公务电子邮件归档怎么做？归档范围、保管期限与整理，照着 DA/T 32—2021 做对
人员一调动、邮箱一注销、系统一更换，往来邮件就跟着消失——等到复查、诉讼或审计需要那封关键邮件时，谁都拿不出来。公务电子邮件归档不是 IT 部门的邮箱备份，它是《机关档案管理规定》第 23 条明列的门类（代码 YJ），而且四个新兴门类里，只有它有现行专门标准：《公务电子邮件归档管理规则》（DA/T 32—2021，2021 年 10 月 1 日实施，代替 DA/T 32—2005）。本文按这部标准的管理职责、归档范围、保管期限、形成要求、归档收集、整理档号、移交接收的顺序，把它拆成能照做的动作。
阅读路径：先看第一节搞清标准分工；什么邮件算公务邮件看第二节；归档范围与期限看第三节；写邮件时就要注意的形成要求看第四节；归档收集与格式看第五节；整理与档号看第六节；移交时限看第七节；疑问看第九节问答。
一、依据链：一部专门标准 + 两个上位条款
公务电子邮件的门类地位与代码来自 13 号令：第 23 条第（四）项把“公务电子邮件”列为机关档案门类之一，第 33 条定代码为“YJ”；第 29 条明确“其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行”——对公务电子邮件来说，这个“相关规定”就是 DA/T 32—2021。GB/T 18894—2016 第 6.1.6 条也明确“邮件类电子文件的归档范围按照 DA/T 32 等标准执行”（该条行文时引用的还是 2005 版，实务应执行现行 2021 版）。
DA/T 32—2021 的章节分工：
| 章节 | 管什么 | 档案员要抓住的点 |
|---|---|---|
| 第 4、5 章 管理原则与职责 | 四部门分工：业务部门收、档案部门管、信息部门建系统、保密部门管安全 | 归档第一责任人是业务部门经办人，不是档案员 |
| 第 6 章 系统建设要求 | 邮件系统要能输出 EML 或提供归档接口；档案系统要能解析、验证、检测 | 邮箱换系统前先确认能不能完整导出 |
| 第 7 章 归档范围及保管期限 | 期限设永久、30 年、10 年；归档后原系统保留至少 1 年 | 范围由单位结合业务实际写入制度 |
| 第 8 章 形成要求 | 标题、正文、附件、落款、时间的写法 | 源头规范，事后补不回来 |
| 第 9 章 归档收集 | 谁提交、什么格式、什么时限、怎么检测 | 次年 6 月 30 日前完成提交 |
| 第 10 章 归档整理 | 一件怎么界定、分类、排列、档号 | 档号结构照 DA/T 22 执行 |
| 第 11 章 移交和接收 | 移交时限、内容、检测 | 检测合格才能接收 |
二、什么算公务电子邮件：看内容，不看账号
DA/T 32—2021 第 3.2 条定义：公务电子邮件是单位或个人在公务活动中产生的、经由电子邮件系统传输的电子邮件。两个实务推论：
第一，以个人邮箱收发但内容涉公的邮件，属于公务电子邮件。判定看内容是否反映公务活动，不看用的是公务邮箱还是个人邮箱。制度里应明确要求：涉及公务的邮件必须转入公务邮箱或按期提交归档，个人邮箱不留存公务往来。
第二，内网邮件、政务邮箱同样适用。标准适用范围覆盖机关、团体、企业事业单位及个人公务活动中形成的电子邮件归档工作，与邮箱部署在内网还是互联网无关。
几种常见情形的判定对照：
| 情形 | 判定与处理 |
|---|---|
| 公务邮箱发出的工作部署邮件 | 公务电子邮件，发件人归档 |
| 个人邮箱收到的下级单位报文 | 涉及公务，按公务电子邮件处理；应转入公务邮箱或按期提交归档 |
| 同事间约午饭的内部邮件 | 非公务，不归档 |
| 外部单位发来的征求意见函（邮件形式） | 公务电子邮件，收件范围内指定责任人归档 |
| 公文系统的站内流转记录 | 不属于电子邮件，按文书类电子文件规则随公文归档 |
三、归档范围与保管期限：三档怎么落
DA/T 32—2021 第 7.1 条授权单位结合业务实际确定归档范围并划定具体期限，期限定为永久、定期两种，定期分为 30 年、10 年。第 7.2、7.3 条还有一条容易被忽略的硬要求：归档的邮件，归档后应在原邮件系统中保留至少 1 年；不属于归档范围的邮件数据，同样保留至少 1 年——这条是给“归错了还有机会补救”留的窗口，制度里要写明邮箱清理不得早于归档完成。
范围条款怎么写，给出可套用的示例（期限划分逻辑参照 8 号令三档口径，各单位按 DA/T 32—2021 第 7.1 条自行划定）：
| 档位 | 归档范围表述（示例） |
|---|---|
| 永久 | 涉及本单位重大决策、重要部署、重大项目推进的往来邮件（含附件）；行政审批、执法监管等业务办理全过程的凭证性邮件；机构设置、人事任免相关邮件 |
