数字方舟 文书档案管理 #

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而 来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、 信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案一般按保管期限—年度分类法进行整理， 即先将要归档的文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，有些大的机关单位 还会在保管期限—年度之后再增加一层机构分类，形成保管期限—年度—组织机构分类，这 些都将体现在档号上。此外，还有别的一些分类法，这里不再一一列出。

4.1. 文书档案的计算机管理 #

文书档案按照管理方法，分为组卷来管理的方法和不组卷而以单份文件来管理两种方法。 在2000年以前，机关单位的文书档案是组卷管理的。在元泰数字档案室信创版中，用户在 管理2000年前形成的文书档案时，可以使用组卷管理的方法；在管理2000年以后的档案时， 使用不组卷的归档文件方法来管理文书档案。对组卷的档案在菜单中选择案卷文件管理，对 不组卷而以单份文件来管理的档案在菜单中选择归档文件管理。 组卷的整理方法的部分要求可参考档案行业标准《文书档案案卷格式》和《档案著录规 则》。 对不组卷而以单份文件来管理的档案要按档案行业标准《归档文件整理规则》来管理， 《归档文件整理规则》先后有两个版本。《归档文件整理规则》在2000年颁布，在2015 年修订过一次，造成归档文件整理方法以2015年为界有细微的差别，针对这种情况，元泰 数字档案室信创版提供了两种应对方法，确保用户不管用哪个版本的《归档文件整理规则》 来整理档案，软件都能够提供规范的格式。两种整理方法的不同请参阅第4.3节。 刚刚从事档案工作的档案员在使用元泰数字档案室信创版管理档案时，可能对软件中的 一些名词不熟悉，其实这些名词都来自档案行业标准《文书档案案卷格式》和《归档文件整 理规则》。在使用元泰数字档案室信创版之前，有些名词如案卷题名、保管期限等需要档案 员事先掌握。为便于档案员使用，元泰数字档案室信创版在录入界面提供了对这些名词的说 明，用户在录入界面上点击问题图标，即可得到权威的解释。

4.2. 案卷管理 #

在元泰数字档案室信创版中，文书档案的案卷管理是指对组卷的文书档案进行管理方法， 在这种组卷管理的模式下，多份在内容上有关联的文件按照分类方案的最低一级类目排列后 组成案卷。案卷是指由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也 是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位，这是2000年以前的文书档案使用这种整 理方法。 用户在使用元泰数字档案室信创版管理2000年以前形成的档案时，可以在案卷管理中 先录入案卷级内容，再在每份案卷级内容下，录入该卷的文件级内容。案卷管理分为案卷文 件管理和卷内文件查询两大功能，在菜单上显示为案卷文件管理和卷内文件查询两个子菜单。 进入案卷管理时会先显示案卷目录的列表。 在案卷管理的列表中列出用户机关单位所有的案卷目录。案卷目录是将文书档案案卷封 面上的内容抄录到软件中的案卷管理中，从而实现计算机对案卷的管理。 在案卷管理的列表中，本机关单位的案卷级信息的排列顺序是以档号为序排列，即档号 数值小的排列在上面，档号值大的排列在下面。用户如果要更改排序，需要以配置员的身份 登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》。 同一条案卷级信息的项目排列从左到右的顺序是档号、案卷题名、保管期限、年度、起 止日期、件数、页数、案卷号等，用户如果要自行排列顺序，需要以配置员的身份登录软件， 具体操作方法见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》。

在案卷管理列表的左上角有刷新列表4、0录入、删除和导出目录4个按钮，一个“…”打 印目录按钮，如果用户有配置员权限，还会在…”打印目录按钮右侧显示一个齿轮状的配置 工具按钮，如图39。下面分别讲解案卷目录的录入、修改、查询、删除和导出目录、打印 目录等操作。 在快速查询中，输入要查询的内容，将在案卷题名中查询符合条件的内容。若要查询更 多内容，请查看第2章第4节《通用查询》。 查询。用户如果要对案卷级内容进行查询，可直接在案卷文件管理目录信息界面查询。 具体查询方法参见第2.3节《通用查询》中有关快速查询和高级查询的说明。 修改。如果输入的信息有误，需要修改时，选中要修改的案卷目录，点击即可进行内容 的修改，完毕之后点击【保存】按钮即可。 删除。如果输入的信息有误或者不保存此信息时，选中要删除的案卷，点击按钮方可删 除此案卷。能否成功删除，取决于用户是否有删除权限，用户的删除权限由软件的配置员在 配置的界面上完成。 打印。需要打印案卷目录时在案卷列表的左侧点击“导出和打印目录”按钮，导航栏中 点击【案卷管理】展开案卷目录信息节目，通过查询找到要打印的案卷信息，点击【导出的 打印目录】按钮，在弹出的对话框中进行选择“模板打印”，在“模板打印”选择案卷目录， 软件生成Excel格式的案卷目录后，用户点击下载Excel格式的案卷目录即可，具体打印方 法请参阅2.4节《通用打印》。

