档案出库、拆卷、整理、还原：交接记录怎么做，才算真的留住了证据
档案出库交接是纸质档案数字化里最不起眼、也最容易埋雷的一环。扫描参数错了可以重扫， 目录错了可以改库，唯独档案实体一旦在出库、拆卷、还原的过程中少了一页、错了一卷， 事后没有任何技术手段能把它变回来——能证明当时发生了什么的，只有交接记录。
DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》对这一环的要求集中在三处：第 6 章「档案出库」、 第 7 章「数字化前处理」、第 13 章「档案归还入库」，附录 B 还给出了 B.1 审批书、 B.2 流程单、B.3 前处理工作单等登记表格式。
本页把从出库到入库的六个关口逐段拆开：每个关口做什么、留什么单、谁签字， 并给出一张可直接照抄的交接记录清单。
阅读路径：先对 第一节六道关口总图；写方案看 第二节，出库现场看 第三节，拆卷与编页看 第五节、第六节，还原入库看 第八节，外包项目另看 第十节。扫描参数见 档案扫描参数与图像处理，目录与挂接见 目录建库与数据挂接，验收与备份见 数字化成果验收与数据备份，全流程单据见 数字化全流程可追溯管理。
一、六道关口：从出库到还原，每一道都要有人签字
把 DA/T 31—2017 的第 6 章、第 7 章和第 13 章连起来看，档案实体在整个数字化过程里 一共要过六道关口。前两道决定档案怎么出去，中间两道决定加工会不会伤到原件， 最后两道决定档案能不能原样回来。把这条链记牢， 档案出库交接就不至于做成「签个字、搬走、搬回来」三步走。
关口的价值在事后：交接记录平时看不出作用，一旦出现缺页、错卷、破损争议，它是唯一的书面证据。没有记录的一方，在任何一次责任认定里都会处于被动。
二、出库前：方案、审批书与出库申请
出库不是「去库房抱一摞出来」。标准 5.3.2 要求工作方案里先写清楚数字化对象、工作目标、 工作内容、成本核算、技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、 安全管理措施；方案应经审批后严格执行，审批结果要与过程文件一并保存。
| 出库前必须完成 | 具体要求 | 依据 |
|---|---|---|
| 确定数字化对象 | 综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况 | 5.3.2、4.1 |
| 方案审批 | 工作方案应经审批后严格执行，审批结果与过程文件一并保存 | 5.3.4 |
| 提交出库申请 | 由档案保管部门提交档案出库申请，经相关责任人批准 | 6.1 |
| 调取、清点、登记 | 按方案确定的数字化对象开展前期准备工作 | 6.1 |
| 留存审批书 | 纸质档案数字化审批书，格式见附录 B 表 B.1 | 5.6.1、附录B |
挑扫要留标记：标准 7.1 明确「原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫」。确实有不需要扫描的页面，应当加以标注，而不是默默跳过——否则验收时无法解释页数对不上。
三、出库交接：共同清点无误后才算交接完成
这是整条链上最关键的一句话，标准是这么写的：
DA/T 31—2017 第 6.1 条：档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
| 动作 | 谁来做 | 留什么 |
|---|---|---|
| 调取、清点、登记 | 档案保管部门 | 出库前的清点登记册 |
| 提交出库申请、取得批准 | 档案保管部门 → 相关责任人 | 出库申请与批准意见 |
| 办理出库手续 | 档案保管部门（按库房管理规定） | 出库手续记录 |
| 共同清点并交接 | 保管部门 + 数字化部门双方 | 交接清单，双方签字、注明日期 |
「共同」两个字不能省：单方清点、单方签字，等于没有交接。交接清单上要有双方签字和卷（件）数、盒数，缺一项，后面的争议就无从判定。
四、过程保管：临时保管库与领取归还登记
档案进了加工场地，不等于进了保险箱。标准要求：
DA/T 31—2017 第 6.2 条：纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。
| 要求 | 落地做法 | 依据 |
|---|---|---|
| 就近设临时保管库 | 保管库应设在离数字化加工场所较近的位置，避免长距离搬运 | 6.2 |
| 领取严格管理 | 每次领出都要登记：批次、卷（件）号、数量、领用人、时间 | 6.2 |
| 归还严格管理 | 归还时检查、清点、登记，确认数量与状态一致 | 6.2 |
