本文位置：科技档案整理 之「基本建设类」实体操作。
配套阅读：建设项目档案怎么过竣工联合验收（讲验收合规）· 城建档案新规怎么影响竣工备案（讲新令变化）

工程项目档案整理：组卷、编目、装订的实操口径

工程项目档案整理的完整链条是三段：各参建单位收集整理 → 向建设单位归档 → 建设单位汇总整理后向业主、生产使用单位和城建档案机构移交。绝大多数项目出问题不在第一段收不齐，而在第三段——各单位交上来的一堆案卷，档号体系互不相同、组卷口径互不相同，建设单位要花几个月返工重排。

这一页讲的是”动手怎么做”，不是”验收怎么过”。验收的清单、时点、审查链在另一篇里，两篇分工：那一篇管什么时候交、交什么、谁来审，这一页管手里这堆文件怎么变成合格的案卷——按什么组卷、卷内文件怎么排、页号打在哪个角、目录填哪几栏、图纸怎么折、装订用什么钉、档号章盖哪。

一、整理在整条链上的位置

先把这个链条固化下来，后面每一步才知道自己在哪一段。工程档案不同于文书档案的根本原因是：形成主体是多家而不是一家。设计、施工、监理、设备供应、建设单位五方各自形成文件，各自整理，最后汇总到建设单位一家手里。

段	谁在做	做什么	交接凭据
第一段 形成与收集	设计、施工、监理、设备供应单位	按本单位归档范围收集形成文件，按建设单位下发的分类方案整理组卷，铅笔临时填写档号	向建设单位的移交清单
第二段 归档	建设单位档案部门	接收、核对完整性、统一编号、汇总分类、编制案卷目录	接收登记 + 案卷目录
第三段 汇总与移交	建设单位	对全部项目档案做二次分类，向业主、生产使用单位、城建档案机构移交	移交清单（签字）+ 城建档案验收意见书

这里有个实务细节值得单独说：档号在移交前用铅笔临时填写。教材明确要求，上游设计、施工、监理单位向建设单位归档时用铅笔临时填档号；建设单位汇总后同样用铅笔填，等业主或生产使用单位接收后，再按本企业的档案分类规则统一正式填写。原因是同一批工程档案在建设单位手里和在生产使用单位手里，分类体系不同——铅笔写的能改，钢笔写的只能换封面。这条规则能省掉大量的返工，但很多项目在合同里没写进去，施工单位直接打印上档号，移交时整卷封面作废。

二、标准依据与三处必须校准的旧口径

工程档案的口径这几年变化很快，照抄教材或老模板很容易错。先把现行依据列清楚：

• DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》，2018-04-08 发布、2018-10-01 实施，代替 DA/T 28—2002。这个标准的适用范围从”国家重大建设项目”扩展到了全部”新建、改建、扩建和技术改造等建设项目”，并且新增了项目档案工作组织及职责、制度规范建设、项目文件管理、项目档案管理、项目电子文件归档与电子档案管理五块内容。它的附录 A 是竣工图章、竣工图审核章式样，附录 B 是建设项目文件归档范围和保管期限表。
• GB/T 50328—2014《建设工程文件归档规范》（2019 年版），管的是”要移交城建档案馆的那一套”如何整理、归档、验收与移交。建设单位自存的那套按 DA/T 28 走，移交城建馆的那套按 GB/T 50328 走，两套并存是常态。
• 《城市建设档案管理规定》（住房城乡建设部、国家档案局令第 61 号），2026-04-20 公布，2026-09-01 起施行，同时废止 1997 年发布、经三次修正的旧版。这一版把移交时点整个提前了，详见本文第十二节。
• GB/T 10609.3《技术制图 复制图的折叠方法》：图纸统一折叠为 A4、手风琴（风箱）式、标题栏露在右下角的依据。

三处最容易照抄错的地方，逐条对位：

事项	教材 / 老模板的说法	现行口径
标准版本	参照 DA/T 28—2002 附录 A 划分类目	DA/T 28—2018 已代替 2002 版；分类类目在 2018 版正文与附录 B 中，2002 版附录 A 的类目表不能直接照搬
向城建档案机构移交的时点	项目竣工验收后 6 个月内报送	令第 61 号第十九条：竣工验收备案前移交；备案后形成的档案在备案后 3 个月内移交。旧版”竣工验收后 3 个月”的说法也已作废
归档范围的判定表	教材附录 A《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》	DA/T 28—2018 附录 B；涉及城建馆的那套还要叠加 GB/T 50328—2014（2019 年版）的要求