4.2.1. 案卷目录的录入 #

用户在在案卷管理的窗口上，点击录入按钮，即可进入案卷级内容的录入窗口，如图 41。

用户录入时，按照上图步骤进行4操2作，信息填写完毕，根据需求自行用鼠标点击【保存 案卷信息】按钮进行保存。也可以按Ctrl+S快捷键保存，再按Ctrl+A录入新的案卷目录。 用户如果要更改快捷键的组合字母，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法 见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》有红色框线的必填项目，按照内蒙古自治区地 方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T2459-2021）的要求，文书档 案案卷级管理中应有19个项目的内容需要录入，其中有15项是必填项目。在这15个必填 项目中，有些是由软件事先把默认值者配置好了，不用用户来填写，还有些在单位安装好、 配置好后也不用人来填写，真正需要人来手工录入的项目并不多。案卷目录上的许多内容， 如全宗号、目录号、案卷号、保管期限、年度等内容取自案卷级，用户在录入卷内文件目录 时，无需手工输入。 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发 机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。案卷级录入中，案卷题名需要人工输入，对新 的一条目录和上一条目录内容一样的项目，可以设置默认值，然后由软件自动录入。如一个 单位的全宗号基本是不变的。那么可以设置全宗号为继承，那么录入下一条时，刚才录入的 全宗号就已经录入进来了。其他录入项目如目录号、年度、保管期限可以设置默认值，然后 由软件自动录入。用户如果要设置录入项目的默认值，需要以软件开发员的身份登录软件， 具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。 起止日期：卷内文件所属的起止年月。 件数、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。当立卷人和档案员不是同一人时，需要用到 这个号。 案卷号是档案员把同一年度同一保管期限的档案排列好后给的顺序号，而立卷人整理好 档案向档案室移交时，他是不知道这个卷将来排在什么位置，所以立卷需要填写归档号，在 自己要移交的同一年度同一保管期限的案卷号编顺序号。 档号的编制。案卷的档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号是档案馆指定给立档 单位的编号，目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷 目录号，案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 案卷号会自动在上一条案卷号上加1后自动录入。 案卷级项目，如起止日期、密级、卷内页数、卷内件数等由软件根据卷内文件的录入情 况自动计算得出。案卷的起止日期由起日期和止日期来表示，起日期是案卷内最早文件的日 期，止日期是卷内文件最晚的日期。案卷级档号格式按《档号编制规则》的要求默认设置为 全宗号—案卷目录号—案卷号，其中全宗号用四位代码标识，其中第1位用汉语拼音字母标 识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号；案卷目录号用3位阿拉伯数 字标识；案卷号以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录， 更不会编新的案卷目录号；案卷数量超过去时1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷 目录号。用户在启用新的案卷目录号时要和档案管理部门取得联系，避免将来档案移交时， 这个案卷目录号在档案馆内已经被占用的情况。用户如果要更改案卷级档号格式，需要以配 置员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》 目录号的录入要考虑本单位目录号的分配情况，不能录重了。一个全宗下面有多个目录， 但是在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。举例来说，在一个新成立的单位，目录 号的分配可能如下图： 序号 代码 名称 备注 1 001 1号目录 组卷的文书档案永久卷 2 002 2号目录 组卷的文书档案长期卷（或30年卷） 3 003 3号目录 组卷的文书档案短期卷（10年卷） 4 004 4号目录 会计档案年度报表 5 005 5号目录 会计档案凭证 6 006 6号目录 会计档案银行存款账及现金流水账 7 007 7号目录 实物档案

保管期限。保管期限是在立卷43时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。保管期限是 档案保管期限表的核心条目，是衡量档案鉴定工作质量高低的重要标准。根据档案鉴定的原 则和标准，标明一组文件的保存年限。1987 年修订的《关于机关档案保管期限的规定》将 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种， 长期为16～50 年左右、短期为15年(含 15 年)以下。 2006 年12 月18 日正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》将保管期限又改为永久、定期两种，定期又实行“标时法”， 分为30 年、10 年 两种年限。 也就是说2006年之前的包括2006年的档案的保管期限分为永久、长期、短期 三类；2007年以后的包括2007年的档案保管期限分为永久、30年、10年三种。 本卷页数由系统根据卷内文件最后一条记录的起止页号截止值自动计算。 本卷件数等于卷内文件的件数，如卷内有4份文件，则案卷目录的本卷件数自动录入4 密级等于卷内文件密级的最高级，如卷内文件中有无密、秘密，那么案卷的密级自动登 记为秘密；在用户录入时，软件还会自动录入一些元数据，如录入人员、所在部门、录入时 间等，这些数据采自软件，用户无法更改，日后查询文件录入情况时，可以利用这些录入的 内容，这是软件安全措施。在编制案卷目录时要注意，案卷封面，卷内目录，卷内备考表不 编写页码。