| 场地安全设施 | 配备覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控设施 | 5.2.2 |
视频监控是刚需：5.2.2 要求加工场地内配备可覆盖全部场地的视频监控。这不是可选项——一旦发生缺页争议，回放是唯一能还原事实的手段。
五、拆卷：以保护为原则，拆前先拍照
拆卷（标准用语是「拆除装订」）是损伤档案的高发环节。标准的原话：
DA/T 31—2017 第 7.4 条：应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。
| 拆卷环节 | 要求 | 依据 |
|---|---|---|
| 是否拆除 | 以对纸质档案的保护为原则确定，不是一律拆 | 7.4 |
| 拆除操作 | 注意保护档案不受损害 | 7.4 |
| 顺序校正 | 对排列顺序不准确的档案进行重排 | 7.4 |
| 原貌记录 | 特殊装订且需恢复的，拆除时应采用拍照等方式记录档案原貌 | 7.4 |
| 破损、缺页 | 应将破损页面、缺页等特殊情况登记 | 7.2.4 |
拍照是给自己留后路：特殊装订（如线装、精装、带封套的）在拆除前必须拍照记录原貌。否则装订还原时无法复原，验收时会被判为改变档案原貌。
六、整理：编页号与目录数据准备
拆卷之后是整理，包括编制页号和准备目录数据两件事，标准分别写在 7.2 和 7.3。
DA/T 31—2017 第 7.2 条：应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号；重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容；书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响；应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
| 整理动作 | 要求 | 依据 |
|---|---|---|
| 确定扫描页 | 原则上全部扫描，不宜挑扫；不需扫描的页面应加以标注 | 7.1 |
| 编制页号 | 统一位置书写、不压盖档案内容；笔墨不得破坏原件或影响长期保存 | 7.2.1—7.2.3 |
| 特殊情况登记 | 破损页面、缺页等逐项登记 | 7.2.4 |
| 目录数据准备 | 按目录数据库的数据规则，对照原件规范目录内容；需标记的进行标记 | 7.3.1、7.3.2 |
| 技术修复 | 破损严重或无法直接扫描的先由专业技术人员修复；折皱不平先压平 | 7.5.1、7.5.2 |
七、技术修复：先修后扫，不要带病上机
标准 7.5 把修复分成两类：破损严重或其他无法直接扫描的，先由专业技术人员进行技术修复； 折皱不平影响扫描质量的，先进行压平等相应技术处理。
修复要留记录：谁修的、修了哪几页、用了什么方法，都应记入前处理工作单（附录 B 表 B.3 有「页面修整页号」和「页面修整完成情况」两栏）。修复材料与方法不当，本身就是对档案的二次伤害。
八、还原与入库：保持原貌，清点后履行入库手续
扫描做完，档案要原样回去。第 13 章只有两条，但都是硬要求：
DA/T 31—2017 第 13.1 条：纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。
第 13.2 条：按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。
| 还原环节 | 要求 | 依据 |
|---|---|---|
| 装订 | 保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏 | 13.1 |
| 处理与清点 | 按档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点 | 13.2 |
| 办理入库 | 履行档案入库手续 | 13.2 |
| 流程单闭环 | 流程单上「装订还原」一栏须有完成人员与完成时间 | 附录B 表B.2 |
九、交接记录对照表：每个环节到底留什么证
把上面六节汇总成一张表：档案出库交接要留的证， 一共就这六类，打印出来对照执行即可。
| 环节 | 交接记录要点 | 依据 |
|---|---|---|
| 出库交接 | 出库申请经批准；严格按库房管理规定办理手续；双方共同清点无误后交接出库 | 6.1 |
| 过程保管 | 设就近临时保管库；领取与归还严格管理，做好检查、清点、登记 | 6.2 |
| 拆除装订 | 以保护为原则确定是否拆除；拆除时注意保护档案不受损害；特殊装订拆除前拍照记录原貌 | 7.4 |
