组件，是把目录里一行一行的「份」，归并成可以装盒上架的「件」。

《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）5.1 规定，一般以每份文件为一件，但正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文、原件与复制件、请示与批复、来文与复文等情形，必须组合为一件。这条件看起来只有一句话，落到几百份材料的实际目录上，往往要耗掉整理人员一两天：哪两份该合、哪几份该拆、件内谁在前谁在后，全靠逐份比对题名和日期。

启典知识库的组件页签把这套判断做成了一条流水线：读目录 → 判方向 → 自动分件 → 件内排序 → 自检 → 导出两张表。整个过程只读目录、不改原件。

一、什么时候用它 #

• 文书档案按件整理，手上只有一份「待组件材料清单」（一份材料一行），还没有分件；
• 往年目录里一件塞了十几份材料，或者一份材料被拆成了好几条记录；
• 接手别人整理到一半的目录，分件口径不统一，需要重新拉一遍。

二、操作步骤 #

1. 点击「📂 打开文件夹」，选中放着归档目录 Excel 的文件夹（会自动列出其中的 Excel，多份时可下拉选）。
2. 系统读取目录，显示条数，并自动推断全宗名称、统计发文与收文份数。
3. 点击「🚀 自动组件（生成建议）」，等待分件完成。
4. 在件级目录预览里逐件核对。需要人工干预时，用「人工调整：合并 / 拆分」把两条并成一件，或把一件拆开。
5. 查看 Step 3 自检结果，处理带 ❌ 的项。
6. 在 Step 4 下载《组件成果.xlsx》——里面是「归档文件临时目录」和「件级目录」两张表。

图 1　读取目录后，系统自动识别全宗名称，并统计发文 65 份、收文 35 份

三、结果怎么看 #

件级目录是核对用的：一份材料一行，按临时件号和件内序号排列，同一件的材料用同一种底色，件与件之间换色。主要列包括：

归档文件临时目录是交出去的成品雏形：每一件一行，题名按规范取正文题名，附页数和备注。两张表用「临时件号」关联，改完件级目录再回头看临时目录即可。

图 2　件级目录预览：001 是正文＋两份附件＋报名回执，002 是另一份通知及其附件

四、会自动处理的情形 #

下面这些情形不需要人工指认，引擎会自己判断（判断依据不展开，避免把规则写成可绕过的清单）：

• 正文与附件：附件按「附件1、附件2」的编号跟在正文后面；
• 正本与定稿：草稿、一稿、二稿、送审稿按稿次先后排在正本之后；
• 转发文与被转发文：印发、批转类文件与被转发的原文合为一件，转发文在前；
• 请示与批复、来文与复文：同一事由的往来文书合为一件；不同单位的往来，按「责任者不同原则上分两件」处理，只保留转发关系这一个例外；
• 收发文处理单、发文稿纸：作为过程材料排在件首；一件里出现多张稿纸时，按「一件一稿纸」拆出多余件并提示；
• 复制件：识别为同名文件复印件的，不另立件，排在件末并标注；
• 混入的他件材料：明显属于另一份文件、另一个机关的，拆出去单独成件。

五、自检九项 #

分完件，系统会自己查一遍。检查项与结论直接列在页面上，带 ❌ 的是需要人工处理的：

图 3　自检结果：两项标 ❌ 并给出待复核数量，其余六项直接通过

六、一次实测 #

以某市农业农村局的模拟目录为例：100 份材料、覆盖通知、请示、批复、函、会议纪要、报表、附图等形态。

• 读取 100 条，识别出全宗名称，其中发文 65 份、收文 35 份；
• 自动组件后得到 35 件，件内 1 至 6 份材料不等；
• 自检有两项标 ❌：「组合完整」8 处待复核、「无重份混入」1 份待复核，其余七项通过。模拟数据里刻意留了缺批复的请示、缺正文的处理单等情形，正是要靠这两项捞出来；
• 导出两张表：临时目录 35 行（一件一行）、件级目录 100 行（一份材料一行），与预览一致。

图 4　Step 4 导出区，临时目录一件一行，右上角可下载 Excel

七、常见问题 #

组件读哪一张工作表？ #

读取工作簿的第一张工作表。如果待组件清单不在第一张，先把它移到最前，或另存成单表文件。

「异常标注」里的短标签是什么意思？ #

是给档案员看的处理提示，只说明要复核什么，不含判定过程。例如「疑似缺对应件」表示这一份请示或批复在同一批材料里找不到对应的一方；「附件已归队，请核对」表示附件是系统从目录其他位置找回来的，需要人工确认。

分错了能改吗？ #

能。件级目录预览支持人工合并、拆分，改完再导出，Excel 按当前结果生成。

它会改我的原始目录吗？ #

不会。整个过程只读原始 Excel，输出另存为新表。