4.2.2. 案卷文件管理 #

在案卷文件管理中对案卷文件目录进行管理，由用户在案卷文件管理中将一个案卷内一 份份文件的题名、责任者等信息抄录到软件中的案卷文件管理中。在元泰数字档案室信创版 中，用户不能脱离案卷而直接录入，所有的文件级内容都要在相应的案卷下面录入。

在该条案卷目44录下将显示该卷的卷文件列表，如果要录入一条新的卷内文件目录，单击 卷内文件列表中的【录入】按钮，可显示卷内文件的录入窗口。填写文件级内容之后，用户 可选择【保存卷内信息】按钮进行保存。用户也可以按Ctrl+L快捷键保存，再按Ctrl+K录 入新的卷内文件目录。用户如果要更改快捷键的组合字母，需要以软件配置员的身份登录软 件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。

在卷内文件录入窗口中，有星号4标5 志的录入项会用红色框显示，表示是必要项，用户必 须录入，不然无法保存。 顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 文号：文件制发机关的发文字号。注意，录入文号时要使用六角括号“〔〕”，而不要 使用中括号“[]”， 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。机关团体 责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局” 。个人责任者一般只著 录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”表 示。 联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录， 两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“［等］”表示。 题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标 题，外加中括号“[ ]”。 日期：文件的形成时间。填写时以8位纯数字表示，如“20240315”，其中前4位为年 份、中间2位为月份、后2位为日期，月份或日期不足两位时前面补“0”，如“20090308”， 其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。 页号：填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件 页号应从1开始编制通号。卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从1 开始；页号编写位置:单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在 左下角。折叠后的图纸一律写在右下角； 密级：秘密程度的等级，一般分为绝密、机密、秘密三级，没有特定密级的文件可以归 属为无密，软件默认不提供绝密级选项（绝密档案应使用国家指定的涉密管理系统进行管理）， 各密级说明见下表。 序号 代码 名称 备注 属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成 1 1 无密 或者变更之日起20个工作日内予以公开 内部文件是一种介于保密性和公布性之间的准保密文 2 2 内部 件，在单位内使用不向外流通，供内部人员阅览。 指一般的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益受 3 3 秘密 到一般的危害和损失 指重要的国家秘密，一旦泄露就会使国家的安全和利益 4 4 机密 遭受严重的损害，建议在机密级网络上或在专门的涉密 计算机上管理 5 5 绝密 指一旦泄密会使国家遭受严重危害和重大损失的文件 用户如果要查询不同案卷的卷内文件目录信息，请到卷内文件查询进行。

4.2.3. 卷内文件查询 #

在元泰数字档案室信创版中，案卷文件管理的文件级目录都是随着案卷保存，用户如果 想在多个案卷中查某份文件，是不可能一个案卷一个案卷打开的，操作极为不便，此时需要 使用跨案卷的文件级查询功能。注意，这里只能查询，不能录入，这里列出的文件都按档号 为序排列。如果用户在这里看到的文件是有目录号的，说明这是一个案卷中的文件。

46 要生成符合移交要求的卷内文件目录的电子目录，需要先在文件级检索中进行筛选，点 击高级查询，输入要移交档案的目录号，选择“查询”，筛选到合适的目录号，点击导出按钮， 选择模板模式，再选择“符合内蒙古自治区档案馆要求的文书档案卷内目录移交格式” 显示打印窗口 元泰数字档案室软件的打印分3种情况，通过导出Excel表格来打印目录，通过录入列 表的导出按钮来打印，通过专用的打印菜单来打印。 卷内文件目录：是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排 列在卷内文件之前。卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。

4.2.4. 打印案卷文件目录 #

案卷文件目录是包含的卷内文件的案卷目录，它的特点是，每一条案卷目录下显示该案 卷的文件目录。在案卷管理的列表上，点击右上角的“…”按钮，会显示许多可供打印的目 录名称，如图所示。