还有一处不算”错”但容易混淆：教材讲的”竣工图章”只有一个式样，DA/T 28—2018 附录 A 里有两种章——竣工图章（图 A.1）和竣工图审核章（图 A.2，新增）。审核章是这一版新增的要求，盖在编制说明、图纸目录和竣工图上，逐张加盖并签署。只盖竣工图章不盖审核章，在新标准下是不完整的。

三、收进来之前先卡六道：项目文件的质量要求

文件收进来的时候不合格，后面所有工序都是白做。六条要求，每一条都对应一个具体的返工场景：

要求	具体口径	不合格会怎样
完整准确	归档部门对需收集归档的文件材料应经过系统整理编目，由项目负责人对完整性进行审查；档案部门接收时核查完整性与准确程度	不完整或不准确的项目文件会影响凭证查考作用，缺一份隐蔽工程记录，事后无法补
原件	本单位产生的归档文件一般应是原件；无原件可归档复印件的，须说明；接收外单位文件无法提供原件的，以最初接收的文件视为原件	复印件无法作笔迹与印章鉴定，争议时站不住
清晰整洁	字迹清楚、图样清晰、图表整洁；判断标准是是否具备可复制性、复制出的复印件是否清晰可读	热敏纸、 blueprint 复印件几年后全白，数字化时扫不出字
签章完备	每份文件具备应有的生效手续，没有签字或签字不完备的应要求责任人补签	无签章的设计变更、隐蔽验收记录在审计中不予采信
书写材料	不得用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔书写绘制，不得用涂改液修改	涂改液附着力下降后自行脱落，记录直接缺失；且无法确认修改行为是否反映当时真实情况
装订	左侧留足装订空间；不同幅面按 GB/T 10609.3 统一折叠为 A4；图纸手风琴式折叠，标题栏露在右下角	折叠方向反了，装订后标题栏被压在装订侧，要全部重新折

第五条（书写材料）在实操中有个折中做法：收到易褪色文件又无法重新获取的，把该文件复印，复印件与原件一并存放。注意是”一并”，不是”用复印件替换原件”——原件的载体本身也是信息（纸张、印章、笔迹），不能用复制件取代。

四、五项控制措施：让文件收得齐

收集不是靠在竣工前突击催要，而是靠机制。大型工程项目通行的五道控制，本质上是把”收集”这件事嵌进别人的业务流程里：

措施	怎么做	卡住什么
管理制度控制	把文件的形成、积累、收集、整理、归档制度化、程序化，纳入工程项目的质量保证体系	无制度则无人负责，靠人情要文件
合同管理控制	把文件交付的范围类别、介质数量、提交要求、应遵循的文档管理程序、格式内容写进合同条款；档案部门参与合同验收，文件提交不完整的暂不予出具验收证书	这是最有效的一条：不交档案就拿不到验收证书，尾款付不掉
进度计划控制	要求承包单位按工程进度计划和合同要求编制详细的项目文件目录，建设单位据此对表催收	避免了竣工时才发现缺哪一段
质量保证体系控制	质保部门定期对内部各部门及外部承包单位实施监督验证，验证文档管理制度及实施的有效性	把文档管理质量纳入质量体系考核
文档管理控制	① 项目文件接收与分发归口管理，所有进出文件由文档部门统一收发，使被动收集变为主动接收；② 与业务部门共同编制年度归档计划并跟踪	归口是前提，不归口则文件散落在各项目部

五条里最容易被忽略的是”合同验收控制”。它的杀伤力在于把档案和钱绑在一起：文件提交不完整，合同管理部门不出具验收证书，承包单位就结不了账。这一条不需要档案人员去追，商务流程会自动帮你追。

