数字方舟 声像档案管理 #

声像档案是指社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、 录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录 。元泰数字 档案室信创版可以管理照片档案、数码照片档案、音频档案和视频档案。声像档案的归档范 围有， 1、反映单位概貌的声像材料； 2、反映单位名称的照片； 3、单位历届主要领导人的照片； 4、上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片； 5、单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导 讲话等场面）； 6、单位在涉外活动中形成的声像材料； 7、单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料； 8、上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料； 9、在企业和科研单位，还会产生下面的声像档案，如重要工程建设、重大技术改造和 技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试 生产情况或工程全貌等），历年生产的主要产品照片，获国优、部优、省优产品的奖杯或证 书等的声像材料，反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料，历年重要科研成果、科技 发明等的声像材料，其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。

5.1. 数码照片档案 #

5.1.1. 概念 #

数码照片是用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案 是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值 并归档保存的数码照片。涉及机关单位的有关数码照片档案管理的行业标准是《数码照片归 档与管理规范》（DA/T50—2014），元泰数字档案室软件依照此标准开发了数码照片管理 的功能。 与按卷管理的传统照片档案不同，数码照片档案是按件管理的，数码照片档案在管理上 包含以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、 时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态。进入数码照片管理后，首先是照片组列表， 如图。

5.1.2. 建立照片组 #

按照行业标准的要求，数码照片要组成照片组来管理。在音像档案–数码照片档案管理 列表上，点击录入，可以新建一个数码照片组。照片组是有密切联系的若干张数码照片的集 合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片 组，全部存储到同一层级文件夹内。在照片组列表中，点击录入，增加新的照片组。下面是 照片组的录入窗口，可见窗口的上半部用来录入照片组的内容。

照片组中录入下面的80内容， 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。 年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。 参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 组题名：本组照片所共同反映的主要内容。要根据本单位照片的产生情况建立照片组， 可简单理解为，单位有多少件事，建多少个照片组。下面是某省市场监督管理局可能的照片 组。 数码照片档案照片组规划 照片组号 组题名 保管期限 年度 全省市场监督管理工作会议照片 永久 0001 2020 市场监督业务培训班照片 永久 0002 2020 全省著名商标使用情况大检查照片 永久 0003 2020

档案员要事先建好许多的照片组，8这1样才能便于将收集来的照片保存在特定的照片组中。 照片组建好后，点击保存，就可以保存照片组。照片组保存好后，就可以往照片组内录入照 片。假设某单位召开全省市场监督管理工作会议，会上照了10张照片，那么就要可以在照 片组下一张张地录入照片。照片组和本组的照片列表见下图。

5.1.3. 收集数码照片 #

将一次活动的照片保存在一个文件夹中，以活动说明来命名文件夹。如果要移交的照片 涉及几次活动，把这几次活动的照片分别保存不同的文件夹中，用照片组号命名文件夹。这 项工作一般由摄影者来完成，例如，某机关单位举办了工作会，会议照片由一人拍摄完成， 那么摄影师将要移交的数码照片放在一个文件夹中，把文件夹改名为某某工作会议照片所有 的照片组的照片组号即可。文件夹中的数码照片应该是经过筛选的数码照片，不能将一次拍 摄活动中所有照片就移交给档案室。一般一个场景只需一张数码照片即可，重复的照片对档 案员来说是负担，筛选照片是摄影者的任务。如果照片是多人拍摄的，就要想办法通过邮箱、 微信、企业微信和钉钉等软件收集照片，将一次活动产生的相关照片保存在一个文件夹中。

5.1.4. 录入数码照片 #

对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档， 所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数 码照片一般只归档一张。

根据 《数码照片归档与管理规8范3 》（(DA/T50—2014），窗口中各要素均为必填项目， 不过有些项目是自动生成的，如档号，录入窗口的 “档号”，相当于每一张数码照片的身 份证号，看着复杂但无需档案员自己费神录入，软件会自动根据录入的全宗号等项目自动生 成。档号里有6个要素。其中 全宗号是档案馆给该单位编号； “ZP”是指照片的汉字首 拼，特指照片档案这一门类的代码；“Y”，是数码照片保管期限的代码，“永久”的汉拼 首字母； “2020”是数码照片在数码照片管理上的排列年度；“0001”是数码照片的照片 组号。拍摄数码照片人员，或者填写此录入窗口的人员向本单位档案人员领取一个照片组号。 否则每次从0001编起必会重复，海量照片将重新修改二次整理。６个要素之间连接符“－”， 请注意是电脑小键盘区域右上角的 “－”（小键盘上此符号，不论在半角全角或中文英文 状态下输入均符合要求。但大键盘区的 “－”必须在英文输入状态下才行。在中文输入法 状态下，元泰数字档案室信创版将不识别），录入窗口中的字母代码均是大写字母。移交时 软件会生成移交目录，一个完备填写的 Excel表 (工作组或单位名称＋数码照片文件目录) 和需归档的数码照片，数码照片以档号命名，与 Excel表中的档号一一对应。 张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位， 不足的在前补“0”。 文字说明：本张照片的说明，包括人物、地点、事由等要素。 文件格式：本张照片的计算机文件类型，包括JPEG、TIFF或RAW。 开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“Y”，不开放为“N” 填写信息完毕之后，点击【保存并继续】按钮，数码照片档案录入操作完成。

