档案实体排列怎么排：从类目到柜架层的落地
分类方案定在纸上，实体还堆在地上——中间差的这一步就是排列。《企业档案管理规定》第三十一条要求档号体现排列顺序，反过来说明：档案实体排列必须先于档号确定，档号里的流水号要如实反映柜架上的先后。本页讲排列的依据、层次、方向与上架规则，以及排列和档号怎么互相校验。
同条相关：本页拆自《企业档案管理规定》第三十一条「排列顺序」与整理要求。
同一条还拆出 档号怎么编、
档号结构怎么定、
档号编制方法、
档号指代单一怎么查；
上一环节见 企业档案分类方案怎么编，
库房侧见 库房面积与排架测算，
整套体系见 企业档案业务全景。
先立一句话：排架顺序就是档号的物理形态。
柜架上从左到右、从上到下的先后，应当与目录里的件号一一对应；对不上，就说明排列或档号有一个错了。
一、排列的依据与层次
档案实体排列不是按到馆先后随便往柜子里塞，而是按分类方案逐级落位。
每一级对应一个区分维度，维度从上到下逐级收敛，最后落到一件或一卷。
| 层级 | 区分维度 | 落到什么 | 可变性 |
|---|---|---|---|
| 第 1 级 | 全宗 | 一个立档单位的全部档案 | 极稳定 |
| 第 2 级 | 档案门类 | 文书、科技、会计、人事等 | 稳定 |
| 第 3 级 | 二级类目 | 业务、机构或项目 | 较稳定 |
| 第 4 级 | 年度或保管期限 | 形成年度、永久或定期 | 按年递增 |
| 第 5 级 | 案卷号或件号 | 单个案卷或单份文件 | 随增量流水 |
二、同一类目里，保管期限怎么排
这是排列中最容易扯皮的一处：同一个二级类目下，既有永久的、也有 30 年的、还有 10 年的，
到底先排哪一类？本页按以类为中心的口径处理——档案实体排列
在这一层先分保管期限，不把年度作为排列层级；同一保管期限内部跨年度顺着连续编号。
做法落到一句话：永久在前，定期在后，定期按年限从小到大。
永久、定期 30 年（代码 D30）、定期 10 年（代码 D10）各占一个连续区段，
区段之间不交叉混插。任期一到，需要鉴定的就是一个完整区段，不必逐卷去挑。
为什么不建议按年度切开？因为鉴定、销毁、移交这三件事，都是按保管期限批量操作的。
按年度分区会让同一期限的档案散落在多个年度区段里，期满时难免漏销或误销；
按期限分区则整段核对、整段处置，出错面小得多。
需要提醒的是口径的边界：DA/T 13—2022 按卷整理时，年度属于可选元素，
档案实体排列按「门类·二级类目·保管期限」走顺理成章；按件整理时，
标准要求年度与保管期限代码同为必选元素。也就是说，
年度可以不参与排序，但档号里要不要保留年度字段，取决于你按卷还是按件，
两者不要混着来。
再举个实行十大类整理方法的企业的例子，其全部档案的排列如下图。
在一类档案的档案柜内，排架是这样的。
档案柜侧面要贴上类似这样的标签。
三、方向与流水规则
方向与流水规则要写成一句话贴在库房门口，不能只存在于老档案员的记忆里。
常见约定是从左到右、从上到下，一列一列往后推进；同一层级内按流水号顺序排，不得跳号留空。
| 环节 | 规则 | 为什么 |
|---|---|---|
| 起始位置 | 每一层级从该区间的起始柜位开始，不得从中间起排 | 避免后续无位可插 |
| 推进方向 | 从左到右、从上到下，固定不变 | 换人也能按同一规则找件 |
| 流水编号 | 在最低一级类目下流水编制，不跳号、不重号 | 件号连续性是核对的依据 |
| 预留空间 | 各类目之间预留递增空间，避免频繁倒架 | 倒架成本远高于留空 |
| 跨柜处理 | 一个类目跨柜时，在柜头标注起止号 | 避免调卷时逐柜翻找 |
四、排架之后的三件事
排完架不等于排对了。上架之后还要做三件事，才能把排列与目录、档号锁在一起。
其中账物核对最容易被省掉，而它恰恰是发现编错号、排错位最有效的手段——
按目录随机抽调二十件，能发现的问题往往比对着系统看一整天更多。
| 动作 | 怎么做 | 发现问题的处理 |
|---|---|---|
| 柜架标引 | 柜、列、层标注对应类目与起止号 | 标注与实际不符的立即改正 |
| 账物核对 | 按目录抽查调卷，核对档号与实体是否一致 | 不一致的查明是编错还是排错 |
| 位置登记 | 在目录中记录实体所在柜架位置 | 缺登记的补全后才能结案 |
五、常见问题
能不能先编档号后上架？
不建议。档号中的件号、案卷号本就是排列顺序的代码，先编号后上架，
一旦上架时发现空间不足或跨柜，就只能改号或者留空号。
正确做法是先按类目排好并固定顺序，再按这个顺序赋号。
同一类目排满了，能不能挤一挤？
挤架的做法短期省空间，长期必然导致顺序错乱和实体损坏。
应当在编制分类方案时就为各门类预留递增空间；
确实排满的，按预留区顺延，并在柜架标引上更新起止号，不要压缩已有间距。
预留空位算不算空号？
不算。预留空位是柜架层面的空间安排，空号是编号层面的断号。
档号在最低一级类目下应当连续流水，不应出现断号；
柜架上则可以留空位，两者不冲突。
实体排列和电子档案的排列要一致吗？
排列顺序应当一致，载体可以不同。第 60 条要求电子文件整理按第 30、31 条执行，
意味着电子档案沿用同一套分类与档号。实体按档号排架，电子档案按同一档号组织，
这样查到一个号就能同时定位实体与副本。
排列规则多久可以改一次？
起始位置、推进方向这类基础规则不建议改。改一次意味着全部柜架标引和目录中的位置字段都要重做，
且历史调卷记录失去参照。确因库房搬迁需要调整的，应当在新库房按同一规则重排，并保留新旧位置对照表。
六、相关阅读
- 企业档案业务全景——10 号令与 21 号令的对照体系
- 企业档案分类方案怎么编——排列依据的来源
- 档号怎么编——排列之后赋号
- 档号结构怎么定——层级顺序落到档号上
- 档号编制方法——流水号的位数与写法
- 档号指代单一怎么查——重号与空号检查
- 库房面积与排架测算——预留空间怎么算
- 分类方案能不能改——改类之后的倒架
- 档案业务咨询——排架规则可协助梳理
七、参考来源
- 《企业档案管理规定》（国家档案局令第 21 号）第三十一条 · 中国政府网
- 《档号编制规则》（DA/T 13—2022）· 国家档案局
- 《档号编制规则》（DA/T 13—2022）标准信息 · 全国标准信息公共服务平台
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