数字方舟 产品简介 #

1.1. 功能简介 #

1.1.1. 管理 5大门类档案和文件流转 #

元泰数字档案室信创版已经设置好了文书档案、会计档案、科技档案、专业档案和音像 档案管理功能，每个门类档案都可以进行档案目录的录入、修改、删除和检索，可打印各种 目录。用户可以自主增加档案门类，如适度修改专业档案，使之具备管理本单位的审计档案、 教学档案的功能。用户可以调整目录格式，在目录上增加本地档案管理机关要求的标识。除 管理档案外，还可以管理机关文件，管理收文和发文，完成归档和销毁功能等。

1.1.2. 接收 OA流转完毕的文件 #

这个功能也叫OA对接，在OA中办理完毕的电子文件连同目录从OA服务器推送到一 台前置机上，元泰数字档案室软件读取前置机数据库的中目录信息，建立自己的文件级档案 目录，读取前置机上的电子文件到档案服务器上。档案员在元泰数字档案室软件的文件管理 的收文管理和发文管理两个功能处对文件进行归档操作，即赋予文件以年度、保管期限、档 号等档案属性，这之后，元泰数字档案室软件自动根据档号将电子文件保存到相应的文件夹 按档号命名电子文件，完成电子文件的归档。

1.1.3. 自动录入功能，方便档案员使用 #

以文书档案案卷文件目录的录入为例，1全宗号、目录号在用户设置了全宗号和目录号的 默认值后连续自动录入，案卷号自动在上一条案卷号上加1后自动录入，本卷页数等于卷内 文件最后一件文件起止页号的截止页号，按照规定，卷内文件目录的最后一条记录按要求要 录入起止页号，如18-24，则案卷目录的本卷页数自动等于24。本卷件数等于卷内文件的件 数，如卷内有4份文件，则案卷目录的本卷件数自动录入4。密级等于卷内文件密级的最高 级，如卷内文件中有无密、秘密和机密，那么案卷的密级自动录入为机密；起止日期等于卷 内文件最早的日期和最晚的日期。 当然，文件级目录上的许多内容，如全宗号、目录号、案卷号、保管期限、年度等内容 取自案卷级，用户在录入卷内文件目录时，无需手工输入。

1.1.4. 档案知识提示功能，方便新手熟悉档案工作 #

用户录入到某一项，有不明白情况时，可点击该项前面的问号，可得到规范的解释，所 有文字说明全部来自国家质量技术监督局和国家档案局制订的国家标准和档案行业标准，权 威、准确。

1.1.5. 规避录入错误的功能 #

限制错误信息的录入。用户在录入目录时，时常会出现录入错误，年度多录入一位数字， 全宗号中加入汉字等，元泰数字档案室信创版对需要录入的项目进行了限制，录入错误就会 出现提示，如“该输入项的最大长度是3个字”，用红颜色标记录入框，提醒用户更改。

重复档号提示。用户在输入顺序号3、件号，常常会忘记上一条录入的是几，导致目录中 档号重复，影响目录质量，为此，元泰数字档案室信创版设置了重复件提示功能。举例来说， 文书档案案卷文件管理的案卷中，在全宗号、目录号相同的情况下，案卷号不能重复。 文书档案案卷文件管理的卷内文件目录中，按全宗号、目录号、案卷号同样的情况下顺 序号不能有重复。文书档案归档文件管理中，在全宗号、保管期限、年度、（机构问题）同 样的情况下件号不能有重复。 数据校验功能让存在问题的数据显示出来，而不必等到移交的时候才发现目录中存在着 断号、重号、数字化副本挂接不全等问题。

1.1.6. 全键盘录入的功能 #

现在许多机关单位聘请专业人员来录入档案目录，专业录入人员希望全键盘操作，不希 望录一条目录的时候，在鼠标和键盘之间切换。元泰数字档案室信创版提供了快捷键，专业 录入人员无需用鼠标点击保存、添加等按钮，即可用快捷键完成相同操作，录入效率大幅提 高。 按CTRL+S的快捷键，实现保存功能， 按CTRL+A的快捷键，实现添加的功能

