档案交接文据怎么填：三部分内容、签名盖章与存档
档案交接文据是档案接收环节唯一一份具有责任划分效力的文件。《档案馆工作通则》第 8 条第 3 项要求交接双方根据移交目录清点核对后「在交接文据上签名盖章」，落在这份文据上的字和章，日后要回答三个问题：这批档案是谁交的、谁收的、当时是什么状态。本页讲清现行依据（一份国标已经废止，这是最容易踩的坑）、文据的三部分内容、四种交接性质怎么选、谁有资格签字、盖什么章、一式几份怎么存，以及电子档案另要填的那张表。
先纠一个流传很广的说法：网上常见的模板大多标注「按 GB/T 13968—1992《档案交接文据格式》执行」，
但这份国家标准已于 2004 年 10 月 14 日废止（全国标准信息公共服务平台可查，
国家档案局发布的失效国家标准清单亦收录），目前没有现行的交接文据格式国家标准。
因此现在的正确做法是：以《档案馆工作通则》第 8 条第 3 项为法定依据，
按各地档案主管部门发布的范本或本馆制度执行；行业通用的三部分结构仍被广泛沿用，可作为模板参考。
一、法定依据：第 8 条第 3 项的两个动作
| 动作 | 要求 | 做不到位会怎样 |
|---|---|---|
| 清点核对 | 交接双方必须根据移交目录清点核对 | 目录与实物的对应关系不成立，缺卷责任无法划分 |
| 签名盖章 | 在交接文据上签名并盖章，两项都要有 | 只签字不盖章、或只盖章不签字，凭证效力不完整 |
注意「双方」二字：移交方与接收方都要签字盖章。只由一方签字的文据，
本质是单方记录，不具备责任划分作用。
二、文据内容：三部分结构
沿用行业通行结构，档案交接文据由三部分组成：
| 部分 | 解决什么问题 | 填什么 |
|---|---|---|
| 第一部分 | 确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围 | 移出与接收单位名称（全称或规范化通用简称，禁止填曾用名）、领导人、经办人、日期、交接性质、档案所属年度 |
| 第二部分 | 交接档案、资料及有关材料的种类与数量 | 按门类逐类填写：档案类别、保管期限分布、数量（卷 / 件 / 册 / 盘）、检索工具种类与数量 |
| 第三部分 | 移出说明与接收意见 | 移交方说明特殊情况（缺项、副本、密级、开放意见），接收方写明验收结论与遗留要求 |
三、交接性质：四种，先选对
| 性质 | 适用情形 | 对接收的影响 |
|---|---|---|
| 移交 | 机关、团体、企事业单位和其他组织与档案馆之间的档案交接；档案馆之间、单位内部的档案交接 | 常规接收，进正式馆藏统计 |
| 寄存 | 集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间所有权仍归移交者 | 不进馆藏规模统计，开放按约定办理 |
| 征购或收购 | 国家依法收买属集体或个人所有的档案 | 交接后档案归国家所有 |
| 捐赠 | 无偿向国家献出集体或个人所有的档案 | 所有权转移，开放与否按捐献约定办理 |
这一栏要由交接双方共同填写并确认，不能只填「移交」了事。性质选错，
会连带影响后续的权属认定、开放规则与统计口径。
四、谁签字、盖什么章
| 栏位 | 谁签 | 要点 |
|---|---|---|
| 领导人 | 单位现任的具有法人资格的领导人，或能承担责任的单位内部门负责人 | 填姓名并按规定报批，不得由他人代签 |
| 经办人 | 对档案交接负有直接责任的人员 | 通常就是现场清点的人，与清点记录签名一致 |
| 单位印章 | 上述各栏填写完毕后加盖单位印章 | 无印章则凭证效力不完整 |
| 日期 | 移出日期与收进日期应当相同 | 两个日期不一致是常见错项 |
| 个人所有档案 | 由拥有者在移出单位栏内签名 | 属个人所有的档案适用 |
五、数量和计量单位怎么填
- 计量单位：档案数量一般以卷为计量单位；按件整理的填件；
零散文件可用长度（米）为计量单位；照片按张、实物按件、
录音录像按盘（盒）另行登记； - 档案类别：按不同门类、不同载体区分，以及档案与资料区分，一类一款顺序填入，
不要合并成一行； - 第二部分的核验：由移出单位填写、接收单位核实，
核实后核验方应有签名动作，不能只由移交方写； - 与清点记录对齐：文据上的合计数应等于清点记录的合计数，两边不一致需回头查。
六、份数与存档
- 一式两份：交接文据至少一式两份，由移交单位和接收单位分别保存，长期保管；
- 入全宗卷：接收方应把本次接收的交接文据归入该全宗的全宗卷，
作为全宗历史演变与接收过程的凭证（通则第 11 条要求每个全宗建立全宗卷）； - 附件不丢：移交目录、清点记录、异常登记表应作为文据附件一并保存，
只留正文、丢了目录，是最常见的信息损失。
七、电子档案：另有一张表要填
电子档案不适用纸质那套推论，另有专门凭据。《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）
附录 C（规范性）给出《电子档案移交接收登记表》，移交接收过程的元数据与
该登记表的扫描件或电子签名件，应放在电子档案移交信息包的「其他」文件夹中随包移交。
登记内容之外还须完成两项：移交侧按标准规范组织并做四性检测，
电子档案不保留电子印章的数字签名信息、只保留印章图形，采取加密措施的应去除加密措施后移交，
并附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况三项说明；
接收侧按标准规范再做四性检测，合格后方可办理交接手续、接收登记入库。
八、常见问题
只签字没盖章，或者只盖章没签字，有效吗？
不完整。第 8 条第 3 项的表述是「签名盖章」，两者并列。
只盖章没有签字人，日后说不清谁经手；只签字没有单位印章，说不清单位是否认可。建议两项齐备。
GB/T 13968 还能作为填写格式依据吗？
不能作为现行标准引用——该标准已于 2004 年废止。但其文据三部分结构已成为行业通用做法，
可作为模板参考，引用时应注明这一点，不要写成「按 GB/T 13968 执行」。
电子签名能不能替代手写签名？
《电子档案移交接收操作规程》已明确《电子档案移交接收登记表》可采用
扫描件或电子签名件，因此符合规定的电子签名可以使用。但纸质档案实体交接仍应按规定手签并盖章，
两条通道各自留痕。
交接文据能不能事后补签？
不能。事后补签意味着签字时所称的清点核对并未实际发生。确因遗漏需要补救的，
应出具情况说明并重新核实现有实物，把补办过程如实记录，不能按原日期倒签。
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十、参考来源
- 《档案馆工作通则》（第 8 条、第 11 条）· 中国政府网
- 《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022，附录 C 登记表）· 国家档案局
- GB/T 13968—1992《档案交接文据格式》已于 2004-10-14 废止 · 全国标准信息公共服务平台
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