选择【打印案卷文件目录47】弹出如对话框，用户在此输入要打印的案卷文件目录的全宗 号、年度、保管期限、目录号、起止案卷号

用户点击查询按钮后，软件会在数4据8库中查找符合条件的案卷和案卷的文件，生成目录。

目录生成后，在打印时要点击鼠标49右键，在快捷菜单中选择分页打印，就能把规范的案 卷目录打印出来了。

4.2.5. 打印卷内文件目录50 #

打开卷内文件目录信息界面之后，通过查询找到所要打印的卷内文件信息，再点击按钮， 打印卷内文件目录，如下图： 注：用户可以自行选择【纵向打印】或【横向打印】。

4.3. 归档文件管理 #

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的以单 件形式管理的各种纸质文件材料，这些文件材料遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机 联系，区分不同价值，便于保管和利用。与案卷文件相比，归档文件是按单件来管理的，不 像案卷文件一样组卷来管理。 2015年之前，以2000年版的《归档文件整理规则》（DA/T22—2000，国家档案局2000 年12年6日批准，2001年1月1日起实施）为准整理归档文件。2016年开始执行2015年 版的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015） ，新版整理规则由国家档案局于2015年10 月份发布，2016年6月1日起实施。

4.3.1. 录入 #

录入归档文件具体操作为：点击“文书档案”–展开点击“归档文件管理”，如图1所 示：

51 点击“录入”按钮之后弹出如下图 2 所示的窗口:

界面上要采集的项目中有27项是51按照内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化 副本移交接收规范》设置的，其中必填字段共计15个。在15个必填字段中，聚合层次、档 案门类代码的填写内容是不言而喻的，已经由软件配置成默认值“件”和“文书档案”，用 户在录入时无需更改；解密标识、开放状态、文件组合类型由软件按照内蒙古自治区地方标 准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》配置成默认值“未解密”、“原控”和“单 件”，等待用户在录入时根据文件的具体情况调整；全宗号、全宗名称在一个单位是固定的， 用户在安装软件后配置一次即不再更改；件号可以设置成自动增加，年度、保管期限等字段 在每年档案录入档案配置一次即可一直由软件默认录入，用户需要录入的只剩下题名、日期、 责任者、页数几个必填项目了；因不是所有的文件都是涉密的，所以密级一项不是每次录入 时都要填写。各个项目具体默认值如何配置请参考《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》。 信息填写完毕，点击【手动保存】按钮，进行保存。也可以按Ctrl+S快捷键保存，再 按Ctrl+A录入新的归档文件目录 序号：填写归档文件顺序号。 档号：档号将自动生成，格式符合档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22—2015) 的要求，格式是全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号，如Z109-WS·2011-Y-0001。 文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。6 题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检 索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。 日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如 19990909。 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况 归档文件的保管期限的含义和案卷目录的相同，保管期限代码将自动出现在归档文件的 档号中。 序号 代码 名称 备注 永久保存，无限期地尽可能长远地保存下去，一般需要向 1 Y 永久 档案馆移交 2 D30 30年 定期保存30年，一般不向档案馆移交 定期保存10年，一般不向档案馆移交，一般不需要数字 3 D10 10年 化加工 4 D50 长期 长期保存，一般是指档案须保存十六年至五十年左右 5 D15 短期 短期保存，一般是指十五年以下 保存5年，一般适用于会计档案银行余额调节表和银行对 6 D05 5年 帐单

4.3.2. 查询 #

用户如果要查询归档文件的内容，有快速查询和高级查询两种选择，快速查询是对文件 题名的查询，在快速查询文本框中输入要查询的关键字，即可得到查询结果；高级查询是用 户可自由编辑查询条件的查询，具体查询方法参见第2.3节《通用查询》中有关快速查询和 高级查询的说明。

4.3.3. 修改 #

如果输入的信息有误，需要修改时，选中要修改的信息，点击修改按钮进行内容的修改， 之后点击【保存】按钮保存。

4.3.4. 删除 #

如果输入的信息有误或者不保存此信息时，选中要删除的信息，点击按钮删除信息。用 户能否删除取决于是否拥有删除权限，档案员用户拥有删除权限，而办公室主任、一般业务 人员只有浏览权限而无删除权限。

选中保存文件，再点击【浏览】选中要52保存的位置，最后点击【确定】按钮文件备份工 作完成。 生成档号 关于档号。元泰数字档案室信创版的档号采用《归档文件整理规则》2015年版规定的 归档文件档号格式，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开，如果 某单位的归档文件按照机构（问题）分类，其结构应该采用全宗号-档案门类代码·年度-保 管期限-机构（问题）代码-件号的格式，如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”，否则应该按 前面列出的默认格式，显示没有机构问题的格式，如“Z109-WS·2011-Y-0001”。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或者字母与数字的结合标识，按 照 DA/T13—1994 编制。 档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS” 标识。年度为文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 保管期限：保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、 “D10”标识。 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如 办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯 数字标识，不足4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。 如果用户要配置旧版的档号格式，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法见 《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。 打印归档文件目录