1.1.7. 自定义功能 #

元泰数字档案室信创版自带打印引擎，出厂时已经配备了各种符合档案行业标准的各种 目录，如果用户有特殊要求，如在目录上增加一个说明等，可以通过自定义功能实现。 元泰数字档案室信创版自带自定义档号格式的功能，用户所在地区档案馆如果对档号有 不同于国家标准要求的档号格式，可以在软件中自行定义。其他可以自行定义的有保管期限 代码、机构问题代码等。自定义功能由有配置员身份的人员来操作，档案员是不能配置的。

1.1.8. 移交电子档案和档案数字化副本的功能 #

移交电子档案和档案数字化副本的功能。按照近期公布实施的内蒙古自治区地方标准 《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T2459-2021），可以向档案馆移交各 门类档案的电子目录和电子档案、档案数字化副本。

1.1.9. 用颜色区分密级和开放状态的功能 #

在列表上，元泰软件使用颜色来区分密级，用黑底白字表示绝密，用红底红字表示机密、 用黄底黄字表示秘密、用蓝底蓝字表示内部、用白底黑字表示无密；使用字体颜色来区别开 放状态，用绿字表示开放、用蓝字显示延期开放、用黑字表示原控、用红字表示控制。在录 入窗口，用红颜色的字表示关键的录入项，档案业务，一目了然。

1.1.10. 数据校验的功能 #

档案目录和档案数字化副本如果有空5 号、漏号、重号是档案工作的大忌，修改起来特别 麻烦，所以事先进行查找就很有必要了，但对计算机中的档案目录和档案数字化副本进行查 找不是适合人来做的事情，而是需要由软件来完成的任务，为此，元泰数字档案室软件设计 了数据校验功能，区分保管期限、年度对一条目录的档号是否重复、附件是否同目录有对应 关系等进行校验，校验结果以文本的形式通知用户。

1.2. 软件版本 #

元泰数字档案室分为单机版和网络版两种版本。单机版能完成文书档案、会计档案、专 门档案的管理；网络版除能管理单机版能管理的档案门类外，还能进行文件管理以及科技档 案、专门档案、音像档案。 功能 单机版 网络版 文件管理 √ 文件汇编 √ 文书档案 √ √ 会计档案 √ √ 科技档案 √ 专业档案 √ 巡察档案 选购 选购 实物档案 选购 √ 音像档案 选购 √ 图书资料 选购 √

在正式使用元泰数字档案室信创版软件1之前，要先对软件进行配置，使之便符合本单位 的要求。软件是按国家有关档案工作的标准开发的，如果不进行配置工作，软件也是可以用 的，但可能无法发挥软件的许多功能，如果要进行档案业务的配置，即设置本机关单位各个 内设机构和人员的软件使用权限等、设置本单位的档案分类法等，请阅读《元泰数字档案室 信创版管理和配置指南》，由懂计算机且了解一定档案知识的人员进行；如果要进行软件层 面的配置，增加一些自动功能，如自动录入全宗号、自动录入案卷号等，请阅读《元泰数字 档案室信创版部署和开发指南》，由计算机专业人员来进行。 档案业务的配置工作包括，设置档号格式，使录入的档号符合当地档案管理机关的要求； 设置一些默认值，提高录入速度；设置用户权限，使合适的人看到合适的档案或档案目录。 设置工作需要以配置员的身份登录软件才行。若档案员没有配置员身份，或自己不会以配置 员的身份进行设置，可以请单位的信息技术人员来协助。信息技术人员可以不懂档案管理， 但要了解单位的内设机构和人员，熟悉计算机操作。 本软件的专业档案管理是指除文书档案、会计档案和科技档案外，各机关单位满足各项 事业和人民群众基本需求必须建立的档案门类。产生专业档案的机关单位，对软件中的专业 档案稍加修改，即可管理本单位的专业档案。如审计机关的专业档案是审计档案，审计档案 在管理中有审计项目名称一项。审计机关在购买元泰数字档案室软件后，为软件中的专业档 案增加审计项目名称，增加结论类、证明类、立项类、备查类等4个单元即可管理审计档案； 高校按照《高等学校档案实体分类法》配置软件中的分类法后，即可管理高校档案；企业按 照《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）附录《企业文件归档基本范围与保管期限参考 表》中配置软件中的分类法后，即可管理企业档案。

