数字方舟 巡察档案管理 #

巡察档案是机关、团体、企事业单位在巡察工作中产生的，由巡察文件材料书转化而来 的那一部分档案的习惯称谓，有巡察任务书、巡察组织方案、巡察工作计划、巡察座谈会记 录、巡察检查记录、巡察谈话笔录、巡察检查报告、巡察工作总结、相关函件、通知等。巡 察档案一般按保管期限—年度分类法进行整理，即先将要归档的文件材料按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类，有些大的巡视机关单位还会在保管期限—年度之后再增加一层 机构分类，形成保管期限—年度—组织机构分类，这些都将体现在档号上。此外，还有别的 一些分类法，这里不再一一列出。

6.1. 巡察档案的计算机管理 #

巡察档案是组卷管理的。在元泰数字档案室信创版中，用户在管理巡察档案时，使用组 卷管理的方法。组卷的整理方法的部分要求可参考档案行业标准《文书档案案卷格式》和《档 案著录规则》。 刚刚从事档案工作的档案员在使用元泰数字档案室信创版管理档案时，可能对软件中的 一些名词不熟悉，其实这些名词都来自档案行业标准《文书档案案卷格式》和《归档文件整 理规则》。在使用元泰数字档案室信创版之前，有些名词如案卷题名、保管期限等需要档案 员事先掌握。为便于档案员使用，元泰数字档案室信创版在录入界面提供了对这些名词的说 明，用户在录入界面上点击问题图标，即可得到权威的解释。

6.2. 案卷管理 #

在元泰数字档案室信创版中，巡察档案的案卷管理是指对组卷的巡察档案进行管理方法， 在这种组卷管理的模式下，多份在内容上有关联的文件按照分类方案的最低一级类目排列后 组成案卷。案卷是指由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也 是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位，这是2000年以前的巡察档案使用这种整 理方法。 用户在使用元泰数字档案室信创版管理2000年以前形成的档案时，可以在案卷管理中 先录入案卷级内容，再在每份案卷级内容下，录入该卷的文件级内容。案卷管理分为案卷文 件管理和卷内文件查询两大功能，在菜单上显示为案卷文件管理和卷内文件查询两个子菜单。 进入案卷管理时会先显示案卷目录的列表。 在案卷管理的列表中列出用户机关单位所有的案卷目录。案卷目录是将巡察档案案卷封 面上的内容抄录到软件中的案卷管理中，从而实现计算机对案卷的管理。 在案卷管理的列表中，本机关单位的案卷级信息的排列顺序是以档号为序排列，即档号 数值小的排列在上面，档号值大的排列在下面。用户如果要更改排序，需要以配置员的身份 登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》。 同一条案卷级信息的项目排列从左到右的顺序是档号、案卷题名、保管期限、年度、起 止日期、件数、页数、案卷号等，用户如果要自行排列顺序，需要以配置员的身份登录软件， 具体操作方法见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》。

在案卷管理列表的左上角有刷新列表4、0录入、删除和导出目录4个按钮，一个“…”打 印目录按钮，如果用户有配置员权限，还会在…”打印目录按钮右侧显示一个齿轮状的配置 工具按钮，如图39。下面分别讲解案卷目录的录入、修改、查询、删除和导出目录、打印 目录等操作。 在快速查询中，输入要查询的内容，将在案卷题名中查询符合条件的内容。若要查询更 多内容，请查看第2章第4节《通用查询》。 查询。用户如果要对案卷级内容进行查询，可直接在案卷文件管理目录信息界面查询。 具体查询方法参见第2.3节《通用查询》中有关快速查询和高级查询的说明。 修改。如果输入的信息有误，需要修改时，选中要修改的案卷目录，点击即可进行内容 的修改，完毕之后点击【保存】按钮即可。 删除。如果输入的信息有误或者不保存此信息时，选中要删除的案卷，点击按钮方可删 除此案卷。能否成功删除，取决于用户是否有删除权限，用户的删除权限由软件的配置员在 配置的界面上完成。 打印。需要打印案卷目录时在案卷列表的左侧点击“导出和打印目录”按钮，导航栏中 点击【案卷管理】展开案卷目录信息节目，通过查询找到要打印的案卷信息，点击【导出的 打印目录】按钮，在弹出的对话框中进行选择“模板打印”，在“模板打印”选择案卷目录， 软件生成Excel格式的案卷目录后，用户点击下载Excel格式的案卷目录即可，具体打印方 法请参阅2.4节《通用打印》。

