档号章怎么盖？GB/T 9705-2008 八格样式、四格填写方法与盖章位置
档号章是按卷整理线上把档号落到每件文件上的那枚章：GB/T 9705-2008 第 4.4.7 条规定，单份装订的案卷应逐件加盖档号章，位置在每件文件首页上端空白处；附录 I 给出八格格式——长 60mm、宽 16mm，上排四格印全宗、目录号/年度、案卷号、件号标签，下排四格逐件填写。它和按件整理线上的归档章（DA/T 22-2015，六格 45mm×16mm）是两枚章、两套标准，实务中最常见的混淆就是把两者当成一个东西。本页按标准原文逐条拆开，讲清档号章与归档章的区别、八格样式与尺寸、四格填写口径、盖章位置与用笔印泥要求，以及五步实操与常见错误。
一、档号章与归档章：两枚章、两套标准
两条整理线各有一枚「把档号盖到纸上」的章：按卷整理（立卷方法整理）用档号章，按件整理用归档章。两项标准各管一件事，格数、尺寸、章上项目、盖法都不同。
| 对比项 | 档号章 | 归档章 |
|---|---|---|
| 依据标准 | GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》附录 I | DA/T 22-2015《归档文件整理规则》附录 A |
| 格数与尺寸 | 8 格（4 列 × 2 行），长 60mm × 宽 16mm，每格 15mm × 8mm | 6 格（3 列 × 2 行），长 45mm × 宽 16mm |
| 章上项目 | 全宗号、目录号/年度（目录号段）、案卷号、件号 | 全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必备项；机构（问题）为选择项 |
| 适用整理方法 | 按立卷（卷）方法整理、单份装订的案卷 | 按件整理方法整理的归档文件 |
| 盖在哪 | 每件文件首页上端空白处（第 4.4.7 条） | 首页上端的空白位置（第 5.4.4 条） |
| 使用时机 | 案卷接收后逐件标识 | 归档时逐件标识 |
也有单位口语里把两枚章统称「归档章」——地方业务问答中就有「档号章，也称为归档章」的说法。但两项标准各有一套格式，按卷整理盖档号章、按件整理盖归档章，不要互相套用：拿归档章的六格样式去盖按卷整理的案卷，格位对不上档号结构，接收抽查时三处对不起来，只能返工。两枚章摆在一起是这样的：
二、八格样式：60mm×16mm，上排标签、下排填写
附录 I 的标题就是「档号章格式」，图样是一只横放的 4 列 × 2 行方格：总长 60mm（4 格 × 15mm），总高 16mm（2 行 × 8mm），每格 15mm × 8mm。上排四格印格位标签——全宗、目录号/年度、案卷号、件号；下排四格是空白填写格。图样比例 1:1、单位为毫米，制章时按图施工即可。
第二格标签按图样原文印作「目录号/年度」。这一格填什么，要回到标准正文找依据：第 3.1.3.8 条规定，案卷封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成——该格对应的就是档号中的目录号段：按目录号编目的单位填目录号，未按目录号编目的填年度（4 位阿拉伯数字标注公元纪年）；填哪种与卷脊、封面保持一致，并与接收馆核对后写进本单位制度。
与 1988 版相比，2008 版把档号章从「单排四格、盖右上角」改成了「两行八格、盖上端空白处」：GB/T 9705-1988 第 3.4.7 条规定档号章盖在每件文件首页的右上角，格式为全宗号、目录号、案卷号、件号单排四格，尺寸 4×15mm；2008 版前言说明本次修订「调整档号章项目，并增加档号章的填写要求」，位置改为首页上端空白处，格式见附录 I。手上若有按老版格式制的章，换用前先与本级档案主管部门确认执行口径。
| 样式要点 | 具体要求 |
|---|---|
| 格位与档号对应 | 四格对应档号组成部分：全宗号、目录号（或年度）、案卷号、件号；章上每一格都要能在档号里找到对应段 |
| 上排标签、下排填写 | 附录 I 图样上排印格位标签、下排为填写格；逐件填写下排四格，一件一章 |
| 尺寸按图施工 | 总长 60mm ＝ 4 格 × 15mm，总高 16mm ＝ 2 行 × 8mm；格位顺序固定，不随意调换，以便统一识读 |
| 用笔与印泥 | 印泥统一红色；章内各项用碳素墨水笔（或签字笔）填写，不用红墨水、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等易褪色工具；档号、件号未定前可暂用铅笔起稿 |
三、四格怎么填：逐格口径与示例
把四格的填写口径逐格列开，再给一枚填好的样章。样章对应一个按卷整理的全宗：全宗号 J018，第二格按目录号编目填 01，案卷号 0012，本卷内第 5 件——章下四格与案卷封面档号 J018-01-0012 逐段对应。
| 格位 | 填什么 | 口径与示例 |
|---|---|---|
| 全宗号 | 档案馆给定的立档单位代号 | 4 位数字或字母与数字组合（依 DA/T 13—2022 编制），如 J018；同级综合档案馆未给定全宗号的，该格可空置，待给定后补填 |
| 目录号/年度 | 目录号，或年度 | 对应档号中的目录号段（第 3.1.3.8 条：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成）。按目录号编目的填目录号（如 01）；未按目录号编目的填年度（如 2025），与卷脊、封面保持一致 |
| 案卷号 | 目录内案卷的顺序编号 | 同一案卷目录内从 1 起连续编制，不重号、不跳号；第 3.1.3.8 条明确同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号 |
| 件号 | 卷内文件的排列顺序号 | 每卷自 1 起依次编制（第 4.4.1 条：顺序号亦即件号）；一件一号，与本卷卷内文件目录的顺序号一致 |
