档号编制怎么做：21 号令第 31 条的逐卷与逐件
档号是档案的地址，编错了就等于把档案放错了地方又没留记号。《企业档案管理规定》（国家档案局令第 21 号）第三十一条给了三句话：逐卷或逐件编制、指代单一、体现来源与门类与整理分类体系与排列顺序。本页按这三句讲档号编制的取法，并说清按卷和按件两条路怎么选。
同条相关：本页拆自《企业档案管理规定》第三十一条。
同一条还拆出 档号结构怎么定、
档号编制方法、
档号指代单一怎么查、
档案实体怎么排列；
上一环节见 企业档案分类方案怎么编，
整理方法见 档案整理怎么起步，
整套体系见 企业档案业务全景。
先立一句话：档号编制不是给档案贴标签，而是把整理结果固化下来。
整理做对了，档号自然编得对；整理含糊，档号一定含糊。
一、第 31 条原文与三个要点
第三十一条的表述是：企业档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，
体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。
档号编制方法可以参照《档号编制规则》（DA/T 13）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）等。
三个要点拆开看：
| 要点 | 条文含义 | 落到操作 | 常见错误 |
|---|---|---|---|
| 逐卷或逐件编制 | 编号对象明确：按卷整理的编到卷，按件整理的编到件 | 先定整理方式，再定档号结构 | 同一门类里既有卷号又有件号，混编 |
| 指代单一 | 一个档号只对应一个编号对象 | 赋号前查重，赋号后校验 | 同一号出现在两个不同的件上 |
| 体现四个基本属性 | 来源、门类、整理分类体系、排列顺序 | 档号各段分别对应这四项 | 只写流水号，看不出门类与年度 |
二、按卷还是按件
按卷还是按件，取决于档案的形成规律与整理习惯，不是随意选择。
一旦选定，同一门类内应当保持一致，不要混用。
| 整理方式 | 适用 | 档号结构 | 必选元素 |
|---|---|---|---|
| 按卷整理 | 科技、基建、设备、会计等成卷装订的档案 | 全宗号-类别号-案卷号-件号或页号 | 全宗号、门类代码、案卷号 |
| 按件整理 | 文书、专业等以件为单位整理的档案 | 全宗号-类别号-件号 | 全宗号、门类代码、年度、保管期限代码、件号 |
三、档号要体现的四个属性
这四个属性不是抽象的，每一个都对应档号里具体的一段。
编制时可以按下表逐段自检，缺一段就少一个属性。
| 基本属性 | 对应档号元素 | 举例 | 缺失的后果 |
|---|---|---|---|
| 档案来源 | 全宗号 | A001 | 分不清是哪个立档单位的档案 |
| 档案门类 | 一级类别号（门类代码） | WS、KJ、KU | 文书与科技混在一起，无法按门类统计 |
| 整理分类体系 | 二级及三级类别号、年度、保管期限代码 | 2025、Y、D30 | 档号不反映类目，检索只能靠题名 |
| 排列顺序 | 案卷号、件号、页号 | 001、002 | 目录顺序与柜架顺序无法对应 |
四、常见问题
档号能不能直接用业务系统的编号？
不建议直接沿用。业务系统编号服务于业务流程，会随系统升级或业务调整改变；
档号要求稳定，一经确定不应随意改变。可以在目录中把业务编号作为检索字段保留，
但档号本身应当按档案行业标准编制。
档号里的年度用形成年度还是归档年度？
用形成年度。DA/T 13—2022 明确年度采用 4 位阿拉伯数字标识文件的形成年度。
用归档年度会导致跨年度归档的档案被归到错误的年度下，检索和统计都会偏。
保管期限代码要不要写进档号？
按件整理时，保管期限代码是必选元素，应当写；
按卷整理时属于可选元素，可以按是否需要到期批量鉴定来决定。
写进去的好处是到期鉴定时可以直接按档号段筛选，省去逐条查期限表的功夫。
档号长度有没有规定？
DA/T 13—2022 取消了具体的位数规定，只要求各代码按其规则编制，
流水号位数由馆（室）按实际数量确定。定长的好处是排序整齐、便于系统校验，
但不要为了整齐而给小门类定过长的位数。
档号编错了能不能改？
能改，但必须留痕。档号强调稳定性，已赋予的档号不应随意改变；
确属编制错误的，应当在清册中记录原号、新号与变更原因，
并保证检索时两个号都能指向同一份档案，避免改名之后查不到。
五、相关阅读
- 企业档案业务全景——10 号令与 21 号令的对照体系
- 档号结构怎么定——按卷与按件的具体结构
- 档号编制方法——各代码怎么编
- 档号指代单一怎么查——重号与留痕
- 档案实体怎么排列——档号与柜架的对应
- 企业档案分类方案怎么编——类别号的取值依据
- 档案门类与代码——门类代码一览
- 档案整理怎么起步——整理与编号的先后
- 启典知识库辅助判定——按规则批量赋号
- 档案业务咨询——档号规则可协助设计
六、参考来源
- 《企业档案管理规定》（国家档案局令第 21 号）第三十一条 · 中国政府网
- 《档号编制规则》（DA/T 13—2022）· 国家档案局
- 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10 号令）贯彻实施通知 · 国家档案局
引用与转载说明
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