依次点击【文书档案】－－【归5档3文件管理】－－【高级查询】（选择要打印的年度、 保管期限等）。再选择【导出和打印目录】，选择打印模板，如“归档文件目录2015版”， 点击确定后，用户会在下图：

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4.3.5. 统计和打印 #

元泰数字档案室软件具备统计功能，在列表的右上角“…”上点击，可显示统计和打印 目录的选项，如图。

用户选择统计，会显示如图的统56计图。

除统计外，用户还可以选择打印250700年版的归档文件目录，2015年的归档文件目录， 内蒙古直属机关用户还可以选择当地档案管理机关确定的2023年版格式的归档文件目录。 内蒙古自治区直属机关使用2023年版归档文件目录有控制标识的选项，适应《开放档案管 理办法》出台后对开放档案移交目录的要求，下面是有控制标识的归档文件目录。

4.3.6. 生成层级文件夹58 #

按照地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T2459-2021）的要 求，电子档案和档案数字化副本是要保存的层级文件中的， 按件整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-档案门类代 码•年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号”。全宗号为 4 位；档案门类代码为 2 位， 年度为 4 位，中间以“·”分隔；保管期限代码为“Y、D30、D10、CQ、DQ”之一（“Y” 代表“永久”，“D30”代表“定期 30 年”，“D10”代表“定期 10 年”，“CQ”代表 “长期”，“DQ”代表“短期”）；机构（问题）代码为 3 位，档案未按照机构（问题） 分类的，应省略机构（问题）代码；件号为 4 位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间 以“-”分隔。文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为 4 位。位数不足前面以“0”补 齐。

4.3.7. 挂接 #

档案挂接是档案管理中的一个操作，可将不同类型的电子文档与特定电子目录关联起来。 通过档案挂接，用户可以点击目录就可以访问对应的档案数字化副本，改善用户体验，毕竟 现在的用户已经习惯在搜索引擎上查找信息，查到链接，最好是即点即开。为此元泰 YT-Mounter（元泰挂接工具）是一款针对元泰数字档案室软件信创版专门研发的一款挂 接软件。英文Mount一词一般用来指计算机硬盘的挂载操作，也指文件的挂接与软链接， Mounter是指具有挂接功能的软件程序。YT-Mounter历经三次版本迭代，最终发展成为目前 的版本。YT-Mounter基于Java语言开发，支持各类架构CPU下的Windows和Linux操作 系统，并且支持多种数据库的Jdbc连接，不过目前仅内置Mysql数据库和达梦数据库的连 接方式。

它主要有批量挂接和批量解挂两5种9功能，批量挂接功能又分为全部挂接和只挂接PDF。 挂接功能是一种用于将某一档案门类管理功能下的多条数据记录，同置于软件后台的与每条 记录对应的电子版文件进行链接的功能，经过挂接后，我们就可以在档案软件里看到每一条 记录的“原文”字段中，出现了这条记录对应的电子版文件并可以在线浏览或者下载。 全部挂接是指在一个档案管理功能下，如果一个档号对应的某条记录如果有多个电子版 附件，并且这些电子版附件已经存放到软件后台该档号对应的文件夹内，那么选择全部挂接 后，这些电子版文件会全部指向该档号对应的那条记录，用户则会在软件中这条记录的“原 文”字段看到所有该档号对应的这些电子版文件；只挂接PDF是指在批量挂接时，挂接程 序只会寻找每一个档号所对应的文件夹内是否有且只有一个PDF电子文件，如果有则挂接， 挂接后可以在软件中浏览或下载。如果没有，则会记录下该档号并在批量挂接完成后报错提 示。用户可根据提示进行修改并重新挂接。 批量解挂是指，YT-Mounter可以将已经挂接的数据批量解挂，恢复到没有挂接的状态。 当有挂接错误出现、对后台附件进行修改或大规模数据迁移时，需要用到批量解挂功能

