学生档案整理全流程：一人一档、排序编号与毕业转递

学生档案整理是高校每年毕业季压力最集中的一项工作：一到六月，补办证明、学历认证、 就业政审、档案转递同时压过来，材料只要缺一件，后面全链路都要返工。

它的法定依据只有一句话——《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第 27 号） 第十五条（三）的学生类：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、 毕业生登记表等。这一条决定了学生档案整理的三个特点：以人为单元、跨学年连续、 离校要转走。

本页按「材料构成 → 八步流程 → 排列顺序 → 编号装订 → 归档时限 → 毕业转递」 把这条链路一次讲完，并给出可直接照抄核对的清单与表格。

一、学生档案整理管什么：三条口径边界

动手之前先把边界划清，否则最容易出现的错误就是把学生类做成教学类， 或者把学生档案当成机关文书档案去套门类代码。

法定范围（27 号令第十五条（三）原文）：学生类主要包括高等学校培养的学历教育学生的 高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 注意末尾还有一句授权条款——高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围， 所以各校实施细则可以在这一条之上做加法，但不能做减法。

边界	学生类（本页口径）	容易混淆的另一类
立卷单元	以「人」为单元：一个学生一个袋（一人一档），同一学生的材料不分散	教学类以「事」为单元：培养方案、课程建设、教学评估、教研项目等按活动立卷
在校身份	在校期间称学生档案，由高校档案机构（或学生档案室）保管	毕业后转递进公共就业人才服务机构，成为流动人员人事档案，改按人社部发〔2021〕112 号管理
代码体系	高校常用学生类代号（如 XS）由本校分类方案规定，不是 DA/T 13—2022 的门类代码	DA/T 13—2022 的 13 个门类（文书 WS、科技 KJ、会计 KU 等）里没有学生类，不要硬套

二、学生档案到底包括哪些材料

把材料按「入学前、入学时、在读期间、毕业时」四个阶段拆开，是最不容易漏件的分法。 下表可以直接当作收件清单使用。

阶段	材料	来源/责任人	易漏点
入学前	高中档案（高中毕业生登记表、高中学籍卡等）、高考档案（报名登记表、综合素质总评表、体格检查表）、预科材料	由招生部门随录取名册移交；部分省市邮寄到校	高中档案缺页、未密封、封条破损
入学时	入学登记表、学生登记表、体检表、团员材料（入团志愿书）、党员材料	院系组织新生填写，学籍科提供名单	入学登记表未加盖学院公章；体检表缺项
在读期间	学籍卡、成绩单、学年鉴定表、奖励材料、处分材料、学籍异动材料（转专业、休学复学、转学）	教务、学工、校办按职责分别形成	学籍异动材料未及时归档；处分材料漏送
毕业时	毕业生登记表、毕业实习鉴定、学位授予材料、就业相关材料、党团组织关系材料	院系在毕业前按档案馆通知集中移交	毕业生登记表缺签名或盖章；学位授予材料未归入

三、整理八步：从收齐到入库

学生档案整理不是档案馆替院系做的，而是院系整理、档案馆验收把关。 27 号令第十六条明确规定：高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度， 立卷人按纸质与电子材料的自然形成规律系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录， 经本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

步骤	做什么	谁做	合格标准
一 收集	收齐高中档案、高考档案、入学登记表、体检表、党团材料	院系（辅导员、教务员）	与录取名册人数一致，无缺袋
二 审核	入学资格复查、逐袋核对、缺件登记并催补	院系会同学籍科	缺件清单有台账，催补有回执
三 建袋	一人一袋，袋面栏目逐项填写，右下角写档案号	院系	袋面无涂改，用碳素或蓝黑墨水
四 排序	年级 → 学院 → 专业 → 班级 → 学号升序	院系	实物顺序与移交清单顺序完全一致
五 编号	编制页号或件号，有文字的页面都编号	院系	正面右下、背面左下，距边 20mm
六 装订	去金属物，棉绳三点一线装订，每本不超过 60mm	档案馆（或院系按校规）	平整牢固，无金属残留
七 编目	卷内目录、备考表，同步做电子目录	档案馆	题名含专业、年级、起止学号
八 入库	移交目录一式两份，交接双方当面清点验收	院系 + 档案馆	双方签字，各执一份

