全宗完整性怎么保证：进馆前的整理质量验收清单
《档案馆工作通则》第 8 条第 1 项只有十几个字——进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好，但它是整条接收手续里成本最高的一项。全宗完整性一旦在进馆时被破坏，补做的工作量远大于当初拒收：接手的人要重新判定每一卷属于哪个全宗、重新编号、重新编目，而原始的顺序信息往往已经无法还原。本页把这十几个字拆成能照做的验收动作：先讲什么叫全宗完整，再列三种最常见的打散情形，最后给一份可以直接打印出来打勾的验收清单。
先把一句话立住：全宗完整性是接收方验出来的，不是移交方说出来的。
第 8 条第 1 项把「保持全宗的完整性」和「按规定整理好」并列为进馆的前置条件，
不是进馆后的改进目标。档案一旦入库后被发现有拼凑、有混装，责任划分时看的是交接文据——
而交接文据已经签了字。
一、第 8 条第 1 项：一句话拆成两件事
| 要求 | 条文字面 | 验收时问的那句话 |
|---|---|---|
| 保持全宗的完整性 | 进馆档案应保持全宗的完整性 | 这批档案是不是属于同一个全宗？有没有别的全宗的档案混进来？ |
| 按规定整理好 | 并按规定整理好 | 分类、组卷或按件、编号、编目、装具，是不是按现行标准做完了？ |
两件事有先后：先判完整，再判整理质量。全宗边界没划清就去验收整理质量，
等于在错误的地基上检查墙面。
二、什么叫「保持全宗的完整性」
判定前先对齐两个术语。《全宗指南编制规范》（DA/T 14—2012）第 3 章给出定义：
| 术语 | 定义要点 | 对验收的意义 |
|---|---|---|
| 全宗 | 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 | 判定的核心是「有机联系」，不是物理上装在哪几只盒子里 |
| 全宗构成者（立档单位） | 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人 | 一个立档单位对应一个全宗单位；单位变了，要按变更关系判定 |
落到验收现场，全宗完整性有三条可直接执行的判据：
- 一个立档单位一个全宗：同一单位形成的档案不得拆成两个全宗；不同单位形成的档案不得混进同一个全宗；
- 不得按门类、年度、载体随意切分：同一个单位的文书、会计、照片、实物各是一个门类，
但它们同属一个全宗，编目时分开目录、管理时仍归同一全宗； - 历史演变要能追溯：通则第 11 条要求每个全宗都建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况，
机构撤并改制的信息就记在这里，溯不清演变过程，等于交代不清全宗边界。
三、三种最常见的「全宗被打散」情形
| 情形 | 现场长什么样 | 为什么危险 | 正确做法 |
|---|---|---|---|
| 撤销单位档案并入承接单位 | 撤销单位的档案被拆散编进承接单位的目录 | 全宗边界消失，日后无法区分两个单位各自的历史 | 撤销单位原全宗保持独立，不再产生新档案即可；演变过程写入全宗卷 |
| 合并后新旧档案装订一起 | 合并前的旧机构和合并后的新机构档案混装、混编同一套目录 | 机构沿革断线，检索时同一卷里出现两个完全不同的责任者 | 合并后的机构形成新全宗，旧全宗封口，两者各自编号、各自编目 |
| 按载体或库房余量混装 | 为省排架空间把不同单位的档案装进同一盒、同一密集架 | 物理位置上彻底打散，事后靠目录已无法还原原始排列 | 装盒、排架均以全宗为单位，不同全宗不混盒、不混卷 |
四、「按规定整理好」：12 项验收清单
「规定」落在当下主要就是这几份现行标准：《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015，按件整理）、
《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008，按卷整理）、
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008，科技类）、
《会计档案案卷格式》（DA/T 39—2008，会计类）、
《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002，照片类）。下面这份清单按接收验收顺序排列，
可以直接打印出来逐项打勾。
