档案利用效果实例怎么写：七个何字、五段结构与三条真实案例

一、它是什么：全宗卷里的第五类说明材料

在 DA/T 12—2012 规定的全宗卷九类材料里，档案利用效果实例属于第五类——档案利用类。标准第 5.7 条的原文是：

档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。

这一条里点了七项材料，前六项都是制度、工具、情况一类的工作记录，只有最后一项是把一件件具体的利用过程写成文字的成果材料。它要回答的问题是：这些档案到底被谁用掉了、用出了什么结果。

《机关档案管理规定》的官方解读把这一类说得更具体：档案利用类「主要包括档案利用制度、档案编研情况登记、档案利用效果典型事例汇编等」。注意这里用的是「典型事例汇编」——多数单位不是只写一条，而是把一个年度或一个周期内值得留下的利用事例汇成一册。

二、写作要诀：七个何字

这类材料的写法，各档案局的表述几乎一致，但都源自同一句话——把利用过程还原成一句可以核查的话。酒泉市档案局在《关于规范编写档案利用典型事例的通知》里把写作要诀概括为：

简而言之，就是何人何时何地因何事利用何档案或资料解决何问题或取得何效果。

恩施州审计局《写好档案利用效果实例的几点启示》把同一句话拆成「七个何字」，逐字对应一个要素：

何字	要素	写什么	常见缺项
何人	利用者	单位、姓名、身份；涉及隐私的可只写姓氏与身份，如「邗江区某村村民许某」	只写「一位利用者」，读者不知道是谁在用、用在什么岗位上
何时	利用时间	确切日期或时间段；跨年度查档要写出跨度	只写「某日」，无法与利用登记记录对应
何地	提供档案的地点与部门	由哪个档案馆、哪个科室提供；异地查档要写清联动单位	漏写异地查档的协作方，效果链条断了
何事	利用目的与动因	具体事由：办退休、编县志、化解土地纠纷、应诉举证	写「工作需要」「查资料」，等于没说
何档案	利用档案的内容与过程	档案的内容、成分、数量、件数、复印页数，以及检索与调卷的反复过程	只写结果不写查的过程，见第三节
何问题	解决的问题	借助档案解决了什么具体障碍：认定工龄、确认产权、认定身份	跳过这一步，效果无法验证
何效果	取得的效果	经济效益写具体数额或对比数据；社会效益写利用方评价、社会反响	写「效果良好」「意义重大」，等于没写
（附加）	提供者与标题	由哪个档案室或个人提供；每篇冠以鲜明准确的标题	无标题或标题是「案例一」，检索与汇编都难用

三、材料从哪来：先有登记，再有实例

实例不是坐在办公室里编出来的。恩施州审计局那篇讲得很直接：按档案规范化管理要求，档案（资料）借阅必须进行登记并填写《档案利用效果登记表》，这两项基础资料的收集是写好实例的最基础性工作——没有借阅就没有利用成果。实例就是从这些登记里选出具有典型性、实用性、代表性的例子加以总结和提炼。

所以材料来源有三条线：

来源	内容	怎么用
一、日常利用登记	利用登记簿：利用者单位、姓名、身份、查档事由、调卷档号、件数与复印页数	这是实例的骨架。七个要素里有五个能从登记里直接抄，不用编
二、档案利用效果登记表	在登记基础上增加利用结果、效益测算与利用者评价	效果这一项的唯一可靠来源。少了它，写出来的效果就只能靠估
三、利用者回访与反馈	利用方或社会媒体对利用效果的评价、社会反响；利用者同意提供的证言	社会效益要写「利用者评价或社会反响」，这一项靠回访拿到

四、怎么选：七类内容与三条筛选标准

能写成实例的利用有很多，不值得写的只是一次普通查档。湖南省档案局《关于报送档案利用典型实例的通知》列出七类可报内容，基本框定了选题范围：

序号	可报内容类别	典型场景
一	为各级党委、政府及单位重要决策、工作部署等提供档案信息服务，取得重大利用效果	编制专项规划时查全宗历史沿革与土地数据
二	为企业生产经营、重点工程和技术改造项目等提供档案信息服务，取得显著经济效益	为企业核对产权归属、解决改制遗留问题
三	为编史修志、科学研究、工作查考、宣传教育等提供档案资料，印证某一方面或领域重大问题或重要史实	修县志、编年鉴、拍纪录片查历史资料
四	为解决各类经济纠纷提供档案凭证，挽回经济损失	劳动仲裁、诉讼举证、行政复议中调取原始凭证
五	为农村土地、山林、水域权属、宅基地管理、计划生育工作等提供档案信息服务	二轮土地承包合同核实、宅基地纠纷化解
六	著名学者、社会名人及港澳台同胞、外籍人员利用档案取得显著效益	族谱编修、家史传记、祖辈资料查证
七	其他利用档案资料取得显著社会、经济效益	家谱、地方志、外籍人员查档等