6.2.1. 案卷目录的录入 #

用户在在案卷管理的窗口上，点击录入按钮，即可进入案卷级内容的录入窗口，如图 41。

用户录入时，按照上图步骤进行4操2作，信息填写完毕，根据需求自行用鼠标点击【保存 案卷信息】按钮进行保存。也可以按Ctrl+S快捷键保存，再按Ctrl+A录入新的案卷目录。 用户如果要更改快捷键的组合字母，需要以软件开发员的身份登录软件，具体操作方法 见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》有红色框线的必填项目，按照内蒙古自治区地 方标准《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》（DB15T2459-2021）的要求，巡察档 案案卷级管理中应有19个项目的内容需要录入，其中有15项是必填项目。在这15个必填 项目中，有些是由软件事先把默认值者配置好了，不用用户来填写，还有些在单位安装好、 配置好后也不用人来填写，真正需要人来手工录入的项目并不多。案卷目录上的许多内容， 如全宗号、目录号、案卷号、保管期限、年度等内容取自案卷级，用户在录入卷内文件目录 时，无需手工输入。 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发 机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。案卷级录入中，案卷题名需要人工输入，对新 的一条目录和上一条目录内容一样的项目，可以设置默认值，然后由软件自动录入。如一个 单位的全宗号基本是不变的。那么可以设置全宗号为继承，那么录入下一条时，刚才录入的 全宗号就已经录入进来了。其他录入项目如目录号、年度、保管期限可以设置默认值，然后 由软件自动录入。用户如果要设置录入项目的默认值，需要以软件开发员的身份登录软件， 具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。 起止日期：卷内文件所属的起止年月。 件数、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。当立卷人和档案员不是同一人时，需要用到 这个号。 案卷号是档案员把同一年度同一保管期限的档案排列好后给的顺序号，而立卷人整理好 档案向档案室移交时，他是不知道这个卷将来排在什么位置，所以立卷需要填写归档号，在 自己要移交的同一年度同一保管期限的案卷号编顺序号。 档号的编制。案卷的档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号是档案馆指定给立档 单位的编号，目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷 目录号，案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 案卷号会自动在上一条案卷号上加1后自动录入。 案卷级项目，如起止日期、密级、卷内页数、卷内件数等由软件根据卷内文件的录入情 况自动计算得出。案卷的起止日期由起日期和止日期来表示，起日期是案卷内最早文件的日 期，止日期是卷内文件最晚的日期。案卷级档号格式按《档号编制规则》的要求默认设置为 全宗号—案卷目录号—案卷号，其中全宗号用四位代码标识，其中第1位用汉语拼音字母标 识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号；案卷目录号用3位阿拉伯数 字标识；案卷号以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录， 更不会编新的案卷目录号；案卷数量超过去时1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷 目录号。用户在启用新的案卷目录号时要和档案管理部门取得联系，避免将来档案移交时， 这个案卷目录号在档案馆内已经被占用的情况。用户如果要更改案卷级档号格式，需要以配 置员的身份登录软件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版管理和配置指南》 目录号的录入要考虑本单位目录号的分配情况，不能录重了。一个全宗下面有多个目录， 但是在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。举例来说，在一个新成立的单位，目录 号的分配可能如下图： 序号 代码 名称 备注 1 001 1号目录 组卷的文书档案永久卷 2 002 2号目录 组卷的文书档案长期卷（或30年卷） 3 003 3号目录 组卷的文书档案短期卷（10年卷） 4 004 4号目录 会计档案年度报表 5 005 5号目录 会计档案凭证 6 006 6号目录 会计档案银行存款账及现金流水账 7 007 7号目录 实物档案 8 008 8号目录 组卷的巡察档案永久卷 9 009 9号目录 组卷的巡察档案长期卷（或30年卷） 10 010 10号目录 组卷的巡察档案短期卷（10年卷）

保管期限。保管期限是在立卷43时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。保管期限是 档案保管期限表的核心条目，是衡量档案鉴定工作质量高低的重要标准。根据档案鉴定的原 则和标准，标明一组文件的保存年限。1987 年修订的《关于机关档案保管期限的规定》将 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种， 长期为16～50 年左右、短期为15年(含 15 年)以下。 2006 年12 月18 日正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》将保管期限又改为永久、定期两种，定期又实行“标时法”， 分为30 年、10 年 两种年限。 也就是说2006年之前的包括2006年的档案的保管期限分为永久、长期、短期 三类；2007年以后的包括2007年的档案保管期限分为永久、30年、10年三种。 本卷页数由系统根据卷内文件最后一条记录的起止页号截止值自动计算。 本卷件数等于卷内文件的件数，如卷内有4份文件，则案卷目录的本卷件数自动录入4 密级等于卷内文件密级的最高级，如卷内文件中有无密、秘密，那么案卷的密级自动登 记为秘密；在用户录入时，软件还会自动录入一些元数据，如录入人员、所在部门、录入时 间等，这些数据采自软件，用户无法更改，日后查询文件录入情况时，可以利用这些录入的 内容，这是软件安全措施。在编制案卷目录时要注意，案卷封面，卷内目录，卷内备考表不 编写页码。

