档案室。

Q3：科技档案和文书档案能混着用同一套档号吗？

不能。按国家档案局令第 13 号第三十三条与 DA/T 13，科技档案门类代码 KJ，下设 KJ·KY/KJ·JJ/KJ·SB 三个二级；文书档案门类代码 WS，两套标准并列、各自管理。如果混编就破坏了「档号指代单一」的要求，检索与移交都会乱。