| 序号 | 验收项 | 合格怎么判 | 常见不合格 |
|---|---|---|---|
| 1 | 分类方案 | 全宗内采用统一的分类方案，年度、机构（问题）、保管期限的层次固定 | 前后几年换过方案，层次不一致 |
| 2 | 组卷或按件 | 同一全宗内整理单位统一（按卷或按件），不得混用 | 一半按卷一半按件 |
| 3 | 件号 / 案卷号 | 流水号连续、不跳号不重号；断号有说明 | 中间缺号无记录 |
| 4 | 页号编制 | 每件（卷）内页号连续，空白页按规定处理 | 漏编、重编 |
| 5 | 装订 | 金属装订物已剔除，不使用回形针、大头针；装订不压字 | 订书钉未拆、文字被压住 |
| 6 | 目录项目 | 归档文件目录按要求项目齐全（件号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级、保管期限、备注等） | 题名写成「文件」两个字 |
| 7 | 目录与实体对应 | 逐条抽查，目录有实体有、实体有目录有 | 目录多一条或实体多一盒 |
| 8 | 题名规范 | 题名能反映责任者、内容、文种，不得笼统 | 题名重复、均为「工作总结」 |
| 9 | 保管期限标注 | 逐件（卷）标注，与接收范围口径一致 | 整批只写一个「永久」 |
| 10 | 密级与开放意见 | 涉密的标明密级与保密期限；电子档案另附到期开放意见 | 密级未标、开放意见缺失 |
| 11 | 装具与标签 | 使用无酸档案盒（卷盒），盒脊、封面标签信息完整且与目录一致 | 用普通纸箱、盒脊空白 |
| 12 | 备考表与说明 | 备考表置于盒内文件之后，填写盒内文件状况；有缺项、破损的已注明 | 无备考表或未说明缺件 |
五、验收怎么组织：三步与抽检比例
全批全查在人力上不现实，实操建议按三步走：
- 移交方自查：把上面 12 项清单提前一个季度发给移交单位，由其逐项自查并反馈书面结果；这一步能挡掉八成问题；
- 馆方预验：核对移交目录的电子数据，先在机读目录上做一致性检查（重号、缺项、题名重复、期限空缺可以批量筛出）；
- 现场抽验：按全宗重要程度与批量确定抽检比例，重点全宗、首次移交单位、历史上有过整理争议的，建议全查；
常规批次按不少于两成抽检，抽检发现问题的，扩大到全查。
抽检要留痕：抽检范围、抽查比例的确定依据、抽检人、结论。这些记录连同交接文据一起归入全宗卷，
日后盘点时对得上为什么这批只抽了两成。
六、验收不合格怎么处置
- 能当场补的当场补：缺备考表、标签空白、装订物未剔除这类，移交单位现场处理后再签；
- 需要返工的退回：目录与实体不对应、件号断号无说明、发现混装其他全宗的，退回重做，不签交接文据；
- 确有历史欠账的如实记：确因历史原因无法完全达到现行整理要求的，应在交接文据的移出说明中
如实注明状态，并另做整理记录，不能与「已按规定整理」混为一谈。
七、常见问题
没整理好的档案能不能先收进来再慢慢整理？
不建议。第 8 条第 1 项把整理质量设为进馆的前置条件。实务上确有历史欠账需要馆内整理的，
必须在交接文据上注明实际状态，并单独出具整理记录，否则「这批档案按第 8 条接收」的说法就站不住。
数字化已经做完了，实体还要不要按 12 项清单验收？
要，而且更要。数字化副本的质量取决于原件整理水平：题名含糊的原文数字化后照样查不到，
件号断号的原件扫描后也无法对应。数字影像只能替代查阅，不能替代整理。
撤销单位的档案能不能归并到承接单位全宗？
不能混编。撤销单位形成的档案应保持原全宗独立，只是不再产生新增档案；
机构演变情况写入该全宗的全宗卷（通则第 11 条要求全宗卷记载立档单位和全宗历史演变情况）。
抽检比例有没有硬性规定？
现行文件未给出统一比例，由馆方按全宗重要程度、批量与历史整理质量自行确定并留痕。
判断标准是能不能支撑结论：抽检查出问题的必须扩大到全查，不能带着已知缺陷签字。
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九、参考来源
- 《档案馆工作通则》（第 8 条、第 11 条）· 中国政府网
- 《全宗指南编制规范》（DA/T 14—2012，全宗与立档单位定义）· 国家档案局
- 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（第 2—7 条）· 中国政府网
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