把上表四格画成一枚章，就是这样——章上每一格都能在档号里找到对应段：
件号不在档号里： 按卷整理的档号只到案卷号一层（全宗号-目录号-案卷号），件号是卷内顺序号，只体现在档号章第四格与卷内文件目录。这也是档号章与归档章的一个结构性差别——归档章的件号是档号的最末段，档号章的件号在档号之外。
四、盖在哪：每件文件首页上端空白处
第 4.4.7 条只有一句话：单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处。拆开是三个动作词——首页（不能盖在中间的续页上）、上端（不是页面中间）、空白处（不能压住标题、正文与已有批注）；再加一个数量词：逐件，一件一章，不按盒、按册盖。
用笔与印泥的要求与归档章一致：章内各项用碳素墨水笔或签字笔填写，不用红墨水、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等易褪色或易脱落工具（档号、件号未定前可暂用铅笔起稿，定稿后描清）；印泥统一红色，印记清晰、长期保存后仍可识别。写错笔、章迹一年后糊掉，整批文件都要返工。
首页色深或材质光滑、印泥不着时，实务口径可盖在第二页上端；首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在首页前另附一张标识纸盖章，与文件一并装订牢固。这类变通做法各馆执行口径不完全一致，批量操作前先与接收馆核对。
五、填写实操五步与常见错误
把规则固定成动作，一个目录的档号章就能一次盖对。五步按顺序走完，再对照错误清单自查。
| 步骤 | 做什么 | 做到什么程度算合格 |
|---|---|---|
| 一 | 确认全宗号与第二格口径 | 全宗号向档案馆问清；第二格填目录号还是年度一次定清并写进制度，全批一致 |
| 二 | 排列定稿后编案卷号与件号 | 案卷号在目录内连续；件号每卷自 1 起；顺序没定就盖章，号必错 |
| 三 | 核对封面档号 | 章下四格与案卷封面档号（全宗号-目录号-案卷号）逐段一致 |
| 四 | 逐件盖印填写 | 红印泥、印面平整、不压字迹；碳素墨水笔填写，格位不调换 |
| 五 | 与卷内目录核对 | 逐件比对档号章—案卷封面—卷内文件目录三处，任一处不一致即返工 |
| 常见错误 | 后果与纠正 |
|---|---|
| 一枚章盖多件或按盒盖 | 档号章是逐件标识，按盒盖失去定位意义；单份装订的案卷一件一章 |
| 第二格口径混用 | 同一全宗内一部分填目录号、一部分填年度，检索与移交都对不起来；全批一个口径 |
| 件号跨卷连续编 | 件号每卷自 1 起；跨卷连续编会造成卷内目录与档号章对不上 |
| 章压在标题或正文上 | 影响阅读与原文完整性；上端被占用时按第四节变通处理 |
| 用圆珠笔、铅笔或蓝墨水填写 | 字迹易褪色脱落，长期保存后难以识读；一律碳素墨水笔或签字笔，未定稿前可暂用铅笔 |
| 章、封面、目录三处不一致 | 检索与移交都会被抽查出问题；装盒前必须逐件核对 |
六、把这套动作交给软件：元泰三件套怎么减负
档号章这一步的难点不在理解标准，而在逐件手写、格式统一、还要与封面和卷内目录三处对得上。元泰三件套把档号章纳入自动化流程，判定与把关仍然由档案人员负责，软件只承担重复劳动。
| 手工做法 | 用元泰软件后 |
|---|---|
| 逐件手写四格，格位与格式易走样 | 数字档案整理软件（魔方）按分类方案自动生成档号章，版式与格位按标准内置，批量输出 |
| 案卷号、件号靠人工编排，易重号漏号 | 系统按规则连续编号并校验唯一性，件号每卷自 1 起自动起算 |
| 章、封面、卷内目录三处分别录入 | 三处同源生成，编号变化同步更新，天然一致 |
| 拿不准条款口径时到处翻资料 | 档案知识库（启典）内置 GB/T 9705-2008 条款对照，编号规则与盖章要求可直接提问自查，局域网正式版数据不出内网 |
七、常见问题
档号章和归档章到底怎么区分？
看整理线：按立卷（卷）方法整理、单份装订的案卷盖档号章（GB/T 9705-2008，八格 60mm×16mm）；按件整理方法整理的归档文件盖归档章（DA/T 22-2015，六格 45mm×16mm）。两枚章的格数、尺寸、章上项目都不同，不要互相套用。
档号章第二格「目录号/年度」填什么？
这一格对应档号中的目录号段。GB/T 9705-2008 第 3.1.3.8 条规定封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成，附录 I 图样该格标签印作「目录号/年度」。按目录号编目的填目录号，未按目录号编目的填年度（4 位公元纪年）；填哪种与卷脊、封面保持一致，并与接收馆核对。
档号章漏填一件会被退回吗？
会。第 4.4.7 条要求单份装订的案卷逐件加盖档号章，漏件属于缺项，移交与验收抽查时需补盖补填。批量整理后按卷内文件目录逐件核对，比事后返工划算。
整卷装订的案卷要盖档号章吗？
第 4.4.7 条的要求针对单份装订的案卷——卷内文件逐份装订时，每份文件首页上端盖一枚档号章；整卷装订的案卷卷内文件不逐份分开，通常不逐件盖，档号落在案卷封面与卷脊上。本单位采用哪种装订方式，以本级档案主管部门要求为准。
科技档案、会计档案也盖档号章吗？
按卷整理线都会遇到档号章。GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定，案卷内文件以件为单位装订的，应在每件文件首页空白处加盖档号章，档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。更早的《机关档案工作业务建设规范》（国档发〔1987〕27 号）也规定，不装订的案卷应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章并逐件编件号。具体执行口径以门类标准与本级要求为准。
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