5.2. 录音录像档案 #

元泰数字档案室信创版所管理的音像档案不是指保存在录音带录像带上的音像档案，而 是以数码形式保存的电子档案。 按照行业标准《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）规定，录音录像电子文件 是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责过程中，通过计算机、数字化转换等电子设 备形成、传输和存储的数字音频和数字音视频文件，录音录像电子文件由内容、结构、背景 组成。录音录像档案 是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的录音录像文件。 题名，能揭示录音录像文件中心主题的标题或名称； 责任者，对录音录像文件记录的内容负有责任的单位或个人名称； 摄录者，录音录像文件的录制者或拍摄者及其工作单位名称； 摄录日期，录音录像文件的录制或拍摄日期，著录格式为yyyymmdd，如2020年1月 1日记录为“20200101”； 时间长度，录音录像文件持续时间的数量，以小时、分、秒为计量单位，著录格式为 hh，mm，ss； 计算机文件大小，录音录像电子文件的字节数； 年度，录音录像文件形成年度，模拟信号和数字信号录音录像文件数字化或转码的年度 除外； 工作活动名称，著录工作活动、重要会议、重大事件等的名称；同一项工作活动中形成 的多件录音录像文件的著录内容相同； 工作活动描述，著录工作活动的主要内容，包括工作活动名称、起始日期、地点、主要 人物、主要议程或过程、结果等；同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相 同； 保管期限代码，录音录像文件保管期限的代码，永久—Y，定期30年—D30； 密级，录音录像文件的保密等级，密级分为秘密、机密和绝密等三种，元泰数字档案室 信创版不管理绝密音像档案，所以在密级的选项里面没有“绝密”； 原始载体编号，记录或存储录音录像文件的原始载体编号，多个原始载体编号之间用“，” 隔开； 档案门类代码，录音录像文件的档案门类代码，录音—LY，录像—LX； 参见号，与录音录像文件密切关联的其他载体或门类文件材料的唯一编号； 著录者，对录音录像文件进行著录的责任人及其工作单位名称。 完成归档程序后，应对录音录像文件的整理、著录结果予以审核并确认，由电子档案管 理系统按预设规则自动为录音录像档案编制档号。国家推荐的档号格式有两种：全宗号-档 案门类代码·年度-保管期限代码-件号，如X001-LY·2015-D30-0001，和全宗号-档案门类代 码·保管期限代码-年度-件号，如X001-LY·D30-2015-0001。元泰数字档案室信创版默认使用 第一种档号格式，如果用户要配置别的音像档案档号格式，需要以软件开发员的身份登录软 件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。

5.3. 照片档案 #

照片档案的管理分为传统纸质照片档案的管理和数码照片档案的管理，在元泰数字档案 室信创版中，在菜单音像档案下面，可见照片档案、数码照片档案的区分。 照片档案管理是组卷的，所以要分为案卷和照片两部分。在案卷管理中，可见照片档案 共有17个录入项目，其中有11个项目是必须录入的。

84 每卷照片档案需要录入卷内照片。照片的录入窗口如下图

在卷内照片列表上点击录85入按钮，进行单张照片的录入界面。

5.3.1. 卷内照片的查询 #

因为单张的照片都保存在每个案卷下面，故要查找多个案卷中的照片会很麻烦，为此需 要一个跨案卷的照片查询。点击照片查询，可打开照片档案查询列表，如图。

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5.3.2. 照片档案的档号格式 #

内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》规定使用档号来管 理照片，据此，元泰数字档案室软件使用全宗号、目录号、案卷号和卷内顺序号来生成档号， 并使用此档号来为照片的数字化副本来命名。

5.3.3. 照片档案目录的打印 #

照片档案目录有照片档案案卷目录、册内照片目录、芯页说明和照片档案基本目录4 种。 照片档案案卷目录是揭示照片档案案卷信息的目录，是一本本照片册的目录。在菜单上 打开在音像档案–照片档案–案卷管理，点击“导出和打印目录”，选择模板样式，在列表中 选择照片档案案卷目录打印模板，即可打印照片档案案卷目录。目录是按照档号的顺序倒序 排列的，需要正序排列的用户在Excel中调整一下排序，即可打印照片档案案卷目录。 册内照片目录是在照片档案案卷中附加的目录，是每本照片册（案卷）里首页附加的本 册照片的总目录，需要一个案卷（一册）一个案卷（一册）地打印，在照片档案案卷管理的 卷内管理中， 点击导出和打印目录按钮，在“模板打印”中选择照片档案册内目录打印格式，点击确定， 即可导出Excel格式的照片档案册内目录，再在Excel软件中打印即可。 除了照片档案册首页的册内照片档案目录外，还要有对每张照片进行说明的芯页说明。 国家标准《照片档案管理规范》规定，照片册一般由A4纸张大小的若干芯页和封面、封底 组成。芯页说明是芯页上单张照片的说明，芯页说明上应包含下面的内容，题名、照片号、 底片号、参见号、时间、摄影者和文字说明等内容组成，如图， 在元泰数字档案室信创版上，用户可以打印出照片的芯页说明，剪切好后，再插入照片 芯页中。方法是，在菜单上打开在音像档案–照片档案–案卷管理，点击单张照片的目录， 显示一张照片的详细信息，这时点击右侧的打机按钮，如图

就可以生成芯页的打印页面，如下8图7，

再点击打印按钮，就可以将芯页8打8印出来。 照片档案基本目录是照片档案管理中照片级别的目录，在照片档案管理中有时需要将在 各个案卷中保存的多个册内目录一并打印出来，这时就需要照片档案基本目录了。

方法是，在菜单上打开在音像8档9案–照片档案–案卷管理，点击右上角的导出和打印目 录按钮，选择模板样式，再选择照片档案案卷目录打印样式，就可以打印照片档案案卷目录 了。