五、分类方案怎么编：五步与类目编号

分类方案是整个整理工作的地基。方案错了，组卷、编目、上架全部要重来。编制分五步，最后形成一张分类表，这张表就是后续所有编号的依据：

序	步骤	做什么
1	项目档案内容分析	对本项目产生的项目档案的种类、内容及构成进行分析和全面掌握，这是方案的基础
2	类目划分	按层级划分：先划一级类目（大类），再对一级类目二次划分形成二级类目，再往下划三级、四级。企业或项目档案的一级类目大体分为行政管理、党群管理、经营管理、基本建设等几大类，工程项目档案包含在基本建设类目之中
3	类目排序	对各级类目横向排序，明确彼此关系，体现分类规律
4	类目编号	用英文字母、阿拉伯数字、汉语拼音等组合编号
5	类目表编制	把划分、排序、编号的结果用表格固定下来，形成完整的分类类目表

基本建设类的二三级划分有个通行做法：二级类目按工程项目划分，这样一个工程项目下的档案自然集中在一起；三级类目参照标准分为可行性研究、设计基础文件、设计文件、施工文件、监理文件等；三级之下还能再分四级，例如”设计基础文件”下的四级类目可以是工程地质勘察报告、试验报告等。

编号长这样：基本建设一级类目编为 6，二级为 6.GCXX（GCXX 代表具体工程项目的代号），三级为 6.GCXX.1、6.GCXX.2，四级为 6.GCXX.2.1。这个体系的好处是：看到档号就知道属于哪个项目、哪一类文件、第几卷，档号本身自带检索路径。

六、组卷：六类文件各按什么组

组卷就是把项目文件按其形成规律和有机联系组成案卷。要求是分类科学合理、遵循形成规律和成套性特点、保持卷内文件的有机联系。通常按单项工程、单位工程或专业，由文件形成单位自行整理组卷。六类文件的组卷维度各不相同，这是最容易组错的地方：

文件类别	组卷维度	举例
施工文件	按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷	600 兆瓦火电建设项目 · 汽轮机厂房 · 电动给水泵抗震测试施工记录
竣工图	按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷	600 兆瓦火电项目 · 办公楼 · 通信机房 · 消防报警安装竣工图
设备文件	按专业、台件组卷	按设备专业分类后，一台（套）设备一卷或数卷
管理性文件	按问题、时间组卷，或按文件类别组卷	项目依据性文件、基础性文件、竣工验收文件各成一组
监理文件	按文种组卷	监理大纲、监理日志、监理月报各成一卷
按件组卷	适用于文书、特殊介质文件，以及具有完善编码体系的设计文件、变更文件、竣工图	按件组卷时，文件排列应尽可能与文件编码体系的排列规则保持一致

最后一行值得展开：按件组卷不是”简化版组卷”，而是适用于编码体系完备场景的另一种做法。图纸本身有图号体系、变更文件有变更单号体系，硬按案卷去装反而破坏原有编码逻辑。判断标准很简单——如果这套文件已经有稳定、唯一、可排序的编号，按件整理并与编码顺序一致，检索效率高于强行组卷。

七、卷内排列的四条通则

组好卷只是把文件圈到一起，卷内谁在前谁在后另有一套规则。按文件类别先定大顺序，再用四条通则处理具体冲突：

• 按类别定序：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理依据、建筑安装、检测实验记录、评定验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运行、设备维修顺序排列；竣工图按专业、图号排列。
• 通则一：文字在前、图样在后。图文混合的一组材料，文字材料排在前，图样材料排在后。
• 通则二：译文在前、原文在后。引进项目的中文译稿排在原文之前，方便日常查阅。
• 通则三：证件在前、附件在后；印件在前、定稿草稿在后。这两条本质上是”结论性文件在前、过程性文件在后”，与人事档案里”结论在前、原因在后”是同一个逻辑。