4.3.8. 向档案馆移交电子目录 #

每隔几年，机关单位就要向档案馆移交档案、档案数字化副本和电子目录，元泰数字档 案室软件的数据导出功能是按照内蒙古地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》 （DB15T2459-2021），支持用户顺利向档案馆移交数据。用户如果要向档案馆移交探案《归 档文件整理规则》整理的文书档案，首先要选择要移交的档案目录，这就在导出目录前进行 查询。 在软件的文书档案-归档文件管理菜单下打开归档文件目录，点击左上角的高级查询按 钮。假如档案员要移交保管期限为永久，2003年到2013年之间的档案，可如下图设置查询 条件， 查询到符合条件的文件目录后，就会在列表区显示这些文件目录。档案员再次点击右上角的“导 出目录”按钮，在弹出的导出设定对话框内选择 样式设定选择模板样式，模板类型选择“▼导出【电子-WS-】文书档案-归档文件电子 移交目录”，点击确定按钮后，就会有文件下载，下载的文件为Excel格式，文件名就是文 件导出功能的名称加上日期，如“文书档案归档文件管理2023-02-12.xlsx”，档案员打开这 份下载下来的文件，可以看到归档文件目录的各个数据项是按地方标准排列的，如图，

4.3.9. 向档案馆移交档案60数字化副本 #

一般以光盘形式向档案馆移交档案数字化副本，用户把保存在计算机硬盘的纸质档案 数字化副本复制一套，记录在光盘上，向档案馆移交。注意，电子目录和纸质档案数字化副 本要拷贝在不同的光盘上，涉密电子目录和不涉密电子目录也要拷贝在不同光盘上，不同年 度不同保管期限的档案数字化副本也要拷贝在不同光盘上，这样一来会使用多张光盘，光盘 刻录完成后，要在光盘上写标签，一般使用光盘喷墨打印机直接在光盘上喷墨打印，

除了在光盘上做标识外，还要在光61盘盒上做盘盒纸封面标签和盘盒纸封底标签，具体打 印方法请参考档案行业标准《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52—2014）。另外，还要 填写移交清单，在移交清单上详细填写本次移交的档案年度、保管期限、数量等信息。 永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告（决算）、会计档案保管清册、会计档案 销毁清册、会计档案鉴定意见书、会计档案移交清册等反映单位重要经济活动且需要永久查 考利用的资料。

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4.4. 会计档案的概念 #

在元泰数字档案室信创版的会计档案管理中，管理4个门类的会计档案，每个门类档案 一般管理案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注等几个项目。会计凭 证是会计档案中案卷数量较大的门类，会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。 它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、 转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等内容， 这些会计材料要按凭证进行管理。 案卷号，根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写，它是目录 内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的 案卷号。 类别，填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务 报告类”等。 题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。 起止时间要填写该卷档案启用和终止的年月。 保管期限要根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。 卷内张数，指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体 张数填写。 备注，填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录 号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。 保管期限，会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同，会计档案的保管期限， 根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根 据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种（注：此为旧版《会计档案管理办法》 的规定，现行办法自2016年起已调整为10年和30年两档，详见5.1.2节）。会计档案的保 管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.5. 案卷文件管理 #

4.5.1. 案卷管理 #

用户在菜单上点击会计档案，再选择会计材料类型就进入到相关的会计档案案卷管理的 列表界面中。 在列表中，各机关单位的案卷级信息的排列顺序是以档号为序倒排，即档号数值大的排 列在上面，档号值小的排列在下面。用户如果要更改排序，需要以软件开发员的身份登录软 件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。

同一条案卷级信息的项目排列从6左3到右的顺序是档号、案卷题名、起止日期…等，用户 如果要自行排列顺序，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案 室信创版部署和开发指南》。 在快速查询中，输入要查询的内容，将在案卷题名中查询符合条件的内容。若要查询更 多内容，请查看第2章第4节《通用查询》。 会计档案案卷级档号格式是是全宗号-案卷目录号-案卷号，文件级档号是全宗号-案卷目 录号-案卷号-件、页（张）号。用户如果要自行更改档号格式，需要以软件开发员的身份登 录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。 如果输入的信息有误，需要修改时，在列表中选中要修改的案卷，点击，打开这个案卷， 修改完毕之后点击【保存案卷信息】按钮即可。如果要删除一条档案目录时，在列表选中要 删除的目录，点击按钮删除即可。注意，只有有删除权限的档案员登录后才会看到删除按钮， 一般的工作人员登录后，删除按钮是不显示的，所以一般员工只能浏览会计档案目录，无法 删除会计档案目录。

4.5.2. 录入 #

元泰数字室软件信创版管理以组卷的方法管理各门类的会计档案，每一个案卷包含着多 个文件级内容。软件界面分为上下两部分，上半部为案卷级内容，下半部为该卷的文件级内 容。录入会计档案报表的具体操作为：点击“会计档案”–展开，点击“财务会计报告（报 表）”–再点击“录入”按钮，如图所示。

录入时要先录入案卷6级5的内容，保存，然后才可以在案卷下面的文件级列表中点击录入 按钮，开始录入文件级内容。在文件级列表上点击录入按钮，打开会计档案卷内文件的录入 窗口。