| 30 年 | 与上级机关、同级单位、下属机构关于重要工作协调、业务指导的往来邮件；跨年度事项的磋商过程邮件 |
| 10 年 | 日常行政管理、会议通知、工作安排、常规报表报送等事务性邮件 |
一份邮件归档时收什么？按标准第 7 章与第 9 章要求，邮件正文、附件、收发日志缺一不可，元数据（发件人、收件人、时间、题名等）随邮件同捕获、同归档——只存正文不存附件、只存附件丢了发送记录，都不是完整归档。
四、形成要求：邮件写不好，归档救不回
DA/T 32—2021 第 8 章对“怎么写邮件”提了六条要求，档案员应把它转给全员（这一节做不好，后面全是补救）：
| 要素 | 要求 |
|---|---|
| 标题 | 简明扼要，能反映邮件内容——标题写“无”“急”的邮件，归档后无法检索 |
| 正文 | 内容尽可能在正文中体现；正文装不下的用附件 |
| 附件 | 名称与邮件标题相关；格式尽量符合归档要求；原则上不得加密——必须加密的，应能提供解密件或随附阅读软件 |
| 落款 | 与发件人账号一致，发送日期与实际相符 |
| 时间 | 元数据时间元素值尽可能精确到秒，涉及时区的保留时区信息 |
| 元数据 | 按 DA/T 46 生成，与邮件同捕获、同归档 |
五、归档收集：EML 格式与时间红线
谁提交：按第 9.1 条执行——发出的由发件人提交，收到的由收件范围内指定责任人提交。同一主题多封往来邮件要归档的，按往来记录逐封归档并保持关联关系（第 9.3 条），不能只归最后一封结论邮件。
什么格式：以 EML 格式文件（或包含完整原始邮件信息的可归档格式）通过接口或离线方式提交电子档案管理系统，系统解析出正文、附件与元数据归档。格式要求（第 9.4 条）：
- 正文：版式文件格式归档，推荐 OFD，不具备条件的用 PDF、PDF/A；也可将邮件与附件按顺序合并转换为一个版式文件
- 附件：可用版式文件或 RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG 等通用格式；二维矢量 SVG/SWF/WMF/EMF/EPS/DXF，三维 STEP，数据库文件 ET/XLS/DBF/XML 或转版式
- 提交前按 DA/T 70 要求进行真实性、完整性、可用性、安全性检测
什么时候提交：第 9.2 条给了双轨——实时归档，或定期归档但应于次年 6 月 30 日前完成上一年度全部邮件的提交归档。这条红线与文书档案的归档节奏一致，可以合并进年度归档工作方案一起布置。
六、整理与档号：一件怎么界定，档号怎么编
成“件”规则（第 10.2 条）：以事由或单次发出（接收）的邮件为一件；正文、附件为一件；转发邮件与被转发邮件为一件；一次发出或收到的一册报表、名册、图册为一件。排序规则：正文在前附件在后，转发在前被转发在后，收到与发出合并成一件时发出在前、收到在后。
门类归属（第 10.3 条）：公务电子邮件可以独立成门类（推荐），也可以按内容归入相应门类；独立成门类的按“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类，分类法写入本单位档案分类方案。
档号（第 10.4 条）：独立门类电子邮件档案的档号格式为：
全宗号 — YJ·2025 — Y — BGS — 0001 全宗号 — YJ·2025 — BGS — Y — 0001 （两种结构择一，具体按 DA/T 22 的要求执行）
完成档号编制后依据档号顺序自动生成电子档案目录，增加目录封面并转换为长期保存的版式文件。归入相应门类的，按该门类整理要求与 GB/T 18894 执行。
七、移交与接收：次年 6 月 30 日前，检测合格才算数
第 11 章三个要点：时限——完成归档整理的公务电子邮件应在次年 6 月 30 日前向档案部门移交；内容——邮件（含附件）与元数据一并移交；检测——档案部门按 DA/T 70 检测，合格方可接收，不合格退回重新整理。检测不合格退回时最常见的三种原因：附件缺失、元数据时间不完整、正文格式不可读——源头都在第四节的形成要求。
八、怎么落地
第一步把 DA/T 32—2021 的三档期限和“发出邮件由发件人归档”写进三合一制度并报审；第二步约信息部门验证邮件系统能否批量导出 EML、能否对接归档接口；第三步把全员邮件写作规范（第四节那张表）发一遍并纳入新员工培训。已部署数字方舟的单位可将邮件系统归档接口直连档案系统，做到办结即归、检测即过；存量邮件批量迁移与格式转换交给魔方处理；制度条款与期限划分拿不准的，用启典知识库对照同类单位的三合一案例后再定稿。
九、常见问题
问：DA/T 32—2005 还有效吗？写作引用哪个版本？