| 编制页号 | 无页号或页号不正确的重新编页；统一位置书写且不压盖内容；破损、缺页逐一登记 | 7.2 |
| 技术修复 | 破损严重、无法直接扫描的先修复；折皱不平先压平；修复情况记入工作单 | 7.5、附录B 表B.3 |
| 装订还原 | 保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏；按入库要求处理清点并履行入库手续 | 13.1、13.2 |
十、外包项目：多了四份单，责任却没外移
数字化外包时，标准 5.6.1 要求在工作文件里追加项目招标文件、投标文件、中标通知书、 项目合同、保密协议；5.7 要求从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金等方面审查 加工企业资质，并按《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7 号）执行安全管理， 档案部门还要指派专门人员参与监督指导。
外包不等于责任外包：实体档案的所有权和保管责任始终在档案部门。交接记录的签字人应当是档案部门与加工方双方，不能由加工方内部单据代替。
十一、自查清单：开工前逐条打勾
这份清单覆盖档案出库交接的全流程，项目开工前逐条打勾，缺一项就不要开工； 每一项的证据都要能当场调出来，而不是「应该做了」。
| # | 自查项 | 不达标的后果 |
|---|---|---|
| 1 | 工作方案已审批，数字化对象明确 | 方案外档案被卷入加工，无法解释 |
| 2 | 出库申请经批准并留存 | 出库行为无授权依据 |
| 3 | 出库交接清单有双方签字与卷（件）数 | 缺卷时无法定责 |
| 4 | 加工场地视频监控覆盖全部区域 | 争议无法还原 |
| 5 | 临时保管库设有领取与归还登记 | 实体流转失控 |
| 6 | 特殊装订拆前已拍照记录原貌 | 还原时无法复原 |
| 7 | 页号书写位置统一、未压盖内容 | 改变档案原貌 |
| 8 | 破损、缺页已逐一登记 | 原件损伤争议无据 |
| 9 | 修复情况记入前处理工作单 | 修复责任不清 |
| 10 | 装订还原后按入库要求清点并履行手续 | 入库环节缺失，账实不符 |
十二、元泰怎么帮你把这套记录做实
交接记录做不实，多半不是不想做，而是手工登记太麻烦：批次多、卷数多、 每换一道工序就要抄一遍档号。元泰魔方用于数字化成果的批量命名、建目录与数据挂接， 出库批次与卷（件）清单可以直接生成，避免手抄错号；启典可用于辅助判别哪些业务数据 宜纳入数字化范围，减少无效出库；数字方舟承担电子档案接收、四性检测、长期保存与在线利用。
常见问题（FAQ）
出库交接单必须双方签字吗？
标准 6.1 要求档案保管部门与数字化部门共同清点无误后进行交接出库，共同清点意味着双方都要确认，实务上应双方签字并注明卷（件）数与日期。
可以不拆卷直接扫描吗？
可以。7.4 明确以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订，不是一律拆除；不拆除的前提是不损伤档案且扫描质量达标。
拆卷前拍照拍什么？
拍装订方式、装订物位置、封面与封套原貌、页序特征。7.4 要求特殊装订且拆除后需恢复的，应采用拍照等方式记录档案原貌。
档案在加工场地丢了，谁负责？
责任划分看交接记录。6.2 要求设临时保管库并对领取与归还严格管理、做好检查清点登记，哪一环的登记缺失，责任就在哪一环。
入库时发现少页怎么办？
以出库交接清单、前处理工作单（含破损缺页登记）与流程单为准逐项核对，同时调取加工场地视频监控（5.2.2）还原过程，再定责任与补救方案。
外包加工的交接记录可以简化吗？
不能。5.7.3 要求档案部门指派专门人员参与监督指导，5.6.1 要求外包时追加招标文件、合同、保密协议等文件，交接记录的标准不降低。
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参考来源
- DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》全文 —— 第 6、7、8、9、10、11、12、13 章与附录 A、附录 B 登记表格式
- DA/T 99—2024《档案数字资源备份实施规范》 —— 备份形式、备份周期、备份载体、检测与恢复演练
- GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》 —— 在线存储与电子档案备份（9.1、9.2）
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