三条筛选标准，是从各省通知的报送要求里提炼的：

• 有结果。只有事件没有结果、只有结果没有利用过程，都不算完整实例——这是酒泉市档案馆明确列出的五种应避免情形之一。
• 够典型。要有代表性，能反映档案在某一领域的真实作用，而不是把日常查档凑数。恩施州审计局的建议是「多角度反映档案在多领域的利用成果」。
• 可核查。时间、件数、档号、金额都要有依据；事实不能编撰，数据对比与效益计算要科学，不能信口开河让人不信服。

五、体例：一事一例与五段结构

体例上最通行的做法是一事一例。湖南省档案局的写作要求写得很清楚：档案利用典型事例写作要求一事一例，也可由多个相关联的事件组成一个事例，每一典型事例需冠以鲜明、准确的标题。娄底市档案局的版本进一步提出字数要求：每篇不少于八百字，并要求图文并茂、配现场图片或背景图片。

结构上建议按五段写，每段对应一组要素：

段	写什么	对应要素	篇幅参考
一、标题	鲜明准确地概括这件事，如「一份离婚判决书还原了三十年前的工龄认定」	标题要素	一句话，不超过三十字
二、事由	谁、为什么来查档；查档的背景与困难	何人、何时、何事	约一百字
三、查找过程	提供了哪些档案、检索与调卷的反复过程、涉及多少全宗与件数、有无跨馆协作	何地、何档案	约占全文一半，是最不能省的部分
四、解决问题	档案如何解决了具体问题：认定工龄、确认产权、认定身份、化解纠纷	何问题	约一百字
五、效果	经济效益写数额或对比数据；社会效益写利用方评价、社会反响；附提供者与审定人	何效果、提供者	约一百字

六、写法示例：三条可套用的实例

下面三条是按上节五段结构写的虚构示例，用来示范要素怎么落地、篇幅怎么分配。实际使用时把单位、时间、人名、数量换成真实内容，并核对每项数据都有登记支撑。

示例一：市场价目表解决了十六年的产权争议

标题　一份一九八八年物价部门核定的商品牌价表，解决了十六年的房屋产权争议。

事由　某市物资局下属公司退休职工周某，因一九八八年购入的临街门面房归属发生争议，需要证明当年购买时的价格与批文。

查找过程　周某于二〇二六年三月到市档案馆查档，最初只提供了购买年份与门牌号，未提供文件全称。工作人员先在馆内检索系统按门牌号与年份排查，未获结果；随后调阅该公司在物资局全宗下一九八八年的全部经营类案卷，逐卷翻阅，在第三卷中找到一份《××市工商企业商品牌价核定表》及一份购买房屋的批复，两件材料互相印证。

解决问题　核定表载明该门面的挂牌价与单位购买价格，批复载明产权归属，两者结合形成了完整的产权证据链。

效果　经市房产管理部门复核，该材料被采纳，周某的产权主张得到确认，避免了一场持续十六年的诉讼。（提供者：市档案馆保管利用科；社会效益：利用者书面评价存卷）

示例二：招工登记表核定了出生年月

标题　一张顶替招工登记表，让一位老人按时办下了退休手续。

事由　某先生早年户籍迁移时出生年月填具与实际不符，导致退休时间被延后。

查找过程　工作人员在分析其提供的档案依据后，判断问题出在招工环节，建议其到所在区档案馆查招工档案。随后在该区民政全宗下检索，在其顶替父亲招工的原始登记表中找到记载，表内出生年月与实际情况相符，工作人员同时调取同期花名册交叉核对，确认了同一人。

