档案报请文书怎么写：移交申请、全宗号申请与常见请示

档案室每年都有几份必须“发出去等答复”的文书：向档案馆申请移交、向主管部门申请全宗号、申请检查验收、申请延期移交、申请销毁……这一类统称报请文书，写法的核心是文种选对、要素齐全。本页把文种规矩、通用骨架、两类高频申请的写法和三个可套用的模板一次讲清。

一、先选对文种：请示不是报告

《党政机关公文处理工作条例》第八条明确，请示适用于向上级机关请求指示、批准。四条规矩：

一文一事：一份请示只请一件事；
单头主送：只写一个主送机关，不得抄送下级；
事前行文：先批复后实施；
结语固定：“以上请示妥否，请批示”“以上请示，请审批”。

要上级批准或指示的用请示（必须有批复）；向上级汇报情况、提供建议、不要求批复的用报告；不相隶属机关之间商洽工作、询问答复用函。档案室对外最常见的是：向档案馆申请移交或延期（视隶属关系用函或请示，按档案馆要求定）、向上级主管部门申请检查验收用请示。最常见的退文原因：把请示写成报告（报告不要求批复，会被当阅件存档）、一份请示塞三件事、多头主送、没有联系人。

二、通用骨架：五段式

① 请示缘由：为什么提这件事，引依据（法律条文、上级文件、本单位制度）；
② 请示事项：明确要批准什么，一件一件写清；
③ 办理方案：批准后怎么做——时间、范围、责任科室；
④ 保障措施：安全、保密、经费、人员；
⑤ 结尾：固定结语＋联系人、电话。

三、高频申请一：档案移交申请

依据：《档案法》第十五条——机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收；移交期限按《档案法实施办法》第十三条执行（中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的，自档案形成之日起满20年；县级接收范围的满10年）。

申请正文写四块：

移交依据与范围：门类、年度跨度、卷数／件数、目录册数、数字化副本容量；
质量自检结论：整理、编目、装具、开放审核、涉密处理是否完成；
移交方式与时间安排：分批计划、交接地点、双方经办人；
随附材料：移交目录（纸质＋电子）、全宗介绍、大事记、组织沿革、交接文据一式两份。

常见退文原因：数量口径与附表不一致；目录与实体不符；开放审核未完成；涉密档案未标注；缺联系人与联系方式。

四、高频申请二：全宗号申请

谁给号：属于档案馆接收范围的立档单位，全宗号由档案馆统一赋配，立档单位不得自行编制或变更；不在接收范围但与档案馆建立移交关系的，可向档案馆提出申请，经审核确认后赋予全宗号。

申请材料（按受理档案馆的要求准备，一般包括）：

申请函：注明本单位全称与规范化简称，非一级机构注明主管部门；
成立时间、批准文件复印件（加盖公章）及机构沿革材料；
统一社会信用代码证等证照复印件（加盖公章）；
本单位归档范围和档案保管期限表。

能不能单独设全宗，看三个条件：可独立行使职权并能以本单位名义单独对外开展活动；可编制预算或财务计划并设有会计或财务人员；具有一定人事任免权并设有管理人事的机构或人员。三条中第一条是最基本的标志。

五、其他常见请示速查

常见档案类请示	主送	必备附件
申请对档案工作进行检查／验收	上级主管部门或档案主管部门	自查报告、整改台账、档案数量统计表
延期移交档案	同级国家档案馆	延期理由说明、拟移交时间表、现有保管条件说明
销毁已到保管期限档案	本单位领导／上级主管部门	鉴定报告、销毁清册、鉴定小组成员名单
开放审核／延期开放	档案主管部门或档案馆	开放审核意见、涉密与敏感信息排查表
库房改造、设备与经费	本单位领导或财政部门	方案与预算、现状说明、依据文件
数字化项目立项	本单位领导／主管部门	实施方案、经费测算、安全保密措施

六、三个可套用模板

模板一：关于申请对我单位档案工作进行检查的请示

主送：××档案主管部门。
一、缘由：根据《档案法》与《机关档案管理规定》（13号令）有关要求，我单位已完成××年度档案整理与自查，现申请进行检查。
二、基本情况：档案门类、年度跨度、数量（截至××年××月××日：文书××件、科技××卷、会计××册、照片××张）；库房面积与设施；人员与制度情况。
三、自查与整改情况：逐条对照检查项目，已完成的写实，未完成的写明完成时限。
四、请示事项：恳请于××年××月对我单位档案工作进行检查。
五、结尾：以上请示妥否，请批示。联系人：××，电话：××。

模板二：关于延期移交××年度档案的请示

主送：××档案馆。
一、缘由：我单位××年度档案按《档案法》第十五条及《档案法实施办法》第十三条规定应于××年移交，因××原因（机构改革／数字化未完成／库房搬迁）需延期。
二、拟移交安排：延期至××年××月，分批计划与责任科室。
三、保障措施：延期期间的保管条件、安全与利用安排。
四、结尾：以上请示，请审批。联系人：××，电话：××。

模板三：关于销毁已到保管期限档案的请示

一、缘由：依据本单位鉴定制度，对截至××年××月到期档案组织鉴定，形成鉴定意见。
二、鉴定情况：鉴定小组组成、鉴定范围与数量、逐卷（件）复核结论。
三、请示事项：拟销毁××卷（件），清单见附件；销毁时指定两人以上监销，确保信息无法复原。
四、附件：鉴定报告、销毁清册。
五、结尾：以上请示妥否，请批示。

七、常见问题

向档案馆行文用请示还是函？

看隶属关系：档案馆与本单位同属一个系统、有业务指导与接收关系的，实务上多用函商洽（申请接收、商定交接事宜）；向有隶属关系的上级机关请求批准用请示。拿不准时先问受理档案馆的行文要求，按其口径定文种。

请示可以直接发给领导个人吗？

不行。请示是机关之间的公文，主送机关不写领导个人；确需领导个人审批的事项，走单位内部签报或请签程序，与对外行文分开。