6.2.2. 案卷文件管理 #

在案卷文件管理中对案卷文件目录进行管理，由用户在案卷文件管理中将一个案卷内一 份份文件的题名、责任者等信息抄录到软件中的案卷文件管理中。在元泰数字档案室信创版 中，用户不能脱离案卷而直接录入，所有的文件级内容都要在相应的案卷下面录入。

在该条案卷目44录下将显示该卷的卷文件列表，如果要录入一条新的卷内文件目录，单击 卷内文件列表中的【录入】按钮，可显示卷内文件的录入窗口。填写文件级内容之后，用户 可选择【保存卷内信息】按钮进行保存。用户也可以按Ctrl+L快捷键保存，再按Ctrl+K录 入新的卷内文件目录。用户如果要更改快捷键的组合字母，需要以软件配置员的身份登录软 件，具体操作方法见《元泰数字档案室信创版部署和开发指南》。

在卷内文件录入窗口中，有星号4标5 志的录入项会用红色框显示，表示是必要项，用户必 须录入，不然无法保存。 顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 文号：文件制发机关的发文字号。注意，录入文号时要使用六角括号“〔〕”，而不要 使用中括号“[]”， 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。机关团体 责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局” 。个人责任者一般只著 录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”表 示。 联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录， 两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“［等］”表示。 题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标 题，外加中括号“[ ]”。 日期：文件的形成时间。填写时以8位纯数字表示，如“20240315”，其中前4位为年 份、中间2位为月份、后2位为日期，月份或日期不足两位时前面补“0”，如“20090308”， 其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。 页号：填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件 页号应从1开始编制通号。卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从1 开始；页号编写位置:单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在 左下角。折叠后的图纸一律写在右下角； 密级：秘密程度的等级，一般分为绝密、机密、秘密三级，没有特定密级的文件可以归 属为无密，软件默认不提供绝密级选项（绝密档案应使用国家指定的涉密管理系统进行管理）， 各密级说明见下表。 序号 代码 名称 备注 属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成 1 1 无密 或者变更之日起20个工作日内予以公开 内部文件是一种介于保密性和公布性之间的准保密文 2 2 内部 件，在单位内使用不向外流通，供内部人员阅览。 指一般的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益受 3 3 秘密 到一般的危害和损失 指重要的国家秘密，一旦泄露就会使国家的安全和利益 4 4 机密 遭受严重的损害，建议在机密级网络上或在专门的涉密 计算机上管理 5 5 绝密 指一旦泄密会使国家遭受严重危害和重大损失的文件 用户如果要查询不同案卷的卷内文件目录信息，请到卷内文件查询进行。

6.2.3. 卷内文件查询 #

在元泰数字档案室信创版中，案卷文件管理的文件级目录都是随着案卷保存，用户如果 想在多个案卷中查某份文件，是不可能一个案卷一个案卷打开的，操作极为不便，此时需要 使用跨案卷的文件级查询功能。注意，这里只能查询，不能录入，这里列出的文件都按档号 为序排列。如果用户在这里看到的文件是有目录号的，说明这是一个案卷中的文件。

46 要生成符合移交要求的卷内文件目录的电子目录，需要先在文件级检索中进行筛选，点 击高级查询，输入要移交档案的目录号，选择“查询”，筛选到合适的目录号，点击导出按钮， 选择模板模式，再选择“符合内蒙古自治区档案馆要求的文书档案卷内目录移交格式” 显示打印窗口 元泰数字档案室软件的打印分3种情况，通过导出Excel表格来打印目录，通过录入列 表的导出按钮来打印，通过专用的打印菜单来打印。 卷内文件目录：是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排 列在卷内文件之前。卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。

6.2.4. 打印案卷文件目录 #

案卷文件目录是包含的卷内文件的案卷目录，它的特点是，每一条案卷目录下显示该案 卷的文件目录。在案卷管理的列表上，点击右上角的“…”按钮，会显示许多可供打印的目 录名称，如图所示。

选择【打印案卷文件目录47】弹出如对话框，用户在此输入要打印的案卷文件目录的全宗 号、年度、保管期限、目录号、起止案卷号

用户点击查询按钮后，软件会在数4据8库中查找符合条件的案卷和案卷的文件，生成目录。

目录生成后，在打印时要点击鼠标49右键，在快捷菜单中选择分页打印，就能把规范的案 卷目录打印出来了。

6.2.5. 打印卷内文件目录50 #

打开卷内文件目录信息界面之后，通过查询找到所要打印的卷内文件信息，再点击按钮， 打印卷内文件目录，如下图： 注：用户可以自行选择【纵向打印】或【横向打印】。