解决问题　准确核定了出生年月，退休时间得以纠正。

效果　该先生按时办理了退休手续。（提供者：区档案馆；社会效益：利用者当场表达感谢并留言）

示例三：跨馆协作接续了十年工龄

标题　异地查档联动多个部门，为下岗工人接续十年工龄、挽回社保损失近二十万元。

事由　某先生临近退休时发现个人档案遗失，需接续工龄。

查找过程　工作人员先通过数字档案馆系统检索，再结合线下调取实体档案，在相关主管机关全宗与改制企业全宗下查到调动及破产安置档案；因关键材料异地存放，又通过异地查档平台联动市级相关部门，以多件档案形成证据链。

解决问题　补齐了工龄认定所需的全部材料。

效果　接续十年工龄，挽回社保、医保费用约二十万元。（提供者：市档案馆；经济效益为具体核算数额，核算依据一并留卷备查）

七、五种要避免的情形

酒泉市档案馆的通知把需要注意的事项列成五条，宜宾市档案馆转载的《解读档案利用六大操作流程》一文又重述了一遍，这五条恰好是实例写作的常见病：

序号	要避免的情形	病根	怎么改
一	只有事件而没有结果	把实例写成工作动态	结尾必须落到解决了什么问题、取得什么效果
二	只有结果而没有利用过程	把实例写成宣传口号	补第三段查找过程：检索怎么走、调了多少卷、有无协作
三	不够典型、缺乏生动	拿普通查档凑数	按七类可报内容选题，优先选有完整证据链的
四	编写的要素不全，叙述不完整，利用不明确	漏要素没对照清单	写完逐项对照七个何字，缺项补齐
五	缺乏真实、事实有水分，效益计算不科学，不能使人信服	数字是估的或夸的	数额以核算依据为准，保留依据材料备查

八、整理与入卷：类号 7，怎么编怎么排

写完之后，回到全宗卷里怎么放，按 DA/T 12—2012 第 6 章的规则办。成稿装订成册、按形成时间接续入卷，是这类材料落地的最后一步：

写完之后，回到全宗卷里怎么放，按 DA/T 12—2012 第 6 章的规则办：

环节	条号	本类怎么用
分类	6.2	按 5.1 至 5.8 分类，本类为第 5.7 条档案利用类
排序	6.3	分入类目后按形成时间顺序排列；新增材料插入相关类目向后接续
编号	6.4、6.4.2、6.4.3	在文件材料首页上方空白处编号，编号由全宗号—类号—件号组成；类号填 7，件号填本类目内流水序号
目录	6.5	分类别、以件为单位、按排列顺序编制文件目录；新增材料在相关类目中接续编制；出现新旧版本时在目录备注栏注明新版本替代旧版本的名称和时间
装盒	6.6、6.7	按分类编号顺序装盒；填卷盒封面与脊背，按排列顺序编制盒号
移交	7.4	档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料

编号示例：某全宗号 123，档案利用类第 4 件，写作 123—7—4。类号 7 是固定的，不要因为「利用类」排在第九类表里就写成 9——类号按标准第 5 章的序号填，与表里的行序无关。

九、七步成文流程

步骤	做什么	产出物	要点
一、备料	把利用登记簿与《档案利用效果登记表》整理齐，按七类可报内容圈定候选事例	候选事例清单	没有借阅登记就没有素材，这一步不能跳
二、筛选	按有结果、够典型、可核查三条标准选出拟报事例	入选名单	优先选有完整证据链、社会影响明确的
三、回访	与利用者沟通收集利用前后对比数据与书面评价	效果测算依据	效益数额要有核算依据，评价要有出处
四、列要素	逐例按七个何字列出要素清单，缺项先补	要素清单	要素不全就先别动笔
五、起草	按五段结构写，标题鲜明准确，正文不少于八百字	实例初稿	查找过程要占约一半篇幅
六、审核	核对每项数据与登记记录、金额计算、隐私处理	审核意见	涉个人信息按可公开范围处理，必要时化名
七、入卷	编类号 7 的件号、接续编制目录、装盒、填封面脊背、随档案移交	入卷材料与目录	目录备注栏注明版本替代关系

十、六个硬性要求

要求	具体标准
一事一例	每一篇只写一件事；确需多个相关联事件组成一个事例时，要写明它们之间的关联
标题鲜明准确	不用「案例一」；标题要让人一眼看出档案发挥了什么作用
要素齐全	单位姓名身份、时间、地点部门、目的、内容数量过程、效益、提供者，七项不缺
过程与结果并重	查找过程约占全文一半；既不能只有事件没有结果，也不能只有结果没有过程
真实不夸大	事实不编撰，数额不夸大，效益计算科学并保留依据备查
隐私与保密	利用者姓名可按需简称化处理；涉及未开放或涉密档案的利用，不写进对外发布的实例汇编