4.5.3. 案卷级查询 #

用户如果要对案卷级内容进行查询，可直接在案卷管理列表上进行查询，如要查有关预 算的会计档案，可以列表左上角的查询框中输入要查询的内容“预算”，如图。

如果用进行精确的查询，用户可67以点击高级查询，自己定义查询内容。如案卷题名中包 含预算字并且年度是2019年的案卷，就可以设置案卷题名包含农业且年度等于2019的条件。

用户要快速查询案卷题名的内容时68，可以快速查询栏中输入要查的内容，点击查询按钮 查询。

4.6. 卷内文件查询 #

文件级目录都是随着案卷保存，用户如果想在多个案卷中查某份文件，是不可一个案卷 一个案卷打开的，此时需要使用跨案卷的文件级查询功能。注意，这里只能查询，不能录入， 这里列出的文件都按档号为序排列。

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4.7. 打印会计档案目录 #

打开会计报表信息界面之后，通过查询找到所要打印的会计表报信息，再点击按钮，打 印会计报表目录，如下图。

注：用户可以自行选择【纵向打印7】0或【横向打印】，还可以导出目录为Word格式、 Excel格式和PDF格式。

6.1.2. 科技档案的组卷原则 #

在机关单位，科技档案一般分为基建档案和设备档案两大类。基建档案是指在各种建筑 物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科 技档案。设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至 报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴 定等工作建立的档案。设备档案是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成 部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基 本任务顺利、经济的实现提供了基本技术支持。

4.7.1. 案卷管理 #

用户在菜单上点击科技档案—案卷文件管理，就进入到案卷管理的列表界面。

71 本机关单位科技档案的案卷级信息的排列顺序是以档号为序倒排，即档号数值大的排列 在上面，档号值小的排列在下面。用户如果要更改排序，需要以软件开发员的身份登录软件， 具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。 同一条案卷级信息的项目排列从左到右的顺序是档号、案卷题名、起止日期…等，用户 如果要自行排列顺序，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案 室信创版部署和开发指南》。 在快速查询中，输入要查询的内容，将在案卷题名中查询符合条件的内容。若要查询更 多内容，请查看第2章第4节《通用查询》。

4.7.2. 案卷级录入 #

用户在在案卷管理的界面上，点击录入，即可进入案卷级内容的录入界面，本卷档案的 文件级内容以列表的形式显示在下面。

用户录入时，按照上图步骤进行72操作，信息填写完毕，根据需求自行用鼠标点击【保存】 按钮进行保存。也可以按Ctrl+S快捷键保存，再按Ctrl+A录入新的案卷目录。用户如果要 更改快捷键的组合字母，需要以配置员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室 信创版部署和开发指南》 案卷级录入中，案卷题名需要人工输入，对新的一条目录和上一条目录内容一样的项目， 可以设置默认值，然后由软件自动录入。如一个单位的全宗号基本是不变的。那么可以设置 全宗号为继承，那么录入下一条时，刚才录入的全宗号就已经录入进来了。其他录入项目如 目录号、年度、保管期限可以设置默认值，然后由软件自动录入。用户如果要设置录入项目 的默认值，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部 署和开发指南》。 案卷号会自动在上一条案卷号上加1后自动录入。案卷级项目，起止日期、密级、卷内 页数、卷内件数等由软件根据卷内文件的录入情况自动计算得出。案卷的起止日期由起日期 和止日期来表示，起日期是案卷内最早文件的日期，止日期是卷内文件最晚的日期。 本卷页数由系统根据卷内文件最后一条记录的起止页号截止值自动计算。 本卷件数等于卷内文件的件数，如卷内有4份文件，则案卷目录的本卷件数自动录入4 密级等于卷内文件密级的最高级，如卷内文件中有无密、秘密，那么案卷的密级自动登 记为秘密； 科学技术档案的档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗 号是需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定，分类号应根据本单位分类 方案的类别号确定，项目代号由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代 号确定，目录号应填写目录编号，案卷号应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。。用 户如果要更改案卷级档号格式，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰 数字档案室信创版部署和开发指南》 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设 项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。 立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。 起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写 四位数字，下同）。 保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。 密级，应填写卷内科技文件的最高密级。 档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定； 分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定； 项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定； 目录号：应填写目录编号； 案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

4.7.3. 案卷级查询 #

用户如果要对案卷级内容进行查询，可直接在案卷文件管理目录信息界面查询。 点击高级查询显示自定义查询，用户可以自己定义查询内容。如案卷题名中包含农业字 并且年度是2019年的案卷，就可以选择案卷题名包含农业且年度等于2019的条件。 用户要快速查询案卷题名的内容时，可以快速查询栏中输入要查的内容，点击查询按钮 查询。

