档案馆怎么接收机关的科技档案：门类细分、整理质量与项目验收
科技档案是机关在科研、基建、设备活动中形成的档案，与文书档案最大的不同是它通常以「卷」为单位、按项目或课题整理。本页按《档案馆工作通则》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号）《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）与 GB/T 11822《科学技术档案案卷构成一般要求》，讲清档案馆接收机关移交的科技档案的门类细分、进馆前整理质量与项目验收——这里说的是档案馆与机关之间的移交口径，不是机关内部处室向档案室的归档。
一、四份依据文件，各管一段
科技档案移交进馆由四份现行文件共同划定口径。先看 9 号令的接收范围与期限门槛，再用 13 号令的移交要求做流程，GB/T 11822 与 DA/T 28 做整理质量。
| 依据文件 | 条款 | 管什么 |
|---|---|---|
| 《档案馆工作通则》 | 第 6 条、第 7 条 | 综合馆接收本级机关团体永久档案；省级以上馆接收立档单位保管 20 年左右档案，市县馆 10 年左右 |
| 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9 号令） | 第 2 条、第 7 条 | 8 类机构列入综合馆必收；省级以上馆只收永久，省级以下馆收永久和 30 年以上（含 30 年） |
| 《机关档案管理规定》（13 号令） | 第 23 条、第 33 条、第 52 条 | 科技档案门类代码 KJ，二级类目 KJ·KY（科研）、KJ·JJ（基建）、KJ·SB（设备）；机关定期向同级综合馆移交 |
| GB/T 11822《科学技术档案案卷构成一般要求》 | 全文 | 案卷内文件排列、卷内目录、备考表、案卷封面与脊背等案卷构成方法 |
| DA/T 28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 | 全文 | 基建项目文件的归档范围、整理与竣工图编制要求 |
先读两页总纲： 本页的父页是档案馆接收范围怎么定，接收期限的「两道闸 + 一个时钟」详见档案馆接收期限。
二、期限门槛：哪些科技档案进馆
科技档案能不能进馆，和文书档案一样先过 9 号令第 7 条的「保管期限闸」，再过通则第 7 条的「已保管年限闸」。科技档案的保管期限传统分为永久、长期（16 至 50 年）、短期（15 年以下），现已与文书档案的「永久、定期 30 年、定期 10 年」口径对齐——长期对应 30 年以上，短期对应 10 年以下。
| 层级 | 保管期限闸 | 已保管年限节奏 |
|---|---|---|
| 省级以上（含省级）综合馆 | 只接收永久科技档案 | 在立档单位保管 20 年左右 |
| 省级以下（不含省级）综合馆 | 接收永久和 30 年以上（含 30 年）科技档案 | 在立档单位保管 10 年左右 |
| 不进馆 | 短期（10 年以下）科技档案 | 由机关保管至期满鉴定后销毁或依法处置 |
科技档案的价值判断有自身特点：反映本单位主要职能、核心技术、重大建设成果的科研课题、基建项目、关键设备档案原则上列为永久；一般性、辅助性的列为定期。下表列出常见材料的对照关系，进馆清单可以先按这个筛一遍。
| 保管期限 | 常见科技材料举例 | 是否进馆 |
|---|---|---|
| 永久 | 本单位核心技术研发课题、重大基建项目（含竣工图）、关键生产设备随机文件；获省部级以上奖励的科研档案 | 省级以上馆、市县级馆均收 |
| 定期 30 年 | 一般性科研课题、辅助基建项目、常规设备随机文件；技术推广与改造档案 | 省级以下馆收；省级以上馆不收 |
| 定期 10 年 | 临时性试验记录、短期借用设备资料、一般技术通报 | 不进馆 |
三、进馆前的整理质量检查
通则第 8 条要求进馆档案「保持全宗的完整并按规定整理」。科技档案以「卷」为单位整理，按 GB/T 11822 组成案卷。科研、基建、设备三类虽各有特点，但案卷构成的基本要素一致。
| 检查项 | 科研档案（KJ·KY） | 基建档案（KJ·JJ） | 设备档案（KJ·SB） |
|---|---|---|---|
| 组卷单位 | 按课题、项目或阶段组卷 | 按项目、单项工程或阶段组卷 | 按台套设备或系统组卷 |
| 排列 | 依据性、研究、实验、总结材料按时间或逻辑排列 | 依据性、设计、施工、竣工材料按项目流程排列 | 开箱、随机、安装调试、运行材料顺序排列 |