十一、相关阅读

• 全宗卷与说明材料怎么编——九类构成与三件核心材料，本类在其中第五类的位置。
• 档案收集类材料怎么写——交接文据、来源说明与电子档案那一整套规矩。
• 全宗指南怎么编——同一全宗卷里介绍类材料的写法。
• 组织沿革怎么编——同类说明材料的五条线与两种体例。
• 大事记怎么编——同类说明材料的五要素与正文排法。
• 专题文件汇编怎么编——同一门类里另一类编研成果的写法。
• 基础数字汇编怎么编——统计类成果的编制与口径。
• 档案开放审核怎么定——实例写作涉及开放与保密时的前置关口。
• 档案检索服务——查档登记与检索工具编制情况，与实例的素材来源直接相关。
• 档案修复与劳动保护——实体档案在提供利用前的保护要求。
• 数字档案（电子档案）工作——数字化副本与单套制对提供利用的影响。
• 档案报请文书怎么写——实例汇编作为报送材料时的格式要求。
• 档案工作基本术语——档案利用、编研等相关术语的定义。

十二、常见问题（FAQ）

档案利用效果实例是什么，写给谁看的？

它是全宗卷九类材料中「档案利用类」的一项，DA/T 12—2012 第 5.7 条的原文列在「档案利用效果典型事例」。它写给三类读者看：上级主管部门检查档案工作规范化时要看，单位宣传档案价值时要引用，档案工作者交流经验时要参考。所以它既要真实可核查，又要有可读性。

一篇实例必须包含哪些要素？

通常概括为七个何字：何人（单位、姓名、身份）、何时（确切时间）、何地（提供档案的地点和部门）、何事（利用目的和动因）、何档案（内容、成分、数量、件数与检索调卷过程）、何问题（解决的问题）、何效果（经济效益的数额或对比数据、社会效益的评价与反响），再加提供者和鲜明准确的标题。

没有借阅登记登记本，能写实例吗？

不能凭空写。恩施州审计局的文章明确指出：档案借阅必须进行登记并填写《档案利用效果登记表》，这两项基础资料是写好实例的最基础性工作，实例就是从中选出具有典型性、实用性、代表性的例子加以总结提炼。常见做法是平时登记时就把利用结果一并记下。

经济效益写「挽回损失约二十万元」，这种数字怎么来？

要有核算依据，不能信口开河。做法是由相关业务部门出具核算口径与依据材料，实例中写明数额并把依据一并留卷备查。酒泉市档案馆把「效益计算的不科学、不能使人信服」列为应避免的情形之一，讲的就是这个。

实例里的利用者姓名可以公开吗？

要注意隐私。多数档案馆的做法是按需简称化处理，如「邗江区某村村民许某」「某先生」，保留身份与事由的可核查性即可。涉及未开放或涉密档案的利用，不写进对外发布的实例汇编；内部使用也要履行审批。

实例写完放哪里，编号怎么编？

按 DA/T 12—2012 第 6 章办理：分入第 5.7 条档案利用类，类号填 7（不是表里的行序），件号填本类目内流水序号，编号为「全宗号—7—件号」，例如 123—7—4；按形成时间排序，新增材料接续排列并接续编制目录。档案室向档案馆移交档案时应同时移交相关全宗卷文件材料。

一篇写多长比较合适？

湖南省档案局的通知提出每篇叙事详尽、字数一般不少于五百字；娄底市档案局的版本要求每篇不少于八百字，并配现场图片或背景图片。实践中把查找过程写到约占全文一半，是达到这个字数又读起来扎实的办法。

参考来源

1. 国家档案局：DA/T 12—2012《全宗卷规范》全文 —— 第 5.7 条档案利用类的构成、第 6 章整理与编号、第 7.4 条移交要求
2. 湖南省档案局：关于报送档案利用典型实例的通知 —— 七类可报内容、一事一例的体例要求、要素齐全与字数要求
3. 恩施州审计局：写好档案利用效果实例的几点启示 —— 利用登记与效果登记表的基础作用、七个何字的逐字拆解、规避注意事项
4. 宜宾市档案馆：解读档案利用六大操作流程 —— 七项编写要素与五种应避免情形的完整表述
5. 绵阳市档案馆：年度档案利用典型事例汇编 —— 年度实例汇编的实际组织方式与分类标题写法