答：已被代替。DA/T 32—2021 于 2021 年 5 月 26 日发布、10 月 1 日实施，全部代替 2005 版。两者名称也不同：2021 版叫《公务电子邮件归档管理规则》，2005 版叫《公务电子邮件归档与管理规则》。制度与文章引用一律更新为 2021 版。
问：领导用个人邮箱谈工作，这些邮件算不算公务电子邮件档案？
答：算。判定看内容是否公务活动，不看账号名义。处理方式是制度明确“涉公邮件转入公务邮箱或按期提交归档”，而不是默认个人邮箱可以免责。
问：邮箱里的邮件 IT 每周都在备份，还用归档吗？
答：备份不是归档。备份解决的是故障恢复，档案要的是“整理过、划定保管期限、带元数据、经检测、能独立长期读取”的邮件及其附件。备份介质会滚动覆盖，到期就没了。
问：群发的通知邮件，每个收件人都要归档吗？
答：不用。发件方（办公室或起草部门）归一份即可，收件人仅在邮件涉及本人承办事项时归档，避免同一封邮件全单位重复归档。
问：邮件正文是网页版式（HTML），直接存 HTML 行不行？
答：按第 9.4 条，正文应转版式文件格式归档（OFD 优先，PDF、PDF/A 次之），或与附件合并转换为一个版式文件。HTML 在不同浏览器渲染差异大，不满足长期可用要求。
问：归档后原邮箱里的邮件能删吗？
答：至少保留 1 年（第 7.2 条），期满后按单位邮箱管理规定清理。这条保留期的意义是给检测退回、补正元数据留缓冲，不要归档当天就清空。
问：邮件往来几十个回合，每一封都归吗？
答：按第 9.3 条，同一主题多封需归档的邮件按往来记录逐封归档并保持关联关系——不能只归最后一封结论邮件。磋商过程本身就是凭证：谈了什么条件、谁在何时认可，都藏在中间环节。当然，逐封归档的前提是这些邮件本就在归档范围内，纯事务性的往复不在此列。
问：人员离职，邮箱是注销还是交接？
答：先归档、再注销。离职流程里应加一步：由档案部门会同业务部门对其公务邮箱进行鉴定，应归档邮件按期提交归档并出具确认后，IT 部门方可注销账号。直接注销等于把经办期间的公务记录整体销毁，追责时无从还原。
相关阅读
- 业务数据档案怎么归档：归档范围、整理单位与保管期限——同为新兴门类的“难兄难弟”
- 网页信息归档：DA/T 80—2019 的收集、整理、移交
- 社交媒体档案怎么归：政务新媒体发布记录的归档范围与实操
- 机关档案 13 个门类代码对照表：WS·KJ·RS·KU…怎么填
- 电子文件元数据怎么收集：第 30 条 + GB/T 18894 + DA/T 46/54/63 落地——邮件元数据按 DA/T 46 执行
- 数字档案（电子档案）工作：单套制、四性检测与移交接收一次讲清
- 电子档案接收——DA/T 70 检测在接收环节怎么用
- 三合一制度怎么编：分类方案、归档范围与保管期限表
- 档案保管期限怎么定：永久、30 年、10 年判定口径
- 档案交接——人员调动时邮箱与档案怎么交接
- 档案移交
- 档案整理常见问题 30 问：一句话结论 + 依据条号
- 档案技术服务｜档案实训平台｜售前售后咨询
参考来源
- 《机关档案管理规定》（2018 年 10 月 11 日国家档案局令第 13 号公布，自 2019 年 1 月 1 日起施行）——国家档案局 · 全文
- DA/T 32—2021《公务电子邮件归档管理规则》（2021-05-26 发布，2021-10-01 实施，代替 DA/T 32—2005）——江苏档案信息网 · 标准全文
- 国家档案局关于发布《财产保险业务档案管理规范》等 7 项行业标准（含修改单）的通知（DA/T 32—2021 发布依据）——国家档案局 · 通知原文
- GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》6.1.6（邮件类电子文件归档范围条款）
引用与转载说明
本文《公务电子邮件归档怎么做？归档范围、保管期限与整理，照着 DA/T 32—2021 做对》为元泰数据（ytshuju.cn）原创整理。文中引用的国家标准、行业标准条文，著作权归原发布机构所有，可自由引用。
本站编写的整理说明、判定口径、对照表格、示例档号与逐条拆解，著作权归元泰数据所有。转载、引用或摘编请注明出处「元泰数据（ytshuju.cn）」并保留原文链接，不得删除本声明或整段搬运。批量转载、接口调用、课程与出版物采用等商业用途，请通过售前售后咨询取得书面授权。
原文链接：https://www.ytshuju.cn/archives-official-email/
本站内容仅供参考，档案业务的具体执行以现行标准原文及本单位三合一制度为准。
还有问题想问？
扫码加入元泰售前服务群，顾问 1 对 1 解答档案整理规范、软件功能与部署方案。
企业微信扫码入群，长期有效；群内提供整理模板与操作答疑。
微信扫码入群