| 卷内目录与备考表 | 必备，备考表写清图纸变更情况 | 必备，竣工图逐张加盖竣工图章 | 必备，随机文件清单完整 |
| 图样处理 | 图样折叠为 A4，不剪裁、不丢页 | 竣工图折叠 A4，图面清晰、修改到位 | 装配图、原理图完整，不缺部件 |
| 数字化副本 | 纸质与底图一并扫描，蓝图注意去蓝底 | 竣工图扫描分辨率不低于 200dpi | 随机资料扫描并与设备台账对应 |
进馆前的核对建议列成一张逐项打勾的清单，重点查以下六项：
- 全宗号与项目代号已核定——科技档案常带项目代号，须与全宗号、KJ 二级类目对应；
- 案卷封面与脊背填写规范——档号、项目名称、编制单位、日期、保管期限齐全；
- 卷内目录与实物一致——件数、页数、图号逐条核对，缺页要说明；
- 竣工图章与修改到位——基建档案的竣工图须加盖竣工图章，图面修改与现场一致；
- 设备随机文件无遗漏——使用说明书、合格证、装箱单、开箱验收记录齐全；
- 纸质件与数字副本一致——数字化副本与原件一一对应，图像处理只允许裁边、纠斜、压平。
图纸是重点： 科技档案大量是图样，蓝图底图易褪色、折叠易断裂。移交前应检查蓝图清晰度，底图建议复制后移交，关键图纸破损的应补绘或说明，避免进馆后无法利用。
四、交接清单与项目验收
13 号令第 52 条规定，机关向国家综合档案馆移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果，传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交，并提出划控与开放意见。科技档案因涉及项目验收，还多了「先验收、后移交」的环节。
| 交接材料 | 必备/建议 | 说明 |
|---|---|---|
| 移交文据 | 必备 | 档案馆与移交机关共同签字盖章，一式两份以上 |
| 案卷目录 / 卷内目录 | 必备 | 纸质目录与电子目录各一份 |
| 全宗卷 | 必备 | 含全宗介绍、组织沿革、分类方案、档号编制说明 |
| 项目验收文件 | 必备（基建/科研） | 重大建设项目档案验收结论、课题鉴定验收材料 |
| 竣工图 / 设备随机文件清单 | 必备 | 竣工图册、设备随机资料逐项清点 |
| 数字化副本与元数据 | 必备 | 图样扫描件、设备电子资料一并移交 |
| 密级变更或开放意见 | 必备 | 逐卷（件）标注密级与开放、控制、延期开放意见 |
重大建设项目档案在移交前须先通过档案验收——这是科技档案移交区别于其他门类的要点。未经档案验收或验收不合格的项目档案，档案馆可以退回补正。交接当天建议按「先点目录、再点实体、最后签字」的顺序走，目录与实体对不上的处理方法，可参考移交目录清点核对怎么点。
验收与移交衔接： 科技档案的「项目验收」是进馆前关口，不是进馆后的事。机关应在项目竣工验收的同时完成档案验收，避免档案随项目结项「散落」在参建单位。
交接完成后，档案馆接收科技档案还有三件衔接事项：一是按全宗号、项目、保管期限上架，图样案卷注意平放防折；二是把电子目录与数字化副本导入检索系统，保证「查得到、调得出」；三是启动开放审核，对涉技术秘密、专利的科技档案逐卷提出控制或延期开放意见，审核通过的才能对社会开放，判定方法详见档案馆开放审核怎么判。
五、常见问题
科技档案按卷整理还是按件整理？
以卷为单位整理。科技档案（科研、基建、设备）传统上按项目、课题、台套组卷，遵循 GB/T 11822 的案卷构成要求，与文书档案按「件」整理（DA/T 22）的做法不同。组卷时要保持项目或课题的文件有机联系。
基建档案的竣工图有什么特殊要求？
竣工图必须真实反映工程竣工时的实际状况，由施工单位编制、加盖竣工图章并签字；图面修改要与现场一致，蓝图折叠为 A4 规格，不剪裁、不丢页。未按图施工的部位须用文字说明。
设备档案移交时随机资料不全怎么办？
使用说明书、合格证、装箱单、开箱验收记录是设备档案的核心，缺项应在移交说明中逐项注明并加盖机关公章。关键设备缺少随机文件的，应尽量向制造厂或参建方补办，确无法补办的写明情况，不能隐瞒空缺。
重大建设项目的档案必须先验收才能移交吗？
是的。重大建设项目档案须在项目竣工验收前通过档案专项验收，验收合格后方可随项目一并移交进馆。未经档案验收或验收不合格的，档案馆可以退回补正，这是科技档案移交区别于其他门类的关口环节。
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