全宗分类、排列与编号怎么做：档案馆科学管理的第一条
《档案馆工作通则》第 11 条前半句只有十几个字——档案馆的档案要以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号，但这一句是档案馆全部整理工作的总开关。全宗分类一旦定错，后面排列、编号、编目、检索全都跟着错，而且错得越久越难改：档案已经按错误方案排进了密集架，目录已经按错误方案打印成册，要回头就得整个全宗重新倒架。本页把这一句拆成分类、排列、编号三件事，讲清每一件事按哪份标准做、现场怎么落地、方案定了之后为什么必须写进全宗卷。
同条相关：本页拆自《档案馆工作通则》第 11 条「科学管理：以全宗为单位，每宗一卷」。
同一条还拆出 全宗与全宗卷怎么建、
一个立档单位一个全宗怎么判、
全宗卷规范与九类内容、
全宗历史演变怎么记、
全宗能不能调整；
进馆前怎么验收见 全宗完整性怎么验收，
整套体系见 档案馆工作业务全景。
先立一句话：全宗是排架的第一层，不是分类的结果。机关档案室可以只按自己的职能分类，
因为只有一个全宗；档案馆面对的是几十个到几千个立档单位，必须先按全宗把馆藏切开，
再在每一个全宗内部谈分类。这就是第 11 条把「以全宗为单位」放在「分类、排列、编号」前面的原因。
一、第 11 条的一句话，拆成三件事
《档案馆工作通则》（1983 年国档发〔1983〕14 号）第 11 条原文是：「档案馆的档案，要以全宗为单位，
进行科学的分类、排列、编号。每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况。」
前半句的三个动词，对应三个不同层次的管理动作。
| 动作 | 管的是哪一层 | 现场对应的活 | 做错了的后果 |
|---|---|---|---|
| 分类 | 全宗内部档案的逻辑划分 | 确定分类方案：年度、机构（问题）、保管期限三层怎么排 | 同一全宗出现两套方案，检索时同一年份的档案散在两处 |
| 排列 | 实体在架位上的先后顺序 | 全宗间按全宗号排列，全宗内按分类方案逐层下推，最低层按件号或案卷号流水 | 架上顺序与目录顺序对不上，调卷找不到 |
| 编号 | 给每一件（卷）一个唯一标识 | 按《档号编制规则》（DA/T 13—2022）编制档号，并同步到目录、盒脊、备考表 | 重号、跳号，或档号改了标签没改，实体与数据脱节 |
三件事有严格先后：先定分类，再定排列，最后编号。分类方案没定就去排架，
等于先把箱子摞起来再想怎么编目，返工是必然的。
二、分类：全宗内分类方案怎么定
全宗内的分类方案，本质上回答三个问题：先按什么切、再按什么切、最后按什么切。
按件整理的按《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）执行，按卷整理的按《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）执行。
常见方案三种，选一种并长期固定。
| 方案 | 层次顺序 | 适合什么馆（室） | 取舍 |
|---|---|---|---|
| 年度—机构（问题）—保管期限 | 先分年度，年内按机构或问题，再分期限 | 机构设置稳定、年度归档量大的综合馆 | 检索按年度最直接，机构撤并时需要补充说明 |
| 年度—保管期限—机构（问题） | 先分年度，年内先分期限，再分机构 | 移交进馆批次以保管期限为主线的馆 | 开放审核、到期鉴定时按期限成片取档最方便 |
| 问题—年度 | 按问题大类分，类内按年度 | 馆藏量小、机构变动频繁的专门馆 | 便于专题利用，但对年度统计不够友好 |
还有两条容易被忽略的口径：一是门类先于分类——全宗内先分门类（文书、科技、会计、人事、音像、实物等），
门类内部再各自按分类方案组织，不能把不同门类的档案混进同一套流水号；二是方案要留痕——
分类方案及其变更说明，属于《全宗卷规范》（DA/T 12—2012）第 5.3 条列明的「档案整理类」文件材料，要收进全宗卷。
三、排列：全宗间与全宗内各按什么排
排列分两层，很多人只做了第二层。
| 层次 | 排列依据 | 现场做法 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 全宗之间 | 全宗号顺序 | 按全宗号从小到大依次排架；不同全宗不混架、不混盒 | 全宗号由具备全宗管理权限的档案馆按排架或收藏顺序流水编制（DA/T 13—2022） |
| 门类之间 | 馆内固定的门类顺序 | 文书、科技、会计、人事、音像、实物等按馆内门类表排序 | 门类表要书面确定，不能今年一个序明年一个序 |