四、一人一档：排列顺序怎么定

这是学生档案整理的核心，也是最容易出错的一步。规则只有一条线： 年级（入学年份）→ 学院 → 专业 → 班级 → 学号升序。 同一学生的材料不能分散装，不同学生的材料不能混装，杜绝装错袋。

多数高校的做法是：学院内按专业排，专业内按班级排，班级内有固有顺序的按原顺序， 没有固有顺序的按学号由小到大排列；上一届降级到本年级的学生排在本班最后。 研究生通常另编档案号，硕士常见为「S＋年份-序号」、博士常见为「BS＋年份-序号」，具体按本校规则执行。

层级	示例	排序依据	说明
年级	2026 级	入学年份	跨度以「届」为单位，不要按自然年度拆
学院	经济管理学院	学校院系编码	院系撤并后仍按入学时所属院系归位
专业	会计学	专业代码	同一专业班级较多时可分装成几卷
班级	会计 2201 班	班级号升序	一个班级的材料不能拆分装订到不同卷
学号	20260001 → 20260040	学号由小到大	降级生排在本班最后，并在清单备注

五、档号怎么编：学生类代号的取法

27 号令第十九条要求高校档案机构对档案进行整理、分类、鉴定和编号。 高校的学生类代号一般由本校档案实体分类方案规定（学生类在不少高校的实体分类里用 XS 之类的标识）， 它不属于 DA/T 13—2022 的 13 个门类代码体系，这一点在写制度时要明确写出来， 避免后人拿 DA/T 13 的门类表去套。

下表给出一个常见结构的拆解示例，数值为示例，实际按本校分类方案填写。

档号段位	示例值	含义	取值规则
全宗号/学校代码段	X106	本校在全宗体系里的标识	学校统一规定，全校唯一
门类（学生类）代号	XS	学生类	由本校实体分类方案规定
二级类目	2026	入学年级（届）	四位年份，随年级推进
目录/班级号	JJ2201	学院专业班级标识	与教务系统的行政班级编码对齐
件号（学生序号）	0031	该生在本班的顺序号	班内按学号升序，从 1 起编，不重号不空号

六、组卷、编页号与装订的具体要求

这一步决定了档案能放多久、能不能经得起反复调阅。以下是高校通行做法，可直接写入本校实施细则。

工序	具体要求	常见错误
立卷	本专科、继教生学籍档案按班或按专业为单位立卷；一个班级的材料不能拆分到不同卷；归档材料必须为原件	把同一班级拆开装，导致调阅时要翻好几个卷
卷内排列	每卷内按学号升序排列；题名应含专业、届别、层次，如一个专业分成几卷，题名中注明本卷起止学号	按姓名笔画或随意顺序排，查不到人
编页号	凡有文字的页面都用铅笔编页号；正面写在右下角距边 20mm 处，背面写在左下角距边 20mm 处	只编正面漏编背面；用签字笔或圆珠笔编号污染档案
修整	去掉大头针、曲别针、订书针等全部金属物；破损的先修复，字迹模糊或易退变的先复制	金属物残留，时间久了锈蚀污染纸张
装订	使用棉绳三点一线装订；每本厚度不超过 60mm；装订后应平整，相同专业装在同一本	用订书钉或塑料夹；一本过厚导致内页撕裂
装盒与编目	按班号升序依次装入档案盒，填写粘贴盒面盒脊信息；卷内目录与备考表配套	盒脊不写起止号，上架后无法定位

七、归档时间与责任分工

高校不是按自然年度统一归档，而是三条节奏并行（27 号令第十八条）： 学校各部门应当在次学年 6 月底前归档；各院系等应当在次学年寒假前归档； 科研类档案在项目完成后两个月内归档，基建类档案在项目完成后三个月内归档。 学生档案整理要卡的是前两条线的交集。

