归档章上填什么？档号从哪来？一文讲清
归档章是档号在纸质文件上的”落地”：六格里哪四格必填、保管期限能不能写”永久”、件号为什么要补足 4 位——DA/T 22-2015 第 5.4.4、5.4.5 条和附录 A 都有明确答案。这篇按标准原文逐格拆解，再讲清档号本身从哪来、怎么一次填对。
整理文书档案，前面几步（组件、分类、排列、编号）做完，最后要在每一件文件的首页盖上归档章。很多新档案员卡在这一步：章是拿来就盖，六格却不知道从哪格填起；填完了又不确定和档案盒、目录上的写得一不一致。这篇文章把它一次讲透。
本文是”按件整理”这条线的延续：档号的完整编制规则见 《按件整理档号怎么编？DA/T 22-2015 完整示例+3 个常见错误》，按卷整理的案卷格式见 《按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点》。
一、归档章盖在哪、什么样式（5.4.4 + 附录 A）
盖章位置：DA/T 22-2015 第 5.4.4 条规定，归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。逐件加盖——每一件归档文件都要有，它标的是这件文件在全宗中的”坐标”。
章的样式：按标准附录 A（规范性附录），归档章为均匀六格，规格长 45mm、宽 16mm。六格依次对应：全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号、页数。制作印章时括号里的提示文字不必刻出，格位顺序也不要随意调换，方便统一识读。
电子文件：5.4.4 条同时规定，电子文件可以由系统生成归档章样式，或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识——不是必须再打印出来盖章。
二、六格逐格拆：必备项与选择项（5.4.5 + 5.4.3）
第 5.4.5 条规定：归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项；机构（问题）可以作为选择项。各格怎么填，按 5.4.3 的档号编制规则执行：
| 格位 | 填写内容 | 要求（依据 5.4.3） | 示例 |
|---|---|---|---|
| 全宗号 | 档案馆给立档单位编制的代号 | 4 位数字或字母与数字结合；不足 4 位前面补 0 | Z109 / 0001 |
| 年度 | 文件形成年度 | 4 位阿拉伯数字标注公元纪年 | 2025 |
| 机构（问题） （选择项） |
分类方案中的机构（问题） | 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字，如办公室”BGS”；未按机构（问题）分类的此格留空 | BGS / 办公室 |
| 保管期限 | 永久、定期 30 年、定期 10 年 | 代码 Y、D30、D10；也可用简称（见下节） | Y / 永久 |
| 件号 | 最低一级类目内的排列顺序号 | 4 位阿拉伯数字，不足 4 位前面用 0 补足，如”0026″；不得以盒为单位流水编制 | 0001 |
| 页数 | 本件文件总页数 | 阿拉伯数字标识；用于对归档文件页数监督查验 | 45 |
完整的档号就是把这些段用连接符组装起来，标准原文示例格式：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001（全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构(问题)-件号；未按机构（问题）分类的省略该段）。归档章上的六格，就是把这个档号”拆开摆放”，再加一项页数。
三、保管期限写”Y”还是写”永久”？
5.4.5 条原文给了两个都合规的写法：
- 按 5.4.3 编制：写代码 Y / D30 / D10；
- 为便于识记：保管期限可以使用”永久””30 年””10 年”简称标识；机构（问题）也可以用”办公室”等规范化简称标识（标准附录 A 图 A3 即为此样式）。
两种写法都对，关键是全宗内统一：要么全用代码，要么全用简称，不要同一盒里混用。另外多地档案局在执行口径中要求归档章使用黑色印油、黑色书写材料填写，建议按当地档案馆的进馆要求执行。
四、档号从哪来：归档章不是起点，分类方案才是
把归档章填对的前提，是档号本身先编对。很多单位盖章出错，根源不在”章”而在上游：
- 全宗号：纳入国家综合档案馆进馆范围的单位，全宗号由档案馆给定；未纳入的企事业单位按本单位的规范方案编制。档案盒、档案目录、归档章上的全宗号应填写一致。
- 年度：按文件形成年度，不是归档年度、不是整理年度。
- 保管期限：由保管期限判定决定——这是整条链上专业判断最重的一环，判错期限，档号跟着错。
- 件号：等分类、排列完成之后才能编，是最低一级类目内的顺序号，所以盖章永远是整理流程的最后几步之一，不能文件一收来就急着盖。
五、最容易踩的 3 个坑
- 件号按盒流水：每换一盒件号又从 0001 开始——错。件号在分类方案最低一级类目内连续编制，跨盒不断号。
- 三处不一致：归档章、档案盒盒脊、归档文件目录三处的全宗号、件号各写各的，进馆或验收时被打回逐盒核对。填写完成后应逐项核对三处一致。
- 位置随意：盖到文件中缝、骑压正文文字，或一张纸盖两枚。统一盖在首页上端空白处，一次盖清。
六、这些重复劳动，AI 辅助可以替你做
归档章这一步本身只是”物理动作”，但它把上游所有环节的成果压在了一张章上——上游错一格，全盒返工。这恰恰是 AI 辅助最能兜底的环节：
- 启典（元泰档案知识库）先判期限、提年度：把收发文目录导入，AI 辅助判定保管期限（永久/30 年/10 年）、提取文件形成年度，归档章上的”年度、保管期限”两格就有了标准答案，避免凭感觉判期限导致整盒档号返工。
- 魔方批量生成档号、自动排序：按本单位的档号命名规则设置一次，扫描件自动按规则改名生成档号、按档号排序归位，并对页数不符的文件预警——归档章上的”件号、页数”两格不用再逐件手数手写。
- 数字方舟编目录、打印目录：档号体系确定后录入编目，打印归档文件目录，目录、档案盒、归档章三处取自同一套档号数据，从源头避免”三处不一致”。
按 DA/T 22-2015 第 5.4.4 条，电子文件本来就可以由系统生成归档章样式或以条形码标识——数字化程度高的单位，这一步已经在系统里完成了。
结语与延伸阅读
归档章 = 档号的实物落点：六格里全宗号、年度、保管期限、件号、页数必填，机构（问题）选填；盖在首页上端空白处；件号补足 4 位；三处（章、盒、目录）保持一致。把分类方案和档号规则定稳，盖章只是最后十秒钟的事。
想系统学”按件整理”这条线，建议按顺序读：
- 《按件整理档号怎么编？DA/T 22-2015 完整示例+3 个常见错误》（档号 5 段式总规则）
- 《按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点》（按”卷”这条线）
- 应归档文件排列技术（排序归位专栏）
更多档案整理实操问答，可在 元泰档案知识库（启典）在线提问；需要整套装软件工具的，见 数字方舟与产品报价。
常见问题（FAQ）
归档章应该盖在文件的什么位置？
按 DA/T 22-2015 第 5.4.4 条，归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，逐件加盖。不要盖在中缝、骑压文字处。
归档章六格里哪些是必填项？
第 5.4.5 条规定：全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数为必备项；机构（问题）为选择项，未按机构（问题）分类的留空即可。
保管期限格写”Y”还是写”永久”？
两种都符合标准：按 5.4.3 写代码 Y / D30 / D10，或按 5.4.5 用”永久””30 年””10 年”简称。建议全宗内统一写法，不要混用。
电子文件还需要盖归档章吗？
不需要逐件手工盖章。5.4.4 条规定电子文件可以由系统生成归档章样式，或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。