档案馆怎么接收机关的文书档案：期限门槛、进馆前整理与交接清单
文书档案是综合档案馆进馆量最大的门类。本页按《档案馆工作通则》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号）《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）与《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），讲清档案馆接收机关移交的文书档案的期限门槛、进馆前整理质量检查与交接清单——这里说的是档案馆与机关之间的移交口径，不是机关内部处室向档案室的归档。
一、四份依据文件，各管一段
文书档案移交进馆不是档案馆单方面想收就收，而是由四份现行文件共同划定口径。实操中先看 9 号令的接收范围与期限门槛，再用 13 号令的移交要求做流程，8 号令与 DA/T 22 做整理质量。
| 依据文件 | 条款 | 管什么 |
|---|---|---|
| 《档案馆工作通则》 | 第 6 条、第 7 条 | 综合馆接收本级机关团体永久档案、撤销机关档案；省级以上馆接收立档单位保管 20 年左右档案，市县馆 10 年左右 |
| 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9 号令） | 第 2 条、第 7 条 | 8 类机构列入综合馆必收；省级以上馆只收永久，省级以下馆收永久和 30 年以上（含 30 年） |
| 《机关档案管理规定》（13 号令） | 第 23 条、第 52 条 | 文书档案门类代码 WS；机关定期向同级国家综合档案馆移交，同时移交检索工具、编研成果与数字复制件 |
| 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（8 号令） | 第 6 条及附表 | 文书档案保管期限分为永久、定期（30 年、10 年），是判断能否进馆的硬门槛 |
| 《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015） | 全文 | 进馆文书档案的整理方法：按件整理时的档号、归档章、目录格式 |
先读两页总纲： 本页的父页是档案馆接收范围怎么定，接收期限的「两道闸 + 一个时钟」详见档案馆接收期限。
二、期限门槛：哪些文书档案进馆
文书档案能不能进馆，先过 9 号令第 7 条的「保管期限闸」，再过通则第 7 条的「已保管年限闸」。只有两闸都通过，才进入交接程序。两张闸的口径不一样，不能混。
| 层级 | 保管期限闸 | 已保管年限节奏 |
|---|---|---|
| 省级以上（含省级）综合馆 | 只接收永久档案 | 在立档单位保管 20 年左右 |
| 省级以下（不含省级）综合馆 | 接收永久和 30 年以上（含 30 年）档案 | 在立档单位保管 10 年左右 |
| 不进馆 | 定期 10 年的文书档案 | 由机关保管至期满鉴定后销毁或依法处置 |
8 号令把文书档案的保管期限划成三档。下表列出常见材料的对照关系，进馆清单可以先按这个筛一遍。
| 保管期限 | 常见材料举例 | 是否进馆 |
|---|---|---|
| 永久 | 本机关制定的法规政策性文件；重要会议、重大活动主要文件；机构演变、人事任免；房屋买卖、土地征用、重要合同协议；年度及以上计划、总结、综合统计报表 | 省级以上馆、市县级馆均收 |
| 定期 30 年 | 一般业务问题的请示与批复；一般性会议文件；半年、季度统计报表 | 省级以下馆收；省级以上馆不收 |
| 定期 10 年 | 事务性、临时性文件；一般性简报、情况反映；年度以下计划 | 不进馆 |
注意旧三分法： 以前文书档案常用「永久、长期、短期」三档，2011 年 9 号令和 2018 年 13 号令已经把口径统一为「永久、定期 30 年、定期 10 年」。旧「长期」要换算成「30 年」，旧「短期」要换算成「10 年」，不能直接用旧词进接收清单。
三、进馆前的整理质量检查
通则第 8 条第一款要求进馆档案「保持全宗的完整并按规定整理」。文书档案移交前必须完成整理，不能把半成品搬进档案馆。整理方式通常有两种：按「件」整理（DA/T 22）和按「卷」整理（传统立卷），两种都要保证档号连续、目录齐全、装具规范。
| 检查项 | 按件整理（DA/T 22） | 按卷整理 |
|---|---|---|
| 档号 | 指代单一，体现全宗号、门类 WS、年度、保管期限、件号等属性 | 全宗号—目录号—案卷号/件号结构清晰 |
| 整理标识 | 归档章 5 要素：全宗号、年度、保管期限、件号、页数 | 案卷封面、卷内文件目录、备考表齐全 |
| 目录 | 归档文件目录 7 项：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 | 案卷目录、卷内目录、全引目录对应 |
| 装订 | 以件为单位装订，装订材料不锈蚀、不遮挡字迹 | 三孔一线或不锈钢订，卷皮结实 |