四条通则不是硬性法律条文，但在验收时是审查点。卷内顺序乱，接收方按自己的口径逐卷核对时就会发现”文件不连贯”，判成整理不合格。

八、四种特殊载体怎么组

工程档案里有一批非纸质载体，它们的组卷单位不是”卷”而是”盒””盘””箱”，容易被当成普通文件处理而组错：

载体	组卷单位	关键要求
声像材料 （照片、录音带、录像带）	按记录的事件、项目组卷	必须是原版原件；材质完好，无变形断裂发霉及磁粉脱落；电子数码声像材料要一并收集相关程序文件，保证声音图像可还原。包装盒标签标注编号、档号、内容名称、内容简介、制作时间
光盘	按件整理，每张光盘 1 个档案号	必须用不可擦写型（只读光盘）归档，防盘内文件丢失或损毁；盘面或装具贴标签，注明档案号、密级、保管期限、存入日期；按档号顺序存放于光盘柜
岩土芯样	把芯样视为”文件”来组卷：一盘芯样≈一页，一个钻孔的若干盘≈一份文件，一个小区若干钻孔≈一个案卷	装在结实耐用的芯样箱中；勘察单位对芯样及芯样箱做清晰标识，拍摄制作彩色照片档案；用油漆在标准格式木盘上写区域代码、孔号、盘号，与勘探钻孔平面布置图上的孔号对应，共同组成档号
射线底片	以盒为保管单位	同一胶片盒内的底片必须来自同一设备制造商或安装合同商，且涉及同一项设备或同一类设备；底片目录在盒中存放一份，同时另行组卷归档，便于查阅

射线底片目录的内容要专门记一下，一共七项：提交射线底片单位、日期、盒号、设备编号或名称、参考编号（如管道号）、轴图号、焊缝编号、射线检验报告号。少任何一项，日后查某道焊缝的探伤记录就得把整盒底片过一遍。

九、编目四件事：页号、目录、备考表、封面脊背

编目是”把整理结果写下来”，四件事缺一不可。四项的口径差异很大，逐个说：

项目	口径	易错点
页号	有书写内容的页面均编页号，阿拉伯数字从 1 顺序标注。单面书写打右下角；双面书写的正面右下角、背面左下角；图样打右下角或标题栏外右上方。成套图样或印刷成册已有编号的可沿用，不必重编	双面文件背面打成右下角；同一类文件分卷各卷独立编页，不同卷之间连续编页
卷内目录	七栏：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、起止页号、备注。文件编号填文号/图号/设备项目代号；题名照实抄录，无题名或题名不当的可自拟，自拟题名要加括号	题名自拟不加括号，无法与原题名区分；起止页号只填起始页
卷内备考表	两部分：①组卷时由组卷人填件数、页数、不同载体数量并说明组卷情况；②归档后由档案人员填缺损、移出、补充等变化。反映同一内容而形式不同、另行保管的，要把对方的档号作为互见号注明，并注明载体形式	不填互见号，同一份内容的两套载体在库里互不相认
封面与脊背	封面六项：案卷题名（填在中央）、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（填卷内最高密级）、档号（项目代号＋分类号＋案卷流水号）。脊背填保管期限、档号、案卷题名或关键词	密级填平均值或空缺；档号自行另编一套

关于档号还有一个流程细节：组卷单位填的档号用铅笔，移交后由接收单位统一正式填写。原因前面说过——分类体系会变。这一条要写进对施工、监理单位的交底要求里，否则他们会直接打印。

卷内页号还有一条容易漏的规则：同一类文件分卷组成案卷的，各卷独立编写页号，不同卷之间不连续编写。有人为了”全书连贯”，第二卷从第一卷的末页接着编，结果每增补一卷就要重编后面所有卷，得不偿失。

十、装订与入库

装订在 DA/T 28—2018 里不是重点（它把这块交给装订专项标准），但实操上坑很多。要点按工序排：

1. 去金属物：装订前去除案卷内文件原有的金属物和杂物（订书钉、回形针、夹子）。
2. 统一 A4：通常以 A4 标准幅面装订。大于 A4 的折叠成 A4；不合规格的，在不破坏文件内容的前提下可剪裁、补贴修补成 A4。剪裁的底线是不裁字、不裁章、不裁图框。
3. 排定顺序：卷内材料按「卷内封页 → 卷内文件目录 → 文件材料 → 备考表」的顺序装订。
4. 选装订形式：可采用整卷装订或单份文件装订两种形式，图纸可不装订。外文资料保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式；原文件已装订且符合要求的，可维持原装订，不必重装。
5. 选装订材料：用线绳、不锈钢钉或包塑金属夹，在案卷左侧装订。不得把文字装进装订线内，不得过于靠近纸张边缘。
6. 盖档号章：单份文件装订时，在卷内每份文件首页右上方加盖档号章，内容为档号与序号（即卷内目录所列该份文件的顺序号）。
7. 装盒：装订完成的案卷或单件文件装入档案盒，盒的封面、背脊按要求填写或印制信息。
8. 逐卷全数检查后入库：检查四项——案卷卷号与档案号的盖印、封面标识粘贴、背脊标识粘贴、卷内封页与卷内文件目录与案卷实物的符合性。全部检查合格才能入库，不是抽检。