材料	责任单位	归档时间	要点
新生高中档案、高考档案	招生部门 → 院系 → 档案馆	新生报到后按校历集中移交（多在当年 10 月底前）	与录取名册核对人数，未交的及时催交
入学登记表、学生登记表	院系	按校规在生成年度的次年 12 月 31 日前归档	必须加盖学院公章，印章边缘与字迹清晰
学籍卡、成绩单、学籍异动材料	教务部门 / 院系	学籍异动材料办理完毕后及时归档；成绩单毕业前集中移交	异动材料最容易漏，要设台账
学年鉴定表、奖励材料、处分材料	院系 / 校办	办理完毕一个月内移交	处分材料由校办归口，不能由学生本人转交
毕业材料（毕业生登记表、实习鉴定、学位材料）	院系	学生毕业前 2 个月内移交	缺签名或公章的当场退回补
本专科、继教生学籍档案（成卷）	院系整理 → 档案馆验收	毕业后一年、所有信息完整后归档	学位与毕业证书号码要一并录入编目表

八、保管期限与销毁

27 号令第二十条规定：高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册、 报校长批准后，方可销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

落到学生类上，通行做法是：反映学历学位与学籍身份的材料（入学登记表、学籍卡、 毕业生登记表、学位授予材料等）按永久保存；在校期间形成的奖惩、体检、成绩、学年鉴定等一般按定期保存。 具体年限以本校按 8 号令制定的实施细则为准，不要照抄他校表格。

事项	规定	红线
期限确定依据	国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》	不得由院系自行判定
到期处置	有关部门鉴定 → 登记造册 → 报校长批准 → 销毁	未经鉴定和批准，不得销毁任何档案
保管主体	高校档案由高校档案机构保管（27 号令第二十二条）	不得分散留存于院系或个人手中
数字化	对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化（第二十一条）	先数字化再处置，避免处置后无副本

九、毕业转递：学生档案怎么走出去

毕业转递是学生档案整理链条的最后一环，也是法定要求最硬的一环。 依据《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112 号）第二十条：

• （二）原档案管理服务机构或原工作单位接到转档手续材料后，应当按规定审核档案， 对符合转递规定的，填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，于 15 个工作日内进行转递； 对不符合转递规定的，不得转出。
• （三）转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行； 对曾属于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外）， 国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员，军队文职人员的人事档案， 应当通过机要通信或专人送取方式转递。严禁个人自带档案。
• （五）接收机构应当及时将档案转递通知单回执退回原管理服务机构或原工作单位。

转递渠道	适用情形	注意
机要通信	涉密程度高、身份特殊的档案；接收方只认机要的情况	周期较长，要提前排期，留足 15 个工作日
专人送取	同城或可派员送达；身份特殊人员档案的法定方式之一	须两人同行、签收手续齐全
邮政特快专递（EMS）	一般高校毕业生档案的常用渠道（属给据邮件）	必须公对公寄递，封口处加盖公章，单号留档

毕业去向	档案转到哪里	依据
到机关、国有企事业单位就业	转递至就业单位（有人事管理权限的由单位直接接收管理）	112 号规定及单位人事管理权限
到非公单位就业	转递至就业创业地或户籍地公共就业和人才服务机构	112 号规定第四条
暂未就业	可按本人意愿转至户籍地公共就业人才服务机构，或按规定在毕业高校保留两年	112 号规定及毕业生就业服务政策
考取研究生	按录取院校地址转递	录取院校调档要求

