照片档案和纸质档案不一样：一份文件翻两页就知道写了什么，一组照片却先得弄清楚「这张拍的是什么活动、都有谁、在哪、什么时候」，才谈得上拟题名、定保管期限。这一步最费时间，也最容易写成一个模子刻出来的「领导视察工作」。

启典知识库的数码照片管理页签，依据《数码照片档案归档与管理规范》（DA/T 50—2014），把「遍历照片 → 按活动分组 → 写说明 → 定期限 → 导出目录」串成一条流程，输出 18 列的《数码照片档案目录》Excel。

一、投喂什么 #

点「📂 打开文件夹」选中一个照片文件夹，系统递归遍历其下所有子目录。文件夹里可以同时放三类东西：

材料优先，模型兜底：配到材料的照片，说明用材料里的文字，比模型看图更准；没配到材料的，再由视觉模型看图生成，或者按文件名兜底。

图 1　选中照片文件夹，系统先统计照片张数，再开始整理

二、操作步骤 #

1. 把照片、活动材料、已有目录放进同一个文件夹（可含多级子目录）。
2. 点「📂 打开文件夹」选中该文件夹，页面显示检测到的照片张数。
3. 按需勾选整理选项：是否用大模型辅助、是否用文件名里的描述、是否标注人物位置、是否按类型排列、是否套用归档前筛选、是否使用文件夹内的目录材料。
4. 点「🚀 开始整理」，等待处理完成。
5. 在「结果复核」里逐行检查、直接修改组题名与照片说明，改完点「应用修改」。
6. 点「下载《数码照片档案目录》Excel（18 列）」导出。

三、结果怎么看 #

结果表一行一张照片，主要列：

图 2　三张照片分三组，说明取自目录材料原文，档号、期限、开放状态一并生成

四、归档前筛选 #

《数码照片档案目录》之外，还有一个常被忽略的环节：不是每一张照片都该归档。系统可以在整理时顺带做三件事：

• 分辨率：低于归档要求的判为不归档（依据「照片文件分辨率一般不小于 3000×2000 像素」）；
• 相同场景只留一张：连拍的同一场景，选最清晰、最有代表性的一张；
• 闭眼：整组闭眼比例过高的整组不归档，个别闭眼的换代表张。

被判为不归档的照片仍在目录里，只标「否」，不占张号，原始的「筛选删除明细」可随时查看。这一步是只标记、不删文件。

如果本单位不做归档前筛选，把「整理时自动套用归档前筛选」的勾去掉，全部照片都会进目录。

五、一次实测 #

三张模拟照片、三个不同活动，同文件夹放了一份《数码照片档案目录.xlsx》：

• 整理完成：3 张全部归档，分成 3 组；
• 目录材料配对 3 张，说明直接采用材料原文；
• 组题名分别是「2025 年全市春耕生产工作会议」「春季麦田苗情调查」「基层农技推广培训班」；
• 档号按全宗—门类—年度—期限规则生成，保管期限与开放状态按目录材料记载写入。

图 3　「应用修改」之后可展开组级汇总，并下载 18 列的《数码照片档案目录》

六、照片说明写到什么程度 #

规范要求说明包含时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六个要素。落到文字上，一句话能说清即可，例如：

2025 年 3 月 12 日，某市农业农村局在局机关三楼会议室召开 2025 年全市春耕生产工作会议，局分管领导和各县区农业农村部门负责人参加，传达上级春耕生产部署并安排全市春耕备耕工作。

要提醒的是：AI 看图只能看出「一群人坐在会议室」，看不出这是哪个会。所以真正决定质量的，是文件夹里有没有会议通知、议程这类材料。有材料，说明就准确；没材料，说明只能写到「在某会议室开会」这一层，需要人工补。

七、常见问题 #

人物的姓名怎么来？ #

三种来源：文件夹里的目录材料（最准）、已建好的人脸库（认脸自动填）、人工指定。人脸库里没有的人，页面会列为「待确认人物」，确认一次以后就记住了。

照片会被移动、改名或删除吗？ #

不会。整个过程只读取照片、生成目录表；被筛掉的只做标记。

照片会不会上传到外网？ #

取决于视觉模型怎么配。交付版本走本地或内网模型，照片不出内网；只有在本地测试、且使用模拟照片时，才可以临时切到云端模型。