| 数字化副本 | 纸质档案数字化副本与原件一并移交，分辨率、格式、命名符合规范 | 同上，且与案卷目录一一对应 |
进馆前的核对建议列成一张逐项打勾的清单，重点查以下七项：
- 全宗号已核定——机关首次进馆前要先申请或确认全宗号，不能进馆后再编；
- 门类代码用 WS——按 13 号令第 33 条，文书档案一级门类代码为 WS；
- 分类方案前后一致——同一机关同一门类不能中途换分类方法；
- 档号连续无断号——缺号、重号都要在备考表或移交说明里解释；
- 装具规格统一——档案盒厚度、脊背标签格式一致，便于上架；
- 纸质件与数字副本一致——件数、页数、档号、题名逐条比对；
- 备考表填写完整——立卷人、检查人、日期、说明事项齐全。
细节决定成败： 移交前发现装订材料锈蚀、脊背标签脱落、页码漏编，应退回机关补整；进馆后再返工，调卷成本高，也容易造成档案二次磨损。
数字化副本这一项最容易走过场。按《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017），扫描分辨率一般不低于 200dpi，字符较密集、有盖章或手写批注的重要档案建议提高到 300dpi；图像格式常用 JPEG 或 TIFF，存储结构、命名规则要与档号一一对应。移交时档案馆要抽查图像清晰度与挂接准确性——图像模糊、错挂、漏挂的，同样退回机关重扫。图像处理只允许裁边、纠斜、压平，不允许做任何改变原貌的修整。
四、交接清单与手续
13 号令第 52 条规定，机关向国家综合档案馆移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果，传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交；还应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。把这些要求落到纸面上，就是一份交接清单。
| 交接材料 | 必备/建议 | 说明 |
|---|---|---|
| 移交文据 | 必备 | 由档案馆与移交机关共同签字盖章，一式两份以上，作为交接凭证 |
| 归档文件目录 / 案卷目录 | 必备 | 纸质目录与电子目录各一份，电子目录格式一般为 Excel 或 DBF |
| 全宗卷 | 必备 | 含全宗介绍、组织沿革、大事记、分类方案、档号编制说明等 |
| 检索工具与编研成果 | 必备 | 13 号令第 52 条明确要求一并移交；如专题汇编、大事记、组织沿革等 |
| 数字化副本 | 必备 | 纸质档案扫描件或数码照片，与原件一并移交 |
| 密级变更或解除说明 | 必备 | 逐卷（件）标注原密级、现密级、变更依据 |
| 划控与开放意见 | 必备 | 逐卷（件）提出开放、控制、延期开放意见 |
| 移交说明 / 备考表 | 建议 | 对缺号、重号、分类调整、特殊装具等情况作书面说明 |
交接当天建议按「先点目录、再点实体、最后签字」的顺序走：双方先核对移交目录的总件数与总页数，再按比例抽查档案实体，确认纸质件与数字副本对应无误后，再签署移交文据。目录与实体对不上的处理办法，可参考移交目录清点核对怎么点。
密级与开放要同步做： 不能把解密、降密、划控开放意见拖到进馆后。移交前没做密级变更或开放意见缺失的，档案馆可以退回补正，避免进馆后二次调卷。
交接完成不是终点。档案馆接收文书档案后还有三件衔接事项：一是按全宗号、年度、保管期限顺序上架，档号顺序不能乱；二是把电子目录导入检索系统，与数字化副本挂接，保证「查得到、调得出」；三是启动开放审核流程——机关交来的划控与开放意见只是初判，档案馆还要按延期开放四类情形逐卷复核，审核通过的才能对社会开放。开放审核的判定方法详见档案馆开放审核怎么判。
五、常见问题
定期 10 年的文书档案，档案馆收吗？
不收。9 号令第 7 条明确，省级以上馆只收永久档案，省级以下馆收永久和 30 年以上（含 30 年）档案。定期 10 年的文书档案由机关保管至期满，再按鉴定销毁程序处理。地方细则另有规定的除外。
机关想提前把文书档案移交进馆，可以吗？
可以，但要满足进馆条件并经档案馆同意。13 号令第 52 条要求机关「按照国家规定定期」移交；电子档案管理办法（国家档案局令第 22 号）第 20 条也规定，未到移交期限的档案经档案馆同意可以提前交馆保管，但要在协议里划清利用、转换、迁移的权责。提前移交的档案同样要完成整理、解密和划控开放意见。
撤销机关的文书档案怎么处理？
13 号令第 54 条规定，撤销机关的档案由有关主管机关代管或按照规定向同级国家综合档案馆移交；业务分别划归几个机关的，档案不得分散，可由其中一个机关代管或向同级综合档案馆移交。档案馆应在机构撤销前主动介入，避免档案随机构一起「消失」。
进馆前目录和实体对不上怎么办？
先暂停签字，双方按移交目录逐条核对差异：是缺件、重号、页数不符，还是题名不一致。差异原因要写入移交说明或备考表，并由移交机关盖章确认。对无法当场查清的大宗差异，可退回机关重新整理后再移交。
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