十、常见错误与核查清单

下面这十条是每年复核时命中率最高的问题，建议直接做成毕业季的核对表。

#	常见错误	后果	怎么查
1	把学生类做成教学类，按活动立卷而不是按人立卷	补办学历证明时找不到人	抽查 10 个袋，看袋内是否同一人
2	照抄 DA/T 13—2022 的门类代码给学生档案编号	档号与本校分类方案冲突	查分类方案里学生类代号的定义
3	一个班级的材料被拆分装进不同卷	调阅要跨卷翻找	按班级核对卷数与起止学号
4	只编正面页号，漏编背面	复制或扫描时缺页不察觉	随机翻 3 卷，逐页看背面
5	装订残留订书针、曲别针	锈蚀污染，长期保存风险	逐卷手检，金属探测更稳
6	袋面用圆珠笔或铅笔填写	字迹褪变，几年后无法辨认	抽查袋面书写工具
7	入学登记表未加盖学院公章	学历认证时被退回	逐袋看印章位置与清晰度
8	降级生插在本班中间而非排最后	与学号顺序对不上，检索失败	比对教务名单与实物顺序
9	毕业材料缺签名或公章就入库	转递时被接收机构退回	入库前做一次完整性复核
10	档案交给学生本人自带或自行邮寄	违反 112 号规定，接收机构拒收	查转递台账是否公对公、单号是否留档

十一、常见问题

学生档案整理是不是越细越好？

不是。细则要把范围、顺序、责任、时限写死，但不必把每一种材料的格式都规定到毫米级。 判断标准是：换一个人照着细则做，能不能得到一样的排列结果和一样的档号。能做到就够了。

一人一档和按卷整理冲突吗？

不冲突。一人一档是保管单元的口径，按卷整理是装订方式的口径。 学籍档案通常按班或按专业立卷、卷内按学号升序，卷内每个学生一个序号—— 袋（人）与卷（班）是两个层级，不要混为一谈。

学生档案能不能数字化后就销毁纸质件？

不能简单等同。27 号令第二十一条要求对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化， 这是保护性措施，不等于可以替代纸质件。纸质件的处置仍要走第二十条的鉴定、造册、报校长批准程序。

毕业生本人能不能来查自己的档案？

112 号规定第二十一条明确：任何个人不得查阅本人、配偶、直系血亲、三代以内旁系血亲、 近姻亲人员的人事档案。需要证明材料的，按第二十三条向档案管理服务机构申请出具相关证明。

档案在校能保留多久？

暂未就业的高校毕业生，档案可按规定在毕业高校保留两年； 到期前应按去向转递至户籍地公共就业人才服务机构或就业单位。保留期满仍未转出的，学校应主动催办。

院系自己整理和交给第三方整理，口径会不一样吗？

口径必须一致——责任主体仍是形成单位（27 号令第十六条）。委托第三方做的是操作性工序， 材料真实性、完整性、排序规则、档号规则仍由学校和院系定，验收也由档案馆把关。

十二、相关阅读

• 高校档案工作：对照 27 号令讲清十一类归档范围与学年制节奏
• 高校档案归档范围：27 号令十一类怎么归
• 档案实体排列怎么排：从类目到柜架层的落地
• 档案门类划分怎么做：从十三个门类到二级类目
• 企业档案分类方案怎么编：21 号令第 29 条的四步落地
• 档号编制怎么做：21 号令第 31 条的逐卷与逐件
• 档号结构怎么定：DA/T 13—2022 的按卷与按件
• 档号编制方法：每个代码怎么取值与三个示例
• 档号指代单一：唯一性检查与四类常见错误
• 按卷整理档案整理技术
• 档案排列技术练习
• 档案整理技术：用计算机和人工智能轻松搞定五大门类档案整理
• 干部人事档案工作：对照《干部人事档案工作条例》讲清十大类与红线
• 机关档案 13 个门类代码对照表：WS·KJ·RS·KU…怎么填
• 数字档案（电子档案）工作：单套制、四性检测与移交接收
• 档案标准规范索引：按标准号查 DA/T、GB/T 与 13 号令依据
• 档案整理常见问题 30 问
• 档案整理案例与应用场景：政府机关、企事业单位、学校医院三类实录
• 档案业务工作总览：六大板块
• 元泰档案 · 免费实训平台

十三、参考来源

1. 《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第 27 号） —— 教育部官网原文，第十五条（三）学生类、第十六条、第十八条、第十九条、第二十条、第二十二条。
2. 《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112 号） —— 第二十条转递程序与渠道、第六条严禁个人保管、第十二条学生档案接收。
3. 北京航空航天大学 · 本科学籍档案归档下载包 —— 高校立卷、卷内按学号升序排列、铅笔编页号、棉绳三点一线装订等实务做法。