4.7.4. 卷内文件管理 #

录入完案卷级的内容，就要录入该案卷的卷内文件内容了，点击案卷内容下面的列表上 的录入按钮，会出现文件级的录入窗口。

序号，应依次标注卷内文件排7列3 顺序。 文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 责任者，应填写文件形成者或第一责任者。 文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 日期，应填写文件形成的时间——年月日。 页数，应填写每件文件总页数。 备注，可根据实际填写需注明的情况。 点击“科技档案”–展开点击“卷内管理”–再点击“录入”按钮，弹出所示： 如果输入的信息有误，需要修改时，选中要修改的卷内文件，点击按钮进行内容的修改， 完毕之后点击【提交保存】按钮方可。

4.8. 卷内文件查询 #

4.9. 打印科技档案目录 #

通过【查询】找到所要打印的基建档案信息，再点击【打印目录】按钮，弹出下表： 案 卷 目 录 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 1 J.1-1 综合楼建设图纸 60 永久 2 J.1-2 主席楼建设图纸 21 永久 3 J.1-3 书记楼建设图纸 21 永久 … … … 10 J.1-10 后勤车队住房建设图纸 23 永久

注：目前设置一页显示10条，根据74用户需求可调整行数。 2. 打印科技档案封面。打开基建档案信息界面之后，通过【查询】找到所要打印的基 建档案信息，再点击【封面打印】按钮，弹出下图：

科技档案是以组卷管理的，与案卷不75同的是没有目录号，有分类号。一个科技档案案卷 可以有多个卷内文件。 打开基建档案信息界面，选中一条信息，点击右上角【卷内】按钮，弹出以下界面： 卷内文件信息 案卷题名：会议楼建设图纸 全宗号：Z214 分类号：JJ.1 案卷号：6 起止日期：20130112至20131230 年度：2013 保管期限：永久 顺序号 文件编号 文件材料题名 日期 责任者 备注 档号 点击右上角【录入】按钮，填写信息之后，点击右下角三个按钮进行操作。【提交保存】 按钮是只能保存一条信息，【保存并继续】可以继续录入下一条信息并保存，【重置】按钮 是填写有误可清零全部内容，重新填写。填写信息之后，卷内文件信息界面的内容如下图： 卷内文件信息 案卷题名：会议楼建设图纸 全宗号：Z214 分类号：J.1 案卷号：6 起止日期：20130112至20131230 年度：2013 保管期限：永久 顺序号 文件编号 文件材料题名 日期 责任者 备注 档号 1 一号会议室图 20130112 某某局 2 二号会议室图 20131230 某某局 打印 科技档案卷内文件目录打印时，点击右上角【打印】按钮，弹出以下表：

76 注：目前设置一页显示10条，根据用户需求可调整行数。 1. 打印科技档案目录。打开设备档案信息界面之后，通过【查询】找到所要打印的设 备档案信息，再点击【打印目录】按钮，弹出下表： 案 卷 目 录 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 1 SB.1-1 60 永久 2 SB.1-2 21 永久 3 SB.1-3 21 永久 … … … 10 SB.1-10 23 永久 表 设备档案案卷目录 注：目前设置一页显示10条，根据1用户需求可调整行数。 2. 打印科技档案封面。打开基建档案信息界面之后，通过【查询】找到所要打印的基 建档案信息，再点击【封面打印】按钮，弹出下图：

打开基建档案信息界面，选中一条7信7息，点击右上角【卷内】按钮，弹出以下界面： 卷内文件信息 案卷题名： 全宗号：Z214 分类号：SB.1 案卷号：6 起止日期：20130112至20131230 年度：2013 保管期限：永久 顺序号 文件编号 文件材料题名 日期 责任者 备注 档号 填写信息之后，点击右下角三个按钮进行操作。【提交保存】按钮是只能保存一条信息， 【保存并继续】可以继续录入下一条信息并保存，【重置】按钮是填写有误可清零全部内容， 重新填写。 填写信息之后，卷内文件信息界面的内容如下图： 卷内文件信息 案卷题名： 全宗号：Z214 分类号：SB.1 案卷号：6 起止日期：20130112至20131230 年度：2013 保管期限：永久 顺序号 文件编号 文件材料题名 日期 责任者 备注 档号 1 惠普打印机 20130112 某某局 2 爱普生扫描仪 20131230 某某局 打印 设备档案卷内文件目录打印时，点击右上角【打印】按钮，弹出以下表：

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