| 门类之内 | 本全宗分类方案 | 按方案的三层依次下推 | 与其他全宗的方案可以不同，但本全宗内必须统一 |
| 最低一层 | 件号 / 案卷号流水 | 从 1 号起连续流水，不跳号不重号 | 断号必须写说明，不能默默跳过 |
密集架的排架逻辑应与目录顺序完全一致。排架图上要标出「第几列第几节属于哪个全宗、哪个门类、哪个年度」，
这张图本身就是全宗卷里档案保管类材料的组成部分。
四、编号：档号结构怎么编
编号要按《档号编制规则》（DA/T 13—2022）走。档号是档案的「身份证号」，
结构固定为全宗号—门类代码·年度—保管期限—件号，中间层次可视需要加入机构或问题代码。
| 组成项 | 写法 | 示例 | 常见错误 |
|---|---|---|---|
| 全宗号 | 4 位，字母与数字组合或纯数字，由档案馆统一赋予 | A001 | 馆内自编一套、移交单位自带一套，两套并行 |
| 门类代码 | 馆内门类表确定，文书常用 WS、科技 KJ、会计 KU、人事 RS、照片 ZP、录音录像 LY、实物 SW | WS | 门类代码与馆内门类表不一致，目录里出现未定义代码 |
| 年度 | 4 位公元纪年，跨年度文件按归档年度 | 2023 | 用两位年份，或与形成年度、归档年度混淆 |
| 保管期限 | 永久 Y、定期 30 年 D30、定期 10 年 D10 | Y | 整批写「永久」，未逐件判定 |
| 件号 | 4 位流水，门类内年度内从 0001 起 | 0001 | 跳号、重号，或换年度时未重新起号 |
一个完整示例：A001—WS·2023—Y—0001，读作「A001 全宗、文书档案、2023 年、永久、第 1 件」。
档号必须同时出现在三处：机读目录、实体标签（盒脊与卷盒封面）、备考表。只改其中一处，就等于埋雷。
五、四处最容易做错的地方（自查清单）
| 序号 | 检查项 | 合格怎么判 | 不合格典型 |
|---|---|---|---|
| 1 | 跨全宗混排 | 同一个盒、同一节密集架内只有一个全宗的档案 | 为省空间把两个小全宗装进同一盒 |
| 2 | 分类方案统一 | 同一全宗内从头到尾一套方案，变更有说明并入库 | 前十年按机构分、后十年按问题分，中间无说明 |
| 3 | 件号连续 | 流水号从 1 连续，断号有书面说明 | 某年缺 20 号，谁也说不清为什么 |
| 4 | 三处一致 | 目录、标签、备考表的档号完全相同 | 系统里改了档号，盒脊还是旧号 |
这份清单建议在每年盘点时用一次，抽查比例不少于两成；历史上出过问题的全宗全查。
抽检记录归入全宗卷的档案保管类，与档案馆统计口径对齐。
六、常见问题
全宗内能不能按载体分成两套流水号？
不能。纸质与音像、实物是不同门类，各自编目、各自流水，但它们同属一个全宗。
按载体把全宗拆成「纸质全宗」「照片全宗」，是典型的全宗被打散，违反第 11 条「以全宗为单位」的要求。
分类方案换了新的，旧档案要不要重排？
一般不建议原地重排，成本高且易出错。通行做法是新档案用新方案、旧档案保持原状，
并在全宗卷的档案整理类材料中写明：某年某月起启用新方案、旧档案沿用何方案、两者如何衔接。
检索层面靠目录和全宗指南打通，不靠物理倒架。
全宗号是馆里自己编还是上级给？
按 DA/T 13—2022，全宗号由具备全宗管理权限的档案馆按排架或收藏时间顺序流水编制。
尚无全宗号的立档单位，可向省、市档案馆提出申请，经审核确认后赋予。馆内不得自行另编一套「内部号」并行使用。
档号里的机构代码要不要写？
视分类方案而定。若方案采用「年度—机构（问题）—保管期限」，机构或问题代码应体现在档号中；
若采用两层方案，可不写。关键是馆内统一，不能同一全宗内有时写有时不写。
七、相关阅读
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- 一个立档单位一个全宗怎么判——不得混排的三个条件
- 全宗卷规范与九类内容——DA/T 12—2012 的内容构成
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- 档案馆接收手续怎么办——第 8 条三项要求的总纲
- 档案整理技术——按件整理与按卷整理的实操栏目
八、参考来源
- 《档案馆工作通则》（第 11 条）· 中国政府网
- 《全宗卷规范》（DA/T 12—2012，全宗卷内容构成与整理）· 全国标准信息公共服务平台
- 国家档案局关于发布《档号编制规则》（DA/T 13—2022）等 12 项行业标准的通知 · 国家档案局
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