组完件，接下来要定顺序、给件号。这一步的规矩写在《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）5.3：在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；同一事由的若干文件，按形成先后顺序排列；成套性文件可以集中排列。
难点在「事由」。一批档案几百件，事由藏在题名里，有的一场会议散在全年十二个月，有的请示和批复隔着年度。人工排，一边翻目录一边记，往往排到一半就乱了。启典知识库的排列页签把这套逻辑做成了自动流程。
一、操作步骤 #
- 点击「📂 打开文件夹」，选中放着归档目录的文件夹。
- 工作簿有多张表时，下拉选择要排列的那一张。系统默认挑「含『目录』且不含『清单 / 说明 / 规则 / 参考 / 场景 / 速查』」的那张，示例工作簿会自动落到「⑤组件后件级目录」。
- 核对读取结果：条数、年度分布、保管期限分布。这一步要确认读的是件级目录，不是材料清单——输入行数应当等于件数。
- 如需生成档号，填一个全宗号（如 G123）。
- 点击「🚀 开始排列」。
- 在「Step 3 预览排列结果」核对排列组与结果表，在「Step 4」下载排列结果 Excel。
图 1 读取 168 件：2024 年 3 件、2025 年 162 件、2026 年 3 件；永久 28 件、30 年 117 件、10 年 23 件
二、排列是怎么走的 #
系统按分类方案把目录切成若干排列组，组内先识别事由，再把同一事由的文件按时间串起来，最后在组内从 0001 起给件号。
- 组与组之间：按年度、保管期限的先后排；
- 事由与事由之间：按事由内最早一件的日期先后；
- 同一事由之内：按形成日期先后，日期相同的按件内顺序；
- 成套性文件：会议材料、统计报表、项目报批等成套的，集中排在一起，不因跨月被拆散。
分类方案有三种，在读取了全宗资料、拿到机构序列之后可选：
| 方案 | 适用 |
|---|---|
| 年度—机构—保管期限 | 分类方案把机构作为最低一级类目，文书量较大的机关常用 |
| 年度—保管期限—机构 | 先分期限、再分机构 |
| 年度—保管期限 | 不按机构分块，中小单位常用 |
机构顺序取自本单位的「三定」方案与职能文件，不是按科室名拼音、也不是按件数多少。没有读取全宗资料时，系统按「年度—保管期限」排。
三、结果怎么看 #
结果页先给排列组统计，再给逐件明细。
图 2 排列组统计：6 组，2025 年 30 年这一组 112 件、98 个事由，说明跨年度大组里事由切得很细
| 列 | 含义 |
|---|---|
| 件号 | 组内从 0001 起编，同组连续 |
| 题名 | 该件的题名 |
| 形成日期 | 该件的形成日期 |
| 保管期限 | 永久 / 30 年 / 10 年 |
| 事由 | 这一件属于哪个事由 |
| 排列说明 | 为什么排在这里，如「事由排列」「同日期按件序」 |
图 3 结果表逐件给出事由与排列说明，便于抽查，也便于向检查人员解释
四、一次实测 #
同一份某市农业农村局目录（第 5 张表）：
| 排列组 | 件数 | 事由数 |
|---|---|---|
| 2024 年 永久 | 1 | 0 |
| 2024 年 30 年 | 2 | 2 |
| 2025 年 永久 | 27 | 27 |
| 2025 年 30 年 | 112 | 98 |
| 2025 年 10 年 | 23 | 22 |
| 2026 年 30 年 | 3 | 3 |
合计 168 件、6 个排列组，件号在每组内从 0001 起编。
五、几个值得知道的特性 #
- 结果与输入行序无关：同一批目录打乱三次重排，逐行结果完全一致。清点录进来的目录顺序本来就是乱的，不需要先手工挪到一起。
- 成套材料自动集中：一场会议的 13 件材料即便分散在全年的不同日期，也会排在一起。
- 认不出机构的件沉底：按机构分块时，识别不到部门的件统一归入「未归类机构」，排在该年度块末，不丢、不埋、不硬塞。
- 排列不改实质判断：期限判定、机构归口这类判断在别的环节完成，排列只负责顺序和件号。
六、常见问题 #
排完是 759 行，不是 168 行？ #
读错表了。759 是材料份数，168 是件数。排列的输入应当是件级目录，每行一件。在工作表下拉里换一张再排。
没有「分类方案」下拉框？ #
说明还没有读取全宗资料。读取之后才会出现「年度—机构—保管期限」等三种方案与机构来源列的选择。
件号会因日期校正而变吗？ #
件号默认锁定，不因后期日期校正自动重排；需要重排时重新执行一次排列即可。
