组织沿革、全宗介绍与检索工具怎么随同接收

进馆时最容易缺的不是档案本身，是这三份跟着档案走的说明材料。《档案馆工作通则》第 8 条第 2 项写得很清楚：立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具，应随同档案一起接收。缺了组织沿革，接手的人不知道这个单位哪年成立、什么时候改的名；缺了全宗介绍，没人知道这批档案里到底有什么；缺了检索工具，档案入库即失联。本页讲清三份材料各写什么、按什么标准写、馆方怎么验收，以及发现缺失时怎么处置。

先明确责任主体：第 8 条第 2 项的原话是「立档单位编制的……应随同档案一起接收」。
也就是说，这三份材料的编制责任在移交单位，不在档案馆。馆方可以要求、可以协助、可以提供模板，
但不能把编制责任接过来——因为只有形成单位掌握自己的机构沿革与职能变化过程。

一、三件套：谁编、写什么、为什么缺不得

材料	写什么	缺了会怎样
组织沿革	立档单位的机构演变：成立、撤并、改设、更名、职能调整、隶属关系变化、内部机构设置、主要负责人变更	全宗的时间边界划不清，同一份文件该归哪个时期的担责主体都判不出来
全宗介绍（全宗指南）	全宗构成者与全宗来源背景、档案内容与成份、检索查阅注意事项	没人知道这批档案里有什么，做不到「应收尽收、可用尽用」，编研选题也无从下手
检索工具	案卷目录、卷内文件目录（归档文件目录）、全引目录、专题目录、索引、机读目录等	档案入库即失联，清点、查档全部依赖移交单位口述

二、组织沿革怎么写

组织沿革没有单独的现行标准，实务上通行两种体例，建议同时提供：

体例	形态	适用
表格式	按年份成表，逐行列变动事项：年份、单位全称、隶属关系、内设机构、负责人、变化依据文号	变动频繁的机关，一表看清全线
文字式	按时段叙述演变过程，说明变动背景与职能调整内容	经历多次撤并、职能跨度大的单位

内容上的硬要求有五项，缺一项都不算写到位：

时间与时序：从成立起按时间顺序写，每次变动注明年月，最好附批准文号；
名称变化齐全：历史曾用名称要列全，这是日后检索老档案的关键线索；
隶属关系：说清归谁管、什么时候改归谁管；
内部机构：内设机构的设置与调整，影响到文书类档案的分类与责任者判定；
职能范围：本单位的法定职能与主要任务，是把分散的文件材料与全宗内容联系起来的依据。

易错：组织沿革最容易缺的恰恰是最关键的一段——单位撤销、合并、改设那几次变动。恰恰是这段信息决定了档案该归哪个全宗。验收时先翻到最后一次机构变动，看沿革有没有写到那一步。

三、全宗介绍：按 DA/T 14—2012 写四部分

全宗介绍的正式名称是全宗指南，两者是同一份材料。《全宗指南编制规范》（DA/T 14—2012）
自 2013 年 1 月 1 日起实施，替代原 DA/T 14—1994，是目前唯一现行标准，结构为段落式条目信息，
共四部分：

部分	写什么	示例 / 要点
全宗指南名称	由全宗号、全宗构成者名称（全称或通用简称）、全宗指南、起止时间构成，并列成分之间空一格	J211 北京市计划委员会全宗指南 1949～1990 年
全宗来源简况	按顺序登记：全宗构成者的形成和职能、所有曾用名称、全宗管理机构和档案数量、全宗档案的收集与移交寄存数量	个人全宗则登记姓名、别名、生卒年月、籍贯、职务、经历与业绩
档案内容与成份介绍	按全宗内档案的实际分类体系，综合概括地叙述基本职能与主要活动，并列举文种名称	不要逐件罗列，要能反映出有什么
检索查阅注意事项	说明检索工具的种类与使用方法、开放与限制利用情况、残缺情况	利用者最需要先看的一段

编制单位另有要求：DA/T 14—2012 适用于全宗管理机构，
包括档案馆和有全宗管理职能的档案室；编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本规范。

四、检索工具：至少要有这几样

DA/T 14—2012 第 3.5 条给出了检索工具的定义：用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，
是目录、索引、指南等的统称。按这个定义，接收时应同步收取下列三类：

类别	具体工具	验收要点
全宗级	全宗介绍（全宗指南）、全宗卷	四部分结构完整，与交接文据、目录数量吻合
案卷 / 文件级	案卷目录、卷内文件目录（归档文件目录）、全引目录	目录条目与实体逐条对应，题名不笼统
专题与机读	专题目录、人名地名索引、机读目录（电子目录）、档案馆指南	电子目录要能用，格式与字段说明一并移交

五、馆方怎么验收：五项打勾

项	验收点	怎么判
1	数量与清单	逐份点收并登记：名称、编制单位、编制时间、份数、载体（纸质 / 电子）
2	内容对应性	组织沿革写到移交年度为止；全宗介绍的档案数量与移交目录一致
3	版本有效性	是最新版；机构又有变动的需重新编制或出具补充说明
4	格式与载体	纸质与电子双套提供，电子文件用通用格式（不宜只给排版源文件）
5	署名与时间	加盖编制单位印章或由经办人签署，注明编制日期

验收结论同样要进清单：把三份材料的名称与份数直接写进档案交接文据的检索工具栏，
不要另附一张纸条——纸条会丢，文据丢不了。

六、发现缺失怎么办

限期补编：给移交单位一个明确的补交期限，先不签交接文据；
注明后接收：确因单位撤销、人员流失无法补编的，在交接文据的移出说明中注明缺失材料名称，
由馆方后续组织补编，并把补编记录归入全宗卷；
不能用口述替代：移交单位口头说明档案情况不能替代书面材料，也不记入接收凭证。

七、常见问题

移交单位说不会写全宗介绍，馆方能代写吗？

可以协助，但责任主体仍是移交单位。第 8 条第 2 项明确由立档单位编制，
馆方协助编制的，成稿仍应由移交单位确认并署名，避免日后就内容准确性产生争议。

建议双套都收。纸质目录是清点核对时的工作底本，现场逐条勾对最方便；
且电子目录依赖软硬件环境，长期可读性需要按电子档案管理要求另行保障。

组织沿革写到哪一年为止？

写到移交的那个年度为止，最后一次变动必须包含在内。此后每次补充移交，都应同步更新组织沿革，
否则会出现档案已进馆、沿革却停在几年前的空档。

全宗介绍和全宗卷是一回事吗？

不是。全宗介绍（全宗指南）是介绍性工具，给利用者看；
全宗卷是管理过程材料，给馆方自己看，记录全宗历史演变与各项管理活动（通则第 11 条）。
两者都要有，且都要随接收同步建立。

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九、参考来源

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