档案馆怎么接收机关的音像档案：照片、录音录像的数字化移交
音像档案是机关在公务活动中形成的照片、录音、录像，与纸质档案不同，它天然带有「载体 + 数字文件」的双重性。本页按《档案馆工作通则》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号）《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）与 GB/T 11821、DA/T 50《数码照片归档与管理规范》、DA/T 78《录音录像档案管理规范》，讲清档案馆接收机关移交的音像档案的门类、数字化移交与可读性检测——这里说的是档案馆与机关之间的移交口径，不是机关内部处室向档案室的归档。
一、四份依据文件，各管一段
音像档案移交进馆的口径，先由 9 号令与 13 号令定范围与程序，整理与数字化质量由照片、录音录像的专门规范定。
| 依据文件 | 条款 | 管什么 |
|---|---|---|
| 《档案馆工作通则》 | 第 6 条、第 7 条 | 综合馆接收本级机关团体永久档案；省级以上 20 年左右、市县 10 年左右 |
| 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（9 号令） | 第 2 条、第 7 条 | 8 类机构列入综合馆必收；省级以上馆只收永久，省级以下馆收永久和 30 年以上（含 30 年） |
| 《机关档案管理规定》（13 号令） | 第 23 条、第 33 条、第 52 条 | 照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）三类；机关定期向同级综合馆移交 |
| GB/T 11821《照片档案管理规范》、DA/T 50、DA/T 78 | 全文 | 照片、数码照片、录音录像档案的归档范围、整理与数字化要求 |
先读两页总纲： 本页的父页是档案馆接收范围怎么定，接收期限的「两道闸 + 一个时钟」详见档案馆接收期限。
二、期限门槛：哪些音像档案进馆
音像档案能不能进馆，同样先过 9 号令第 7 条的「保管期限闸」，再过通则第 7 条的「已保管年限闸」。音像档案按内容价值分永久与定期，反映机关主要职能、重大活动、重要人物的照片录音录像原则上列为永久。
| 层级 | 保管期限闸 | 已保管年限节奏 |
|---|---|---|
| 省级以上（含省级）综合馆 | 只接收永久音像档案 | 在立档单位保管 20 年左右 |
| 省级以下（不含省级）综合馆 | 接收永久和 30 年以上（含 30 年）音像档案 | 在立档单位保管 10 年左右 |
| 不进馆 | 短期（10 年以下）音像材料 | 由机关保管至期满鉴定后销毁 |
音像档案的进馆清单要按价值筛选：反映重大会议、重要活动、突发事件、主要职能的照片录音录像列为永久或长期；一般性、重复性的列为短期。下表给出常见材料的对照。
| 保管期限 | 常见音像材料举例 | 是否进馆 |
|---|---|---|
| 永久 | 上级领导视察、重要会议、重大活动、突发事件处置、主要建筑奠基竣工的照片录音录像 | 省级以上馆、市县级馆均收 |
| 定期 30 年 | 一般性工作会议、常规业务活动、年度工作总结影像 | 省级以下馆收；省级以上馆不收 |
| 定期 10 年 | 临时性、事务性活动的影像记录 | 不进馆 |
三、进馆前的整理与数字化检查
通则第 8 条要求进馆档案「保持全宗的完整并按规定整理」。音像档案分照片和录音录像两类，整理与数字化各有规范。
| 检查项 | 照片档案（ZP） | 录音录像档案（LY/LX） |
|---|---|---|
| 载体 | 纸质照片 + 底片（负片/反转片）+ 数码文件 | 光盘、硬盘、磁带等离线载体 + 数字文件 |
| 著录 | 按 GB/T 11821 / DA/T 50 著录：事由、时间、地点、人物、摄影者 | 按 DA/T 78 著录：题名、日期、时长、载体、密级 |