入库上架按档案类别和档号顺序排列，每列档案架有明显标识，库房内要有档案分布图。库房没有分布图的直接后果是：换一个人查档，得从头走一遍。

十一、竣工图：档案人员必须懂的四个动作

竣工图编制不是档案人员的职责，但接收检查是。不懂编制要求就查不出问题，所以这四个动作必须知道。更完整的图章式样与审核链条见另一篇，这里讲操作口径。

11.1 更改：五种改法各有适用范围

改法	适用对象	具体做法
杠改法	文字、数字的更改	在原施工图上用粗直线将不需要的文字、数字划去
划改法	线条的更改	在原施工图上将不需要的线条划去
叉改法	少量图形的修改	用叉将被修改部分划去，在附近空白位置画上修改后的图形
刮改法	需还原真实情况的情形	在原施工底图上刮去需更改部分，重新绘制竣工后的真实情况，再复晒竣工蓝图或白图
圈改法	较复杂的局部图形更改	将被修改部分图形圈出，按制图规范在附近空白位置画修改后的图形

前两种是最常用的基本方法，特点是”划去的内容和重绘的内容都一目了然、工作量小”，缺点是变更较大或较多时图面易乱、表达不清。用这两种方法时，统一动作是：先用粗直线或划线划掉原内容，从修改位置引出 45 度斜线，在引线附近空白处填写修改内容，并注明修改依据。”注明修改依据”五个字是最常漏的，没有依据的修改在审核环节会被判不合格。

另有三个补充要求：无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明；图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉、不遮盖其他线条；施工技术要求或材料明细表等文字更改且内容较多时，可采用注记说明。现在多数设计、施工单位具备 CAD 出图能力，实际多用”重做新图”的方式，此时按新图要求签署即可。

11.2 盖章：位置、印泥、签字三条硬要求

竣工图章内容包括编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人六项。行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署，图标的内容格式由行业统一规定。

盖印有三条硬要求：用不易褪色的红色印泥或印油；盖在图纸标题栏附近空白处，折叠装订后应尽可能显露在右下角；盖印端正、与图框基本平行。标题栏附近空白太小容不下章，可在其他空白处盖；整张图都没有空白，可在图纸反面与设计图标栏位置对应处加盖。

签字栏要求责任人履行相应职责后亲自签字，字迹清晰规范易辨识，用耐久性强的书写材料。五种典型问题是验收时直接扣分的：章盖得东倒西歪或倒盖；章与图纸内容交叉重叠、压住设计图标栏或图框线或坐标数字；字迹潦草；签署不完备；代签或用红蓝圆珠笔、铅笔签署。

11.3 审核：六个审查点

竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助设计、施工单位检查编制情况，发现不准确或短缺及时修改补齐。审核内容六条：① 所有修改点是否已修改到位并准确反映在图上，图与图之间相关处是否都已作相应修改，所有修改处是否都标注了修改依据且依据规范、手续齐全；② 内容与施工图设计、设计变更洽商、材料变更、施工及质检记录是否相符；③ 是否按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录；④ 是否使用新的或干净的施工图，并按要求加盖签署竣工图章；⑤ 一张更改通知单涉及多图且不在同一卷册的，是否将通知单复印件附在有关卷册中或在备考表中说明；⑥ 国外引进项目、引进技术或由外方承包的项目，外方提供的竣工图是否由外方签字确认。

11.4 折叠：A4、手风琴式、标题栏朝外

竣工图统一折叠成 A4 图幅，折叠后图纸标题栏露在外面，需要装订的预留装订位置。可用工程图纸复印机的自动折叠功能，也可手动折叠——手动时用一块尺寸略小于 210mm×297mm 的薄塑料片或纸板作折图模板，折成手风琴式，保证每张规格一致。模板这招很实用，比目测折叠整齐得多，也快得多。