1.3. 阅读对象 #

本使用指南的阅读对象是机关、企业和高校档案室的档案员。档案员在阅读本使用指南 时，应具备一定的档案知识，最好整理过档案。从事档案工作不久的档案员在阅读本使用指 南时可能不理解有些名词术语，这时可查阅档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T 01—2000）。与软件配套的还有供软件开发人员使用的《元泰数字档案室信创版部署和开发 指南》和供软件配置人员使用的《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》，有关软件安装 和配置，可参考这两本使用指南。 本使用指南将按文件管理、文书档案、会计档案、科技档案、专业档案和声像档案几部 分来介绍软件的用法。

1.4. 合规情况 #

元泰数字档案室信创版按照国家档案局和自治区市场监督管理局的相关规定开发，符合 下列国家、档案行业和自治区地方标准。 文书档案归档文件的档号格式符合《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），默认格 式是全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，其中，机构（问题）代 码是可选项，供在一个内设机构内以小流水编号的方法编目的单位使用。内蒙古地区的用户 可以配置出符合内蒙古自治区档案局印发的《归档文件计算机档号编制规范》（内档发〔2013〕 72号）要求的档号格式，用来管理2016年以前的归档文件。 文书档案归档文件目录格式按照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）和《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）进行设计，用户可以选择打印。与上一版的《归档文件整 理规则》（DA/T22—2000）相比，《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）增加了档号 和密级两个项目。文书档案归档文件的移交目录符合内蒙古自治区地方标准《电子档案和档 案数字化副本移交接收规范》（DB15T2459-2021）规范性附表A.3《文书归档文件元数据 字段说明》。因国家档案局令第19号《国家档案馆档案开放办法》自2022年8月1日起施 行，有的档案馆要求机关在向档案馆移交归档文件目录时增加开放审核一列，为此，元泰数 字档案室信创版为有这样要求的机关提供了有开放审核一列的归档文件目录。 采用组卷方法管理的文书档案的档号格式符合《档号编制规则》（DA/T13—2022）的 要求，格式是全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号，其界面的名词和解释全部采用《文 书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）规定的名词术语和解释。文书档案案卷级和文件级 移交目录符合内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T 2459-2021）规范性附表A.1《文书案卷元数据字段说明》和规范性附表A.2《文书卷内文件 元数据字段说明》。 数码照片管理的要求符合档案行业标准《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014） ，数据采集项目符合内蒙古自治区地方标准《电子档案和档案数字化副本移交 接收规范》（DB15T2459-2021）规范性附表A.6《数码照片元数据字段说明》，数码照片 的档号格式符合《数字档案室建设指南》规定的全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构 （问题）代码-件号·子件号的格式。 传统的纸质照片档案管理符合国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002 ）， 能够打印出符合规范要求的照片档案基本目录、册内目录，能够生成标准的单张照片说明。 录音录像档案的名词术语采用内蒙古自治区党委宣传部、档案局、广播电视局《关于开 展音像档案资料征集抢救工作的通知》（内广发〔2020〕52号）使用的术语“音像档案”， 没有采用档案人员一般使用的声像档案的提法。录音录像档案的档号格式采用内蒙古自治区 地方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T2459-2021）规定的档号格 式，即全宗号-档案门类代码-年度-件号（示例：X111-LY-2020-Y-001）的格式要求，数据采 集项目也符合该标准要求。 科技档案的名词术语采用《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008） 所采用的名词术语。科技档案的档号格式按照《档号编制规则》（DA/T13—2022）的要求 编制，案卷级档号格式是全宗号-类别号-案卷号，文件级档号格式是全宗号-类别号-案卷号- 件、页(张)号。 会计档案的档号格式符合《档号编制规则》（DA/T13—2022）的要求，格式是全宗号 -案卷目录号-案卷号-件、页(张)号。 元泰数字档案室信创版在接收OA系统推送过来的电子公文数据时使用国家标准《党政 机关电子公文归档规范》（GB/T39362—2020），在技术上参考了《电子档案单套管理一般 要求》（DA/T92—2022）。 关于档案数字化副本的命名，元泰数字档案室信创版的所有档案门类数字化副本的命名 遵从《数字档案室建设指南》的规定，使用档号来命名档案数字化副本。