| 数字化 | 数码照片 JPEG/TIFF，分辨率不低于 300dpi 或 500 万像素 | 音频 WAV/MP3、视频 MP4/AVI，转码为通用格式 |
| 可读性检测 | 数码文件能正常打开、像素完整 | 载体能读取、文件无损坏、可播放 |
| 说明与备考表 | 每组照片附文字说明，册内备考表齐全 | 每盒（盘）附内容清单与说明 |
进馆前的核对建议列成一张逐项打勾的清单，重点查以下六项：
- 底片与数码齐全——传统照片须底片与纸质照片对应，数码照片须有原始文件；
- 著录六要素完整——照片的事由、时间、地点、人物、摄影者、参见号不缺；
- 录音录像可读——载体能读取、文件能播放，老旧磁带先转数字；
- 格式合规——数码照片、音视频格式为通用格式，非专有加密格式；
- 装具规范——照片册、底片册、音视频盒标签一致；
- 纸质件与数字副本一致——数字化副本与原件一一对应。
可读性优先： 音像档案最怕「载体坏了读不出」。老旧磁带、受潮光盘移交前必须先转数字并做可读性检测，否则进馆后成了「死档案」，既占空间又无法利用。
四、交接清单与可读性移交
13 号令第 52 条规定，机关向国家综合档案馆移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果，传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交，并提出划控与开放意见。音像档案的数字化文件是移交的重点。
| 交接材料 | 必备/建议 | 说明 |
|---|---|---|
| 移交文据 | 必备 | 档案馆与移交机关共同签字盖章，一式两份以上 |
| 音像档案目录 | 必备 | 逐组（盘）列明题名、时间、时长、载体、著录要素 |
| 全宗卷 | 必备 | 含全宗介绍、组织沿革、分类方案、档号编制说明 |
| 数字副本 | 必备 | 数码照片、音视频文件与原件一并移交，格式通用 |
| 原始载体 | 必备 | 底片、光盘、磁带等原始载体一并移交保管 |
| 密级与开放意见 | 必备 | 逐组（盘）标注密级与开放、控制、延期开放意见 |
音像档案移交时，数字副本与原始载体要「双套」移交——既交数码文件，也交底片、光盘、磁带等原始载体，互为备份。交接当天按「先点目录、再点实体、最后签字」的顺序走，目录与实体对不上的处理方法，可参考移交目录清点核对怎么点。
双套制： 音像档案移交坚持「数字副本 + 原始载体」双套制。只交数码不交载体，将来原始证据链不完整；只交载体不交数字，利用时每次都要转码，效率低。
交接完成后，档案馆接收音像档案还有三件衔接事项：一是按全宗号、年度、保管期限上架，照片册与音视频盒分库保管；二是把电子目录与数字副本导入检索系统，保证「查得到、调得出」；三是启动开放审核，对涉及隐私、肖像权、国家秘密的音像档案逐组提出控制或延期开放意见，审核通过的才能提供利用，判定方法详见档案馆开放审核怎么判。
五、常见问题
数码照片怎么移交进馆？
按 DA/T 50：应归档数码照片须保留原始文件（不裁剪、不修饰），格式 JPEG 或 TIFF，分辨率不低于 300dpi 或 500 万像素，并完整著录事由、时间、地点、人物、摄影者、参见号。数码文件与对应纸质照片、底片一并移交。
录音录像载体有什么要求？
按 DA/T 78：采用光盘、硬盘等离线载体移交，同时提供数字文件，格式为通用格式（音频 WAV/MP3、视频 MP4/AVI 等），非专有加密格式。每盘附内容清单与说明，移交前做可读性检测。
老胶片、磁带音像档案怎么处理？
先数字化再移交。受潮、老化的胶片与磁带在移交前完成转数字，并对数字副本做可读性检测，确保进馆后可用；原始载体仍应一并移交保管，作为证据备份。
音像档案的著录六要素缺了怎么办？
移交前应补全：照片著录事由、时间、地点、人物、摄影者、参见号六要素，缺项的在备考表或移交说明中注明。著录不全的音像档案进馆后难以检索利用，档案馆可退回补正。
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