档案馆怎么接收机关的人事档案：接收范围、材料鉴别与保密移交
人事档案的接收有个容易混淆的点：综合档案馆一般不直接接收在职人员的人事档案，而是接收已故人员、撤销合并单位、破产企业退休等特定情形下移交的人事档案。本页按《档案馆工作通则》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号）《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）与《干部人事档案工作条例》，讲清档案馆接收机关移交的人事档案的接收范围、材料鉴别与保密移交——这里说的是档案馆与机关之间的移交口径，不是机关内部处室向档案室的归档。
一、四份依据文件，各管一段
人事档案移交进馆的口径，关键在「接收范围」与「整理规范」两份方向。先看 9 号令的接收范围，再用 13 号令的移交要求，整理质量按《干部人事档案工作条例》与材料归档规定执行。
| 依据文件 | 条款 | 管什么 |
|---|---|---|
| 《档案馆工作通则》 | 第 6 条、第 7 条 | 综合馆接收本级机关团体永久档案、撤销机关档案 |
| 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9 号令） | 第 2 条、第 7 条 | 8 类机构列入综合馆必收；省级以上馆只收永久，省级以下馆收永久和 30 年以上（含 30 年） |
| 《机关档案管理规定》（13 号令） | 第 23 条、第 33 条、第 52 条 | 人事档案门类代码 RS；机关定期向同级综合馆移交，同时移交检索工具与数字复制件 |
| 《干部人事档案工作条例》 | 全文 | 人事档案的材料收集、鉴别、整理、保管与利用规范 |
先读两页总纲： 本页的父页是档案馆接收范围怎么定，接收期限的「两道闸 + 一个时钟」详见档案馆接收期限。
二、接收范围：哪些人事档案进馆
人事档案能不能进馆，先看「接收范围」。和文书、科技档案不同，综合档案馆对人事档案的接收有较强限定：在职人员的人事档案通常由所在单位或公共就业人才服务机构管理，不进综合馆；进馆的主要是以下三类情形。
| 接收情形 | 说明 | 是否进馆 |
|---|---|---|
| 已故人员人事档案 | 机关工作人员去世后的干部人事档案，由原单位或主管部门向综合馆移交 | 进馆（一般列为永久） |
| 撤销、合并单位人事档案 | 机关撤销或合并时，其全部人事档案向综合馆或指定单位移交 | 进馆 |
| 破产、改制企业退休人员档案 | 国有企业破产改制后，退休人员人事档案按属地移交综合馆或人才机构 | 进馆或转人才机构 |
| 在职人员人事档案 | 由所在单位人事部门或公共就业人才服务机构管理 | 不进综合馆 |
从保管期限闸看，人事档案中干部档案一般列为永久；其他人员档案按相关规定确定期限。9 号令第 7 条的「永久、30 年以上」门槛同样适用——机关移交的人事档案，永久和长期部分进入综合馆，短期部分由机关或人才机构保管至期满。
三、进馆前的材料鉴别与整理
通则第 8 条要求进馆档案「保持全宗的完整并按规定整理」。人事档案的整理按《干部人事档案工作条例》与材料收集归档规定执行，核心是「十大类分类法」与材料鉴别。
| 检查项 | 整理要求 |
|---|---|
| 分类 | 按十大类（履历、自传、考察考核、学历学位、政审、党团、奖励、处分、工资任免、其他）归类 |
| 排序与编目 | 类内材料按时间或重要程度排序，编写材料目录，注明材料名称与形成时间 |
| 技术加工 | 超出规格的材料折叠或裱糊，订书钉等金属物拆除，破损材料修复 |
| 装订与装具 | 以卷夹或档案袋装订，卷夹封面填写姓名、单位、档案号 |
| 数字化副本 | 扫描分辨率不低于 200dpi，图像清晰、顺序与原件一致 |
进馆前的核对建议列成一张逐项打勾的清单，重点查以下六项：
- 材料完整无遗漏——十大类材料应归尽归，缺项在目录中注明；
- 鉴别准确——不属于人事档案范围的材料（如重复件、无关材料）应清退，不留「杂质」；
- 姓名与身份信息一致——曾用名、性别、出生日期与档案内容一致，避免「同名人」混淆；
- 目录与实物对应——件数、页数逐条核对，复印件须注明原件去向；
- 无金属物、无破损——装订材料不锈蚀，破损材料已修复；
- 纸质件与数字副本一致——数字化副本与原件逐页对应。
鉴别是关键： 人事档案常有重复、无关或过时材料混入。移交前必须做一次材料鉴别，把不属于档案范围的清退，否则进馆后既占空间又影响利用安全。
四、交接清单与保密移交
13 号令第 52 条规定，机关向国家综合档案馆移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果，传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交，并提出划控与开放意见。人事档案还叠加了「保密与隐私」要求。
| 交接材料 | 必备/建议 | 说明 |
|---|---|---|
| 移交文据 | 必备 | 档案馆与移交机关共同签字盖章，一式两份以上 |
| 人员名册与档案目录 | 必备 | 逐人列明姓名、档案号、材料份数、页数 |
| 全宗卷 | 必备 | 含全宗介绍、组织沿革、分类方案、档号编制说明 |
| 数字化副本 | 必备 | 人事档案扫描件与原件一并移交，图像清晰 |
| 密级与保密说明 | 必备 | 逐卷标注原密级、现密级及涉密/敏感材料清单 |
| 开放与利用限制意见 | 必备 | 涉及个人隐私的，提出控制利用或延期开放意见 |
人事档案涉及个人隐私，交接环节要特别注意：一是涉密或敏感材料须单独清点、单独装具、单独移交说明；二是移交时即提出利用限制意见，避免进馆后随意提供利用；三是纸质与数字副本同步移交，数字副本须脱敏或加密存储。交接当天按「先点目录、再点实体、最后签字」的顺序走，目录与实体对不上的处理方法，可参考移交目录清点核对怎么点。
隐私红线： 人事档案的利用受严格限制。移交时机关的开放意见只是初判，档案馆还要按延期开放四类情形逐卷复核，审核通过的才能按规定提供利用，杜绝个人隐私泄露。
交接完成后，档案馆接收人事档案还有三件衔接事项：一是按全宗号、姓名或档案号上架，专库或专柜保管；二是把电子目录与数字化副本导入检索系统，保证「查得到、调得出」；三是启动开放审核，对涉及隐私、涉密的人事档案逐卷提出控制或延期开放意见，审核通过的才能提供利用，判定方法详见档案馆开放审核怎么判。
五、常见问题
在职人员的人事档案，档案馆收吗？
一般不收。在职人员的人事档案由所在单位人事部门或公共就业和人才服务机构管理，不进综合档案馆。综合档案馆主要接收已故人员、撤销合并单位、破产改制企业退休等情形下移交的人事档案。
已故机关工作人员的人事档案怎么移交？
由原所在单位或主管部门，在员工去世后按 13 号令第 52 条向同级综合档案馆移交，同时移交人员名册、档案目录、数字化副本与保密说明。干部档案通常列为永久保存。
人事档案可以数字化后移交吗？
可以，且提倡。扫描分辨率不低于 200dpi，图像清晰、顺序与原件一致；数字副本须与纸质原件一并移交。涉及敏感信息的数字副本应脱敏或加密存储，并在移交时提出利用限制意见。
人事档案里有涉密或隐私材料怎么处理？
须单独清点、单独装具、单独在移交说明中列明，并提出控制利用或延期开放意见。进馆后档案馆还要逐卷复核，未经审核不得对外提供，这是人事档案移交的隐私红线。
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