份数上，项目竣工图一般两套，由建设单位向业主和生产使用单位移交，或按合同条件提交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关要求办理。在大中城市规划区范围内的重点建设项目，还要另编制一份与城市规划、建设及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图，向地方城建档案机构移交。

十二、汇总整理与移交：二次分类和两个时点

各单位的案卷交齐之后，建设单位还要做一次二次分类：这一步不是重新组卷，而是对归档收集的全部项目档案做整体宏观上的分类，依据是业主单位或建设单位制定的整个项目的档案分类编号体系或分类编码规则。二次分类之后编目，产出案卷目录——这份案卷目录本身就是项目档案的案卷移交清单。案卷目录的编制应尽可能用信息系统做，手工编几千卷的目录基本无法维护。

移交时点是这两年变化最大的地方，必须按现行规定讲：

移交对象	时点要求	依据与说明
城建档案机构	竣工验收备案前移交；备案后形成的档案在备案后 3 个月内移交	《城市建设档案管理规定》令第 61 号第十九条（2026-09-01 施行）。旧版”竣工验收后 3 个月”、教材”竣工验收后 6 个月”的说法均已不再适用
城建档案机构 （档案验收）	竣工验收前完成整理立卷；城建档案管理部门对需移交的档案验收并出具工程档案验收意见书；竣工验收备案时住建部门查验该意见书	同令第十八条。这一条把档案从”竣工后补办”改成了”竣工前置条件”
业主、生产使用单位	按合同约定；教材口径为竣工验收后 3 个月内办理	合同优先。分期或分机组项目，在每期或每机组正式通过竣工验收后办理
移交手续	双方办理移交手续，明确移交内容、案卷数、图纸张数，清点完毕后双方在移交清单上签字	清单签字是唯一凭据。只盖章不签字、或事后补签，都无法证明清点真实发生

新令还有两条与整理直接相关：第十三条要求建设单位明确竣工图编制单位和费用，组织设计、施工、监理等单位在工程竣工验收前完成竣工图编制——竣工图拖到验收后再补，在新规下不合规；第十九条明确电子档案、建筑信息模型（BIM）等档案数字资源应当移交，纸质档案的数字化成果应当真实反映档案内容。建设周期长、规模大的工程，可以分阶段验收、分阶段移交——这条对长周期项目是实质性的松绑。

十三、九个高频错误

序	错误做法	后果与改法
1	组卷维度混用：施工文件按时间组、竣工图按文号组	同一单位工程的文件被拆到多个案卷，检索时无法成套调出。改法：按本文第六节的维度表逐类对齐
2	施工单位直接打印正式档号，不留铅笔	接收方分类体系不同，整卷封面作废重做。改法：合同交底里明确”档号用铅笔”
3	双面文件的背面页号打在右下角	翻页时页号被装订线遮挡，核对时数不出来。改法：背面一律左下角
4	卷内目录的题名自拟却不加括号	无法区分原题名与拟写题名，验收时被判”题名不规范”。改法：自拟必加括号
5	同一类文件分卷时，各卷页号连续编	增补一卷就要重编后面所有卷。改法：各卷独立编号
6	不填互见号	同一内容的两套载体（如纸质件与光盘）在库里互不相认。改法：备考表注明对方档号并注明载体
7	密级栏填”无”或留空	应填卷内文件的最高密级。留空等于放弃密级管理
8	竣工图章用蓝色或黑色印泥	与图纸线条颜色混同，且不符合”不易褪色红色”要求。改法：红色不易褪色印泥或印油
9	入库前抽检代替全数检查	漏检的卷一旦入库，错误就固化。改法：四项必检项逐卷过，合格才上架

十四、工具与边界

工程档案整理的重复劳动集中在三处：组卷后的批量编页、目录录入与核对、档号生成与查重。这三块适合用软件替代，人只需做判定。

元泰的三款产品在这条链上的分工：数字档案整理软件·魔方负责批量编页、目录生成、档号编排与查重，把”几千卷逐卷手编”压成”先设规则再批量跑”；数字档案室软件·数字方舟负责入库后的排架定位、库房分布图与调阅管理；档案知识库·启典负责把组卷规则、分类方案、归档范围表沉淀成可复用的模板，新项目直接套用本单位口径。

需要说清楚的边界：分类方案的类目划分、归档范围的判定、保管期限的划定、密级的确定，这些是业务判断，只能由建设单位和档案人员把关，软件不做替代。工程档案还要注意一点——涉及国家秘密的项目，整理与数字化必须在符合保密规定的环境中实施，不能外包到不具备条件的场所。

相关页面可以顺着看：图纸折叠的通用口径见 科技档案图纸怎么折叠；档号章的盖法与八格格式见 科技档案档号章怎么盖；组卷的通用方法见 科技档案怎么组卷；科技档案整体八步见 科技档案整理及技术应用。

十五、常见问题

问：施工单位交上来的案卷，档号体系跟我们不一样，要全部拆开重做吗？

不需要拆卷，改封面与脊背即可。因为组卷是”卷内文件的组织”，档号是”卷在体系中的位置”，两者可以分离。正确做法是：保留原有的卷内组织与页号，把档号按本单位的分类编号体系重新赋予，改封面档号栏、改脊背标签，卷内目录不用动。前提是原卷的页号编写、目录编制是合格的——这两项不合格才必须拆卷。

问：按件组卷和按卷组卷，同一个项目能混用吗？

能，而且常见。按件组卷适用于文书、特殊介质，以及有完善编码体系的设计文件、变更文件、竣工图；施工记录、监理日志这类需要成套保持的文件仍按卷组。混用时要守住一条：同一类文件在同一批移交中只用一种方式，不能今年按件、明年按卷，否则案卷目录与移交清单对不上。

问：图纸不装订，怎么固定？

图纸可以不装订，但要有固定与标识。通行做法是折成 A4 后装入图袋或专用图纸盒，整盒作为一个保管单位登记；每张图纸仍需编页号（右下角或标题栏外右上方）并按专业图号顺序排列。注意 A0、A1 图纸折叠后厚度大，一盒不宜装太多，否则取出时撕裂折边。

问：竣工图和施工图、变更单的关系怎么理？

三者的关系是”底—改—据”：施工图是底，变更是依据，竣工图是结果。整理时不能只归竣工图而不归变更依据——变更依据是竣工图”改得对不对”的唯一证据。规范要求所有修改处都标注修改依据，验收时正是拿变更单去对图纸上的标注。缺依据的竣工图，即使图上改对了，也判不合格。

问：电子档案和 BIM 要移交，纸质那套还要不要做？

要做，但两套的整理深度可以不同。令第 61 号第十九条已明确电子档案、BIM 等档案数字资源应当移交，纸质档案的数字化成果应当真实反映档案内容。实务上，纸质原件的整理（组卷、编目、装订）一项不能少，因为它是法律意义上的原件；电子版在移交时另按电子档案要求做四性检测、编目与载体登记。想只做电子不做纸质的，只在”原生电子文件 + 符合单套归档条件”的场景下才成立。

问：项目做了一半停工了，档案怎么处理？

停建、缓建工程的档案暂由建设单位保管。停建、缓建两年以上且建设单位不具备保存条件的，工程档案应交由城建档案机构代为保存。建设单位发生机构变动或撤销、合并的，按规定向有关单位或城建档案机构移交。这一条在令第 61 号第二十一条，比旧版明确得多，实务上要留好”不具备保存条件”的书面说明。

十六、参考来源

• DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》，2018-04-08 发布、2018-10-01 实施，代替 DA/T 28—2002（国家档案局）
• 《城市建设档案管理规定》，住房城乡建设部、国家档案局令第 61 号，2026-04-20 公布、2026-09-01 施行，废止 1997 年版及三次修正版本
• GB/T 50328—2014《建设工程文件归档规范》（2019 年版）
• GB/T 10609.3《技术制图 复制图的折叠方法》
• 国家档案局组织编写的《工程项目档案整理》多媒体教材（5 讲），本文的组卷维度、排列通则、特殊载体组卷、编目与装订细节均据此整理，并逐条与现行标准对位

口径提醒：本文的整理方法部分以教材与 DA/T 28—2018 为底本，移交时点一节以令第 61 号为准。本地区城建档案机构对案卷格式、目录栏目另有统一模板的，按模板执行，栏目增减以模板为准；与上级主管部门规定不一致的，以上级规定为准。